Offerten, Nutzungsrechte und QR-Rechnungen für Fotografen

Jede Position auf einer Offerte trägt ihre eigene Frequenz, einmalig, monatlich, quartalsweise oder jährlich, und das Dokument weist pro Frequenz eine eigene Zwischensumme aus. Eine Gesamtsumme über alle hinweg gibt es bewusst nicht, denn wer das Honorar für einen Hochzeitstag zu einem monatlichen Content-Retainer addiert, erhält eine Zahl, die auf nichts zutrifft. Das Dokument sagt es auch so: Positionen mit unterschiedlicher Frequenz werden getrennt ausgewiesen und nicht zusammengezählt.

Das PDF der Offerte ist ein echtes Dokument in fünf Sprachen: Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch und Ungarisch. Eine Genfer Agentur liest eine französische Offerte, ein Zürcher Studio eine deutsche. Die Gültigkeit ist am Schweizer Kalendertag verankert und schliesst diesen ein, eine Offerte bleibt also ihren ganzen letzten Tag lang gültig, ganz gleich, von wo aus Sie sie gerade lesen.

• Sechs Status: Entwurf, versendet, angenommen, abgelehnt, abgelaufen, umgewandelt
• Beim Umwandeln in eine Rechnung werden die Beträge aus den Positionen neu aufgebaut, damit die gedruckte Spalte die gedruckte Zwischensumme ergibt; eine zweite Umwandlung derselben Offerte wird abgewiesen
• Auf Wunsch ein Hinweis auf dem Dokument, dass Sie unter der MWST-Registrierungsgrenze von CHF 100'000 liegen, mit der je Sprache korrekten Fundstelle (MWSTG, LTVA, LIVA)
• Ein Vertrag kann festhalten, aus welcher Offerte er entstanden ist
• Der Ablauf ergibt sich aus dem Gültig-bis-Datum; kein Hintergrundlauf kippt eine Offerte, und angenommene, abgelehnte und umgewandelte Offerten behalten ihr eigenes Kennzeichen
• Offerten und die Schweizer QR-Rechnung sind in jedem Abo enthalten, auch im kostenlosen

Neun vorbereitete Vertragsarten sind im Produkt enthalten, die Lizenz ist eine davon, daneben ein Dienstleistungsvertrag, ein Leistungsschein, ein Werkvertrag, ein Auftrag, wiederkehrende Leistungen, B2C-Bedingungen, eine Vermittlung und eine Geheimhaltungsvereinbarung. Der Titel jeder Vertragsart existiert in allen fünf Sprachen, und die Klauselbibliothek ist pro Sprache verfasst und nicht erst beim Export aus dem Englischen übersetzt.

Bepreiste Positionen können im Vertragstext selbst stehen und werden als echte Tabelle gedruckt. So stehen der Tagessatz, der Zweitfotograf, die Anreise und eine erweiterte Lizenz in der Vereinbarung und nicht erst auf der Rechnung, die darauf folgt.

Zweisprachiger Vertrag

Das PDF wird zweispaltig in beiden gewählten Sprachen gesetzt, und Sie bestimmen die massgebende Fassung: jene, die gilt, wenn die beiden Lesarten auseinandergehen.

Anhänge

Bilder und PDF-Dateien lassen sich an den Vertrag hängen und werden dem heruntergeladenen PDF angefügt, Bilder eines pro Seite und passend skaliert, PDF-Anhänge Seite für Seite. Eine Shotlist, ein Moodboard oder ein Standortplan reist so im Vertrag mit und nicht daneben.

Versionsverlauf

Jeder Wortlaut, mit dem der Vertrag gespeichert wurde, bleibt schreibgeschützt erhalten, mit Verfasser, Zeitstempel und Prüfsumme, und die Fassung, gegen die unterschrieben wurde, ist markiert.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Der Kunde unterschreibt über einen einmaligen Link, nachdem ihm ein sechsstelliger Code per E-Mail zugestellt wurde; Sie gegenzeichnen auf der Vertragsseite, und erst wenn beide unterschrieben haben, gilt der Vertrag als signiert. Als Nachweis festgehalten werden: der getippte Name, die gezeichnete Unterschrift, die Uhrzeit, die IP-Adresse, das Gerät und eine SHA-256-Prüfsumme des beim Unterschreiben genau angezeigten Textes.

