Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Persona responsabile

Alex Földvári (Solory)

Indirizzo

Wartauweg 19, 8049 Zürich, Switzerland

E-mail

support@solory.ch

La persona sopra indicata decide perché e come i dati personali sono trattati per le finalità descritte nella presente informativa ed è il vostro punto di contatto per qualsiasi domanda o richiesta in materia di protezione dei dati.

2. I nostri due ruoli

Trattiamo i dati personali in due ruoli distinti. In primo luogo, siamo titolari del trattamento dei dati personali dei nostri titolari di account (ad esempio nome, e-mail, credenziali e dati di fatturazione) e dei visitatori del nostro sito. La presente informativa riguarda tale trattamento.

In secondo luogo, quando utilizzate il Servizio per gestire informazioni sui vostri clienti, contatti, potenziali clienti e corrispondenti, voi siete il titolare di tali dati e noi agiamo unicamente come vostro responsabile del trattamento, secondo le vostre istruzioni. Tale rapporto è disciplinato dal nostro contratto di trattamento dei dati e non dalla presente informativa. Spetta a voi informare i vostri clienti del vostro utilizzo del Servizio e disporre di una base giuridica per trattare i loro dati.

3. Categorie di dati personali trattati

• Dati dell'account: il vostro nome, l'indirizzo e-mail, la password (memorizzata solo come hash sicuro), le preferenze di lingua e interfaccia e le eventuali relazioni di team o di collaborazione.
• Dati di contenuto: le informazioni aziendali che inserite o caricate, quali clienti, potenziali clienti, progetti, preventivi, fatture, spese, pagamenti, contratti, documenti, voci di calendario ed e-mail inviate o ricevute tramite il Servizio. Possono contenere dati personali di terzi, dei quali siete il titolare (si veda la sezione 2).
• Dati di fatturazione: il piano scelto, lo stato dell'abbonamento e i giustificativi di pagamento. Non memorizziamo i numeri di carta completi.
• Dati d'uso e tecnici: dati di registro quali indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e sul browser, marche temporali ed eventi di sicurezza e di audit generati durante l'uso del Servizio.
• Dati di assistenza e comunicazione: il contenuto dei messaggi che ci inviate e delle nostre risposte.

4. Finalità e basi giuridiche

Trattiamo i dati personali per le finalità seguenti. Ai sensi del GDPR, ove applicabile, le corrispondenti basi giuridiche sono indicate tra parentesi.

• Per fornire, gestire e mantenere il vostro account e il Servizio, comprese le sue funzionalità essenziali (esecuzione di un contratto, art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Per gestire la fatturazione, gli abbonamenti e i piani Free/Pro (esecuzione di un contratto, art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Per mantenere sicuro il Servizio, prevenire abusi e frodi e tenere registri di audit (legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f GDPR; ai sensi della nLPD, il nostro interesse preponderante a un servizio sicuro).
• Per fornire assistenza e rispondere alle vostre richieste (esecuzione di un contratto e legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. b e f GDPR).
• Per migliorare e sviluppare il Servizio, utilizzando ove possibile dati in forma aggregata o minimizzata (legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
• Per inviare i messaggi di servizio necessari, quali avvisi di sicurezza, di fatturazione o comunicazioni importanti sull'account (esecuzione di un contratto e legittimo interesse). I messaggi facoltativi come una newsletter sono inviati solo con il vostro consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), che potete revocare in qualsiasi momento.
• Per adempiere a obblighi di legge, compresi i doveri contabili e di conservazione previsti dal diritto svizzero (obbligo legale, art. 6, par. 1, lett. c GDPR).

Ai sensi della nLPD, il trattamento da parte di una persona privata è lecito quando non lede illecitamente la personalità dell'interessato; fondiamo i trattamenti descritti sopra sull'esecuzione del nostro contratto con voi, sul vostro consenso ove richiesto, sul diritto applicabile e sui nostri legittimi interessi.

5. Funzionalità di IA

Alcune funzionalità si avvalgono di un fornitore terzo di intelligenza artificiale (OpenAI) per redigere testi, riassumere i vostri dati o leggere documenti che sottoponete a tali funzionalità. Viene trasmesso, tramite una connessione cifrata, solo il contenuto necessario all'attività da voi avviata. Il nostro fornitore di IA tratta tali dati per nostro conto per restituire un risultato e, in base al nostro accordo, non utilizza i dati trasmessi tramite la sua API per addestrare i propri modelli. Gli output dell'IA possono essere inesatti e vi sono sempre presentati come una bozza da verificare prima di farvi affidamento.

6. Cookie e tecnologie simili

Utilizziamo esclusivamente cookie di prima parte strettamente necessari e archiviazione analoga. In concreto: un cookie di sessione che vi mantiene autenticati, un cookie che memorizza la lingua scelta e un cookie che ricorda le preferenze di interfaccia, come lo stato compresso della barra laterale. La scelta del tema è memorizzata localmente nel vostro browser.

Non utilizziamo cookie pubblicitari, traccianti intersito né strumenti di analisi di terzi che vi profilano. Poiché impostiamo solo cookie strettamente necessari, per essi non è richiesto alcun banner di consenso. Potete cancellare i cookie nel vostro browser in qualsiasi momento; un nuovo accesso reimposterà tuttavia il cookie di sessione necessario per utilizzare il Servizio.

