Solory und bexio: Was zur Einzelfirma einer einzelnen Person passt

bexio setzt ein Unternehmen voraus. Angestellte auf einer Lohnliste, eine doppelte Buchführung mit Kontenplan, mehrere Personen, die mit unterschiedlichen Rechten in derselben Datei arbeiten, und einen Treuhänder, der darin mit Ihnen arbeiten kann. Fast alles in einer KMU-Software folgt aus diesen Annahmen, und für ein Unternehmen mit Personal sind es die richtigen.

Solory setzt eine einzelne Person voraus. Eine Einzelfirma, keine Lohnbuchhaltung, Rechnungen, die hinausgehen, und Kosten, die hereinkommen, ein Schweizer Steuerjahr, das zu bewältigen ist, und einen Treuhänder, den man beizieht statt anstellt. Es ist keine doppelte Buchhaltung und ersetzt auch keine. Diese Grenze nennt das Produkt auf seinen eigenen Bildschirmen; sie wird hier nicht schöngeredet.

Wählen Sie bexio oder ein anderes Produkt mit Buchhaltung, wenn eines der folgenden Dinge auf Ihren Betrieb zutrifft.

• Sie beschäftigen Personal oder rechnen damit, es zu tun. In Solory gibt es keine Lohnbuchhaltung: keinen Lohnlauf, keinen Lohnausweis, keine Lohndeklaration.
• Sie brauchen eine doppelte Buchführung, also Kontenplan, Journal, Hauptbuch, Saldobilanz und Bilanz. Nichts davon gibt es in Solory.
• Ihr Umsatz liegt dort, wo das Obligationenrecht statt einer vereinfachten eine ordentliche Buchführung verlangt.
• Ihr Treuhänder bucht in Ihrer Datei. In Solory hat er bewusst nur Leserechte.
• Mehr als eine Handvoll Personen müssen im selben Konto arbeiten, jede mit eigenen Rechten.

Wählen Sie Solory, wenn das hier eher Ihrer Woche entspricht.

• Sie sind allein mit einer Einzelfirma, und der Betrieb ist Ihre eigene Arbeit und keine Lohnliste.
• Was Sie brauchen, sind Rechnungen, die ein Schweizer Kunde bezahlen kann, Kosten mit ihren Belegen und die Zahlen, nach denen eine Steuererklärung fragt.
• Sie möchten die Schweizer QR-Rechnung auf der Rechnung selbst, in der Sprache Ihrer Kundschaft.
• Sie möchten wissen, wann Ihre MWST-Abrechnung und Ihre kantonale Steuererklärung fällig sind, mit der zuständigen Behörde und dem Lesedatum ihrer Seite neben der Antwort.
• Sie geben Ihrem Treuhänder gerne die Zahlen statt die Buchhaltung.

Wenn beide Listen auf Sie zutreffen, nehmen Sie jenes mit der Buchhaltung. Mitten im Geschäftsjahr aus einem Werkzeug herauszuwachsen kostet mehr, als gleich mit dem grösseren zu beginnen.

Solory ist keine doppelte Buchhaltung. Es gibt darin keinen Kontenplan, kein Journal, kein Hauptbuch, keine Saldobilanz und keine Bilanz. Was entsteht, ist eine Erfolgsrechnung zum Jahresende mit Vorjahresspalte, umschaltbar zwischen vereinbarten und vereinnahmten Entgelten, sowie ein Jahressteuerbericht aus Ihren Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben, mit Quartalsaufteilung und einer MWST-Übersicht.

Für sehr viele Schweizer Einzelfirmen ist das genau die richtige Menge Maschinerie, denn das Obligationenrecht verlangt von einer kleinen Einzelfirma keine doppelte Buchführung. Unterhalb einer Umsatzgrenze genügt eine vereinfachte Buchführung, oberhalb davon wird eine ordentliche verlangt, und dann brauchen Sie eine Buchhaltungssoftware, einen Treuhänder oder beides.