1. 1

   Die Reservationsgebühr als eigenes Dokument stellen

   Ein Anzahlungsfeld gibt es nicht. Eine Reservationsgebühr ist eine Rechnung wie jede andere, gestellt vor dem Termin und mit eigener QR-Rechnung, und der Restbetrag ist eine zweite Rechnung nach der Lieferung.

2. 2

   Oder eine Rechnung in geplante Teilbeträge aufteilen

   Eine Rechnung lässt sich in 2 bis 24 geplante monatliche Teilbeträge aufteilen, die den Gesamtbetrag auf den Rappen genau ergeben müssen. Ob ein Teilbetrag bezahlt oder überfällig ist, wird aus dem Zahlungsjournal abgeleitet; eine Rechnung mit Ratenplan ist also nicht allein deshalb im Verzug, weil ihr ursprüngliches Fälligkeitsdatum verstrichen ist. Ratenpläne gibt es nur in Business.

3. 3

   Die QR-Rechnung die Referenz tragen lassen

   Die Schweizer QR-Rechnung wird als eigene Seite im Format 210 auf 105 mm angehängt, damit die zahlende Person sie sauber abtrennen kann, und sie ist mit TWINT und jeder Schweizer Banking-App zahlbar. Eine strukturierte Referenz ist immer dabei, eine QRR auf einer QR-IBAN und eine Creditor Reference nach ISO 11649 auf einer gewöhnlichen IBAN, damit sich die Zahlung der Rechnung wieder zuordnen lässt.

4. 4

   Festhalten, was eingegangen ist

   Bezahlter Betrag, Status und Zahlungsdatum werden aus dem Zahlungsjournal abgeleitet und nicht darüber getippt, und der Dialog zum Erfassen einer Zahlung schlägt den noch offenen Betrag vor und nicht den vollen Rechnungsbetrag. Eine teilweise bezahlte Rechnung wird nie über den ganzen Betrag gemahnt.

5. 5

   Nachfassen, was ausgeblieben ist

   Automatische Erinnerungen an die Kundschaft sind eine Funktion von Professional und Business, standardmässig ausgeschaltet, mit drei Modi je Typ: aus, Freigabe, wo jedes Schreiben in einer Warteschlange liegt, bis Sie es freigeben, oder automatisch nach Ihrem eigenen Zeitplan. Eine Karte je Rechnung zeigt zudem, wo Sie auf der Schweizer Mahnleiter stehen, mit einem Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr nach OR Art. 104 auf einem kaufmännischen Jahr von 360 Tagen, berechnet auf dem noch offenen Betrag. Mahngebühren sind gesetzlich nicht festgelegt, jede Zahl ist überschreibbar, und die Karte sagt das auch so.

Jeder Kunde kann einen privaten Link auf eine schreibgeschützte Seite erhalten, die seine Rechnungen, seine Offerten und die ihm zugeordneten Dokumente auflistet, alle herunterladbar und in seiner eigenen Sprache dargestellt. Es gibt kein Kundenlogin und kein Passwort: der Link ist der Zugang, gespeichert wird nur dessen SHA-256-Prüfsumme, und er gilt 7, 30 oder 90 Tage oder läuft gar nicht ab. Wird er neu erzeugt, verliert der alte seine Gültigkeit.

Eine einzelne Datei lässt sich auch über einen eigenen Link herausgeben, mit einer Gültigkeit von 24 Stunden, 7 Tagen oder 30 Tagen oder ganz ohne Ablauf, und mit einem Download-Limit von einem, fünf, zehn oder unbegrenzt. Dieser Link wird einmal angezeigt und lässt sich danach nicht mehr abrufen. Aktive Links sind mit ihrer Download-Zahl aufgeführt und lassen sich widerrufen, und ein abgelaufener oder ausgeschöpfter Link zeigt eine ehrliche Seite statt eines kaputten Downloads.

Entwürfe erscheinen nie. Eine Rechnung im Entwurf und eine nicht versendete Offerte werden schon in der Datenbankabfrage und danach noch einmal im Code herausgefiltert, denn eine nicht versendete Offerte ist ein Preis, den niemand genannt bekommen hat.

