Die Schweizer QR-Rechnung erklärt: Zahlteil, IBAN, Referenzen

Die QR-Rechnung ist ein Streifen am Fuss einer Seite, 210 × 105 mm, bestehend aus einem Empfangsschein links und einem Zahlteil rechts. Dazwischen steht der Swiss QR Code, der die gesamte Zahlungsanweisung maschinenlesbar enthält: wer bezahlt wird, auf welches Konto, wie viel, in welcher Währung und unter welcher Referenz.

Daraus ergeben sich zwei Dinge. Die zahlende Person tippt nie eine Kontonummer ab, weil ihre Banking-App sie aus dem Code liest und das eigene Zahlungsformular ausfüllt. Und das Geld trifft mit einer Referenz ein, die Sie gewählt haben. Erst das erlaubt es, eine Gutschrift auf Ihrem Kontoauszug genau einer Rechnung zuzuordnen statt einem Namen und einem Betrag, die zufällig auf drei Ihrer Kundinnen und Kunden passen.

Das Layout ist keine Gestaltungsfrage. Die Grösse des Streifens, die Position jedes Blocks, die Länge jedes Feldes und der Inhalt des Codes sind vorgegeben. Genau deshalb liest eine Banking-App die QR-Rechnung eines ihr völlig unbekannten Betriebs auf Anhieb richtig.

QR-Rechnung

Der Schweizer Standard-Zahlteil auf einer Rechnung. Er wird für diese eine Rechnung erzeugt und gehört zu ihr.

Zahlteil

Die rechte Hälfte des Streifens, mit dem Swiss QR Code. Diesen Teil scannt die zahlende Person oder gibt ihn am Schalter ab.

Empfangsschein

Die linke Hälfte, die bei der zahlenden Person bleibt, als Nachweis dessen, was sie ihrer Bank aufgetragen hat.

QR-IBAN

Eine zweite Kontokennung, die Ihre Bank für das Inkasso per QR-Rechnung ausgibt. Sie zeigt auf dasselbe Konto, ändert aber, welche Referenz die Rechnung tragen muss.

camt.053

Der ISO-20022-XML-Kontoauszug, den Sie aus dem E-Banking exportieren. Er enthält die tatsächlich verwendete Referenz, und erst das macht einen automatischen Abgleich überhaupt möglich.

Jahrzehntelang ging eine Schweizer Rechnung mit einem vorgedruckten Einzahlungsschein hinaus. Es gab zwei davon, und sie waren nicht gleichwertig. Der orange ESR, der Einzahlungsschein mit Referenznummer, trug eine Referenznummer, sodass eine damit ausgelöste Zahlung als strukturierte Angabe zurückkam, die eine Software zuordnen konnte. Der rote Einzahlungsschein trug keine Referenz, also ordnete die Zahlungsempfängerin Zahlungen zu, indem sie Namen auf dem Kontoauszug las.

Beide wurden als physischer Vordruck bei einer Bank bestellt, in festen Formaten, und wer Referenzen wollte, musste sich eigens für das orange System entscheiden. Mit der Umstellung des Schweizer Zahlungsverkehrs auf ISO 20022 wurden beide durch einen einzigen Zahlteil ersetzt, der eine Referenz tragen kann oder auch nicht, in einem Format, das jedes Schweizer Finanzinstitut gleich liest. Die alten Scheine wurden zurückgezogen. Eine Rechnung, die noch einen davon trägt, lässt sich nicht mehr so bezahlen, wie sie gedruckt wurde.

• Sie bestellen keine Einzahlungsscheine mehr bei einer Bank. Der Zahlteil wird für jede Rechnung erzeugt und mit ihr gedruckt.
• Eine strukturierte Referenz ist nicht mehr das Privileg einer einzigen Scheinart. Jede QR-Rechnung kann eine tragen.
• Der Zahlteil gehört zum Dokument. Es gibt kein separates Blatt, das verloren gehen oder an der falschen Rechnung landen kann.
• Scannen hat das Abtippen abgelöst. Die zahlende Person bestätigt bereits ausgefüllte Felder, statt eine Kontonummer von Hand zu übertragen.

Ein Zahlteil ist nicht frei gestaltbar. Der gedruckte Block muss auf einen Streifen bekannter Grösse passen, und der Code muss für einen Scanner lesbar bleiben. Deshalb hat jedes Feld eine Höchstlänge, und diese Grenzen sind echte Grenzen und keine Empfehlungen. Ein langer Firmenname muss irgendwo gekürzt werden, und es ist besser, wenn Sie entscheiden wo.

Der Block Zahlbar durch wird am häufigsten halb richtig ausgefüllt. Name, Strasse, Postleitzahl, Ort und ein zweistelliger Ländercode bilden eine Einheit: Sind drei der fünf Angaben bekannt, ist das richtige Ergebnis ein leerer Block, den die zahlende Person selbst ausfüllt, und nicht eine zu drei Vierteln gedruckte Adresse, die vollständig aussieht.

