Für Beratende mit einer Schweizer Einzelfirma

Solory ist um die Einzelfirma einer einzelnen Person herum gebaut. Eine Person besitzt das Konto, ein Abonnement umfasst einen, zwei oder fünf Plätze inklusive der Inhaberin oder des Inhabers, und wer zu einem geteilten Konto gehört, sieht und verwaltet darin alles. Es gibt keine fein abgestuften Rollen und keine Berechtigungen pro Kunde. Ein Büro, in dem eine Partnerin, ein Analyst und eine Office-Managerin unterschiedlich weit hineinsehen sollen, ist also nicht der Fall, für den dies entworfen wurde.

Wo es sich doch dehnt, ist die Arbeit mit einem Subunternehmer. Sie laden eine externe Fachperson per E-Mail zu einem einzelnen Projekt ein; sie erfasst dort ihre eigenen Stunden und sieht sonst nichts, weder Ihre Ansätze noch Ihre Rechnungen noch Ihre übrigen Kunden, und diese Einschränkung liegt in der Datenbank und nicht in einer ausgeblendeten Schaltfläche. Der Entzug des Zugriffs wirkt sofort, und die erfassten Stunden bleiben am Projekt, denn sie gehören zu dem, was das Mandat gekostet hat.

Ein Mandat ist ein Projekt. Ein Projekt wird auf eine von zwei Arten verrechnet, nach Stunden oder zum Pauschalpreis, und trägt entweder einen Ansatz oder einen Preis, dazu ein optionales Budget in Stunden und in Geld. Bei einem Kunden lässt sich ein Standard-Stundenansatz hinterlegen, von dem neue Projekte ausgehen. Erfasste Stunden gehören zu einem Projekt, sind verrechenbar oder nicht, und noch nicht verrechnete verrechenbare Stunden werden zu Rechnungspositionen, gruppiert pro Projekt: die Menge ist die Summe der Stunden, der Einzelpreis ist der Projektansatz, und der Positionstext trägt den Projektnamen und den Zeitraum.

Mandat nach Aufwand

Trägt einen Stundenansatz. Stunden mal Ansatz ergibt den Wert der Arbeit, und dieser Ansatz ist der Einzelpreis jeder Position, die aus erfasster Zeit entsteht.

Pauschalmandat

Trägt einen Preis für das ganze Mandat und auf Wunsch ein Budget in Stunden. Erfassen Sie die Zeit trotzdem: nur so erfahren Sie, was die Pauschale pro Stunde tatsächlich eingebracht hat.

Effektiver Ansatz

Wird auf der Projektseite aus dem Verrechneten und den erfassten Stunden berechnet. Ein Pauschalmandat, das drei Wochen zu lang lief, sagt es hier, in Franken pro Stunde.

Nicht verrechnete Stunden

Verrechenbare Zeit, die noch auf keiner Rechnung steht, ausgewiesen mit ihrem Wert zu Projektansätzen. Diese eine Zahl trennt ein Umsatzproblem von einem Fakturierungsproblem.

Eine Rechnung richtet sich an genau einen Kunden, deshalb wird eine Auswahl von Stunden über zwei Kunden hinweg abgelehnt, bevor überhaupt etwas erzeugt wird. Jede Rechnung entsteht als Entwurf und nie als bereits gestelltes Dokument, und die Stunden darauf werden als verrechnet markiert und gegen Änderungen gesperrt, damit Erfassung und Dokument nicht auseinanderlaufen.

Eine Vorlagerechnung erzeugt bei jedem Turnus einen frischen Entwurf für ihren Kunden, wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Jede erzeugte Rechnung hält ihre Vorlage und ihre Periode fest, und ein eindeutiger Index weist einen zweiten Eintrag für dieselbe Periode zurück, sodass ein erneuter Versuch, ein überlappender Lauf oder eine Nachholung einen Kunden nicht doppelt belasten kann. Verpasste Perioden werden einzeln und begrenzt nachgeholt, damit eine lange ruhende Vorlage nicht auf einen Schlag Hunderte von Rechnungen ausstösst. Leistungsdatum, Bankverbindung und die Einstellung zur QR-Rechnung werden übernommen, und das Fälligkeitsdatum folgt den Zahlungskonditionen der Vorlage und nicht der Voreinstellung des Kontos.