Eine Ausgabe trägt eine Kategorie, ein Datum, einen Betrag, eine Beschreibung, einen Lieferanten, optional eine Projektverknüpfung und eine Belegdatei. Vierzehn Kategorien sind enthalten, darunter Reisen sowie Hardware und Ausrüstung. Ein fotografierter Beleg lässt sich auslesen und füllt das Formular vor, mit Lieferant, Datum, Gesamtbetrag, Währung und der MWST-Aufschlüsselung, die Sie vor dem Speichern prüfen; gehen die Zahlen nicht auf, sagt die App es, statt sie zu speichern. Ein ohne Empfang fotografierter Beleg wartet in einer dauerhaften Warteschlange und wird hochgeladen, sobald Sie wieder online sind, und diese Warteschlange ist die einzige Offline-Fähigkeit im Produkt.

Ein Fahrtenbuch für geschäftliche Fahrten hält Datum, Start, Ziel, Zweck, Fahrzeug und Kilometer fest und summiert Fahrten, Distanz und den Abzug zu standardmässig 70 Rappen pro Kilometer, den Sie ändern können. Der Bildschirm sagt klar, dass der Abzug eine Schätzung ist und der anwendbare Ansatz mit Ihrer Steuerbehörde zu klären ist.

Ausgaben werden ausschliesslich in Schweizer Franken verbucht. Das Produkt führt keine Wechselkurse und erfindet auch keine: rechnen Sie zum Kurs des Zahlungstags um, erfassen Sie den Betrag in CHF, halten Sie den Originalbetrag in der Beschreibung fest und bewahren Sie den Beleg auf. Ein Verleih, der in Dollar fakturiert, wird genau gleich erfasst.

• Wiederkehrende Ausgaben werden tatsächlich verbucht und nicht bloss so bezeichnet, mit Nachholen, damit ein verpasster Lauf nie stillschweigend eine Kostenposition verliert
• Ein Anlagenverzeichnis mit linearer oder degressiver Abschreibung und Buchwert, für Gehäuse, Objektive und Licht, nur in Business
• Ein Projekt trägt einen Stundensatz oder einen Pauschalpreis und dazu ein Budget in Stunden
• Die Projektrentabilität stellt Umsatz, Ausgaben, Arbeitszeit, Gewinn, Marge und Stunden nebeneinander, mit einem effektiven Stundensatz

Der effektive Stundensatz ist die Zahl, auf die es ankommt. Eine Hochzeit zum Pauschalpreis ist ein Projekt mit Fixpreis: erfassen Sie das Shooting, die Anreise und die Bildbearbeitung darauf, und der Bericht sagt Ihnen, was das Paket pro Stunde wirklich eingebracht hat. Genau daran sehen Sie, ob der Preis für die nächste Saison stimmt.

Die Schweizer MWST-Pflicht wird durch einen Umsatz von CHF 100'000 ausgelöst, und gemessen wird nicht an Ihrem Steuerjahr. Solory beobachtet den Umsatz über ein rollendes Fenster von 12 Monaten, damit ein starker Mai bis September gefolgt von einem ruhigen Winter so gemessen wird, wie die Regel geschrieben ist, und nicht so, wie es das Kalenderblatt nahelegt.

• Gezählt werden nur echte gestellte Umsätze: versendete, bezahlte und überfällige Rechnungen. Entwürfe und stornierte Rechnungen nicht.
• Rechnungen in Fremdwährung bleiben aussen vor, statt geschätzt zu werden, weil das Produkt keine Wechselkurse führt.
• Drei Bereiche: in Ordnung, Annäherung ab 80 Prozent der Schwelle, und überschritten.
• Die Meldung bei Überschreitung nennt sowohl die MWST-Anmeldung als auch den Eintrag im Handelsregister.
• Eine Prüfung, die nicht abgeschlossen werden konnte, sagt das: behandeln Sie sie als unbekannt und nicht als Entwarnung.

Nach der Anmeldung richtet sich der Rhythmus nach der Methode, nach der Sie abrechnen: die effektive Methode rechnet quartalsweise ab, die Saldosteuersatzmethode halbjährlich, und die jährliche Abrechnung einmal im Jahr. Abrechnung und Zahlung sind 60 Tage nach Periodenende fällig, und die App zeigt die nächste MWST-Abrechnung mit den verbleibenden oder den überfälligen Tagen. Welche Methode zu einem Fotografen mit hohen Ausrüstungskäufen passt, ist eine Frage an den Treuhänder und nicht an eine Software.

