Was eine Tabelle richtig macht
Beginnen wir mit dem Argument fürs Bleiben, denn es ist ein starkes.
Eine Tabelle kostet nichts, öffnet sich in Sekunden und tut genau das, was man ihr sagt. Keine Lizenz, kein Verlängerungsdatum, niemand zwischen Ihnen und Ihren eigenen Zahlen.
- Sie ist gratis und liegt bereits auf dem Rechner.
- Sie passt sich jeder Arbeitsweise an, auch einer, die sonst niemand verwendet.
- Die Datei ist der Datenbestand: kopieren, mailen, dem Treuhänder übergeben.
- Eine Word-Vorlage gibt Ihnen die Seite bis auf den Millimeter in die Hand.
Nichts davon steht zur Debatte. Die Frage ist allein, wo eine Tabelle aufhört, ein Werkzeug zu sein, und anfängt, ein Risiko zu werden.
Tabelle und Word gegen Solory, direkt nebeneinander
Dieselben Aufgaben auf zwei Wegen, mit allen Schranken und Lücken benannt.
| Die Aufgabe | Tabelle plus Word | Solory |
|---|---|---|
| Was es kostet | Nichts, und es ist bereits installiert | Gratis-Plan, oder CHF 15, 29 oder 59 pro Monat |
| Kontrolle über das Layout | Vollständig, bis auf den Millimeter | Drei Vorlagen (klassisch, modern, minimal), eine Akzentfarbe und ein Logo |
| Schweizer QR-Rechnung | Sie fügen ein Bild ein und haften für jeden Fehler darin | Zahlteil und Empfangsschein auf eigener Seite, mit QRR- oder SCOR-Referenz |
| Rechnungsnummern | Eine Zelle, die jeder überschreiben kann | PREFIX-YYYY-0001, einmalig pro Konto vergeben, geheilt, wenn der Zähler zurückgedreht wurde |
| Die Sprache des Dokuments | Was Sie von Hand übersetzt haben | Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch oder Ungarisch, pro Rechnung oder aus dem Kundendatensatz |
| Einer verspäteten Zahlung nachgehen | Eine Notiz im eigenen Kalender | Mahnungen aus, mit Freigabe oder automatisch, in Professional und Business |
| Zahlungen den Rechnungen zuordnen | Den Kontoauszug von Auge lesen | camt.053- und camt.054-Import in Business, nur exakte Referenzen |
| Ein unterzeichneter Vertrag | Ein PDF in einem Ordner und ein Mailverlauf | Fortgeschrittene elektronische Signatur, Audit-Trail, PDF Byte für Byte archiviert |
| Doppelte Buchhaltung, Bilanz, Lohnwesen | Auch das nicht | Nicht gebaut. Das ist Sache eines Treuhänders oder einer Buchhaltungssoftware |
| Ihre Daten wieder herausholen | Die Datei ist der Datenbestand | CSV- und JSON-Exporte, dazu ein vollständiger Kontoexport als ZIP |
- Eine normkonforme QR-Rechnung
- Zahlteil und Empfangsschein bilden eine feste Seite von 210 x 105 mm mit einer strukturierten Referenz. Auf einer QR-IBAN muss das eine QRR sein, auf einer gewöhnlichen IBAN eine Creditor Reference nach ISO 11649.
- Ein unterzeichneter Vertrag, den Sie in drei Jahren noch belegen können
- Ein PDF in einem Ordner belegt den Wortlaut. Es belegt nicht, welche Fassung unterschrieben wurde, von wem, und dass sie danach niemand neu erzeugt hat.
- Ein MWST-Quartal, das einer Prüfung standhält
- Eine teilweise bezahlte Rechnung, eine Position mit Bezugsteuer, eine Rechnung, die erst im Folgejahr bezahlt wird: Jeder Fall braucht eine Regel, und in einer Tabelle ist die Regel das, was Sie letztes Mal getan haben.
- Eine Mahnung, die ohne Sie hinausgeht
- Eine Tabelle kann niemandem eine E-Mail schicken. Jede Nachfrage ist ein Entscheid, den Sie erneut treffen, an einem Tag, an dem Sie keine Zeit haben.