Texte in der Vorlage dürfen Variablen wie {{month}}, {{quarter}} und {{period}} enthalten, samt Verschiebungen wie {{month+1}}, und sie lösen sich am Rechnungsdatum der jeweils erzeugten Rechnung auf. Ein Nachholungslauf über drei verpasste Monate schreibt daher drei verschiedene Monatsnamen. Gespeichert und gedruckt wird der aufgelöste Satz; die Rohfassung bleibt daneben erhalten, damit die Vorlage eine Vorlage bleibt. Sieht die Vorlage es vor, geht jede erzeugte Rechnung mit angehängtem PDF per E-Mail an den Kunden, in der Sprache Ihrer Wahl, wobei die Sprache des Kunden eine der Möglichkeiten ist.

Für das Angebot, das einem Retainer vorausgeht, kann eine Offerte jede Position mit ihrem eigenen Turnus bepreisen, einmalig, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Sie zeigt dann je Turnus eine Zwischensumme und bewusst keine Gesamtsumme darüber hinweg, denn eine Einrichtungsgebühr zu einer Monatspauschale zu addieren ergibt eine Zahl, die für nichts zutrifft. Bei der Umwandlung einer angenommenen Offerte entsteht der Betrag neu aus den Positionen statt aus einer gespeicherten Summe, und eine zweite Umwandlung wird abgelehnt.

Zahlt ein Firmenkunde zu spät, zeigt eine Karte pro Rechnung, wo diese auf der Schweizer Mahnstufenleiter steht: Tage im Verzug, empfohlener nächster Schritt, bereits versandte Mahnungen, aufgelaufene Gebühren, Verzugszins, die neue Frist und der nun geschuldete Gesamtbetrag. Die Leiter verläuft über Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung und letzte Mahnung, jede mit eigener Wartefrist, Gebühr und Nachfrist. Der Verzugszins folgt Art. 104 OR mit 5% pro Jahr auf ein kaufmännisches Jahr zu 360 Tagen und wird auf dem noch offenen Betrag gerechnet, nie auf bereits eingegangenem Geld. Gebühren sind gesetzlich nicht festgelegt, deshalb lässt sich jede Zahl auf dieser Karte überschreiben, und die Karte sagt das auch.

Das erste ist die Verbuchung als eigener Aufwand: eine Kategorie aus vierzehn, darunter Reisen, Verpflegung und Repräsentation sowie Buchhaltung und Recht, mit Datum, Betrag, Beschreibung, Lieferant, einer optionalen Projektverknüpfung und dem Beleg als Datei. Fotografieren Sie den Beleg, und die Erkennung füllt Lieferant, Datum, Total, Währung und die Aufteilung der MWST vor, damit Sie sie vor dem Speichern prüfen; gehen die Zahlen nicht auf, sagt sie es, statt sie einfach zu übernehmen. Ein ohne Verbindung aufgenommenes Foto wartet in einer dauerhaften Warteschlange und wird hochgeladen, sobald Sie wieder online sind.

Das zweite ist die Weiterverrechnung, und dafür gibt es keine Schaltfläche. Eine mit einem Mandat verknüpfte Spese bleibt Ihr Aufwand; sie auf die Kundenrechnung zu bringen heisst, die Position selbst zu erfassen. Was Sie für diesen Handgriff zurückbekommen, ist das saubere Gegenüber: Der Aufwand bleibt als Aufwand verbucht, die erfasste Position ist Ertrag, und die Rentabilität des Projekts zeigt beide Seiten, statt sie stillschweigend gegeneinander aufzurechnen.

