Sedute, pacchetti e fatturazione per i coach svizzeri

La scheda cliente contiene la persona o l'azienda, i recapiti, una tariffa oraria predefinita, una lingua preferita per i documenti e un campo di note interne fino a 5'000 caratteri. Il lavoro fa capo a un progetto, e un progetto è a ore, con una tariffa, oppure a prezzo fisso, con un budget facoltativo in ore e in denaro. Tutto il resto di questa pagina poggia su queste due schede.

Il pacchetto è il caso del prezzo fisso. Fissi il prezzo, fissi un budget in ore, annoti le sedute su quel progetto, e la pagina del progetto mostra le ore totali, quelle fatturabili e quelle non ancora fatturate, la tariffa effettiva e una barra del budget consumato. Quello che non fa è scalare dei crediti: non esiste un portafoglio di sedute e niente impedisce una decima seduta su un pacchetto da nove. È la barra del budget a dirLe a che punto è.

• Una tariffa oraria per ogni cliente, e una lingua dei documenti per ogni cliente, così la fattura di uno esce in francese e quella del successivo in tedesco
• Un cronometro che all'arresto arrotonda al quarto d'ora più vicino, oppure l'inserimento a mano da 0,1 a 24 ore
• Le ore non fatturabili restano nei rapporti e non arrivano mai su una fattura, così la preparazione e i viaggi restano visibili senza essere addebitati
• Le ore non ancora fatturate portano una cifra propria: quanto valgono alle tariffe del progetto

1. 1

   La scrive una volta sola

   Costruisca la fattura che invierebbe ogni mese: le righe, l'unità, il prezzo, le condizioni di pagamento, il conto bancario su cui deve essere pagata e se allegare la QR-fattura. La salvi come modello ricorrente con intervallo settimanale, mensile, trimestrale o annuale.

2. 2

   Genera una bozza

   A ogni scadenza compare una nuova bozza per quel cliente. La data della prestazione, il conto bancario scelto e l'indicazione della QR-fattura passano nel documento, e il termine di pagamento segue le condizioni del modello invece di quelle predefinite dell'account.

3. 3

   Il testo si muove con il periodo

   Il testo della fattura può contenere delle variabili. Scriva una volta sola "Coaching {{month}} {{year}}" e ogni fattura stampa il proprio mese, perché le variabili si risolvono sulla data di emissione di quella fattura. Un recupero che produce tre mesi arretrati scrive tre nomi di mese diversi.

4. 4

   La controlla, oppure la lascia andare

   Una fattura generata resta una bozza, a meno che il modello non preveda l'invio. Con l'invio attivo, ognuna parte per email al cliente con il PDF allegato, nella lingua che ha scelto, e fra le opzioni c'è anche la lingua del cliente stesso.

Il pacchetto pagato a rate è un meccanismo a sé e si trova nel piano Business. Una fattura si suddivide in un numero di rate mensili programmate compreso fra 2 e 24, che devono dare come somma esattamente il totale, al centesimo. Il denaro resta nel registro dei pagamenti e da lì si deduce lo stato di ogni rata, pagata o scaduta, così una fattura con un piano di rateazione non è in mora solo perché la sua scadenza originaria è passata.

Con il prodotto arrivano nove modelli di contratto predefiniti, fra i quali le condizioni B2C per i clienti privati, un mandato e un accordo per prestazioni ricorrenti. Il corpo si scrive in un editor di testo formattato che poggia sul markdown, e le posizioni con un prezzo possono stare dentro al testo del contratto come una vera tabella, così la tariffa della seduta, il prezzo del pacchetto e l'importo per una disdetta entro il termine di preavviso fanno parte del documento invece di essere un allegato che nessuno apre.

• Contratti bilingui su due colonne, con l'indicazione della lingua che prevale se le due versioni divergono
• Cronologia delle versioni: ogni testo con cui il contratto è stato salvato, in sola lettura, con autore, data e ora e un'impronta
• Gli allegati, immagini e PDF, accodati al PDF del contratto scaricato
• Nel testo del contratto si può scrivere la dichiarazione svizzera sulla soglia MWST, così compare sul PDF e sulla pagina di firma

La firma avviene su un link privato. Un codice di sei cifre arriva per email a chi firma e scade dopo dieci minuti; chi firma scrive il proprio nome completo, traccia una firma e spunta una casella di consenso. Vengono registrati il nome scritto, il tracciato, la data e l'ora, l'indirizzo IP, il dispositivo e un'impronta SHA-256 del testo esatto del contratto mostrato al momento della firma. Firmano entrambe le parti, il cliente sul link e Lei dalla pagina del contratto, e in quel momento il PDF viene archiviato byte per byte e da allora viene restituito sempre identico.

