Zwei Wege, eine Stunde zu erfassen
Ein laufender Timer für die Arbeit, die gerade im Gang ist, ein Formular für die Arbeit, die bereits getan ist.
Der Timer startet, pausiert, läuft weiter und stoppt. Sie wählen das Projekt, bevor er läuft, und sehen eine Vorschau dessen, was er speichern wird; statt zu speichern können Sie sie auch verwerfen. Beim Stoppen wird die verstrichene Zeit auf die nächste Viertelstunde gerundet, 52 Minuten werden also als 0.75 h gespeichert. Gerundet wird einmal, beim Erfassen, danach nie mehr.
Die manuelle Erfassung ergänzt dieselben Felder um ein Datum: Projekt, Kunde, Stunden und eine Beschreibung von bis zu 1'000 Zeichen. Ein Eintrag nimmt 0.1 bis 24 Stunden an und wird genau so gespeichert, wie Sie ihn eingeben, ein Zehntel einer Stunde überlebt also nur, wenn Sie es selbst eintippen.
- Starten, pausieren, fortsetzen und stoppen, mit der Möglichkeit zu verwerfen, bevor etwas gespeichert wird
- Schnellwerte im manuellen Formular für die Stunden, die Sie am häufigsten eintragen
- Ein optionaler GPS-Stempel, einmalig beim Start des Timers, standardmässig ausgeschaltet, mit seiner Genauigkeit in Metern
- Zeilenaktionen auf jedem Eintrag: bearbeiten, duplizieren, löschen
- Lässt sich als Progressive Web App auf dem Startbildschirm des Handys installieren
Projekte, Ansätze und was verrechenbar hier bedeutet
Vier Begriffe erledigen auf diesem Bildschirm die meiste Arbeit, und sie sind nicht austauschbar.
- Projekt nach Stundenansatz
- Trägt einen Stundenansatz. Stunden mal Ansatz ergibt, was die Zeit wert ist, und dieser Ansatz wird zum Einzelpreis auf einer Rechnungsposition.
- Projekt zum Fixpreis
- Trägt einen Fixpreis und, wenn Sie möchten, ein Budget in Stunden. Sie erfassen die Zeit trotzdem darauf: So erfahren Sie, was der Fixpreis pro Stunde eingebracht hat.
- Verrechenbar oder nicht verrechenbar
- Eine Markierung auf dem Eintrag. Nicht verrechenbare Stunden bleiben in den Auswertungen und erreichen nie eine Rechnung, damit Administration, Reisezeit und Nacharbeit sichtbar bleiben, ohne verrechnet zu werden.
- Offen oder verrechnet
- Ob ein verrechenbarer Eintrag bereits auf einer Rechnung steht. Offen ist die Warteschlange, aus der Sie verrechnen; verrechnete Einträge fallen heraus und bleiben mit dem Dokument verknüpft.
Ein Kunde kann einen Standard-Stundenansatz tragen; ein Projekt trägt seinen eigenen Ansatz oder einen Fixpreis, dazu ein optionales Budget in Stunden und in Geld. Die Projektseite zählt zusammen: Stunden total, verrechenbar und offen, Umsatz, effektiver Ansatz und Rechnungen, mit einem Balken für das verbrauchte Budget.
Zeiteinträge haben einen festen Satz an Feldern, und die einzigen eigenen Felder im Produkt sitzen auf den Cold Leads. Wenn Sie auf einer Stunde ein Feld darüber hinaus brauchen, lässt sich das hier nicht dehnen.
Aus erfasster Zeit wird eine Rechnung
Der Weg vom offenen Eintrag zum versendeten Dokument, in der Reihenfolge, in der er geschieht.
Auf das filtern, was offen ist
Die Zeitliste filtert nach Datum von und bis, Kunde, Projekt, verrechenbar oder nicht und verrechnet oder nicht. Sie wollen verrechenbar und offen, für einen einzelnen Kunden.
Die Einträge auswählen
Haken Sie die Zeilen an, die Sie verrechnen wollen. Eine Auswahl über zwei Kunden hinweg wird abgelehnt, bevor etwas erzeugt wird, denn eine Rechnung hat genau einen Empfänger.
Die Rechnung erzeugen
Die Einträge werden pro Projekt gruppiert. Die Menge sind die summierten Stunden, der Einzelpreis ist der Projektansatz, und die Positionsbeschreibung trägt den Projektnamen und den Zeitraum. Steuersatz, Währung und Zahlungsfrist kommen aus Ihren Einstellungen, mit 30 Tagen als Rückfallwert.
Den Entwurf prüfen
Jede Rechnung entsteht als Entwurf, nie als ausgestelltes Dokument. Sie bearbeiten Positionen, Formulierungen und die Sprache des Dokuments, bevor es hinausgeht; die Einträge sind zu diesem Zeitpunkt bereits als verrechnet markiert und verknüpft.
