Offerten, QR-Rechnungen und Fristen für das Schweizer Handwerk

Eine Offerte, die man stehend in einem fremden Keller schreibt, ist meistens eine schlecht geschriebene Offerte. Hier entsteht sie aus bepreisten Positionen, also Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis, mit einer Live-Vorschau neben dem Formular, die das tatsächliche PDF Seite für Seite darstellt. Was Sie verschicken, ist genau das, was Sie angeschaut haben.

Das Dokument spricht die Sprache der Kundschaft, nicht Ihre. Massgebend ist zuerst die bevorzugte Sprache der Kundin oder des Kunden, danach die Kontosprache: Die Kundschaft in der Romandie erhält ein französisches Blatt, jene in Lugano ein italienisches, ohne dass Sie ein zweites Dokument nachführen müssen. Fünf Dokumentsprachen: Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch und Ungarisch.

• Jede Position trägt eine Einheit, also Stunden, Stück, Artikel, Dienstleistung oder Pauschale, dazu eine Menge und einen Einzelpreis. So stehen ein Tag Arbeit und eine Schachtel Fittings auf demselben Blatt, ohne zur gleichen Sache erklärt zu werden.
• Eine Frequenz pro Position deckt den Servicevertrag ab, der neben einem einmaligen Auftrag offeriert wird: ein Zwischentotal je Frequenz und bewusst kein Gesamttotal darüber, denn ein monatlicher Betrag plus ein einmaliger Betrag ergibt eine Zahl, die nicht stimmt.
• Ein optionaler Hinweis mit der je Sprache korrekten Rechtsgrundlage für einen Betrieb unterhalb der MWST-Schwelle von CHF 100'000.
• Beim Umwandeln einer Offerte in eine Rechnung wird jeder Betrag aus den Positionen neu berechnet, damit die gedruckte Spalte das gedruckte Total ergibt. Das Fälligkeitsdatum ist das Ausstellungsdatum plus 14 Tage, und eine zweite Umwandlung wird abgelehnt.
• Ein unterschriebener Auftrag kann von einem Vertrag ausgehen: neun vorbereitete Vertragstypen, darunter der Werkvertrag, in fünf Sprachen, ab dem Professional-Plan.

Ein guter Teil der Handwerksrechnungen geht weiterhin im Couvert hinaus, weil die Kundschaft so bezahlt. Deshalb wird die Schweizer QR-Rechnung als eigene Seite von 210 × 105 mm angehängt und nicht ins Layout gequetscht: Gedruckt lösen sich Zahlteil und Empfangsschein in einem Stück ab, per E-Mail trägt dieselbe Datei denselben Code, zahlbar mit TWINT und jeder Schweizer Banking-App.

• Eine strukturierte Referenz ist immer dabei: eine QRR-Referenz auf einer QR-IBAN, eine Creditor Reference nach ISO 11649 (SCOR) auf einer gewöhnlichen IBAN, wo eine QRR nicht zulässig wäre. So kommt die Zahlung zuordenbar zurück.
• Die Rechnungsnummer reist zusätzlich im Mitteilungsfeld der QR-Rechnung mit, also in jenem Feld, das auf Ihrem eigenen Kontoauszug erscheint.
• Der Zahlteil wird auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch gedruckt, entsprechend der Sprache des Dokuments.
• Es lassen sich mehrere Bankkonten führen, und jede Rechnung verweist auf eines davon. Ein fremder Kontoinhaber wird auf der Rechnung genannt und nicht stillschweigend durch Ihren eigenen Namen ersetzt.
• Als versendet markieren verschickt nichts. Es ist für die Rechnung gedacht, die Sie aufgegeben, gedruckt oder übergeben haben: Der Status wandert weiter, eine E-Mail geht keine hinaus.

Eine im März eingebaute Küche, die in drei Schritten bezahlt wird, ist der Normalfall und nicht die Ausnahme. Erfassen Sie jede Zahlung mit Datum, Zahlungsart und Referenz; der bezahlte Betrag, der Status und das Zahlungsdatum werden aus diesen Zeilen auf den Rappen genau neu berechnet. So kann eine Rechnung ihren eigenen Zahlungseingängen nie widersprechen. Der Dialog zur Zahlungserfassung schlägt den offenen Restbetrag vor, nicht das volle Total.

