Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortliche Person

Alex Földvári (Solory)

Adresse

Wartauweg 19, 8049 Zürich, Switzerland

E-Mail

support@solory.ch

Die oben genannte Person entscheidet, warum und wie Personendaten für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke bearbeitet werden, und ist Ihre Ansprechperson für jede datenschutzrechtliche Frage oder Anfrage.

2. Unsere zwei Rollen

Wir bearbeiten Personendaten in zwei verschiedenen Rollen. Erstens sind wir Verantwortlicher für die Personendaten unserer eigenen Kontoinhaber (zum Beispiel Name, E-Mail, Login- und Abrechnungsangaben) und der Besucher unserer Website. Diese Erklärung betrifft diese Bearbeitung.

Zweitens sind Sie, wenn Sie den Dienst nutzen, um Informationen über Ihre eigenen Kunden, Kontakte, Leads und Korrespondenten zu verwalten, der Verantwortliche dieser Daten, und wir handeln nur als Ihr Auftragsbearbeiter nach Ihren Weisungen. Dieses Verhältnis wird durch unseren Auftragsbearbeitungsvertrag geregelt, nicht durch diese Erklärung. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre eigenen Kunden über Ihre Nutzung des Dienstes zu informieren und eine Rechtsgrundlage für die Bearbeitung ihrer Daten zu haben.

3. Kategorien bearbeiteter Personendaten

• Kontodaten: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), Sprach- und Oberflächeneinstellungen sowie allfällige Team- oder Mitarbeiterbeziehungen.
• Inhaltsdaten: die von Ihnen eingegebenen oder hochgeladenen Geschäftsinformationen wie Kunden, Leads, Projekte, Offerten, Rechnungen, Ausgaben, Zahlungen, Verträge, Dokumente, Kalendereinträge und E-Mails, die Sie über den Dienst senden oder empfangen. Diese können Personendaten Dritter enthalten, für die Sie der Verantwortliche sind (siehe Ziffer 2).
• Abrechnungsdaten: Ihr gewählter Plan, Abonnementstatus und Zahlungsnachweise. Vollständige Kartennummern speichern wir nicht.
• Nutzungs- und technische Daten: Protokolldaten wie IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Zeitstempel sowie Sicherheits- und Auditereignisse, die bei der Nutzung des Dienstes entstehen.
• Support- und Kommunikationsdaten: der Inhalt der Nachrichten, die Sie uns senden, und unserer Antworten.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten zu den folgenden Zwecken. Nach der DSGVO, soweit anwendbar, sind die entsprechenden Rechtsgrundlagen in Klammern angegeben.

• Zur Bereitstellung, zum Betrieb und zur Wartung Ihres Kontos und des Dienstes einschliesslich seiner Kernfunktionen (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Zur Abwicklung von Abrechnung, Abonnements und der Free-/Pro-Pläne (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Zur Sicherheit des Dienstes, zur Verhinderung von Missbrauch und Betrug sowie zur Führung von Auditprotokollen (berechtigte Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; nach dem revDSG unser überwiegendes Interesse an einem sicheren Dienst).
• Zur Unterstützung und Beantwortung Ihrer Anfragen (Vertragserfüllung und berechtigte Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
• Zur Verbesserung und Weiterentwicklung des Dienstes, wo möglich in aggregierter oder minimierter Form (berechtigte Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Zum Versand notwendiger Dienstmitteilungen wie Sicherheits-, Abrechnungs- oder wichtiger Kontohinweise (Vertragserfüllung und berechtigte Interessen). Optionale Mitteilungen wie ein Newsletter werden nur mit Ihrer Einwilligung versendet (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.
• Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, einschliesslich buchhalterischer und aufbewahrungsrechtlicher Pflichten nach Schweizer Recht (rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Nach dem revDSG ist die Bearbeitung durch eine private Person rechtmässig, wenn sie die Persönlichkeit der betroffenen Person nicht widerrechtlich verletzt; wir stützen die oben beschriebene Bearbeitung auf die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen, Ihre Einwilligung, wo erforderlich, das anwendbare Recht und unsere berechtigten Interessen.

5. KI-Funktionen

Einige Funktionen nutzen einen KI-Anbieter eines Dritten (OpenAI), um Text zu entwerfen, Ihre Daten zusammenzufassen oder Dokumente zu lesen, die Sie diesen Funktionen übergeben. Es werden nur die für die von Ihnen aufgerufene Aufgabe erforderlichen Inhalte über eine verschlüsselte Verbindung übermittelt. Unser KI-Anbieter bearbeitet diese Daten in unserem Auftrag, um ein Ergebnis zurückzuliefern, und verwendet nach unserer Vereinbarung über die API übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle. KI-Ausgaben können fehlerhaft sein und werden Ihnen stets als Entwurf zur Prüfung angezeigt, bevor Sie sich darauf verlassen.

6. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden ausschliesslich zwingend erforderliche Erstanbieter-Cookies und ähnlichen Speicher. Konkret: ein Sitzungscookie, das Sie angemeldet hält, ein Cookie, das Ihre gewählte Sprache speichert, und ein Cookie, das Oberflächeneinstellungen wie den eingeklappten Zustand der Seitenleiste merkt. Ihre Themenwahl wird lokal in Ihrem Browser gespeichert.

