Devis, droits d'utilisation et QR-factures pour photographes

Chaque ligne d'un devis porte sa propre périodicité, ponctuelle, mensuelle, trimestrielle ou annuelle, et la feuille imprime un sous-total par périodicité. Il n'y a volontairement aucun total général les réunissant, car additionner le forfait d'une journée de mariage et un abonnement mensuel de contenu produit un nombre qui n'est vrai de rien. Le document le dit noir sur blanc : les montants de périodicités différentes sont présentés séparément et ne sont pas additionnés.

Le PDF du devis est un vrai document, en cinq langues : anglais, allemand, français, italien et hongrois. Une agence genevoise lit un devis en français, un studio zurichois le sien en allemand. La validité est ancrée sur le jour civil suisse et elle est inclusive : une offre reste valable pendant tout son dernier jour, d'où que vous la lisiez.

• Six statuts : brouillon, envoyé, accepté, refusé, échu et converti
• La conversion en facture reconstruit les montants depuis les positions, si bien que la colonne imprimée correspond au sous-total imprimé, et une deuxième conversion du même devis est refusée
• Une mention facultative sur le document indiquant que vous êtes en dessous du seuil d'assujettissement à la TVA de CHF 100'000, avec la référence légale correcte selon la langue (MWSTG, LTVA, LIVA)
• Un contrat peut mentionner le devis dont il découle
• L'échéance se lit sur la date de validité ; aucune tâche de fond ne fait basculer un devis, et les devis acceptés, refusés ou convertis conservent leur propre badge
• Les devis et la QR-facture suisse figurent dans tous les plans, y compris le plan gratuit

Neuf instruments prédéfinis sont livrés avec le produit et la licence en fait partie, aux côtés du contrat de prestations, du cahier des charges, du contrat d'entreprise (Werkvertrag), du mandat, des prestations récurrentes, des conditions B2C, du courtage et de l'accord de confidentialité. Le titre de chaque instrument existe dans les cinq langues, et la bibliothèque de clauses est rédigée par langue, et non traduite de l'anglais au moment de l'impression.

Des positions chiffrées peuvent figurer dans le corps du contrat et s'imprimer en véritable tableau : le tarif journalier, le second opérateur, les déplacements et une licence étendue apparaissent ainsi dans l'accord lui-même, et pas seulement sur la facture qui suit.

Contrat bilingue

Le PDF s'imprime sur deux colonnes, dans les deux langues choisies, et vous désignez la version qui fait foi : celle qui l'emporte si les deux lectures divergent.

Annexes

Images et PDF s'attachent au contrat et sont ajoutés au PDF téléchargé, les images une par page et mises à l'échelle, les annexes PDF page après page. Une liste de plans, une planche d'ambiance ou un plan des lieux voyage ainsi avec l'accord au lieu de circuler à côté.

Historique des versions

Chaque libellé sous lequel le contrat a été enregistré est conservé en lecture seule, avec son auteur, son horodatage et une empreinte, et la version sur laquelle une signature a été recueillie est signalée.

Signature électronique avancée

Le client signe sur un lien à usage unique, après réception d'un code à six chiffres par e-mail ; vous contresignez depuis la page du contrat, et le contrat n'est signé qu'une fois les deux signatures posées. Sont conservés comme preuves : le nom saisi, la signature tracée, l'heure, l'adresse IP, l'appareil et une empreinte SHA-256 du texte exact affiché au moment de la signature.

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   Facturez l'acompte de réservation comme un document à part entière

   Il n'existe pas de champ acompte. Un acompte de réservation est une facture comme une autre, émise avant la date et munie de sa propre QR-facture, et le solde fait l'objet d'une seconde facture après la livraison.

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   Ou échelonnez une facture unique en tranches programmées

   Une facture peut être découpée en 2 à 24 tranches mensuelles programmées dont la somme doit correspondre exactement au total, au centime près. L'état payé ou échu de chaque tranche découle du registre des paiements : une facture sous convention n'est donc pas en défaut du seul fait que son échéance d'origine est passée. Les plans de paiement échelonné relèvent du plan Business uniquement.

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   Laissez la QR-facture porter la référence

   La QR-facture suisse (QR-Rechnung) est ajoutée sur sa propre page de 210 sur 105 mm, afin que le payeur puisse la détacher proprement, et elle se règle avec TWINT et toutes les applications bancaires suisses. Une référence structurée y est toujours jointe, une référence QRR sur un QR-IBAN et une référence créancier ISO 11649 sur un IBAN ordinaire, pour que le paiement puisse être rattaché à la facture.

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   Enregistrez ce qui est arrivé

   Le montant payé, le statut et la date de paiement découlent du registre des paiements au lieu d'être saisis par-dessus, et la fenêtre d'enregistrement d'un paiement propose d'emblée le solde encore ouvert plutôt que le total. Une facture partiellement payée n'est jamais réclamée pour son montant entier.