An der QR-Rechnung scheitern die meisten Tabellen
Ein QR-Bild lässt sich in jede Tabelle einfügen. Was sie nicht leistet, ist zu bestimmen, was darin stehen muss.
- Zahlteil und Empfangsschein werden als eigene Seite angehängt, immer mit strukturierter Referenz: eine QRR auf einer QR-IBAN, eine Creditor Reference nach ISO 11649 auf einer gewöhnlichen IBAN.
- Die IBAN wird mit den Prüfziffern nach ISO 7064 mod 97 geprüft, damit ein Tippfehler den Zahlteil weglässt, statt einen fehlerhaften zu drucken.
- Gedruckt wird auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch, den vier Sprachen der QR-Rechnung, bezahlbar mit TWINT und jeder Schweizer Banking-App.
Ein MWST-Quartal, das einer Prüfung standhält
Die Eintragung ist eine Grenze, kein Gefühl: CHF 100'000 Umsatz über zwölf rollierende Monate.
Solory überwacht diese Grenze anhand Ihrer ausgestellten Rechnungen, also versandt, bezahlt und überfällig, nie Entwürfe, und warnt ab 80%. Rechnungen in Fremdwährung bleiben unberücksichtigt, statt umgerechnet zu werden.
Methode und Rhythmus wählen
Die effektive Methode rechnet quartalsweise ab, die Methode mit Saldosteuersatz halbjährlich. Abrechnung und Zahlung sind 60 Tage nach Ende der Periode fällig.
Das Geld bestimmt das Jahr
Der Ertrag wird an dem Tag erfasst, an dem das Geld eingegangen ist, gelesen als Kalenderdatum, damit eine Zahlung vom 31. Dezember nicht in den Januar rutscht. Die Mehrwertsteuer wird in ganzen Rappen auf die Teilzahlungen verteilt.
Weitergeben
Der Bericht weist Bruttoumsatz, vereinnahmte Mehrwertsteuer und Nettoertrag aus, weil die MWST-Abrechnung und die Erfolgsrechnung nach unterschiedlichen Grössen fragen. Ihr Treuhänder füllt die MWST-Abrechnung aus der CSV-Datei. Derselbe Bericht enthält Ihren Höchstbetrag für die Säule 3a und den Termin der AHV-Akontozahlung.
Unterlagen, die die Datei überdauern
Schweizer Unterlagen werden zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt, zu dem sie gehören, nach OR Art. 958f und der GeBüV.
Das übersteht eine Tabelle mühelos. Was sie nicht kann, ist Ihnen sagen, ob im vierten Jahr still eine Zeile geändert wurde.
- Die Versiegelung erfolgt pro Rechnung und nur auf Wunsch: ein SHA-256 des Inhalts und ein weiterer des archivierten PDF, danach machen Datenbank-Trigger die Rechnung unveränderlich. Nur der Zahlungsstatus bewegt sich noch.
- Eine versiegelte Rechnung wird mit einer Gutschrift korrigiert, nie durch Bearbeiten.
- Das PDF des unterzeichneten Vertrags wird bei der Signatur Byte für Byte archiviert und wortgetreu zurückgegeben, weil Ihre Kundschaft ein fertig gesetztes Dokument unterschrieben hat.
- Eine abgeschlossene Buchungsperiode weist jeden Datensatz mit einem Datum darin zurück, und zwar per Datenbank-Trigger statt per Bildschirmmaske.
Verträge und Unterzeichnung gehören zu Professional und Business. Erfasst wird eine fortgeschrittene elektronische Signatur mit Audit-Trail, also ein per E-Mail zugestellter Code, beide Parteien und ein Hash des exakt angezeigten Textes, und bewusst keine qualifizierte Signatur.
Bezahlt werden, ohne selbst nachzufassen
Das ist der Teil, den eine Tabelle gar nicht erreicht, weil sie keine E-Mail versenden kann.