Eine schriftliche Ratenvereinbarung ist etwas anderes und wird auch so behandelt. Eine Rechnung mit Ratenplan ist nicht schon deshalb in Verzug, weil das ursprüngliche Fälligkeitsdatum verstrichen ist: Der Verzug beginnt bei der frühesten ungedeckten, abgelaufenen Rate, und Verzugszins darf nur auf den abgelaufenen Raten laufen, weil eine Ratenvereinbarung keine Verfallklausel enthält.

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   Beim Händler fotografieren

   Die mobile Belegerfassung legt das Foto in eine dauerhafte Warteschlange. Ohne Verbindung wartet es dort und wird hochgeladen, sobald Sie wieder online sind. Gibt die Warteschlange irgendwann auf, sagt sie es klar und bittet Sie, das Foto erneut anzuhängen. Stillschweigend verloren geht es nie.

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   Das Formular vom Scan vorausfüllen lassen

   Die Belegerkennung liest Lieferant, Datum, Total, Währung und die MWST-Aufteilung und füllt das Ausgabenformular zur Kontrolle aus. Gehen die Zahlen auf dem Beleg nicht auf, sagt sie es, statt sie zu speichern. Jeder Scan zählt als eine KI-Aktion des Monatskontingents.

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   Kategorie und Auftrag bestätigen

   Ein Kategorievorschlag kommt mit einem Vertrauenswert und dem Hinweis, ob er aus Ihren früheren Ausgaben oder aus Stichwörtern stammt, und er wird erst übernommen, wenn Sie auf Übernehmen drücken. Vierzehn Kategorien sind mitgeliefert, und eine Ausgabe lässt sich mit dem Projekt verknüpfen, zu dem sie gehört.

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   Die laufenden Kosten sich selbst buchen lassen

   Versicherung für den Van, Telefonrechnung, Lagerraum: Eine wiederkehrende Ausgabe wird wirklich gebucht, wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich, mit Nachholung verpasster Läufe, genau einmal pro Datum und nie in eine abgeschlossene Buchungsperiode.

Ausgaben werden ausschliesslich in Schweizer Franken gebucht, und der Grund wird genannt statt verschwiegen: Das Produkt führt keine Wechselkurse und erfindet auch keine. Rechnen Sie zum Kurs des Zahlungstages um, erfassen Sie den Frankenbetrag, halten Sie den Originalbetrag in der Beschreibung fest und bewahren Sie den Beleg als Nachweis für beides auf.

Im Business-Plan gibt es ein Anlagenverzeichnis mit linearer und degressiver Abschreibung, den beiden in der Schweizer Praxis anerkannten Methoden, dazu ein Fahrtenbuch für geschäftliche Kilometer mit standardmässig CHF 0.70 pro Kilometer, frei einstellbar, wobei der Abzug als Schätzung gekennzeichnet ist und eine Zeile auf dem Bildschirm Sie bittet, den anwendbaren Ansatz mit Ihrer Steuerbehörde zu bestätigen.

Der Timer startet, pausiert und stoppt auf ein Projekt, zeigt das gerundete Ergebnis vor dem Speichern und rundet auf die nächste Viertelstunde. Beim Start lässt sich ein Standort festhalten, eine einzelne Ortung im Vordergrund, standardmässig aus, mit ihrer Genauigkeit in Metern angezeigt. Das hilft, wenn drei Aufträge an derselben Strasse sechs Wochen später auseinandergehalten werden müssen.

Wählen Sie die nicht verrechneten Einträge aus und erstellen Sie daraus die Rechnung. Die Einträge werden je Projekt gruppiert, die Menge sind die summierten Stunden, der Einzelpreis ist der Projektansatz, und die Beschreibung trägt den Projektnamen und den Zeitraum. Eine Auswahl, die zwei verschiedene Kundinnen oder Kunden umfasst, wird abgelehnt, bevor überhaupt etwas entsteht, statt jener Person verrechnet zu werden, die zuerst gefunden wurde.

