Rechnungen und Administration für Schweizer Freelance-Entwickler

Ein Projekt ist entweder stundenbasiert oder ein Fixpreisprojekt. Ein Stundenprojekt trägt einen Ansatz und, wenn Sie möchten, ein Budget in Stunden oder in Franken. Ein Fixpreisprojekt trägt die vereinbarte Summe für den Sprint oder den Meilenstein, und die Stunden werden trotzdem darauf erfasst. Beide zeigen auf der Projektseite dieselben Zahlen: Gesamtstunden, verrechenbare Stunden, noch nicht verrechnete Stunden, Umsatz, effektiver Stundenansatz und Rechnungen, dazu ein Balken, wie viel vom Budget aufgebraucht ist.

Arbeit nach Stundenaufwand

Der Timer läuft, während Sie arbeiten, und rundet beim Stoppen auf die nächste Viertelstunde. Der Eintrag landet auf dem Projekt und übernimmt dessen Ansatz. Manuelle Einträge haben dieselbe Form, mit Schnellauswahl für gängige Stundenwerte.

Sprint oder Meilenstein

Ein Fixpreisprojekt behält die vereinbarte Summe, während die Stunden weiter darauf auflaufen. So sagt Ihnen der effektive Stundenansatz im Nachhinein, was der Sprint wirklich eingebracht hat.

Retainer

Eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen erzeugt für diesen Kunden wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich einen frischen Entwurf, genau einmal pro Periode, und holt verpasste Perioden nach, statt sie zu überspringen.

Zeit wird durch Auswahl zur Rechnung, nicht durch einen Import. Sie wählen noch nicht verrechnete, verrechenbare Einträge aus; sie werden pro Projekt gruppiert, mit den summierten Stunden als Menge und dem Projektansatz als Einzelpreis, und die Positionsbeschreibung nennt den Projektnamen und den Zeitraum. Eine Auswahl über zwei Kunden hinweg wird abgelehnt, bevor überhaupt etwas geschrieben wird, denn eine Rechnung ist an einen Kunden adressiert. Ein Eintrag, der bereits auf einer Rechnung steht, lässt sich nicht mehr bearbeiten.

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   Arbeit erfassen

   Timer oder manueller Eintrag auf einem Projekt, das den Ansatz trägt. Die Kalenderansicht Ihrer Zeit färbt jeden Eintrag nach verrechnet, noch nicht verrechnet oder nicht verrechenbar, mit einem Tagestotal.

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   Entwurf erzeugen

   Die ausgewählten, noch nicht verrechneten Einträge werden zu Rechnungspositionen, werden als verrechnet markiert und mit der neuen Rechnung verknüpft. Jede Rechnung entsteht als Entwurf; nichts wird versehentlich ausgestellt.

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   Das PDF neben dem Formular prüfen

   Eine Live-Vorschau rendert das echte PDF aus dem ungespeicherten Formular, in einer von drei Vorlagen, mit Ihrem Logo, dessen Position und einer Akzentfarbe.

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   Senden oder als gesendet markieren

   Speichern und senden hängt das PDF an und geht in der Sprache des Dokuments hinaus. Als gesendet markieren ändert nur den Status und verschickt nichts, für Rechnungen, die Sie anders zustellen.

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   Zahlungen zuordnen

   Erfassen Sie die Zahlung von Hand oder importieren Sie im Business-Abo eine camt.053- oder camt.054-Datei aus Ihrem E-Banking. Automatisch zugeordnet wird nur eine Gutschrift mit exakt passender strukturierter Referenz; eine Übereinstimmung beim Betrag ist ein Vorschlag, den Sie bestätigen, und ein mehrdeutiger Betrag ergibt gar keinen Vorschlag.

Die Schweizer QR-Rechnung wird als eigene Seite angehängt, 210 mal 105 mm, damit der Zahler sie abtrennen kann. Eine strukturierte Referenz ist immer dabei, eine QRR-Referenz auf einer QR-IBAN, eine Creditor Reference nach ISO 11649 (SCOR) auf einer gewöhnlichen IBAN, damit sich die Zahlung der Rechnung wieder zuordnen lässt; zusätzlich reist die Rechnungsnummer in der Mitteilung mit, die auf Ihrem Kontoauszug erscheint. Bezahlbar ist sie mit TWINT und jeder Schweizer Banking-App, und der Zahlteil spricht die Sprache des Dokuments: Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch.

