Due modi per registrare un'ora
Un timer che gira per il lavoro in corso, un modulo per il lavoro già svolto.
Il timer si avvia, si mette in pausa, riprende e si ferma. Il progetto lo sceglie prima che parta, e vede un'anteprima di quello che verrà salvato, che in alternativa può scartare. All'arresto il tempo trascorso viene arrotondato al quarto d'ora più vicino, quindi 52 minuti vengono registrati come 0.75 h. L'arrotondamento avviene una volta sola, all'ingresso, e mai più.
L'inserimento manuale aggiunge una data agli stessi campi: progetto, cliente, ore e una descrizione fino a 1'000 caratteri. Una singola voce accetta da 0.1 a 24 ore e viene salvata esattamente come la digita, quindi un decimo di ora sopravvive soltanto se lo scrive Lei.
- Avvio, pausa, ripresa e stop, con la possibilità di scartare prima che qualcosa venga salvato
- Valori rapidi nel modulo manuale per le ore che digita più spesso
- Un timbro GPS facoltativo, rilevato una volta sola all'avvio del timer, disattivato per impostazione predefinita, con la sua precisione in metri
- Azioni di riga su ogni voce: modifica, duplica, elimina
- Si installa sulla schermata principale del telefono come applicazione web progressiva
Progetti, tariffe e che cosa significa qui fatturabile
Quattro parole fanno quasi tutto il lavoro in questa schermata, e non sono interscambiabili.
- Progetto a ore
- Porta una tariffa oraria. Ore per tariffa è quanto vale il tempo, e quella tariffa diventa il prezzo unitario di una riga di fattura.
- Progetto a prezzo fisso
- Porta un prezzo fisso e, se lo desidera, un budget in ore. Il tempo lo registra comunque: è così che scopre quanto ha reso all'ora quel prezzo fisso.
- Fatturabile o non fatturabile
- Un contrassegno sulla voce. Le ore non fatturabili restano nei rapporti e non arrivano mai su una fattura, così amministrazione, trasferte e rilavorazioni rimangono visibili senza essere addebitate.
- Da fatturare o fatturata
- Dice se una voce fatturabile è già su una fattura. Da fatturare è la coda da cui emette le fatture; le voci fatturate escono dalla coda e restano collegate al documento.
Un cliente può avere una tariffa oraria predefinita; un progetto ha la propria tariffa oppure un prezzo fisso, più un budget facoltativo in ore e in denaro. La pagina del progetto fa i conti: ore totali, fatturabili e da fatturare, ricavi, tariffa effettiva e fatture, con una barra per il budget consumato.
Le voci di tempo hanno un insieme di campi fisso, e gli unici campi personalizzati del prodotto si trovano sui lead freddi. Se su un'ora Le serve un campo oltre a quelli previsti, qui non lo troverà.
Trasformare il tempo registrato in una fattura
Il percorso da una voce non fatturata a un documento inviato, nell'ordine in cui accade.
Filtri quello che non è ancora fatturato
L'elenco del tempo filtra per data da e a, cliente, progetto, fatturabile o no, fatturata o no. A Lei servono le voci fatturabili e non ancora fatturate di un solo cliente.
Selezioni le voci
Spunti le righe da addebitare. Una selezione che comprende due clienti viene rifiutata prima che venga generato qualcosa, perché una fattura ha un solo destinatario.
Generi la fattura
Le voci vengono raggruppate per progetto. La quantità è la somma delle ore, il prezzo unitario è la tariffa del progetto e la descrizione della riga riporta il nome del progetto e l'intervallo di date. Aliquota d'imposta, valuta e condizioni arrivano dalle Sue impostazioni, con 30 giorni come valore di ripiego.
Controlli la bozza
Ogni fattura nasce come bozza, mai come documento emesso. Righe, testi e lingua del documento li modifica prima che esca; le voci sono già contrassegnate come fatturate e collegate.
La invii
Il PDF porta la QR-fattura svizzera (QR-Rechnung) quando l'IBAN e l'indirizzo registrati nell'account lo rendono possibile, e parla la lingua del cliente invece della Sua.
Rapporti: dove è finita davvero la settimana
Le ore registrate valgono soltanto quanto la lettura che ne fa dopo.
La schermata del tempo porta in alto quattro cifre: ore totali, ore fatturabili, ore non ancora fatturate e quanto valgono quelle ore alle tariffe di progetto. L'ultima dice se questo mese ha un problema di ricavi o un problema di fatturazione.
- Una vista a elenco e una vista calendario delle stesse voci
- Il calendario mostra il totale giornaliero e colora le voci come fatturate, da fatturare o non fatturabili
- Una tariffa oraria effettiva per progetto, dove un prezzo fisso dichiara la sua tariffa reale
La sezione Rapporti aggiunge una scheda Per progetto con la redditività e la tariffa oraria effettiva, e una pagina Redditività dei progetti che affianca ricavi, spese, manodopera, utile, margine, ore e budget consumato, con i totali di portafoglio. Lì i ricavi sono il denaro effettivamente incassato, al netto dell'IVA, perché l'imposta riscossa non è reddito.
Ore registrate da un subappaltatore
Invita un subappaltatore per e-mail su un solo progetto. Vede una schermata con i progetti condivisi con lui, un modulo per data, ore e descrizione, e le proprie voci con un totale. Le Sue tariffe, le Sue fatture e ogni altro progetto restano invisibili per lui, e questa limitazione è imposta nella banca dati, non nascondendo dei pulsanti.
La revoca dell'accesso ha effetto immediato, e le ore che ha registrato restano sul progetto, perché fanno parte di quanto è costato.