Le note su un cliente sono un campo di testo libero fino a 5'000 caratteri sulla scheda cliente. Un lead porta con sé anche una cronologia, con voci automatiche e otto tipi di evento inseriti a mano, fra i quali il primo contatto, il messaggio ricevuto, la risposta, un incontro o una telefonata e una nota semplice. Qui non esiste una cartella sanitaria strutturata, non c'è un campo per la diagnosi né un piano di trattamento. Il campo delle note va trattato per quello che è: note commerciali su una scheda commerciale.

I dati dell'account e i contenuti stanno in una banca dati ospitata in Svizzera, nella regione di Zurigo (eu-central-2), con un archivio file privato raggiungibile soltanto attraverso link firmati di breve durata. L'applicazione in sé gira a Francoforte. Le email partono tramite Mailgun e il fornitore di intelligenza artificiale è OpenAI negli Stati Uniti, indicato nel contratto di trattamento dei dati, che precisa come i dati passati dall'API non vengano usati per addestrare i modelli. "Tutto resta in Svizzera" non sarebbe una frase vera; la banca dati e i file sì.

• Autenticazione a due fattori con un'app di autenticazione, facoltativa e per ogni singolo utente; una volta registrato un fattore, l'obbligo vale nella banca dati e sull'archivio file, non soltanto sullo schermo
• Sicurezza a livello di riga, così ogni account legge soltanto le proprie righe
• Un registro di controllo che non si può modificare né cancellare, né da Lei né dal gestore
• L'accesso dell'assistenza apre un account soltanto per rispondere a una domanda e scrive una voce nel registro di controllo di quell'account
• Esporti tutto in un file ZIP con un documento JSON strutturato, oppure cancelli l'account con un periodo di grazia di 30 giorni

Telegram e Discord sono facoltativi e restano spenti finché non li attiva, e l'informativa sulla privacy è netta al riguardo: sono piattaforme di consumo non vincolate da un contratto di trattamento dei dati, sulle quali non è consigliabile inoltrare dati dei clienti. Anche la cancellazione ha dei limiti, dichiarati prima che Lei ci faccia affidamento: i documenti contabili si conservano per dieci anni dalla fine dell'esercizio secondo l'art. 958f CO, e un contratto firmato resta insieme alle prove della sua firma.

Il PDF di una fattura può portare la QR-fattura svizzera ufficiale (QR-Rechnung) come pagina a sé, pagabile con TWINT e con qualsiasi app bancaria svizzera. Porta sempre un riferimento strutturato, cioè un riferimento QRR su un QR-IBAN oppure un riferimento creditore ISO 11649 su un IBAN normale, così l'app di chi paga compila da sola il proprio campo di riferimento e il pagamento si può ricondurre alla fattura che lo ha generato. La parte di pagamento viene stampata in tedesco, francese, italiano o inglese, le quattro lingue della QR-fattura. Servono un IBAN svizzero o del Liechtenstein valido, un indirizzo postale completo e un importo in CHF o in EUR; se manca qualcosa, l'applicazione indica il campo mancante prima che Lei scarichi alcunché.

Quando registra un pagamento, il campo è già compilato con quanto è ancora aperto, non con il totale. L'importo pagato della fattura, il suo stato e la data del pagamento si deducono dal registro dei pagamenti, così il documento e le sue ricevute non possono divergere. Nel piano Business si può invece importare un file camt.053 o camt.054 esportato dalla Sua banca: viene contabilizzato in automatico soltanto un accredito con corrispondenza esatta sul riferimento strutturato, mentre un importo che semplicemente coincide compare come proposta da confermare.

I solleciti di pagamento diretti al cliente sono una funzione di Professional e Business e sono spenti di serie. Ogni tipo ha tre modalità: spento, con approvazione, dove ogni lettera viene preparata e aspetta sotto "In attesa di approvazione" finché non la libera Lei, oppure automatico. Imposta il primo sollecito N giorni dopo la scadenza, poi ogni M giorni, fino a un massimo. Viene richiesto soltanto quello che è ancora aperto, e una fattura con un piano di rateazione la gestisce il solo sollecito sulle rate, così nessuno viene sollecitato due volte per lo stesso denaro.