• Ein Subunternehmer wird per E-Mail zu genau einem Projekt eingeladen. Er erfasst dort seine eigenen Stunden und tut sonst nichts: Ihre Ansätze, Ihre Rechnungen und Ihre übrigen Projekte sieht er nie, und diese Grenze wird in der Datenbank durchgesetzt und nicht erst auf dem Bildschirm.
• Der Entzug des Zugriffs wirkt sofort, und die von ihm erfassten Stunden bleiben beim Projekt.
• Ein Zeiteintrag, der bereits auf einer Rechnung steht, lässt sich nicht mehr bearbeiten.
• Projekte laufen im Stundenansatz oder zum Pauschalpreis, mit einem Budget in Stunden oder in Franken und einem Auslastungsbalken. So meldet sich ein Pauschalauftrag, der seine Stunden aufgebraucht hat, solange sich noch etwas daran ändern lässt.

Das Jahr eines Handwerksbetriebs kennt eine kleine Zahl von Terminen, deren Versäumnis richtig Geld kostet. Sie liegen als schreibgeschützte Ebene im Kalender, von der Behörde gesetzt und in der App nicht verschiebbar, und ein Klick erzeugt Ihren eigenen gewöhnlichen Vorbereitungstermin eine gewählte Anzahl Tage früher, den Sie frei verschieben oder löschen können.

MWST-Abrechnung und Zahlung

Fällig 60 Tage nach Ende der Periode. Der Takt richtet sich nach der Methode: quartalsweise bei der effektiven Methode, halbjährlich bei der Saldosteuersatzmethode, jährlich bei der Jahresabrechnung.

Die Schwelle von CHF 100'000

Der Umsatz wird über zwölf rollende Monate beobachtet, und zwar nur aus ausgestellten Rechnungen, also versendet, bezahlt und überfällig, nie aus Entwürfen. Das Warnband beginnt bei 80% der Grenze. Rechnungen in Fremdwährung bleiben aussen vor, statt zu einem Kurs umgerechnet zu werden, den das Produkt gar nicht führt.

Die kantonale Steuererklärung

Alle Kantone sind abgedeckt, und wo ein Kanton kein Einreichedatum veröffentlicht, sagt der Eintrag genau das, statt ein erfundenes zu tragen. Massgebend ist der in den Einstellungen gesetzte Kanton, nie ein aus der Postleitzahl abgeleiteter, denn Schweizer Postleitzahlen folgen den Kantonsgrenzen nicht.

AHV-Akontozahlungen

Die Quartalsrate wird 10 Tage nach Ende der Periode fällig. Ein Rechner schätzt den Beitrag für Selbstständige auf der degressiven Skala: ein Sockel von 5.371% unter CHF 10'100, ansteigend bis zum vollen Satz von 10.0% ab CHF 60'500, mit einem Mindestbeitrag von CHF 530 pro Jahr und ohne ALV, weil Selbstständige nicht gegen Arbeitslosigkeit versichert sind.

Säule 3a

Einzahlungsschluss ist der 31. Dezember. Für 2026 gilt als Abzug der tiefere der beiden Werte: 20% des Nettoerwerbseinkommens oder CHF 36'288 ohne zweite Säule, beziehungsweise CHF 7'258 mit zweiter Säule. Grundlage sind Ihre eigenen gebuchten Erträge und Kosten, und ein Verlustjahr wird als Verlust ausgewiesen und nicht als Null.