Solory reicht ausserdem nirgends etwas ein. Es übermittelt der ESTV keine MWST-Abrechnung, schickt keine Steuererklärung an ein kantonales Amt, meldet nichts an eine Ausgleichskasse und erstellt auch das Formular der MWST-Abrechnung nicht selbst. Es rechnet die Zahlen, datiert sie und exportiert CSV und JSON so beschriftet, dass ein Mensch daraus die MWST-Abrechnung und die Erfolgsrechnung ausfüllen kann.

• Doppelte Buchführung. Kein Kontenplan, kein Journal, kein Hauptbuch, keine Saldobilanz und keine Bilanz, nur eine Erfolgsrechnung und ein Steuerbericht.
• Lohnbuchhaltung. Kein Lohnlauf, kein Lohnausweis, keine Lohndeklaration. Die Frage nach der Arbeitgebereigenschaft gibt es nur, damit Ihre eigene AHV-Zahlungsperiode bestimmt werden kann.
• Einreichen. Nichts wird in Ihrem Namen an die ESTV, an ein kantonales Steueramt oder an eine Ausgleichskasse übermittelt.
• Eine laufende Bankverbindung. Bankdaten kommen als camt.053- oder camt.054-Datei, die Sie im E-Banking exportieren und hier einlesen, und dieser Import gehört zum Business-Plan.
• Eine Übergabedatei für Buchhaltungssoftware. Der Datenexport ist ein ZIP mit einem strukturierten JSON-Dokument und einer README; ein Format für DATEV, Abacus, bexio oder Banana gibt es nicht.
• Fremdwährungsbuchhaltung. Rechnungen tragen eine Währung, Ausgaben werden nur in Schweizer Franken gebucht, und nirgends im Produkt wird ein Wechselkurs geführt oder angewendet.
• Fein abgestufte Teamrollen. Ein Mitglied eines geteilten Kontos sieht und verwaltet alles; die einzige engere Rolle ist die eines Subunternehmers, der Stunden auf einem Projekt erfasst und sonst nichts sieht.
• Ein grosses Team. Bei fünf Plätzen inklusive Inhaber ist Schluss.
• Eine qualifizierte elektronische Signatur. Die Vertragsunterzeichnung ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur mit Prüfpfad und bewusst keine QES.

Zwei davon überliest man gern und bereut es später: Es gibt keinerlei Lohnbuchhaltung, und es wird nichts in Ihrem Namen bei einer Behörde eingereicht. Wenn eines von beidem zu dem gehört, wonach Sie suchen, ist dies das falsche Produkt, und der Rest der Seite ändert daran nichts.

• Die Schweizer QR-Rechnung auf einer eigenen Seite hinter der Rechnung, mit strukturierter Referenz, QRR bei einer QR-IBAN, sonst eine Creditor Reference nach ISO 11649 (SCOR), damit sich die Zahlung der Rechnung zuordnen lässt.
• Rechnungen, Offerten und Verträge, gedruckt in der Sprache des Dokuments, Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch oder Ungarisch, übernommen von der Rechnung, dann vom Kunden, dann vom Konto.
• Umsatz erfasst am Tag des Geldeingangs, die MWST auf den Rappen genau über Teilzahlungen verteilt, und beide Zahlen gedruckt: die Bruttozahl, nach der die MWST-Abrechnung fragt, und die Nettozahl, nach der die Erfolgsrechnung fragt, samt benannter Differenz.
• Eine rollende MWST-Schwellenüberwachung über zwölf Monate bei CHF 100'000, die ab 80 Prozent warnt, nur gestellte Rechnungen zählt und Fremdwährungsrechnungen auslässt, statt einen Kurs zu raten.
• Ihr Abrechnungsrhythmus und dessen Frist: quartalsweise bei der effektiven Methode, halbjährlich beim Saldosteuersatz, jährlich dort, wo die Jahresabrechnung gilt, jeweils fällig 60 Tage nach Ende der Periode.
• Kantonale und eidgenössische Fristen im Kalender ab Professional; wo ein Kanton kein Datum veröffentlicht, sagt der Eintrag genau das, statt ein erfundenes zu tragen.
• Ein Schweizer Nachschlagewerk, in dem jeder Eintrag die veröffentlichende Behörde nennt, auf deren Seite verlinkt und das Datum druckt, an dem diese Seite gelesen wurde.
• Rechner für die MWST, für AHV/IV/EO bei Selbständigkeit, für BVG, FABI und den Saldosteuersatz gegenüber der effektiven Methode, jeder als Schätzung bezeichnet und mit dem Jahr, aus dem seine Werte stammen.
• Eine Säule-3a-Karte, berechnet aus Ihrem eigenen gebuchten Gewinn, mit dem Einzahlungsschluss vom 31. Dezember darauf.
• Die Schweizer Mahnstufen mit Verzugszins nach OR Art. 104 von 5 Prozent auf ein kaufmännisches Jahr zu 360 Tagen, dargestellt als Vorschlag, den Sie übersteuern können.
• Der camt.053-Abgleich im Business-Plan, bei dem nur eine exakt übereinstimmende strukturierte Referenz auf einer Gutschrift automatisch gebucht wird und eine Betragsübereinstimmung ein Vorschlag bleibt, den Sie bestätigen.
• Ein Assistent, der entwirft. Er schreibt den Plan aus, zeigt genau, was er ändern würde, und wartet auf Ihre Bestätigung; er kann niemandem eine E-Mail senden, und jede Zahl, die er zeigt, rechnet die Anwendung und nicht das Modell.