• Ein Fahrtenbuch mit Datum, von, nach, Zweck, Fahrzeug und Distanz, standardmässig mit CHF 0.70 pro Kilometer zusammengefasst und einstellbar, mit einem Hinweis am Bildschirm, den anwendbaren Ansatz mit Ihrer Steuerbehörde zu bestätigen
• Wiederkehrende Spesen, die tatsächlich verbucht werden, wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich, mit Nachholung verpasster Läufe und nie in eine gesperrte Rechnungsperiode hinein
• Ein Kategorienvorschlag mit einem Zuverlässigkeitswert, gewonnen aus Ihren eigenen früheren Spesen oder aus Stichwörtern, übernommen erst, wenn Sie auf Übernehmen drücken
• Belege bis 10 MB pro Stück, an die Spese angehängt und an das Speicherkontingent des Kontos angerechnet
• Eine Spese mit Datum in einer abgeschlossenen Rechnungsperiode lässt sich weder erstellen noch bearbeiten noch löschen, und ein Sammellöschen benennt die zurückbehaltenen Zeilen und den Grund dafür

Neun Vertragsinstrumente sind vorbereitet: Rahmenvertrag (MSA), Leistungsbeschrieb, Werkvertrag, Mandat, Wiederkehrende Leistungen, B2C-Bedingungen, Vermittlung, NDA und Lizenz. Der Titel jedes Instruments existiert in allen fünf Sprachen, und der Klauselbestand ist je Sprache verfasst statt beim Rendern übersetzt. Ein Vertrag kann zweisprachig sein, in zwei Spalten in beiden gewählten Sprachen gesetzt, mit ausdrücklich bezeichneter massgebender Fassung, jener also, die bei Abweichungen vorgeht, und genau an dieser Klausel hängt ein grenzüberschreitendes Mandat.

Bepreiste Positionen können als echte Tabelle im Fliesstext stehen, und eine Erklärung zur Schweizer MWST-Grenze lässt sich so in den Text schreiben, dass PDF, Vorschau und Unterzeichnungsseite sie alle tragen. Die Versionsgeschichte bewahrt jeden Wortlaut, mit dem der Vertrag gespeichert wurde, schreibgeschützt, mit Verfasser, Zeitstempel und Prüfsumme, und markiert die Fassung, gegen die unterschrieben wurde. Anhänge werden dem heruntergeladenen PDF angefügt: Bilder je eines pro Seite und eingepasst, PDF-Anhänge Seite für Seite.

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   Den Link versenden

   Ein privater Einmal-Link, gültig 7, 14 oder 30 Tage oder ganz ohne Ablauf, standardmässig 14 Tage. Gespeichert wird nur ein Hash des Tokens.

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   Die unterzeichnende Person weist die Adresse nach

   Ein sechsstelliger Code geht per E-Mail an sie und verfällt in zehn Minuten, mit Wartezeit vor dem erneuten Versand und begrenzten Versuchen. Ohne geprüften Code wird keine Unterschrift angenommen.

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   Sie unterschreibt

   Die unterzeichnende Person tippt ihren vollständigen Namen, zeichnet eine Unterschrift und setzt ein ausdrückliches Häkchen zur Zustimmung. Die Übermittlung wird atomar entgegengenommen, sodass keine zweite durchrutschen kann.

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   Sie gegenzeichnen

   Der Vertrag gilt erst als unterzeichnet, wenn beide Seiten unterschrieben haben, der Kunde über den Link und Sie von der Vertragsseite aus.

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   Das Dokument wird eingefroren

   Das PDF wird im Moment der Unterschrift byte-genau archiviert und von da an unverändert ausgeliefert, mit getipptem Namen, gezeichneter Unterschrift, Zeitpunkt, IP-Adresse, Gerät und einer SHA-256-Prüfsumme des genau angezeigten Textes.

Ein Vertrag trägt ein Gültig-ab- und ein Gültig-bis-Datum, und das Enddatum erscheint im Kalender unter dreizehn Terminarten. Den Status setzt nichts von selbst um: Ein Mandat als abgelaufen zu markieren ist Ihr Entscheid und kein Auftrag, der über Nacht läuft. Unabhängig davon erhält jeder Kunde auf Wunsch einen privaten, nur lesbaren Link zu seinen eigenen Rechnungen, Offerten und Dokumenten. Entwürfe erscheinen dort nie, es gibt keine Anmeldung für den Kunden, und bezahlen lässt sich von dort nichts.