Wir verwenden keine Werbe-Cookies, keine seitenübergreifenden Tracker und keine Analysewerkzeuge Dritter, die Sie profilieren. Da wir nur zwingend erforderliche Cookies setzen, ist hierfür kein Einwilligungsbanner erforderlich. Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit löschen; bei erneuter Anmeldung wird jedoch das für die Nutzung des Dienstes erforderliche Sitzungscookie erneut gesetzt.

7. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir verkaufen Ihre Personendaten nicht. Wir geben sie nur an die Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb des Dienstes unterstützen, jeweils vertraglich zur Auftragsbearbeitung verpflichtet und nur berechtigt, die Daten zur Erbringung ihrer Leistung für uns zu verwenden. Unsere derzeitigen Auftragsbearbeiter sind:

Wir können Personendaten zudem offenlegen, wo das Gesetz es verlangt, zur Durchsetzung unserer Bedingungen oder zum Schutz unserer Rechte, Sicherheit oder unseres Eigentums beziehungsweise derjenigen Dritter. Eine aktuelle Liste der Auftragsbearbeiter wird in unserem Auftragsbearbeitungsvertrag geführt.

8. Speicherort und Übermittlung ins Ausland

Ihre Konto- und Inhaltsdaten liegen in einer in der Schweiz gehosteten Datenbank, in der Region Zürich (eu-central-2), die von unserem Infrastrukturanbieter betrieben wird. Einige unserer Auftragsbearbeiter bearbeiten begrenzte Daten ausserhalb der Schweiz, in der Europäischen Union oder in den Vereinigten Staaten, wie in der obigen Tabelle dargestellt (zum Beispiel E-Mail-Zustellung und die KI-Funktionen).

Soweit Personendaten ins Ausland übermittelt werden, stützen wir uns auf angemessene Garantien: Übermittlungen in Länder, die vom Schweizer Bundesrat und von der EU als angemessen anerkannt sind, sowie für andere Länder wie die USA die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zusammen mit dem vom EDÖB anerkannten Schweizer Zusatz und zusätzlichen technischen Massnahmen wie der Verschlüsselung während der Übertragung.

9. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Konto- und Inhaltsdaten werden aufbewahrt, solange Ihr Konto besteht. Wenn Sie Ihr Konto schliessen, beginnen wir den in Ziffer 10 beschriebenen Löschprozess.

Bestimmte Daten werden länger aufbewahrt, wo das Gesetz es verlangt, insbesondere Unterlagen zur Erfüllung buchhalterischer und aufbewahrungsrechtlicher Pflichten nach dem Schweizer Obligationenrecht (in der Regel bis zu zehn Jahre). Sicherheits- und Auditprotokolle werden für einen ihrem Zweck angemessenen begrenzten Zeitraum aufbewahrt, und Backups werden regelmässig rotiert und überschrieben.

10. Ihre Rechte und deren Ausübung

Nach Massgabe des revDSG und der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre Personendaten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Herausgabe Ihrer Daten in einem übertragbaren Format, auf Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen oder deren Einschränkung sowie, wo die Bearbeitung auf Einwilligung beruht, auf jederzeitigen Widerruf dieser Einwilligung ohne Auswirkung auf die bisherige Bearbeitung.

Die wichtigsten dieser Rechte können Sie selbst direkt in der App ausüben, ohne uns zu kontaktieren:

• Auskunft und Datenübertragbarkeit: Unter Einstellungen > Datenschutz können Sie eine vollständige Kopie Ihrer Daten als ZIP-Archiv mit einer strukturierten JSON-Datei exportieren, bereitgestellt im Rahmen Ihres Auskunfts- und Datenübertragbarkeitsrechts.
• Löschung: Unter Einstellungen > Datenschutz können Sie die Kontolöschung beantragen. Die Löschung startet eine 30-tägige Frist, während der Sie abbrechen können; danach werden Ihr Konto und Ihre Personendaten gelöscht oder unwiderruflich anonymisiert. Die Löschung kann pausiert werden, solange Sie unbezahlte Rechnungen haben, die aus gesetzlichen Aufbewahrungsgründen aufzubewahren sind.
• Berichtigung: Die meisten Ihrer Daten können Sie jederzeit direkt in der App bearbeiten und korrigieren.

Für jede andere Anfrage oder wenn Sie Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns unter support@solory.ch. Vor der Bearbeitung müssen wir möglicherweise Ihre Identität überprüfen. Sie haben zudem das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde zu erheben: in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, Bern); in der EU bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde.

11. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören die Isolierung auf Datenbankzeilenebene, sodass jedes Konto nur auf seine eigenen Daten zugreifen kann, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung der Daten während der Übertragung, privater Dateispeicher mit kurzlebigen Zugriffslinks, Zugriffskontrollen nach dem Prinzip der geringsten Rechte sowie Auditprotokollierung. Kein System kann als vollständig sicher garantiert werden, daher können wir keine absolute Sicherheit versprechen, arbeiten jedoch laufend am Schutz Ihrer Daten.

12. Kinder

Der Dienst ist für die geschäftliche Nutzung durch Erwachsene bestimmt und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine Personendaten von Kindern.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen des Dienstes oder gesetzlicher Anforderungen abzubilden. Wir veröffentlichen die aktualisierte Fassung mit einem neuen Datum und unternehmen bei wesentlichen Änderungen angemessene Schritte, um Sie zu benachrichtigen. Bitte prüfen Sie sie von Zeit zu Zeit.

14. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zum Umgang mit Ihren Personendaten wenden Sie sich an Alex Földvári unter support@solory.ch oder per Post an Wartauweg 19, 8049 Zürich, Switzerland.