Che cosa può fare l'assistente con il tempo
L'assistente della barra dei comandi può proporre la registrazione di ore, uno dei venti tipi di passaggio che conosce. Proporre è tutto quello che fa. La chiamata di pianificazione è in sola lettura: trasforma la Sua frase in un piano e in una schermata di conferma che nomina ogni passaggio, e nulla viene scritto finché non preme esegui. Il piano viene poi convalidato di nuovo sul server ed eseguito attraverso le stesse azioni e gli stessi controlli che usa il modulo.
L'assistente prepara bozze e chiede l'approvazione. Non registra ore, non invia e-mail e non modifica una registrazione da solo. L'AI è inoltre conteggiata per mese civile con un conteggio delle chiamate e un tetto di costo, e si mette in pausa quando uno dei due viene raggiunto. Timer, inserimento manuale, filtri e fatturazione non ne sono toccati, perché nessuno di questi è AI.
Che cosa non è
Il modo più rapido per scoprire che questo è lo strumento sbagliato per Lei.
- Nessuna approvazione dei fogli ore. Le ore registrate sono registrate, comprese quelle di un subappaltatore.
- Nessun inserimento delle ore offline. Solo le foto delle ricevute si accodano quando la connessione cade.
- Nessun incaricato su un'attività. Le attività si collegano a un cliente o a un lead, non a una persona.
- Nessun campo personalizzato sulle voci di tempo. Quelli esistono soltanto sui lead freddi.
- Nessun ruolo granulare. Un membro di un account condiviso vede e gestisce tutto; l'unico ruolo limitato è il subappaltatore, circoscritto a un progetto.
- Nessuna riprogrammazione trascinando gli elementi. Voci ed eventi si modificano da un modulo.
- Nessuna gestione dei salari, e nessuna sostituzione di un fiduciario o della contabilità in partita doppia.
Sull'ultimo punto vale la pena essere espliciti. Questo registra le ore, le trasforma in fatture e riferisce su quanto hanno reso. Le dichiarazioni, le scritture di chiusura e il parere professionale restano al Suo fiduciario. Nulla limita quante voci o quanti progetti conserva: sono i piani a limitare clienti attivi, postazioni e spazio di archiviazione.
Quanto costa
La registrazione delle ore è in tutti i piani, compreso quello gratuito: timer, inserimento manuale, il contrassegno fatturabile, entrambe le viste, i filtri e la fatturazione dal tempo registrato.
| Piano | Al mese, CHF | Clienti attivi | Postazioni, titolare incluso | Spazio di archiviazione |
|---|---|---|---|---|
| Free | 0 | 3 | 1 | 1 GB |
| Starter | 15 | 25 | 1 | 5 GB |
| Professional | 29 | illimitati | 2 | 25 GB |
| Business | 59 | illimitati | 5 | 100 GB |
I prezzi sono per account e per mese in franchi svizzeri, indicati senza IVA svizzera: l'operatore è sotto la soglia di assoggettamento e non è iscritto al registro IVA, quindi nessuna IVA viene addebitata o esposta su una ricevuta. Le postazioni aggiuntive costano CHF 12 al mese, soltanto su Business.
Domande frequenti
Il timer arrotonda le mie ore?
Sì. Quando ferma un timer, il tempo trascorso viene arrotondato al quarto d'ora più vicino prima di essere salvato, e la cifra arrotondata Le viene mostrata prima in anteprima. Le voci manuali non vengono arrotondate: si salvano esattamente come le digita, da 0.1 fino a 24 ore su una singola voce.
Come diventano una fattura le ore registrate?
Filtri l'elenco del tempo sulle voci fatturabili e non ancora fatturate di un solo cliente, selezioni le righe e generi da queste una fattura. Le voci vengono raggruppate per progetto, la quantità è la somma delle ore e il prezzo unitario è la tariffa del progetto, con il nome del progetto e l'intervallo di date nella descrizione della riga. La fattura nasce come bozza, e le voci selezionate vengono contrassegnate come fatturate e collegate a essa.
Posso mettere due clienti su una sola fattura?
No. Una fattura è indirizzata a un solo cliente, quindi una selezione che comprende due clienti viene rifiutata prima che la fattura venga generata, invece di essere addebitata in silenzio al primo cliente arrivato. Generi piuttosto una fattura per ogni cliente.
Posso modificare un'ora che è già su una fattura?
No. Una voce di tempo collegata a una fattura è bloccata in modifica, così il documento e la registrazione sottostante non possono divergere. Per correggerla annulli la fattura, operazione che riporta le voci collegate in coda come non fatturate, poi sistemi le ore e generi di nuovo. Una fattura che ha ricevuto un pagamento qualsiasi non si può annullare, e quella correzione passa da una nota di credito.
Un subappaltatore può registrare ore sul mio progetto?
Sì, su un solo progetto e nulla oltre a quello. Lo invita per e-mail su un singolo progetto; riceve un modulo per data, ore e descrizione più le proprie voci con un totale, e le Sue tariffe, le Sue fatture e ogni altro progetto restano invisibili per lui. Non esiste un passaggio di approvazione, quindi le sue ore finiscono direttamente sul progetto. La revoca dell'accesso è immediata, e le ore che ha registrato restano.
La registrazione delle ore funziona offline?
No. L'unica funzione offline del prodotto è l'acquisizione della foto di una ricevuta, che si accoda in una casella di uscita permanente e viene caricata quando la connessione torna. Avviare un timer, salvare una voce manuale e generare una fattura richiedono tutti una connessione.
La registrazione delle ore è compresa nel piano gratuito?
Sì. Timer, inserimento manuale, il contrassegno fatturabile, i filtri, entrambe le viste e la fatturazione dal tempo registrato sono in tutti i piani, compreso Free, e nessun piano limita quante voci di tempo o quanti progetti conserva. Quello che Free limita sono tre clienti attivi, una postazione e 1 GB di spazio di archiviazione.