Eine Rechnung kann das Reverse-Charge-Verfahren für EU-B2B ausweisen, gedruckt mit dem Hinweis auf Art. 196 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates, und sie kann den Schweizer Schwellenhinweis für ein Unternehmen tragen, das nicht für die MWST registriert ist. Die Eintragungsgrenze selbst liegt bei CHF 100'000, gemessen über zwölf rollende Monate aus Ihren gesendeten, bezahlten und überfälligen Rechnungen; Entwürfe und stornierte Rechnungen zählen nicht mit. Ab 80 Prozent der Grenze wechselt die Überwachung das Band und sagt es Ihnen, und beim Überschreiten nennt sie sowohl die MWST-Registrierung als auch den Eintrag im Handelsregister. Sie erinnert Sie daran. Sie registriert Sie nicht, und sie spricht nie mit der ESTV.

Auslagen werden ausschliesslich in Schweizer Franken gebucht, auch jene, von denen Entwickler am meisten haben: Hosting, Cloud und SaaS-Abonnemente, die in Dollar verrechnet werden. Das Formular sagt, was stattdessen zu tun ist: zum Kurs des Zahlungsdatums umrechnen, den CHF-Betrag erfassen, den Originalbetrag in der Beschreibung vermerken und den Beleg als Nachweis aufbewahren. Eine wiederkehrende Auslage wird tatsächlich nach ihrem Zeitplan gebucht, verpasste Perioden werden nachgeholt, damit eine monatliche Serverrechnung nicht stillschweigend aus Ihren abzugsfähigen Kosten verschwindet. Ein fotografierter Beleg kann ausgelesen werden, um Lieferant, Datum, Total, Währung und die MWST-Aufteilung vorauszufüllen, was Sie vor dem Speichern prüfen.

Abrechnung und Zahlung werden 60 Tage nach Ende der Periode fällig, und die App zeigt die nächste MWST-Abrechnung mit den verbleibenden Tagen. Welche Methode zu Ihnen passt, ist eine Frage an Ihren Treuhänder; der Rechner stellt Saldosteuersatz und effektive Methode lediglich nebeneinander. Die MWST-Sätze werden aus dem Leistungsdatum abgeleitet, sodass eine Leistung aus 2023, die später fakturiert wird, weiterhin 7,7 Prozent trägt, während laufende Arbeit 8,1 Prozent trägt.

Der Rest des Jahresabschlusses ist die gewöhnliche Frage einer Einzelfirma: Was haben Sie tatsächlich verdient. Der Ertrag wird an dem Tag erfasst, an dem das Geld eingetroffen ist, direkt aus den Zahlungen selbst, sodass eine in zwölf Monatsraten beglichene Rechnung in jedem Jahr zählt, in dem sie wirklich bezahlt wurde, statt vollständig in einem einzigen zu landen. Daraus entsteht die Erfolgsrechnung, netto ohne MWST, mit einer Vorjahresspalte. Die Karte zur Säule 3a liest Ihren gebuchten Gewinn und zeigt die abzugsfähige Obergrenze, 20 Prozent des netto erzielten Erwerbseinkommens bis CHF 36'288 ohne zweite Säule oder CHF 7'258 mit zweiter Säule, dazu den Einzahlungsschluss am 31. Dezember, und sie sagt klar, wenn ein Verlustjahr bedeutet, dass noch keine Basis besteht. Der AHV/IV/EO-Rechner schätzt den Beitrag für Selbständigerwerbende aus einer Gewinnzahl: 10,0 Prozent zum vollen Satz, auf einer degressiven Skala bis CHF 60'500, mit einem Minimum von CHF 530 pro Jahr und ohne Arbeitslosenversicherung, weil Selbständigerwerbende dafür nicht versichert sind. Beides sind Schätzungen zum Planen. Keine davon ist eine Einreichung.

Neun vorbereitete Vertragstypen sind enthalten: Dienstleistungsvertrag (MSA), Leistungsbeschrieb, Werkvertrag, Auftrag, wiederkehrende Leistungen, B2C-Bedingungen, Vermittlung, NDA und Lizenz. Jeder trägt seinen Dokumenttitel in allen fünf Sprachen, und der Klauselbestand ist je Sprache verfasst und nicht maschinell übersetzt. Der Fliesstext ist ein Rich-Text-Editor über Markdown, sodass der Wortlaut, über den Sie tatsächlich verhandeln, also Leistungsumfang, Abnahme, Haftung, was mit dem Code und den Rechten daran geschieht, ein Text bleibt, den Sie steuern, und kein Formular, das Sie ausfüllen.

