Rechnungsstellung rund um die Schweizer QR-Rechnung

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   Kunden auswählen

   Vom Kunden stammen die gedruckte Adresse, die Standardsprache des Dokuments und die MWST-Nummern darunter. Eine vollständige strukturierte Adresse füllt zusätzlich das Feld für den Zahlungspflichtigen in der QR-Rechnung.

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   Positionen erfassen

   Beschreibung, Menge, Einheit (Stunde, Stück, Projekt, Pauschale und weitere), Einzelpreis, Positionstotal. Noch nicht verrechnete Zeiteinträge werden als Positionen übernommen und als verrechnet markiert.

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   Daten festlegen

   Das Rechnungsdatum ist der Kalendertag in Zürich. Das Fälligkeitsdatum folgt Ihren Zahlungskonditionen, standardmässig 30 Tage, und lässt sich pro Rechnung überschreiben.

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   Nummer prüfen

   Die Nummern laufen pro Konto nach dem Muster PREFIX-YYYY-0001. Die Vergabe korrigiert einen Zähler, der unter eine bereits vergebene Nummer zeigt, damit ein zurückgesetzter Zähler keine Kollision auslösen kann.

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   Speichern, dann senden oder als gesendet markieren

   Als gesendet markieren ändert nur den Status, für eine Rechnung, die Sie selbst verschickt haben; eine E-Mail geht dabei nicht hinaus. Speichern und senden verschickt sie tatsächlich, mit angehängtem PDF.

Wiederkehrende Formulierungen tippen Sie kein zweites Mal. Beschreibungen kennen 14 Platzhalter mit Versatz, so dass "{{month}} - {{month+1}}" als "September - Oktober" erscheint, aufgelöst anhand des Rechnungsdatums der jeweiligen Rechnung. Die Quelle wird neben dem gedruckten Satz aufbewahrt, damit ein Duplikat eine Vorlage bleibt.

• Der Hinweis zum Reverse Charge im EU-B2B-Geschäft mit Verweis auf Art. 196 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates
• Der Schwellenhinweis für ein noch nicht MWST-pflichtiges Unternehmen mit Verweis auf Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG
• Eine Warnung, wenn im Konto eine MWST-Nummer hinterlegt ist, während dieser Hinweis noch aktiv ist, oder wenn das Konto als MWST-pflichtig markiert ist, ohne dass eine MWST-Nummer gespeichert wäre, was zu einer Rechnung mit 0 % führen würde
• Ein Gesamtbetrag in HUF als Serviceangabe neben dem Hauptbetrag, von Hand erfasst statt umgerechnet

Sie wird über eine Kette aufgelöst: die Einstellung der Rechnung selbst, dann die bevorzugte Sprache des Kunden, dann die Kontosprache, dann Englisch. Das Formular zeigt an, aus welchem Glied der Kette sie stammt.

Fünf Dokumentsprachen

Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch und Ungarisch. Jedes gedruckte Wort, von den Adressbezeichnungen über die Totale bis zu beiden MWST-Hinweisen, ist pro Sprache definiert, so dass eine fehlende Bezeichnung den Build scheitern lässt, statt Englisch auf einer französischen Rechnung zu drucken.

Fixierte Formulierungen

Monats-, Quartals- und Datumsangaben sind im Code fixiert und werden nicht von der Plattform gelesen, damit eine letztes Jahr versandte Rechnung sich beim erneuten Rendern nicht selbst umformuliert.

Unübersetzte Registerbezeichnungen

IBAN, BIC/SWIFT, UID und MWST erscheinen in jeder Sprache unverändert. Ein Unternehmen darf nicht je nach Dokument unter zwei Bezeichnungen auftreten.

Vier Sprachen für die QR-Rechnung

Den Zahlteil gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, deshalb erhält eine ungarische Rechnung bewusst einen englischen Zahlteil. Offerten werden gleich lokalisiert, ohne Übersteuerung pro Dokument.