Die offizielle Schweizer QR-Rechnung, Zahlteil und Empfangsschein in 210 mal 105 mm, wird erzeugt und als eigene Seite angehängt, damit die zahlende Person sie sauber abtrennen kann, und sie ist mit TWINT und jeder Schweizer Banking-App zahlbar. Eine strukturierte Referenz liegt immer bei, eine QRR auf einer QR-IBAN und eine Creditor Reference nach ISO 11649 (SCOR) auf einer gewöhnlichen IBAN, damit sich die Zahlung der Rechnung zuordnen lässt. Der Zahlteil spricht die Sprache des Dokuments, unter Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

Sie entfällt, wobei jede fehlende Voraussetzung benannt wird, bevor Sie irgendetwas herunterladen: die QR-Rechnung ausgeschaltet, eine IBAN, die keine gültige schweizerische oder liechtensteinische ist, eine unvollständige Postadresse, ein fehlender Name des Zahlungsempfängers, eine andere Währung als CHF oder EUR oder ein Betrag ausserhalb des für die QR-Rechnung zulässigen Bereichs. Gutschriften tragen nie eine, denn ein Zahlteil ist eine Aufforderung zu zahlen.

Für einen deutschen oder österreichischen Kunden kann die Rechnung den Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren im EU-B2B-Geschäft tragen, mit Verweis auf Art. 196 der Richtlinie 2006/112/EG. Eine solche Rechnung weist keine MWST aus, und die Steuerauswertung führt diesen Umsatz getrennt. Der Hinweis auf die Schweizer Grenze von CHF 100'000 ist etwas anderes und wird gesondert eingeschaltet, nämlich für Ausstellende ohne MWST-Registrierung. Das Formular warnt Sie, wenn Sie eine MWST-Nummer hinterlegt haben und der Grenzhinweis trotzdem eingeschaltet ist, und wenn Sie als MWST-pflichtig geführt werden, während keine MWST-Nummer hinterlegt ist, denn diese Rechnung ginge mit 0% hinaus.

Die Grenzüberwachung beobachtet CHF 100'000 über rollende zwölf Monate und zählt nur tatsächliche Umsätze, also gestellte, bezahlte und überfällige Rechnungen, nie Entwürfe und nie stornierte. Ein Warnbereich beginnt bei 80% der Grenze. Rechnungen in Fremdwährung bleiben aussen vor, statt geschätzt zu werden, denn im Produkt gibt es keine Wechselkurse, und eine fehlgeschlagene Prüfung sagt, das Ergebnis sei als unbekannt zu behandeln, und nicht, es sei alles in Ordnung.

Ein Register Saldo gegen effektiv in den Rechnern vergleicht die beiden Methoden anhand von Zahlen, die Sie eintippen, neben Registern für MWST, AHV/IV/EO, BVG und FABI. Jedes Ergebnis ist als Schätzung bezeichnet, nennt das Datenjahr, auf dem es beruht, und weist Sie an, es vor der Einreichung mit einem Treuhänder zu bestätigen. Die Werte für AHV, BVG und FABI decken 2025 und 2026 ab, und ein späteres Jahr wird abgelehnt statt geraten.

Die Auswertung nach Kunde zeigt den Umsatz pro Kunde samt Anteil und warnt, wenn ein einzelner Kunde mehr als 50% des Umsatzes ausmacht. Für Interim Manager in einem einzigen langen Mandat ist diese Warnung der Zweck der Seite und nicht ihre Verzierung. Daneben stellt die Projektrentabilität Umsatz, Aufwand, Arbeitszeit, Gewinn, Marge, Stunden und Budgetverbrauch pro Projekt nebeneinander, mit Summen über das ganze Portfolio, und Umsatz heisst dort tatsächlich eingegangenes Geld, netto ohne MWST.