Versenden
Das PDF trägt die Schweizer QR-Rechnung, sobald IBAN und Adresse des Kontos die Voraussetzungen erfüllen, und es spricht die Sprache des Kunden, nicht Ihre.
Auswertungen: wohin die Woche wirklich gegangen ist
Erfasste Stunden sind nur so viel wert wie das, was man danach daraus liest.
Der Zeitbildschirm trägt oben vier Zahlen: Stunden total, verrechenbare Stunden, offene Stunden und was die offenen Stunden zu den Projektansätzen wert sind. Die letzte sagt Ihnen, ob dieser Monat ein Umsatzproblem oder ein Verrechnungsproblem hat.
- Eine Listenansicht und eine Kalenderansicht derselben Einträge
- Der Kalender zeigt ein Tagestotal und färbt die Einträge nach verrechnet, offen oder nicht verrechenbar
- Ein effektiver Stundenansatz pro Projekt, bei dem ein Fixpreis seinen wahren Ansatz nennt
Die Auswertungen ergänzen einen Reiter Nach Projekt mit der Rentabilität und dem effektiven Stundenansatz sowie eine Seite Projektrentabilität, die Umsatz, Aufwände, Arbeitszeit, Gewinn, Marge, Stunden und verbrauchtes Budget nebeneinanderstellt, mit Totalen über das ganze Portfolio. Umsatz ist dort das tatsächlich eingegangene Geld, netto ohne MWST, denn eingenommene Mehrwertsteuer ist kein Ertrag.
Stunden, die ein Subunternehmer erfasst
Sie laden einen Subunternehmer per E-Mail zu einem Projekt ein. Er erhält eine Ansicht der mit ihm geteilten Projekte, ein Formular für Datum, Stunden und Beschreibung sowie seine eigenen Einträge mit einem Total. Ihre Ansätze, Ihre Rechnungen und jedes andere Projekt bleiben ihm verborgen, und diese Einschränkung wird in der Datenbank durchgesetzt, nicht dadurch, dass Schaltflächen ausgeblendet werden.
Ein Entzug des Zugriffs wirkt sofort, und die erfassten Stunden bleiben auf dem Projekt, weil sie Teil dessen sind, was es gekostet hat.
Was der Assistent mit Zeit tun darf
Der Assistent in der Befehlspalette kann vorschlagen, Zeit zu erfassen, eine von zwanzig Schrittarten, die er kennt. Vorschlagen ist alles, was er tut. Der Aufruf für die Planung ist rein lesend: Er macht aus Ihrem Satz einen Plan und einen Bestätigungsbildschirm, der jeden Schritt benennt, und geschrieben wird nichts, bevor Sie auf Ausführen drücken. Danach wird der Plan auf dem Server erneut geprüft und über dieselben Aktionen und Kontrollen ausgeführt, die auch das Formular verwendet.
Der Assistent entwirft und fragt nach Ihrer Freigabe. Er erfasst keine Stunden, versendet keine E-Mails und ändert von sich aus keinen Datensatz. KI wird zudem pro Kalendermonat über eine Anzahl Aufrufe und eine Kostengrenze gemessen und pausiert, sobald eine der beiden erreicht ist. Timer, manuelle Erfassung, Filter und Verrechnung bleiben davon unberührt, weil nichts davon KI ist.
Was dies nicht ist
Der schnellste Weg, um herauszufinden, dass dies das falsche Werkzeug für Sie ist.
- Keine Freigabe von Stundenrapporten. Erfasste Stunden sind erfasst, auch die eines Subunternehmers.
- Keine Zeiterfassung offline. Nur Belegfotos warten, wenn die Verbindung abbricht.
- Keine zuständige Person auf einer Aufgabe. Aufgaben hängen an einem Kunden oder einem Lead, nicht an einer Person.
- Keine eigenen Felder auf Zeiteinträgen. Die gibt es nur auf Cold Leads.
- Keine feingliedrigen Rollen. Ein Mitglied eines geteilten Kontos sieht und verwaltet alles; die einzige eingeschränkte Rolle ist der auf ein Projekt begrenzte Subunternehmer.
- Kein Verschieben per Drag-and-Drop. Einträge und Termine werden über ein Formular bearbeitet.
- Keine Lohnbuchhaltung und kein Ersatz für einen Treuhänder oder für eine doppelte Buchhaltung.
Der letzte Punkt verdient es, klar gesagt zu werden. Dies erfasst Stunden, macht Rechnungen daraus und zeigt, was sie eingebracht haben. Die Einreichung, die Abschlussbuchungen und die fachliche Beurteilung bleiben bei Ihrem Treuhänder. Nichts begrenzt, wie viele Einträge oder Projekte Sie führen; begrenzt werden von den Abos die aktiven Kunden, die Plätze und der Speicher.