Eine gewöhnliche IBAN ist die Kontonummer, die Sie ohnehin haben. Eine QR-IBAN ist eine zweite Kennung, die Ihre Bank auf Wunsch für das Inkasso per QR-Rechnung ausgibt. Sie zeigt auf dasselbe Konto, teilt dem Zahlungssystem aber mit, dass Zahlungen darauf eine QR-Referenz tragen, die Ihnen Ihre Bank anschliessend als strukturierte Angabe auf dem Kontoauszug liefert.

Daraus folgt eine Regel ohne Ausnahmen: Eine QR-IBAN muss eine QR-Referenz tragen, eine gewöhnliche IBAN darf es nicht. Das ist der mit Abstand häufigste Fehler beim Erstellen einer QR-Rechnung, und er zeigt sich nicht als Warnung, sondern als Zahlung, die nicht durchgeht.

QR-Referenz (QRR)

Die Schweizer strukturierte Referenz und die einzige, die eine QR-IBAN tragen darf. 26 Stellen plus eine rekursive Prüfziffer nach Modulo 10, sodass eine vertauschte Ziffer vor der Zahlung auffällt und nicht erst, wenn das Geld an einer wenig hilfreichen Stelle gelandet ist.

Creditor Reference (SCOR)

Die internationale strukturierte Referenz nach ISO 11649. Sie leistet dasselbe wie eine QR-Referenz und ist die richtige Wahl auf einer gewöhnlichen IBAN, auf der eine QR-Referenz nicht zulässig wäre.

Keine Referenz (NON)

Vom Standard erlaubt. Die Zahlung ist dann nur durch den Namen der zahlenden Person, den Betrag und die von ihr erfasste Mitteilung gekennzeichnet, und Sie ordnen sie durch Lesen zu statt maschinell.

Die Referenz ist der eigentliche Zweck der ganzen Übung. Sie reist mit der Zahlung durch das Bankensystem und kommt auf dem camt.053-Kontoauszug zurück, den Sie aus dem E-Banking exportieren. Sie ist das einzige Feld, auf das sich eine Software verlassen kann, um eine Gutschrift genau einer Rechnung zuzuordnen. Ohne sie stehen Sie wieder dort, wo der rote Einzahlungsschein Sie zurückgelassen hat: bei einem Namen, einem Datum und einem Betrag.

Solory hängt immer eine der beiden strukturierten Referenzen an und nie die dritte Variante. Eine QR-IBAN erhält eine QR-Referenz, die aus der Rechnungsnummer abgeleitet wird, eine gewöhnliche IBAN erhält eine Creditor Reference. Die Rechnungsnummer steht in beiden Fällen zusätzlich im Mitteilungsfeld, weil genau dieses Feld auf den Kontoauszug gelangt.

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   Sie erhält ein einziges Dokument

   Der Zahlteil ist eine Seite des Rechnungs-PDF oder der Streifen am Fuss einer gedruckten Seite. Es gibt keinen zweiten Anhang, der verloren gehen kann, und nichts, was separat bei Ihnen nachgefragt werden muss.

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   Sie öffnet den Scanner im E-Banking oder in TWINT

   Der Swiss QR Code ist mit TWINT und mit jeder Schweizer Banking-App zahlbar. Es muss nichts installiert werden, und Ihre Kundschaft eröffnet nirgends ein Konto, um Sie zu bezahlen.

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   Das Zahlungsformular füllt sich selbst aus

   Konto, Name und Adresse der Zahlungsempfängerin, Betrag, Währung und Referenz stammen alle aus dem Code. Die zahlende Person prüft die Angaben und bestätigt sie, statt sie erneut zu tippen. Genau von dort kamen früher Zahlungen auf das falsche Konto oder mit der falschen Referenz.

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   Oder sie bezahlt auf Papier

   Der Zahlteil lässt sich abtrennen und am Schalter abgeben oder einer Bank zusenden, während der Empfangsschein zurückbleibt. Eine QR-Rechnung, die niemand scannt, ist trotzdem ein gültiger Zahlungsauftrag.

Wer von ausserhalb der Schweiz zahlt, begleicht dieselbe Rechnung per gewöhnlicher Überweisung, denn Konto, Zahlungsempfängerin und Referenz stehen neben dem Code auch in lesbarer Schrift und nicht nur im Code selbst. Der QR Code ist eine Erleichterung für Schweizer Banking-Apps und nicht der einzige Weg auf das Konto.

Eine QR-Rechnung scheitert auf zwei Arten. Entweder lässt sich der Zahlteil gar nicht erzeugen oder lesen, dann wird nichts bezahlt. Oder es wird bezahlt, und die Zahlung lässt sich danach keiner Rechnung zuordnen, sodass die Rechnung in Ihren Büchern offen bleibt, während das Geld auf Ihrem Konto liegt. Beides führt meist auf ein einziges Feld in einem Kundendatensatz oder in Ihren Betriebseinstellungen zurück.