- Mahnungen haben pro Typ drei Modi, aus, mit Freigabe oder automatisch, und sind standardmässig alle ausgeschaltet. Im Freigabemodus wird jedes Schreiben verfasst und wartet, bis Sie es freigeben.
- Der Zeitplan gehört Ihnen: standardmässig eine erste Mahnung 7 Tage nach Fälligkeit, danach alle 7 Tage, höchstens 3. Nachgefasst wird nur, was noch offen ist, und ein wartendes Schreiben wird vor dem Versand erneut geprüft.
- Die Mahnstufen sind eine Empfehlung: Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung, letzte Mahnung, mit 5% Verzugszins pro Jahr nach OR Art. 104. Gebühren sind gesetzlich nicht festgelegt und lassen sich überschreiben.
Der Abgleich der Zahlungen läuft über eine Datei, nicht über eine Bankverbindung: Sie importieren einen camt.053- oder camt.054-Auszug, und nur eine exakte strukturierte Referenz führt von allein zu einer Zuordnung.
Wann Excel die richtige Wahl bleibt
Klar gesagt, denn ein Vergleich, der das nie ausspricht, ist eine Werbung.
- Sie stellen eine Handvoll Rechnungen im Jahr aus, an Kunden, die wissen, wie sie Sie bezahlen.
- Sie sind nicht im MWST-Register eingetragen und weit von der Schwelle von CHF 100'000 entfernt.
- Ihre Kunden zahlen auf eine gewöhnliche IBAN und haben nie nach einer QR-Rechnung gefragt.
- Ein Treuhänder übernimmt Ihre Datei bereits einmal im Jahr und ist damit zufrieden.
- Sie haben nie eine Mahnung verschickt, weil Sie nie eine gebraucht haben.
Und kommen Sie nicht aus dem falschen Grund: keine doppelte Buchhaltung, keine Bilanz, kein Lohnwesen, keine Buchhaltung in mehreren Währungen, und Aufwände ausschliesslich in Schweizer Franken. Wenn Sie eine geführte Buchhaltung brauchen, ist das Sache eines Treuhänders oder einer Buchhaltungssoftware.
Wenn Sie wechseln: so sieht die erste Stunde aus
Nichts hier verlangt, dass Sie die Tabelle löschen.
Die Kundendaten übernehmen
Ein CSV-Import mit Spaltenzuordnung und eine Vorschau, die jede Zeile als Neu, Ohne Namen oder Duplikat kennzeichnet, bevor irgendetwas geschrieben wird.
Eintragen, was auf dem Dokument erscheint
IBAN oder QR-IBAN, Adresse, UID- und MWST-Nummer, das Nummernpräfix, die Zahlungsfrist. Das Formular nennt Ihnen, was davon der QR-Rechnung noch fehlt.
Eine Rechnung ausstellen und ansehen
Die Vorschau neben dem Formular ist das echte PDF, aus Ihren Eingaben gerendert, Seite für Seite, und kein Bild davon.
Die Tabelle daneben weiterführen
Berichte lassen sich als CSV und JSON exportieren, und unter Einstellungen, Datenschutz entsteht ein ZIP des gesamten Kontos. Führen Sie beides ein Quartal lang parallel.
Der Assistent hinter der Befehlsleiste entwirft. Er plant, zeigt genau, was er ändern würde, und führt erst nach Ihrer Bestätigung aus. Jede Rechnung, die er erstellt, ist ein Entwurf, und an Ihre Kundschaft kann er nichts senden.
Häufige Fragen
Kann ich eine Schweizer QR-Rechnung auf eine in Excel geschriebene Rechnung setzen?
Niemand hindert Sie daran, ein QR-Bild in eine Rechnung aus der Tabelle einzufügen. Was eine Tabelle nicht entscheidet, ist, was darin stehen muss: Auf einer QR-IBAN muss die Referenz eine QRR sein, auf einer gewöhnlichen IBAN eine Creditor Reference nach ISO 11649, und Zahlteil und Empfangsschein haben ein festes Format von 210 x 105 mm. Solory leitet die Referenz aus der Rechnungsnummer ab, prüft die IBAN mit den Prüfziffern nach ISO 7064 mod 97 und hängt den Zahlteil als eigene Seite an, damit die zahlende Person ihn abtrennen kann.