• Zweisprachige Verträge werden in zwei Spalten dargestellt, und Sie bestimmen, welche Sprache vorgeht, falls die beiden Fassungen voneinander abweichen.
• Bepreiste Positionen können im Vertragstext stehen und werden als echte Tabelle gedruckt, wobei die Rechenlogik für alle Sprachen ein einziges Mal definiert ist.
• Die Versionsgeschichte bewahrt jeden Wortlaut auf, mit dem der Vertrag gespeichert wurde, mit Autor, Zeitstempel und Prüfsumme, und markiert jene Version, gegen die eine Unterschrift geleistet wurde.
• Anhänge als Bild oder PDF werden dem heruntergeladenen Vertrag angefügt, Bilder eines pro Seite und PDF Seite für Seite.
• Das Unterzeichnen läuft über einen privaten Einmal-Link, mit einem sechsstelligen Code, der der unterzeichnenden Person per E-Mail zugeht und zehn Minuten gültig ist; beide Parteien unterschreiben, der Kunde über den Link und Sie durch Gegenzeichnen.
• Festgehalten werden der getippte Name, die gezeichnete Unterschrift, Datum und Uhrzeit, die IP-Adresse, das Gerät und ein SHA-256-Fingerabdruck genau jenes Textes, der beim Unterzeichnen angezeigt wurde.
• Das unterzeichnete PDF wird im Moment der Unterschrift byteweise archiviert und von da an unverändert ausgeliefert, denn Ihr Kunde hat ein gesetztes Dokument unterschrieben und kein Markdown.

Ein Subunternehmer wird per E-Mail zu genau einem Projekt eingeladen. Er kann auf diesem Projekt seine eigenen Stunden erfassen und sonst nichts: keine Ansätze, keine Rechnungen, keine weiteren Projekte, keine Kundenliste. Diese Einschränkung wird in der Datenbank über eine eigene Funktion durchgesetzt und nicht dadurch, dass Schaltflächen ausgeblendet werden; sie hält deshalb unabhängig davon, woher die Anfrage kommt. Ein Entzug wirkt sofort, und die bereits erfassten Stunden bleiben auf dem Projekt.

Für diese Stunden gibt es keinen Freigabeschritt: Was erfasst wird, landet auf dem Projekt, und Sie entscheiden beim Erstellen der Rechnung, was verrechnet wird. Die Zeit und allfällige auf das Projekt gebuchte Auslagen erscheinen in der Rentabilitätsansicht neben dem erhaltenen Umsatz, sodass Sie sehen, was der weitergegebene Sprint Ihnen übrig gelassen hat. Wer für das ganze Unternehmen arbeitet und nicht für ein einzelnes Projekt, erhält stattdessen einen Team-Platz: Professional hat zwei Plätze, Sie eingerechnet, Business hat fünf, und ein Teammitglied sieht und verwaltet alles im Konto. Abgestufte Rollen gibt es nicht.

Bitten Sie ihn, Ihre offenen Rechnungen aufzulisten oder Sie zu einem Kunden zu briefen, und er liest Ihre eigenen Daten, also Rechnungen, Leads, Kunden, Projekte, Aufgaben, Offerten, Auslagen, Zahlungen und Verträge, begrenzt auf Ihr Konto und in der Menge gedeckelt. Bitten Sie ihn, etwas zu tun, schreibt er zuerst einen Plan: die Schritte, die aufgelösten Datensätze und was jeder einzelne ändern würde. Nichts läuft, bevor Sie bestätigen, und bei der Bestätigung wird der Plan auf dem Server erneut geprüft und über dieselben Aktionen ausgeführt, die auch die Formulare verwenden, sodass jede Eigentums- und Validierungsprüfung weiterhin greift.