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   Relancez ce qui n'est pas arrivé

   Les rappels automatiques adressés au client relèvent des plans Professional et Business, désactivés par défaut, avec trois modes par type : désactivé, approbation, où chaque lettre attend dans une file jusqu'à ce que vous la libériez, ou automatique selon votre propre calendrier. Une carte par facture montre en outre où vous en êtes dans la procédure de rappel suisse, avec un intérêt moratoire de 5 pour cent par an selon l'art. 104 CO sur une année commerciale de 360 jours, calculé sur le solde encore ouvert. Les frais de rappel ne sont pas fixés par la loi et chaque chiffre reste modifiable, et la carte le dit.

Chaque client peut recevoir un lien privé unique vers une page en lecture seule qui liste ses factures, ses devis et les documents qui leur sont rattachés, chacun téléchargeable et rendu dans la langue du client. Il n'y a ni compte client ni mot de passe : le lien fait l'accès, seule une empreinte SHA-256 de ce lien est conservée, et il vaut 7, 30 ou 90 jours, ou n'expire pas. Le régénérer révoque l'ancien.

Un fichier isolé peut aussi partir sur son propre lien, avec une expiration de 24 heures, 7 jours ou 30 jours, ou aucune, et une limite de un, cinq, dix téléchargements ou illimitée. Ce lien n'est affiché qu'une seule fois et ne peut plus être retrouvé ensuite. Les liens actifs sont listés avec leur nombre de téléchargements et peuvent être révoqués, et un lien expiré ou épuisé affiche une page honnête plutôt qu'un téléchargement cassé.

Les brouillons n'apparaissent jamais. Une facture en brouillon et un devis non envoyé sont écartés dans la requête à la base de données, puis une seconde fois dans le code, parce qu'un devis non envoyé est un prix que personne n'a reçu.

Une dépense porte une catégorie, une date, un montant, une description, un fournisseur, un lien facultatif vers un projet et un fichier justificatif. Quatorze catégories sont livrées avec le produit, dont Déplacements et Matériel et équipement. Un justificatif photographié peut être lu pour préremplir un formulaire, fournisseur, date, total, monnaie et détail de la TVA, que vous vérifiez avant d'enregistrer ; si les chiffres ne tombent pas juste, le produit le dit au lieu de les enregistrer. Un justificatif photographié sans réseau attend dans une file durable et se dépose dès que vous êtes de nouveau en ligne, et cette file est la seule capacité hors ligne du produit.

Un carnet de courses professionnelles enregistre la date, le départ, l'arrivée, le motif, le véhicule et les kilomètres, puis totalise les trajets, la distance et la déduction à raison de 70 centimes par kilomètre par défaut, un taux que vous pouvez modifier. L'écran indique clairement que la déduction est une estimation et que le taux applicable est à confirmer auprès de votre autorité fiscale.

Les dépenses se comptabilisent en francs suisses uniquement. Le produit ne détient aucun cours de change et n'en inventera pas : convertissez au cours du jour du paiement, saisissez le montant en CHF, notez l'original dans la description et conservez le justificatif. Un loueur de matériel qui facture en dollars se saisit de la même façon.

• Les dépenses récurrentes sont réellement comptabilisées, et pas seulement étiquetées, avec un rattrapage pour qu'une exécution manquée ne fasse jamais disparaître un coût en silence
• Un registre des immobilisations avec amortissement linéaire ou dégressif et valeur comptable, pour les boîtiers, les objectifs et l'éclairage, avec le plan Business uniquement
• Un projet porte un tarif horaire ou un prix fixe, assorti d'un budget en heures
• La rentabilité par projet met côte à côte le chiffre d'affaires, les dépenses, la main-d'œuvre, le bénéfice, la marge et les heures, avec un tarif horaire effectif

Le tarif effectif est le chiffre qui compte vraiment. Un mariage vendu à un prix unique est un projet à prix fixe : imputez-lui la prise de vue, les déplacements et la retouche, et le rapport dira ce que le forfait a réellement rapporté à l'heure, ce qui est précisément ce qui vous dit si le prix de la saison prochaine est juste.

L'assujettissement à la TVA suisse se déclenche à CHF 100'000 de chiffre d'affaires, et il ne se mesure pas sur votre exercice fiscal. Solory le surveille sur une fenêtre glissante de 12 mois : une saison chargée de mai à septembre suivie d'un hiver calme est ainsi mesurée comme la règle est écrite, et non comme une page de calendrier le suggère.