Die Liquiditätsvorschau blickt Wochen voraus, mit einem besten, einem wahrscheinlichen und einem schlechtesten Verlauf, einem Anfangsbestand, einer AHV-Reserve und einer MWST-Rückstellung als offengelegte Annahmen, dazu ein Schalter für die mittlere Zahlungsdauer aus Ihrer eigenen Zahlungsgeschichte. Was-wäre-wenn-Szenarien decken einen neuen Kunden, einen verlorenen Kunden, eine Ansatzänderung, eine Aufwandänderung und eine verspätete Zahlung ab. Sie ist als Schätzung bezeichnet und nicht als Zusage. Beim Lesen gut zu wissen: Selbständigerwerbende zahlen keine Beiträge an die Arbeitslosenversicherung und sind gegen Arbeitslosigkeit nicht versichert, die Lücke zwischen zwei Mandaten kommt also aus dieser Reserve und sonst nirgendwoher.

Unter den Auswertungen wird Umsatz an dem Tag erfasst, an dem das Geld eingegangen ist, anhand der Valutadaten der Zahlungen selbst. Eine in Teilen bezahlte Rechnung zählt in jedem Jahr, in dem tatsächlich gezahlt wurde, und die MWST wird in ganzen Rappen auf diese Teilzahlungen aufgeteilt, sodass die Anteile ohne Rest wieder die Steuer der Rechnung ergeben. Daten werden als Kalendertext gelesen, eine Zahlung vom 31. Dezember kann also nicht ins nächste Steuerjahr rutschen. Die Steuerauswertung druckt Bruttoumsatz, vereinnahmte MWST und Nettoumsatz und benennt die Differenz, denn MWST-Abrechnung und Erfolgsrechnung fragen nach verschiedenen Grundlagen.

• Eine jährliche Steuerauswertung mit Umsatz pro Kunde, einer Aufteilung nach Quartalen, einer MWST-Übersicht und dem Aufwand nach Kategorie, exportiert als CSV in fünf Sprachen übersetzt oder als sprachneutrales JSON
• Eine Erfolgsrechnung zum Jahresabschluss, wahlweise nach Soll- oder nach Ist-Prinzip, mit Vorjahresspalte, Veränderung und Nettomarge
• Periodenabschluss: ein Jahr oder einen Zeitraum sperren, sodass darin datierte Rechnungen, Spesen und Zahlungen nicht mehr erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden können, von Datenbank-Triggern durchgesetzt und wieder aufhebbar
• Optionale Versiegelung pro Rechnung: eine SHA-256-Prüfsumme des Inhalts und des archivierten PDF, danach lassen sich Beträge und Positionen nie mehr ändern, und eine Korrektur läuft über eine Gutschrift
• Ein Belegarchiv, das die zehnjährige Aufbewahrung nach Art. 958f OR und GeBüV ab dem Ende jedes Geschäftsjahres zählt, mit einem Aufbewahren-bis-Datum pro Bündel
• Nur lesender Zugriff für Ihren Treuhänder auf Rechnungen, Spesen und die finanzielle Übersicht, jederzeit widerrufbar, ab Professional

Keine Zahl auf all diesen Bildschirmen stammt von einer KI. Jede Zahl wird in der Anwendung berechnet, und der Assistent darf stets nur Prosa umformulieren, in der die Zahlen bereits feststehen. Bitten Sie ihn, eine Rechnung über drei Tage auf einem Mandat zu entwerfen, schreibt er zuerst einen Plan, den Sie lesen, und benennt darin jeden Datensatz, den er anfassen würde; nichts wird erstellt oder verändert, bevor Sie bestätigen, und der Plan wird danach auf dem Server erneut geprüft und über dieselben Aktionen und Kontrollen ausgeführt wie ein Formular. Er kennt zwanzig Schrittarten, und keine davon versendet etwas an irgendjemanden.