Die Liquiditätsprognose ist für Einnahmen gebaut, die nicht gleichmässig eintreffen. Sie blickt mehrere Wochen voraus, mit einem besten, einem wahrscheinlichen und einem schlechtesten Band, einem Anfangsbestand, einer AHV-Reserve und einer MWST-Rückstellung, und mit einem mittleren Zahlungsverzug, der aus Ihrer eigenen Zahlungshistorie stammt und nicht aus einer Annahme. Was-wäre-wenn-Szenarien decken einen verlorenen Kunden, eine Preisänderung und eine verspätete Zahlung ab. Sie ist als Schätzung bezeichnet und nicht als Garantie.

Eine gute Saison ist auch das Jahr, in dem sich ein Blick auf die Säule 3a lohnt. Die Karte berechnet die Obergrenze aus Ihren eigenen verbuchten Einnahmen und Ausgaben: ohne zweite Säule sind es 20 Prozent des Nettoerwerbseinkommens, höchstens aber CHF 36'288 für 2026, mit zweiter Säule sind es CHF 7'258. Der Stichtag 31. Dezember steht auf der Karte und landet jedes Jahr im Kalender. In einem Verlustjahr sagt sie, dass noch keine Basis für die Säule 3a besteht, und druckt die tatsächlich gemessene Zahl, statt sie als Null auszugeben.

• Keine Auswahlgalerie, keine Bildauswahl durch den Kunden, kein Wasserzeichen und keine Bildauslieferung. Das Kundenportal ist schreibgeschützt.
• Keine Kartenzahlung auf einer Rechnung, kein Jetzt-bezahlen-Link und keine eBill.
• Keine Bankanbindung. Ein Kontoauszug kommt als camt.053- oder camt.054-Datei, die Sie bei Ihrer Bank exportieren und hier importieren, und diesen Import gibt es nur in Business.
• Keine Wechselkurse und keine Buchhaltung in mehreren Währungen. Eine Rechnung kann auf eine andere Währung lauten, eine Ausgabe nicht, und umgerechnet wird nichts.
• Keine qualifizierte elektronische Signatur. Die Unterschrift in der App ist eine fortgeschrittene mit Prüfpfad.
• Keine doppelte Buchhaltung: kein Kontenplan, kein Journal, kein Hauptbuch, keine Bilanz. Erzeugt werden eine Erfolgsrechnung und ein Steuerbericht aus Zahlungs- und Rechnungsdaten.
• Keine Lohnbuchhaltung, keine Lohndeklaration und kein Lohnausweis.
• Nichts läuft von selbst ab. Ein Vertrag und eine Offerte zeigen ihre Daten, und den Status setzen Sie.
• Keine Erinnerungen zu einer unbeantworteten Offerte. Erinnerungen gibt es nur für überfällige Rechnungen und überfällige Teilbeträge.
• Keine eigenen Pipeline-Stufen, kein Kanban-Board, kein Kalender zum Ziehen und Ablegen und keine zugewiesene Person auf einer Aufgabe.
• Google Calendar wird nur in eine Richtung und nur lesend abgerufen. In Google wird nichts erstellt und nichts geändert.
• Kein Abschreibungssatz ist vorgegeben. Die Berechnung nutzt den Satz, den Sie angeben, und erzwingt nie ein kantonales Maximum.

Und das Wichtigste: dies ersetzt keinen Treuhänder und ist keine doppelte Buchhaltung. Es liefert die Zahlen, die Termine, die Exporte als CSV und JSON und ein datiertes, durchgehend belegtes Compliance-Dossier, das ein Mensch einreicht. Die Schweizer Fundstellensammlung nennt zu jedem Eintrag die zuständige Behörde, verlinkt deren Seite und hält fest, wann sie gelesen wurde; wo ein Kanton kein Datum veröffentlicht, sagt sie es, statt eines zu erfinden. Es ist keine Rechts- und keine Steuerberatung.

Die Preise verstehen sich pro Konto und Monat in Schweizer Franken, angegeben ohne Schweizer MWST: der Betreiber liegt unter der Registrierungsgrenze und ist nicht MWST-pflichtig, es wird also keine MWST verrechnet und auch keine auf einem Beleg ausgewiesen. Zusätzliche Zugänge kosten CHF 12 pro Monat und gibt es nur in Business. Es gibt keinen Jahrespreis und keinen Jahresrabatt, und es gibt keine selbst startbare Testphase eines kostenpflichtigen Abos. Abgerechnet wird monatlich, eine Kündigung wirkt auf das Ende der bereits bezahlten Periode, danach wechselt das Konto auf Free und nichts wird gelöscht.