Ab dem Professional-Plan laden Sie Ihren Treuhänder per E-Mail ein. Die Einladung gilt nur für die Adresse, an die sie ging, Sie können sie jederzeit widerrufen, und was er erhält, ist ein Lesezugriff auf Rechnungen, Ausgaben und die Finanzübersicht. Ändern kann er nie etwas. Das ist eine Grenze und keine fehlende Funktion: Wer eine Zahl erfasst hat, bleibt für sie verantwortlich.

Übergeben können Sie den Steuerbericht als CSV oder JSON, die Erfolgsrechnung zum Jahresende und im Business-Plan ein datiertes Compliance-Dossier als PDF, das neben jedem Eintrag die Behörde, die vollständige Adresse der Seite und das Lesedatum druckt, wobei das Verzeichnis der offen gebliebenen Fragen im selben Dokument mitreist.

Darunter halten sich die Unterlagen selbst in Ordnung. Eine Aufbewahrungsübersicht zählt zehn Jahre nach OR Art. 958f und GeBüV ab dem Ende jedes Geschäftsjahres. Eine abgeschlossene Buchungsperiode weist jede Rechnung, Ausgabe und Zahlung mit einem Datum darin zurück, durchgesetzt von der Datenbank und nicht nur von der Oberfläche. Und eine Rechnung lässt sich versiegeln, was sie gegen einen Hash ihres Inhalts und ihres PDF festhält; danach führt der Weg zur Korrektur über eine Gutschrift und nicht über eine Änderung.

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   Kunden hereinholen

   Der Kundenimport ist eine CSV mit Spaltenzuordnung und einer Vorschau, die jede Zeile als Neu, Ohne Namen oder Doppelt kennzeichnet, bevor irgendetwas geschrieben wird; Doppelte werden übersprungen. Eine Anbindung an Gmail, an Outlook oder an ein anderes CRM gibt es nicht.

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   Interessentenlisten hereinholen

   Der Import kalter Leads ist eine .xlsx, zugeordnet über die Spaltenüberschrift statt über die Spaltenreihenfolge, Zeile für Zeile in der Vorschau und ergänzend: Ein bestehender Lead wird aktualisiert und nicht verdoppelt.

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   Alles wieder mitnehmen

   Die Einstellungen erzeugen ein ZIP mit einem strukturierten JSON-Dokument und einer README, und ein Abschnitt, der nicht gelesen werden konnte, wird im Archiv aufgeführt, statt als leere Liste zu erscheinen, die fälschlich behaupten würde, Sie hätten keine Kunden. Es ist ein Archiv zur Datenmitnahme und keine Übergabedatei für die Buchhaltung.

Wenn Sie mitten im Jahr wechseln, ist die praktische Frage, ob Ihr Treuhänder das ganze Geschäftsjahr in einem System braucht. Fragen Sie ihn das vor dem Wechsel, in beide Richtungen. Im März ist dieses Gespräch günstiger als im Februar darauf.