Ihre Schweizer Fristen macht aus der belegten Referenz Daten für Ihren eigenen Kanton, mit Hinweisen 14 Tage vorher, 3 Tage vorher und am Tag selbst, ab Professional. Alle Kantone sind abgedeckt, und wo ein Kanton kein Datum veröffentlicht, sagt der Eintrag das, statt eines zu erfinden; Daten werden nie wegen eines Wochenendes oder eines Feiertags verschoben, und der Kanton wird nie aus einer Postleitzahl abgeleitet. Die Säule 3a steht auf der Steuerauswertung: für 2026 ist der Abzug der tiefere Wert aus 20% des Nettoerwerbseinkommens und CHF 36'288 ohne zweite Säule, oder CHF 7'258 mit zweiter Säule, und der Stichtag ist der 31. Dezember. Ein Verlustjahr sagt, dass es noch keine Grundlage für die Säule 3a gibt, statt eine Obergrenze zu drucken, die Sie gar nicht nutzen können.

Eine Seite, die nur Fähigkeiten aufzählt, hilft bei einem Entscheid nicht weiter. Dies sind die Dinge, nach denen Beratende und Interim Manager fragen und die es hier wirklich nicht gibt.

• Keine Einheit Tag auf einer Rechnungsposition und kein Tagessatz auf einem Projekt. Projekte tragen einen Stundenansatz oder eine Pauschale; Tage sind eine Menge, die Sie eintippen, mit dem Ansatz als Einzelpreis.
• Keine Schaltfläche zum Weiterverrechnen einer Spese. Einen Aufwand an den Kunden weiterzugeben heisst, die Position selbst auf die Rechnung zu setzen.
• Keine Freigabe von Stundenrapporten. Stunden, die Sie oder ein Subunternehmer erfassen, landen direkt am Projekt; es gibt keinen Schritt zum Einreichen, Genehmigen oder Zurückweisen.
• Keine fein abgestuften Rollen. Wer zu einem geteilten Konto gehört, sieht und verwaltet alles, die einzige eingeschränkte Rolle ist der auf ein Projekt begrenzte Subunternehmer, und mehr als fünf Plätze inklusive Inhaberin oder Inhaber gibt es nicht.
• Keine Lohnbuchhaltung. Keine Lohnverarbeitung, kein Lohnausweis, keine Lohndeklaration.
• Keine qualifizierte elektronische Signatur, und kein Verweis auf einen bestimmten Gesetzesartikel im Unterschriftentext.
• Keine Kartenzahlung auf Ihrer Rechnung. Der Zahlteil ist die Schweizer QR-Rechnung; es gibt keinen Jetzt-bezahlen-Link für Ihre Kunden und keine eBill-Zustellung.
• Keine Buchhaltung in mehreren Währungen. Eine Rechnung darf eine andere Währung tragen, Spesen sind ausschliesslich in CHF, umgerechnet wird nichts, und ein Jahr mit mehr als einer Währung deaktiviert den Export der Steuerauswertung.
• Keine direkte Verbindung zur Bank. Bankdaten kommen als camt.053- oder camt.054-Datei aus dem Export Ihrer Bank, und dieser Import gehört zum Abonnement Business.
• Kein Import von Kontakten aus Gmail, Outlook oder einem CRM, kein Board, über das sich ein Mandat ziehen lässt, und keine eigenen Pipeline-Stufen: Kunden werden per CSV importiert, und die Lead-Status sind eine feste Auswahl.
• Es ist kein Treuhänder und keine doppelte Buchhaltung. Es führt die Aufzeichnungen, berechnet die Zahlen und exportiert sie; prüfen und einreichen muss sie weiterhin eine Fachperson.

Zu den Kosten: Verträge und der Unterzeichnungsablauf, automatische Zahlungserinnerungen, Ihre eigenen kantonalen Fristen und der nur lesende Zugriff für den Treuhänder gehören zu Professional, CHF 29 im Monat. Offerten und die Schweizer QR-Rechnung sind in jedem Abonnement enthalten, auch im kostenlosen, das drei aktive Kunden, einen Platz und 1 GB Speicher umfasst. Die Preise gelten pro Konto und Monat in Schweizer Franken und verstehen sich ohne Schweizer MWST, denn der Betreiber liegt unter der Grenze für die MWST-Pflicht und ist nicht MWST-pflichtig, weshalb keine MWST verrechnet oder auf einer Quittung ausgewiesen wird.