• Es ist keine doppelte Buchhaltung. Es gibt keinen Kontenplan, kein Journal, kein Hauptbuch und keine Bilanz. Es liefert eine Erfolgsrechnung, einen Steuerbericht sowie CSV- und JSON-Exporte zum Weiterarbeiten, und es ersetzt keinen Treuhänder.
• Es reicht nirgends etwas ein. Keine eMWST-Übermittlung, keine an ein kantonales Amt geschickte Steuererklärung, keine AHV-Deklaration. Es liefert Zahlen und Termine; einreichen muss sie ein Mensch.
• Keine Lohnbuchhaltung. Stellen Sie jemanden an, gibt es hier keinen Lohnlauf, keinen Lohnausweis und keine Lohndeklaration.
• Keine Einsatzplanung auf einem Board. Aufgaben haben keine zugewiesene Person, nichts wird über ein Pipeline-Board gezogen, und Kalendertermine werden über ein Formular bearbeitet, statt im Raster verschoben zu werden.
• Material fliesst nicht aus dem Lager auf eine Rechnung. Das Inventar im Business-Plan ist eine Artikelliste für einen einzigen Standort über einem Bewegungsjournal, an das nur angehängt wird: Artikel erscheinen nie von selbst auf einer Rechnung, der Bestand wird beim Verkauf nicht abgebucht, und es gibt weder Barcode-Erfassung noch Lagerplätze noch Bestellungen.
• Keine direkte Bankanbindung. Zahlungen werden aus einer camt.053- oder camt.054-Datei abgeglichen, die Sie im E-Banking exportieren, und dieser Import gehört zum Business-Plan. Automatisch zugeordnet wird nur eine Gutschrift mit exakt passender strukturierter Referenz; eine Übereinstimmung beim Betrag ist ein Vorschlag, den Sie bestätigen, und ein mehrdeutiger Betrag ergibt gar keinen Vorschlag.
• Ihre Kundschaft kann weder aus der Rechnung noch aus dem Portal mit Karte bezahlen, und eine eBill-Zustellung gibt es nicht. Das Kundenportal ist ein reiner Leselink ohne Anmeldung und ohne Zahlung.
• Offline heisst Belegfotos, und nur Belegfotos. Alles andere braucht eine Verbindung.
• Bewilligungen im Handwerk sind nicht Beruf für Beruf abgedeckt. Das Nachschlagewerk führt acht Einträge zu Bewilligungen, darunter Elektroinstallation, Lebensmittelbetrieb und das Zürcher Gastgewerbe, daneben ein veröffentlichtes Verzeichnis jener Fragen, die sich aus keiner amtlichen Quelle beantworten liessen. So wird Schweigen nie für eine Tatsache gehalten.
• Keine Währungsumrechnung. Eine Rechnung kann auf eine andere Währung lauten, Ausgaben sind ausschliesslich in Schweizer Franken, und ein Wechselkurs wird nie angewendet.
• Es erteilt keine Rechts- und keine Steuerberatung. Jede Compliance-Ansicht gibt wieder, was die genannte Behörde veröffentlicht, mit Link auf ihre Seite und dem Datum des Abrufs.

Mit der Assistenz verhält es sich genauso, und auch das wird offen gesagt. Sie entwirft und schlägt vor, zeigt genau, was sie ändern würde, und führt erst nach Ihrer Bestätigung aus; der Plan wird auf dem Server erneut geprüft und läuft über dieselben Aktionen, die auch ein Mensch benutzt. Sie kann keine E-Mail, keine Offerte und keine Mahnung an die Kundschaft senden, und sie rechnet nie eine Zahl aus: Jede Zahl berechnet die Anwendung, und das Modell formuliert nur den Text um, in dem die Zahlen bereits stehen.

• KI-Aktionen werden pro Platz und Kalendermonat gezählt, und ein Belegscan ist eine Aktion. Ist das Kontingent aufgebraucht, pausiert die KI bis zum Ersten des Folgemonats, und jede Funktion fällt auf ihre Ausgabe ohne KI zurück.
• Es gibt keine Testphase zum Selbstbedienen, keinen Jahrespreis und keinen Jahresrabatt. Nur monatlich, in der App kündbar, und die kostenpflichtigen Funktionen bleiben bis zum Ende der bereits bezahlten Periode erhalten.
• Wer eine Grenze erreicht, kann den nächsten neuen Datensatz nicht anlegen, und die Grenze wird benannt. Nichts, was bereits im Konto liegt, wird ausgeblendet, eingeschränkt oder gelöscht.
• Unterlagen werden nach der Schweizer Zehnjahresregel gemäss OR Art. 958f aufbewahrt, gezählt ab Ende des Geschäftsjahres, und eine Rechnung lässt sich versiegeln, sodass sich ihre Beträge und Positionen nie mehr ändern lassen, nur noch ihr Zahlungsstatus.