7. Destinatari e responsabili del trattamento

Non vendiamo i vostri dati personali. Li condividiamo solo con i fornitori di servizi che ci aiutano a gestire il Servizio, ciascuno vincolato da un contratto di trattamento dei dati e autorizzato a utilizzare i dati solo per fornirci la propria prestazione. I nostri attuali responsabili del trattamento sono:

Possiamo inoltre divulgare dati personali ove richiesto dalla legge, per far rispettare le nostre Condizioni o per proteggere i nostri diritti, la nostra sicurezza o i nostri beni o quelli altrui. Un elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è tenuto nel nostro contratto di trattamento dei dati.

8. Luogo di conservazione e trasferimenti internazionali

I vostri dati di account e di contenuto sono conservati in una banca dati ospitata in Svizzera, nella regione di Zurigo (eu-central-2) gestita dal nostro fornitore di infrastruttura. Alcuni dei nostri responsabili del trattamento trattano dati limitati al di fuori della Svizzera, nell'Unione europea o negli Stati Uniti, come indicato nella tabella sopra (ad esempio la consegna delle e-mail e le funzionalità di IA).

Quando i dati personali sono trasferiti all'estero, ci basiamo su garanzie adeguate: trasferimenti verso Paesi riconosciuti dal Consiglio federale svizzero e dall'UE come dotati di protezione adeguata e, per altri Paesi come gli Stati Uniti, le clausole contrattuali tipo della Commissione europea con l'addendum svizzero riconosciuto dall'IFPDT, oltre a misure tecniche supplementari quali la cifratura durante il trasferimento.

9. Durata di conservazione

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità sopra indicate. I dati di account e di contenuto sono conservati finché il vostro account resta aperto. Quando chiudete il vostro account, avviamo il processo di cancellazione descritto alla sezione 10.

Alcuni dati sono conservati più a lungo ove richiesto dalla legge, in particolare i documenti necessari ad adempiere agli obblighi contabili e di conservazione previsti dal Codice svizzero delle obbligazioni (di norma fino a dieci anni). I registri di sicurezza e di audit sono conservati per un periodo limitato adeguato alla loro finalità e i backup sono rinnovati e sovrascritti a cicli regolari.

10. I vostri diritti e come esercitarli

Fatte salve le condizioni della nLPD e del GDPR, avete il diritto di accedere ai vostri dati personali, di far rettificare dati inesatti, di ottenere la cancellazione dei dati, di ricevere i vostri dati in un formato portabile, di opporvi a determinati trattamenti o di chiederne la limitazione e, quando il trattamento si basa sul consenso, di revocare tale consenso in qualsiasi momento senza pregiudizio dei trattamenti già effettuati.

Potete esercitare da soli i più importanti di questi diritti, direttamente nell'applicazione, senza contattarci:

• Accesso e portabilità: da Impostazioni > Privacy potete esportare una copia completa dei vostri dati come archivio ZIP contenente un file JSON strutturato, fornito in virtù del vostro diritto di accesso e di portabilità.
• Cancellazione: da Impostazioni > Privacy potete richiedere la cancellazione dell'account. La cancellazione avvia un periodo di grazia di 30 giorni durante il quale potete annullare, trascorso il quale il vostro account e i vostri dati personali sono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile. La cancellazione può essere sospesa finché avete fatture non pagate che devono essere conservate per obblighi legali.
• Rettifica: potete correggere la maggior parte dei vostri dati in qualsiasi momento modificandoli direttamente nell'applicazione.

Per qualsiasi altra richiesta o se avete bisogno di aiuto, contattateci all'indirizzo support@solory.ch. Potremmo dover verificare la vostra identità prima di agire. Avete inoltre il diritto di presentare reclamo a un'autorità di controllo: in Svizzera, l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT, Berna); nell'UE, la vostra autorità locale di protezione dei dati.

11. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da perdita, uso improprio e accesso non autorizzato. Tra queste: l'isolamento a livello di riga della banca dati, cosicché ogni account raggiunge solo i propri dati, l'autenticazione a due fattori facoltativa, la cifratura dei dati durante il trasferimento, un'archiviazione file privata con collegamenti di accesso a breve durata, controlli di accesso secondo il principio del privilegio minimo e la registrazione di audit. Nessun sistema può essere garantito completamente sicuro, pertanto non possiamo promettere una sicurezza assoluta, ma lavoriamo di continuo per proteggere i vostri dati.

12. Minori

Il Servizio è destinato all'uso professionale da parte di adulti e non è rivolto ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori.

13. Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare la presente informativa per riflettere modifiche del Servizio o dei requisiti di legge. Pubblicheremo la versione aggiornata con una nuova data e, per le modifiche sostanziali, adotteremo misure ragionevoli per informarvi. Vi invitiamo a consultarla di tanto in tanto.

14. Contatto

Per qualsiasi domanda sulla presente informativa o sul trattamento dei vostri dati personali, contattate Alex Földvári all'indirizzo support@solory.ch o per posta a Wartauweg 19, 8049 Zürich, Switzerland.