Un suivi du temps qui finit en ligne de facture

Le minuteur démarre, se met en pause, reprend et s'arrête. Vous choisissez le projet avant de le lancer et vous voyez un aperçu de ce qu'il va enregistrer, que vous pouvez aussi rejeter. À l'arrêt, le temps écoulé est arrondi au quart d'heure le plus proche: 52 minutes sont donc enregistrées comme 0,75 h. L'arrondi a lieu une seule fois, à l'entrée, et jamais ensuite.

La saisie manuelle ajoute une date aux mêmes champs: projet, client, heures et une description de 1'000 caractères au maximum. Une saisie accepte de 0,1 à 24 heures et est enregistrée exactement telle que vous l'avez tapée, si bien qu'un dixième d'heure ne survit que si vous l'inscrivez vous-même.

• Démarrage, pause, reprise et arrêt, avec la possibilité de tout rejeter avant le moindre enregistrement
• Des durées prédéfinies sur le formulaire manuel, pour les valeurs que vous saisissez le plus souvent
• Un horodatage GPS facultatif, pris une seule fois au démarrage du minuteur, désactivé par défaut, avec sa précision en mètres
• Des actions de ligne sur chaque saisie: modifier, dupliquer, supprimer
• Installation sur l'écran d'accueil du téléphone comme application web progressive

Projet à l'heure

Porte un tarif horaire. Les heures multipliées par le tarif donnent la valeur du temps, et ce tarif devient le prix unitaire d'une ligne de facture.

Projet au forfait

Porte un prix fixe et, si vous le souhaitez, un budget en heures. Vous y suivez malgré tout votre temps: c'est ainsi que vous apprenez ce que le forfait a rapporté par heure.

Facturable ou non facturable

Un indicateur posé sur la saisie. Les heures non facturables restent dans les rapports et n'arrivent jamais sur une facture, si bien que l'administratif, les déplacements et les reprises demeurent visibles sans être facturés.

Non facturé ou facturé

Indique si une saisie facturable figure déjà sur une facture. Le non facturé est la file d'attente depuis laquelle vous facturez; les saisies facturées en sortent et restent liées au document.

Un client peut porter un tarif horaire par défaut; un projet porte son propre tarif ou son forfait, plus un budget facultatif en heures et en argent. La page du projet en fait la somme: heures totales, facturables et non facturées, chiffre d'affaires, tarif effectif et factures, avec une barre pour le budget consommé.

Les saisies de temps disposent d'un jeu de champs fixe, et les seuls champs personnalisés du produit se trouvent sur les leads froids. Si vous avez besoin d'un champ supplémentaire sur une heure, l'outil ne s'y prêtera pas.

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   Filtrer sur ce qui n'est pas encore facturé

   La liste des temps se filtre par date de début et de fin, par client, par projet, facturable ou non, et facturé ou non. Ce que vous cherchez: facturable et non facturé, pour un seul client.

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   Sélectionner les saisies

   Cochez les lignes que vous voulez facturer. Une sélection qui porte sur deux clients est refusée avant toute génération, parce qu'une facture n'a qu'un seul destinataire.

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   Générer la facture

   Les saisies sont regroupées par projet. La quantité est la somme des heures, le prix unitaire est le tarif du projet, et la description de la ligne reprend le nom du projet et la période. Le taux de TVA, la monnaie et les conditions viennent de vos réglages, avec 30 jours par défaut.

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   Vérifier le brouillon

   Chaque facture est créée comme brouillon, jamais comme document émis. Vous en modifiez les lignes, les formulations et la langue avant l'envoi; les saisies, elles, sont déjà marquées comme facturées et liées.

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   L'envoyer

   Le PDF porte la QR-facture suisse (QR-Rechnung) lorsque l'IBAN et l'adresse du compte le permettent, et il parle la langue du client plutôt que la vôtre.

L'écran des temps affiche quatre chiffres en haut: heures totales, heures facturables, heures non facturées, et ce que valent ces heures non facturées aux tarifs des projets. Le dernier vous dit si ce mois-ci a un problème de chiffre d'affaires ou un problème de facturation.