• Die Live-Vorschau rendert das tatsächliche PDF, Seite für Seite, aus dem ungespeicherten Formular
• Die Rechnungsseite bindet die echte Datei ein, keine Nachbildung davon
• Drei Vorlagen, klassisch, modern und minimal, dazu eine Akzentfarbe und ein Logo
• Eine einzige Aktualitätsprüfung beobachtet die Rechnung, den Kunden, die Einstellungen und die Bankkonten, weil das Dokument alle vier druckt
• Lässt sich eine Position nicht lesen, verweigert das System die Ausgabe, statt eine Rechnung ohne Positionen zu drucken

Die Schweizer QR-Rechnung wird als eigene Seite angehängt, 210 × 105 mm, Zahlteil und Empfangsschein, zahlbar mit TWINT und jeder Schweizer Banking-App. Eine strukturierte Referenz liegt immer bei: eine aus der Rechnungsnummer abgeleitete QRR auf einer QR-IBAN oder eine Creditor Reference nach ISO 11649 (SCOR) auf einer gewöhnlichen IBAN, wo eine QRR unzulässig wäre.

Dafür braucht es die aktivierte QR-Rechnung, eine gültige CH- oder LI-IBAN, eine vollständige Postadresse, einen Kontoinhaber, CHF oder EUR sowie einen Betrag im zulässigen Bereich. Andernfalls entsteht das PDF trotzdem, nur ohne Zahlteil, und die App listet jedes fehlende Feld auf. Gutschriften tragen nie einen Zahlteil.

Beim Versand zeigt ein Vorschau-Tab die tatsächliche E-Mail, mit Betrag, Fälligkeitsdatum, PDF und Ihrer Signatur, in der Sprache der Rechnung. Vor dem Anhängen stellt die Versandroute dieselbe Aktualitätsfrage erneut, damit niemand die QR-Rechnung von gestern neben einem Text mit dem heutigen Total erhält.

Eine Zahlung trägt Betrag, Datum, Zahlungsart (Banküberweisung, PayPal, Bargeld oder andere) und eine Referenz. Bezahlter Betrag, Status und Zahlungsdatum werden aus diesem Journal in ganzzahligen Rappen neu berechnet, damit eine Rechnung ihren eigenen Belegen nicht widersprechen kann. Als bezahlt markieren verlangt ein ausdrückliches Buchungsdatum auf dem Zürcher Kalendertag, damit ein Eingang im Dezember auch im Dezember gebucht wird.

Im Business-Plan wird eine camt.053- oder camt.054-Datei zuerst in einer Vorschau gezeigt, bevor etwas geschrieben wird, und automatisch zugeordnet wird nur eine exakt übereinstimmende QRR- oder SCOR-Referenz. Eine Übereinstimmung allein über den Betrag wartet auf Sie.

Erinnerungen an die Kundschaft gehören zu Professional und Business und sind für jedes Konto und für beide Erinnerungsarten standardmässig ausgeschaltet.

Aus

Es wird nie etwas versendet. So startet jedes Konto.

Freigabe

Jede Erinnerung wartet, bis Sie sie freigeben, und wird verworfen statt versendet, wenn die Rechnung inzwischen beglichen, storniert oder teilweise bezahlt wurde.

Automatisch

Versand nach Ihrem Zeitplan: erstmals 7 Tage nach Fälligkeit, danach alle 7 Tage, höchstens 3 Mal. Gemahnt wird nur, was noch offen ist.

Im Business-Plan lässt sich eine Rechnung in 2 bis 24 geplante Monatsraten aufteilen. Das Geld bleibt im Zahlungsjournal, und der Zustand jeder Rate ergibt sich aus einem Wasserfall, der bei der frühesten Rate beginnt. Die Raten müssen das Total auf den Rappen genau ergeben, und ein Starttermin am Monatsende wird begrenzt: der 31. Januar plus ein Monat ist der 28. oder 29. Februar.