• Die falsche Referenzart für das Konto: eine QR-Referenz auf einer gewöhnlichen IBAN oder eine Creditor Reference auf einer QR-IBAN. Beides ist keine Geschmacksfrage.
• Eine vertippte IBAN. Die Prüfziffern fangen die meisten Tippfehler ab, deshalb ist das übliche Symptom keine Zahlung an eine fremde Person, sondern ein Zahlteil, der gar nicht erst erscheint.
• Eine Währung, die weder CHF noch EUR ist. Eine QR-Rechnung darf keine andere Währung tragen, eine Rechnung in USD oder GBP ist also eine Rechnung ohne Zahlteil.
• Ein Betrag ausserhalb von 0.01 bis 999'999'999.99. Aus demselben Grund trägt eine Gutschrift nie einen Zahlteil: Eine QR-Rechnung ist eine Zahlungsanweisung und kann nicht null oder negativ sein.
• Eine unvollständige Adresse im Block Zahlbar durch. Strasse, Postleitzahl, Ort und ein zweistelliger Ländercode bilden einen Block, und eine teilweise erfasste Adresse druckt gar nichts statt eines Teils von etwas.
• Ein Name oder ein Ort der Zahlungsempfängerin über den Feldgrenzen von 70 und 35 Zeichen. Irgendwo muss gekürzt werden, und ein stillschweigend abgeschnittener Firmenname auf einer Zahlungsanweisung ist die falsche Stelle dafür.
• Keine strukturierte Referenz auf einer Rechnung, die Sie später abgleichen müssen. Die Zahlung trifft ein, ihre Zuordnung ist von da an Handarbeit.
• Ein Zahlteil, der nicht mehr zur Rechnung davor passt. Ändert sich der Gesamtbetrag, nachdem das PDF erstellt wurde, widersprechen sich die beiden Seiten, und eine aufmerksame Kundin stutzt und fragt nach, welche Seite stimmt, statt eine der beiden zu bezahlen.

• Der Zahlteil entsteht aus den Zahlen der Rechnung selbst und aus dem Bankkonto, auf das diese Rechnung verweist, und wird dem PDF als eigene Seite angehängt, damit er sich sauber abtrennen lässt.
• Eine strukturierte Referenz wird immer angehängt, und das Konto bestimmt welche: eine QR-Referenz auf einer QR-IBAN, eine Creditor Reference auf einer gewöhnlichen IBAN. Es gibt kein Auswahlfeld, das Sie falsch setzen könnten.
• Die IBAN wird nach Form und nach den Prüfziffern gemäss ISO 7064 mod-97-10 geprüft, bevor überhaupt etwas gezeichnet wird. Ein Tippfehler lässt den Zahlteil also weg, statt ein sauberes PDF zu erzeugen, das niemand bezahlen kann.
• Eine einzige Prüfung steuert das PDF und die Oberfläche zugleich, und sie nennt alle fehlenden Voraussetzungen auf einmal. Das Formular sagt Ihnen also vor dem Herunterladen, warum kein Zahlteil erscheinen wird.
• Der Zahlteil wird mit einer Unicode-Schrift gedruckt, damit ein ä, ein ö, ein ü oder ein ungarischer Akzent in einem Namen als das erscheint, was er ist.
• Die QR-Rechnung ist kein kostenpflichtiger Zusatz. Sie ist in jedem Abo enthalten, auch im Gratis-Abo zu CHF 0.

• Kein eBill. Die QR-Rechnung ist hier ein gedruckter Zahlteil auf einem PDF, über das Schweizer eBill-Netz wird nichts zugestellt.
• Keine Kartenzahlung und kein Jetzt-bezahlen-Link auf einer Rechnung. Ihre Kundschaft zahlt per Überweisung oder TWINT ab dem Zahlteil, eine Kassenseite gibt es nicht.
• Keine Bankanbindung und kein Open Banking. Kontoauszüge kommen als camt.053- oder camt.054-Datei, die Sie selbst aus dem E-Banking exportieren, und dieser Import gehört zum Business-Abo zu CHF 59 pro Monat.
• Kein pauschaler automatischer Abgleich. Nur eine Gutschrift, deren strukturierte Referenz genau zu einer offenen Rechnung passt, wird von selbst zugeordnet. Eine Übereinstimmung des Betrags ist ein Vorschlag, den Sie bestätigen, und ein mehrdeutiger Betrag ergibt gar keinen Vorschlag.
• Der KI-Assistent entwirft und fragt nach Freigabe. Er plant nur lesend, wartet vor jedem Schreibvorgang auf eine ausdrückliche Bestätigung und kennt keinen Schritt, der einer Kundin eine Rechnung, eine Offerte oder eine Mahnung zustellt.
• Kein Treuhänder und keine doppelte Buchhaltung. Solory verwahrt die Dokumente, die Zahlungen und die Schweizer Referenzunterlagen; die Beurteilung bleibt bei Ihnen und Ihrem Treuhänder, der ab Professional einen Lesezugriff erhalten kann.