Un evento inserito a mano porta un titolo, una descrizione, l'indicazione di giornata intera, l'inizio, la fine, il luogo, uno di sei colori e un collegamento facoltativo a un cliente. Sta sulla stessa griglia di tredici tipi di voce con una data: le fatture in scadenza e quelle emesse, i termini dei compiti, l'inizio e il termine dei progetti, la scadenza di contratti e preventivi, gli incontri e i ricontatti con i lead e le date delle dichiarazioni svizzere.

Ogni evento accetta fino a dodici promemoria, con un anticipo predefinito oppure personalizzato in minuti, ore o giorni, nessuno oltre i trenta giorni, e con il testo modificabile per ogni singolo evento. Arrivano nell'applicazione e, quando sono collegati, su Discord e Telegram. Non per SMS e non come telefonata.

Google Calendar si collega in una sola direzione e in sola lettura: gli eventi che sincronizza vengono letti, e in Google non viene mai creato né modificato nulla. La sincronizzazione prende i sette giorni successivi, e una pagina Incontri elenca le videochiamate Google Meet dei prossimi quattordici con un pulsante per entrare. I clienti non prenotano da soli: il portale clienti è un link privato in sola lettura alle loro fatture, ai loro preventivi e ai loro documenti, senza messaggistica, senza caricamenti e senza pagamento.

• Nessun saldo di sedute a credito. Un pacchetto è un prezzo fisso con un budget in ore, non un portafoglio che si scala.
• Nessuna pagina di prenotazione. Un cliente non può scegliere un orario, e il portale è in sola lettura.
• Nessun pagamento con carta sulla fattura. Per il Suo cliente non esiste un link per pagare subito.
• Nessuna cartella clinica. Nessuna diagnosi, nessun piano di trattamento, nessun dato sanitario strutturato.
• Nessuna sincronizzazione del calendario nei due sensi, nessun Zoom, nessun Teams. Gli incontri sono link di Google Meet presi da Google Calendar.
• Nessuno spostamento con il trascinamento. Gli eventi si modificano da un modulo.
• Nessuna firma elettronica qualificata, e in nessun punto del prodotto consulenza legale o fiscale.
• Nessuna contabilità in partita doppia, nessun bilancio, nessun piano dei conti e nessun sostituto di un fiduciario.

La raccolta di riferimenti svizzeri dentro al prodotto copre otto ambiti, cioè IVA, contabilità e documentazione, fatturazione, forma giuridica, imposte, assicurazioni sociali, permessi e costituzione di un'attività, e ogni voce indica l'autorità che l'ha pubblicata, rimanda alla sua pagina e dichiara la data in cui è stata consultata. Il segreto professionale, e i doveri che accompagnano il trattamento di dati sanitari, non rientrano in quegli otto ambiti. Niente nel prodotto è consulenza legale; quelle domande vanno alla Sua associazione professionale e al Suo avvocato.

Vale la pena dire chiaramente anche che cosa fa l'assistente. Redige e propone: trasforma una frase in un piano che Lei legge su una schermata di conferma, e finché non preme Esegui non viene creato nulla. Non può inviare un'email a un cliente, non può cancellare niente e non calcola mai una cifra: ogni importo nel prodotto è calcolato dal codice. L'intelligenza artificiale è contata per postazione e per mese di calendario, e si ferma quando l'assegnazione è esaurita.

I preventivi e la QR-fattura svizzera ci sono in tutti i piani, compreso quello gratuito, e nessun piano limita il numero di fatture, progetti, sedute o eventi del calendario che conserva. Quello che i piani razionano sono i clienti attivi, le postazioni, lo spazio di archiviazione e l'intelligenza artificiale. Due cose che uno studio di coaching di solito vuole stanno più in alto: i contratti e i solleciti diretti al cliente partono da Professional, mentre i piani di rateazione e l'importazione bancaria sono solo in Business.

Le postazioni comprendono il titolare, quindi Free e Starter sono account per una sola persona, Professional aggiunge un collaboratore e Business quattro. Le azioni di intelligenza artificiale si contano per postazione e per mese di calendario, cioè 25 in Free, 300 in Starter, 1'000 in Professional e 3'000 in Business, e ogni richiesta generativa e ogni scansione di una ricevuta ne vale una. I prezzi sono per account e per mese in franchi svizzeri, indicati senza IVA svizzera: il gestore è sotto la soglia di assoggettamento e non è registrato ai fini MWST, quindi nessuna MWST viene addebitata né esposta su una ricevuta.