Muss ich Excel verlassen, sobald ich mich für die MWST anmelde?
Nein. Die Eintragung ist eine Pflicht, keine Anforderung an die Software. Neu ist, dass Ihre Zahlen einer Rückfrage standhalten müssen: Die effektive Methode rechnet quartalsweise ab, die Methode mit Saldosteuersatz halbjährlich, und Abrechnung wie Zahlung sind 60 Tage nach Ende der Periode fällig. Solory liefert diese Zahlen und eine Steuerbericht-CSV, aus der Ihr Treuhänder die MWST-Abrechnung ausfüllt. Bei der ESTV reicht Solory nichts ein, und das Formular selbst erstellt es auch nicht.
Wann ist eine Tabelle weiterhin die bessere Antwort?
Wenn Sie eine Handvoll Rechnungen im Jahr an Kunden stellen, die längst wissen, wie sie Sie bezahlen, Sie nicht im MWST-Register eingetragen sind, niemand nach einer QR-Rechnung gefragt hat und Ihr Treuhänder mit der Datei zufrieden ist, die Sie ihm einmal im Jahr übergeben. Eine Tabelle ist gratis, sie passt sich jeder Arbeitsweise an, und niemand kann sie Ihnen wegnehmen. Nichts davon hört auf, wahr zu sein, nur weil es ein Abonnement gibt.
Was geschieht mit meinen Zahlen, wenn ein Kunde eine Rechnung in Raten bezahlt?
In einer Tabelle: was immer Sie entscheiden, und im Jahr darauf meist etwas leicht anderes. Solory erfasst den Ertrag an dem Tag, an dem das Geld eingegangen ist, liest diesen Tag als Kalenderdatum, damit eine Zahlung vom 31. Dezember nicht ins nächste Steuerjahr rutscht, und verteilt die Mehrwertsteuer in ganzen Rappen auf die Teilzahlungen, sodass die Anteile exakt die Steuer der Rechnung ergeben. Eine über zwei Quartale bezahlte Rechnung zählt in beiden, und der Bericht sagt das, statt eine Spalte still aufgehen zu lassen.
Bekomme ich meine Daten wieder heraus und kann zur Tabelle zurück?
Ja. Berichte lassen sich als CSV und JSON exportieren, die Steuerbericht-CSV ist in alle fünf Sprachen übersetzt, und unter Einstellungen, Datenschutz entsteht ein ZIP mit einem strukturierten JSON-Dokument und einer README des gesamten Kontos. Das ist ein Archiv und keine Übergabedatei für eine Buchhaltungssoftware: Es gibt keinen Export nach DATEV, Banana oder bexio, und ein Bereich, der nicht gelesen werden konnte, wird im Archiv aufgeführt, statt als leere Liste anzukommen.
Ersetzt Solory einen Treuhänder?
Nein, und dafür ist es nicht gebaut. Es gibt keinen Kontenplan, kein Journal, keine Bilanz und kein Lohnwesen; erstellt werden eine Erfolgsrechnung und ein Steuerbericht aus Zahlungs- und Rechnungsdaten. Die Schweizer Referenz im Produkt gibt wieder, was eine benannte Behörde veröffentlicht hat, mit Link auf diese Seite und dem Datum des Abrufs, und weist auf jedem Bildschirm darauf hin, dass dies keine Rechts- oder Steuerberatung ist.
Gibt es eine KI, die die Arbeit für mich erledigt?
Es gibt einen Assistenten, und er entwirft. Er macht aus einer Anfrage einen Plan, zeigt genau, was er ändern würde, und führt erst nach Ihrer Bestätigung aus, wobei er diesen Plan auf dem Server erneut prüft, statt dem zu vertrauen, was der Browser zurückgeschickt hat. Jede Rechnung, die er erstellt, ist ein Entwurf, er kann Ihrer Kundschaft weder eine E-Mail noch eine Mahnung senden, und er berechnet nie eine Zahl.