• Eine Rechnung mit Ratenplan ist nicht in Verzug, nur weil ihr ursprüngliches Fälligkeitsdatum verstrichen ist. Der Verzug beginnt mit der frühesten nicht gedeckten, verfallenen Rate, und Zinsen laufen höchstens auf verfallenen Raten
• Der tägliche Durchlauf wirkt in beide Richtungen: eine Rechnung, die nicht mehr in Verzug ist, kehrt zu gesendet zurück
• Sie werden pro verfallener Rate einmal benachrichtigt, per E-Mail und in der App, in Ihrer eigenen Sprache
• Beim Entfernen eines Plans bleibt jede erfasste Zahlung bestehen. Rückgängig gemacht wird damit nichts

Eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen erzeugt wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich einen neuen Entwurf. Ein eindeutiger Index über Vorlage und Periode weist einen zweiten Eintrag für denselben Zeitraum zurück, so dass weder ein erneuter Versuch noch ein Nachholen doppelt verrechnen kann. Der Versand ist freiwillig: aktiviert ihn die Vorlage, geht jede Rechnung mit ihrem PDF per E-Mail hinaus, und dieser Durchlauf prüft gegen das E-Mail-Protokoll statt gegen ein Statusfeld.

Zurück zum Entwurf

Erlaubt aus gesendet, überfällig und bezahlt, und verweigert, sobald echte Zahlungen bestehen, weil das Geld sonst ohne Bezug dastünde. Die Ablehnung verweist auf die Gutschrift.

Gutschrift

Eine eigene Rechnung, die auf das Original verweist, mit negierten Beträgen und Positionen, datiert auf den Schweizer Kalendertag. Eine Rechnung zu stornieren, auf die bereits Geld eingegangen ist, wird verweigert, und die Meldung nennt diesen Weg.

Versiegeln

Pro Rechnung aktivierbar und dauerhaft. Gespeichert werden ein SHA-256 des Inhalts und ein zweiter über die archivierten PDF-Bytes, danach machen Datenbank-Trigger die Rechnung unveränderlich. Nur der Zahlungsstatus bewegt sich noch. Nichts versiegelt sich nach Zeitplan.

Periodensperren

Schliessen Sie eine Periode, lässt sich ein Beleg mit einem Datum darin nicht mehr erstellen, bearbeiten, löschen, stornieren oder als bezahlt markieren, und es kann auch keine Zahlung mehr darauf erfasst werden. Durchgesetzt wird das von Triggern, und die Absicherung schliesst im Zweifel.

Ihre Kundschaft liest die eigenen Dokumente über einen Link mit Nur-Lese-Zugriff. Entwürfe sind nie herunterladbar, die Liste der zulässigen Status schliesst im Zweifel, und durchgesetzt wird die Regel von der Route, welche die Datei herausgibt, nicht nur von der Seite, die den Link anzeigt.

• Kein Bezahlen-Button. Es gibt für die Kundschaft keinen Kartenzahlungslink auf einer Rechnung; der Zahlteil der QR-Rechnung ist die Zahlungsanweisung.
• Kein eBill. Das Schweizer eBill-Netz ist hier kein Zustellkanal.
• Kein Open Banking. Bankdaten kommen als camt.053- oder camt.054-Datei, die Sie importieren, nicht über eine laufende Verbindung.
• Keine Wechselkurse. Es wird nichts umgerechnet, nur CHF und EUR können eine QR-Rechnung tragen, und das HUF-Total erfassen Sie selbst.
• Kein Vorlagen-Designer. Drei feste Vorlagen, eine Akzentfarbe und ein Logo, kein Layout-Editor mit Drag-and-drop.
• Kein Inkasso. Die Mahnstufen enden bei der letzten Mahnung, und eingereicht wird nirgends etwas.
• Keine Buchhaltung. Weder doppelte Buchführung noch Ersatz für einen Treuhänder; Solory erzeugt die Dokumente und die Exporte, mit denen ein Treuhänder arbeitet.
• Keine unbeaufsichtigte KI. Der Assistent entwirft Positionen und schlägt eine Rechnung, eine Zahlung oder eine Statusänderung vor, plant dabei aber nur lesend, wartet auf Ihre Bestätigung und führt danach dieselben Aktionen aus wie das Formular. Jede Rechnung, die er anlegt, ist ein Entwurf, und er hat keinen Schritt, der etwas an die Kundschaft sendet.