• Seules les ventes réellement émises comptent : les factures envoyées, payées et en retard. Les brouillons et les factures annulées, non.
• Les factures en monnaie étrangère sont exclues plutôt qu'estimées, parce que le produit ne détient aucun cours de change.
• Trois paliers : correct, proche dès 80 pour cent du seuil, et dépassé.
• Le message de dépassement nomme à la fois l'assujettissement à la TVA et l'inscription au registre du commerce.
• Un contrôle qui n'a pas pu aboutir le dit : tenez-le pour inconnu, et non pour un feu vert.

Une fois assujetti, la cadence suit la méthode sous laquelle vous décomptez : la méthode effective décompte trimestriellement, la méthode des taux de la dette fiscale nette (Saldosteuersatz) semestriellement, et le décompte annuel une fois par an. Le décompte et son paiement sont dus 60 jours après la fin de la période, et l'application affiche le prochain décompte de TVA avec les jours restants ou les jours de retard. Savoir quelle méthode convient à un photographe qui achète beaucoup de matériel est une question pour un fiduciaire, pas pour un logiciel.

La projection de trésorerie est faite pour des revenus qui n'arrivent pas régulièrement. Elle regarde plusieurs semaines en avant avec une fourchette optimiste, probable et pessimiste, un solde d'ouverture, une réserve AVS et une provision pour la TVA, ainsi qu'un délai de paiement médian tiré de votre propre historique d'encaissements plutôt que d'une hypothèse. Les scénarios couvrent la perte d'un client, un changement de tarif et un paiement en retard. Elle porte la mention estimation, et non garantie.

Une bonne saison est aussi l'année où regarder le pilier 3a (Säule 3a). La fiche calcule le plafond à partir de vos propres produits et dépenses comptabilisés : sans deuxième pilier, c'est le plus bas des deux montants entre 20 pour cent du revenu net de l'activité lucrative et CHF 36'288 pour 2026, et avec un deuxième pilier, c'est CHF 7'258. L'échéance du 31 décembre figure sur la fiche et revient chaque année dans le calendrier. Une année déficitaire, elle indique qu'il n'y a pas encore de base 3a et imprime le chiffre réellement mesuré au lieu de faire comme s'il valait zéro.

• Pas de galerie de validation, pas de sélection par le client, pas de filigrane et pas de livraison d'images. Le portail client est en lecture seule.
• Pas de paiement par carte sur une facture, pas de lien payer maintenant et pas d'eBill.
• Pas de connexion bancaire. Un relevé arrive sous la forme d'un fichier camt.053 ou camt.054 que vous exportez de votre banque et importez, et cet import relève du plan Business uniquement.
• Pas de cours de change et pas de comptabilité multidevise. Une facture peut porter une autre monnaie ; une dépense, non, et rien n'est converti.
• Pas de signature électronique qualifiée. La signature intégrée est une signature avancée assortie d'une piste d'audit.
• Pas de comptabilité en partie double : ni plan comptable, ni journal, ni grand livre, ni bilan. Le produit établit un compte de résultat (Erfolgsrechnung) et un rapport fiscal à partir des données de caisse et de facturation.
• Pas de salaires, pas de déclaration de salaires et pas de certificat de salaire.
• Rien n'expire tout seul. Un contrat et un devis affichent leurs dates, et le statut reste le vôtre à poser.
• Pas de relance sur un devis resté sans réponse. Les rappels existent uniquement pour les factures en retard et les tranches échues.
• Pas d'étapes de pipeline personnalisées, pas de tableau kanban, pas de calendrier en glisser-déposer et pas de responsable sur une tâche.
• Google Agenda n'est qu'une lecture à sens unique. Rien n'est créé ni modifié dans Google.
• Aucun taux d'amortissement n'est imposé. Le moteur utilise le taux que vous lui donnez et n'applique jamais de maximum cantonal.

Et celui qui compte le plus : ce produit ne remplace pas un fiduciaire et ce n'est pas une comptabilité en partie double. Il produit les chiffres, les dates, les exports CSV et JSON ainsi qu'un dossier de conformité daté et entièrement sourcé, qu'une personne dépose. La référence suisse nomme l'autorité derrière chaque entrée, renvoie à sa page et indique la date à laquelle elle a été consultée, et là où un canton ne publie aucune date, elle le dit au lieu d'en inventer une. Ce n'est ni un conseil juridique ni un conseil fiscal.

Les prix s'entendent par compte et par mois, en francs suisses, hors TVA suisse : l'exploitant est en dessous du seuil d'assujettissement et n'est pas assujetti, aucune TVA n'est donc facturée ni indiquée sur un reçu. Un poste supplémentaire coûte CHF 12 par mois et n'existe qu'avec le plan Business. Il n'y a pas de prix annuel ni de rabais annuel, et aucun essai en libre-service d'un plan payant. La facturation est mensuelle et une résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée, après quoi le compte bascule sur Free et rien n'est supprimé.