• Une vue liste et une vue calendrier des mêmes saisies
• Le calendrier affiche un total journalier et colore les saisies selon qu'elles sont facturées, non facturées ou non facturables
• Un tarif horaire effectif par projet, où un forfait révèle son tarif réel

Les rapports ajoutent un onglet Par projet avec la rentabilité et le tarif horaire effectif, ainsi qu'une page Rentabilité des projets qui met côte à côte chiffre d'affaires, dépenses, main-d'œuvre, bénéfice, marge, heures et budget consommé, avec les totaux du portefeuille. Le chiffre d'affaires y correspond à l'argent réellement encaissé, net de TVA, parce que la TVA encaissée n'est pas un revenu.

Vous invitez un sous-traitant par e-mail sur un seul projet. Il obtient un écran des projets partagés avec lui, un formulaire pour la date, les heures et la description, ainsi que ses propres saisies avec un total. Il ne voit jamais vos tarifs, vos factures ni aucun autre projet, et cette restriction est appliquée dans la base de données plutôt qu'en masquant des boutons.

La révocation de l'accès prend effet immédiatement, et les heures qu'il a saisies restent sur le projet, parce qu'elles font partie de ce qu'il a coûté.

L'assistant de la palette de commandes peut proposer d'enregistrer du temps, l'un des vingt types d'étapes qu'il connaît. Proposer est tout ce qu'il fait. L'appel de planification est en lecture seule: il transforme votre phrase en un plan et en un écran de confirmation qui nomme chaque étape, et rien n'est écrit tant que vous n'avez pas lancé l'exécution. Le plan est ensuite revalidé sur le serveur, puis exécuté au travers des mêmes actions et des mêmes contrôles que le formulaire.

L'assistant prépare une proposition et vous demande de l'approuver. Il n'enregistre pas d'heures, n'envoie pas de courrier et ne modifie aucun enregistrement de lui-même. L'IA est par ailleurs comptabilisée par mois civil, avec un nombre d'appels et un plafond de coût, et se met en pause dès que l'une des deux limites est atteinte. Le minuteur, la saisie manuelle, les filtres et la facturation n'en sont pas affectés, parce qu'aucun d'eux ne relève de l'IA.

• Pas de validation des feuilles d'heures. Les heures saisies sont saisies, y compris celles d'un sous-traitant.
• Pas de saisie du temps hors ligne. Seules les photos de justificatifs patientent en file d'attente quand la connexion tombe.
• Pas de responsable attribué à une tâche. Les tâches sont liées à un client ou à un prospect, pas à une personne.
• Pas de champs personnalisés sur les saisies de temps. Ceux-ci n'existent que sur les leads froids.
• Pas de rôles détaillés. Un membre d'un compte partagé voit et gère tout; le seul rôle limité est celui du sous-traitant, restreint à un projet.
• Pas de replanification par glisser-déposer. Les saisies et les événements se modifient par un formulaire.
• Pas de gestion des salaires, et aucun remplacement d'un fiduciaire ou d'une comptabilité en partie double.

Le dernier point mérite d'être dit clairement. Ce produit enregistre des heures, les transforme en factures et rend compte de ce qu'elles ont rapporté. Les déclarations, les écritures de clôture et l'avis professionnel restent l'affaire de votre fiduciaire. Rien ne limite le nombre de saisies ou de projets que vous conservez: les plans, eux, limitent les clients actifs, les postes et le stockage.

Le suivi du temps est compris dans tous les plans, y compris le plan gratuit: minuteur, saisies manuelles, indicateur facturable, les deux vues, les filtres et la facturation depuis le temps suivi.

Les prix s'entendent par compte et par mois, en francs suisses, hors TVA suisse: l'exploitant se situe en dessous du seuil d'assujettissement et n'est pas assujetti à la TVA, si bien qu'aucune TVA n'est facturée ni indiquée sur un reçu. Un poste supplémentaire coûte CHF 12 par mois, uniquement sur Business.