Was es kostet
Die Zeiterfassung steckt in jedem Abo, auch im kostenlosen: Timer, manuelle Einträge, die Markierung verrechenbar, beide Ansichten, die Filter und das Verrechnen aus der erfassten Zeit.
| Abo | Pro Monat, CHF | Aktive Kunden | Plätze, Inhaber inbegriffen | Speicher |
|---|---|---|---|---|
| Free | 0 | 3 | 1 | 1 GB |
| Starter | 15 | 25 | 1 | 5 GB |
| Professional | 29 | unbegrenzt | 2 | 25 GB |
| Business | 59 | unbegrenzt | 5 | 100 GB |
Die Preise gelten pro Konto und Monat in Schweizer Franken und verstehen sich ohne Schweizer Mehrwertsteuer: Der Betreiber liegt unter der Umsatzgrenze für die Mehrwertsteuerpflicht und ist nicht MWST-pflichtig, es wird also keine MWST verrechnet oder auf einer Quittung ausgewiesen. Zusätzliche Plätze kosten CHF 12 pro Monat, nur im Abo Business.
Häufige Fragen
Rundet der Timer meine Stunden?
Ja. Wenn Sie einen Timer stoppen, wird die verstrichene Zeit vor dem Speichern auf die nächste Viertelstunde gerundet, und der gerundete Wert erscheint vorher als Vorschau. Manuelle Einträge werden nicht gerundet: Sie werden genau so gespeichert, wie Sie sie eingeben, auf einem einzelnen Eintrag von 0.1 bis 24 Stunden.
Wie wird aus erfassten Stunden eine Rechnung?
Filtern Sie die Zeitliste auf verrechenbare, offene Einträge eines einzelnen Kunden, wählen Sie die Zeilen aus und erzeugen Sie daraus eine Rechnung. Die Einträge werden pro Projekt gruppiert, die Menge sind die summierten Stunden und der Einzelpreis ist der Projektansatz, mit Projektname und Zeitraum in der Positionsbeschreibung. Die Rechnung entsteht als Entwurf, und die gewählten Einträge werden als verrechnet markiert und mit ihr verknüpft.
Kann ich zwei Kunden auf eine Rechnung setzen?
Nein. Eine Rechnung ist an einen Kunden adressiert, deshalb wird eine Auswahl über zwei Kunden hinweg abgelehnt, bevor die Rechnung erzeugt wird, statt sie stillschweigend demjenigen Kunden zu belasten, der zuerst kam. Erzeugen Sie stattdessen eine Rechnung pro Kunde.
Kann ich eine Stunde bearbeiten, die schon auf einer Rechnung steht?
Nein. Ein Zeiteintrag, der mit einer Rechnung verknüpft ist, ist gegen Bearbeitung gesperrt, damit das Dokument und die zugrunde liegende Aufzeichnung nicht auseinandergehen. Zum Korrigieren stornieren Sie die Rechnung, was ihre verknüpften Einträge wieder offen macht und in die Warteschlange zurückgibt; danach korrigieren Sie die Stunden und erzeugen die Rechnung neu. Eine Rechnung, auf der eine Zahlung eingegangen ist, lässt sich nicht stornieren, und diese Korrektur läuft über eine Gutschrift.
Darf ein Subunternehmer Stunden auf mein Projekt erfassen?
Ja, auf einem Projekt und auf nichts darüber hinaus. Sie laden ihn per E-Mail zu einem einzelnen Projekt ein; er erhält ein Formular für Datum, Stunden und Beschreibung sowie seine eigenen Einträge mit einem Total, und Ihre Ansätze, Ihre Rechnungen und jedes andere Projekt bleiben ihm verborgen. Es gibt keinen Freigabeschritt, seine Stunden landen also direkt auf dem Projekt. Ein Entzug des Zugriffs wirkt sofort, und die erfassten Stunden bleiben bestehen.
Funktioniert die Zeiterfassung offline?
Nein. Die einzige Offline-Fähigkeit im Produkt ist das Fotografieren von Belegen: Diese warten in einem dauerhaften Postausgang und werden hochgeladen, sobald die Verbindung zurück ist. Einen Timer starten, einen manuellen Eintrag speichern und eine Rechnung erzeugen brauchen alle eine Verbindung.
Ist die Zeiterfassung im kostenlosen Abo enthalten?
Ja. Timer, manuelle Einträge, die Markierung verrechenbar, die Filter, beide Ansichten und das Verrechnen aus der erfassten Zeit sind in jedem Abo enthalten, auch in Free, und kein Abo begrenzt, wie viele Zeiteinträge oder Projekte Sie führen. Free begrenzt drei aktive Kunden, einen Platz und 1 GB Speicher.