• Ein Plan umfasst höchstens 12 Schritte, eine vorgeschlagene Rechnung oder Offerte höchstens 30 Positionen.
• Eine Rechnung, die der Assistent erstellt, ist ein Entwurf, genau wie eine, die Sie selbst erstellen.
• Es gibt keinen Schritt, der etwas an einen Kunden sendet. Keine E-Mail, keine Rechnung, keine Mahnung.
• Er berechnet keine Zahlen. Jedes Total rechnet die Anwendung; das Modell schreibt nur Worte.
• Eine eingehende Nachricht, die eine Antwort braucht, kann für Sie entworfen werden, wenn Sie das einschalten. Der Entwurf wartet, und er wird nie ohne Ihre Freigabe gesendet.
• Löschen kann er nichts, und es gibt keinen Modus, in dem er unbeaufsichtigt handelt.

KI wird pro Kalendermonat und pro Platz gemessen: 25 Aktionen bei Free, 300 bei Starter, 1'000 bei Professional und 3'000 bei Business, wobei das Auslesen eines Belegs und das Indexieren ebenfalls als Aktionen zählen. Ist das Kontingent erreicht, pausiert die KI bis zum Ersten des Folgemonats, und jede Funktion fällt auf ihre deterministische Ausgabe ohne KI zurück. Sie lässt sich zudem pro Benutzer abschalten, und das Produkt funktioniert auch ohne sie.

• Keine doppelte Buchhaltung: kein Kontenplan, kein Journal, kein Hauptbuch, keine Saldenbilanz und keine Bilanz. Erzeugt werden eine Erfolgsrechnung, ein jährlicher Steuerbericht und Exporte.
• Nichts wird für Sie eingereicht. Keine MWST-Abrechnung geht an die ESTV, keine Erklärung an ein kantonales Amt, und das Formular der MWST-Abrechnung selbst wird nicht erzeugt.
• Keine öffentliche API und keine Webhooks, gegen die Sie entwickeln könnten. Daten verlassen das Produkt als CSV, JSON und PDF, dazu ein vollständiger Selbstbedienungsexport als ZIP mit einem strukturierten JSON-Dokument und einer README.
• Keine Bankanbindung und kein Open Banking. Kontoauszüge kommen als camt.053- oder camt.054-Datei, die Sie selbst exportieren, und diesen Import gibt es nur im Business-Abo.
• Kein Kartenzahlungslink auf der Rechnung und kein eBill. Die QR-Rechnung ist die Zahlungsanweisung.
• Nirgends eine Währungsumrechnung, und Auslagen nur in CHF.
• Keine Lohnbuchhaltung, keine Lohndeklaration, kein Lohnausweis.
• Keine qualifizierte elektronische Signatur und keine automatische Weitergabe an ein Inkasso.
• Kein Kanban-Board, keine Zuweisung von Aufgaben, keine Teilaufgaben und kein Freigabeprozess für erfasste Zeit.
• Google Calendar ist nur lesend und einseitig: Termine werden aufgelistet, nie erstellt oder bearbeitet.
• Keine autonome KI. Nichts wird ohne einen Bestätigungsklick erstellt, geändert oder gesendet.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Treuhänder im selben System Buchungen erfasst, dass am Jahresende eine Bilanz steht oder dass ein Werkzeug über eine API mit Ihrer Bank spricht, ist dies das falsche Produkt, und keine Einstellung ändert daran etwas. Wenn Sie hingegen möchten, dass zwischen der fertigen Arbeit und dem Geld dafür nur noch Minuten pro Woche liegen, ist es genau dafür gebaut.

Die Preise verstehen sich pro Konto und Monat in Schweizer Franken und ohne Schweizer MWST, da der Betreiber unter der Schweizer Umsatzgrenze für die MWST-Pflicht liegt und nicht für die MWST registriert ist; es wird also keine MWST verrechnet oder auf einer Quittung ausgewiesen. Die Verrechnung erfolgt monatlich und im Voraus, nur der Kontoinhaber kann sie ändern oder kündigen, und eine Kündigung wirkt auf das Ende der bereits bezahlten Periode; danach wechselt das Konto auf Free, ohne dass etwas gelöscht wird. Es gibt keine Testphase zur Selbstbedienung, keinen Jahrespreis und keine Rückerstattung einer bereits angebrochenen Periode.

Der Speicher beträgt 1, 5, 25 und 100 GB pro Konto, geteilt von allen Personen darin und gezählt über Verträge, Dokumente, Rechnungen, Belege, Aufgabenanhänge und E-Mail-Anhänge. Kein Abo begrenzt Rechnungen, Offerten, Projekte, Aufgaben, Zeiteinträge oder Auslagen. Die einzige Mengenbegrenzung im Produkt ist die Zahl der aktiven Kunden.