Fatturazione costruita attorno alla QR-fattura svizzera

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   Scelga il cliente

   Dal cliente arrivano l'indirizzo stampato, la lingua predefinita del documento e i numeri IVA che vi compaiono. Un indirizzo strutturato completo riempie anche il blocco del debitore nella QR-fattura.

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   Aggiunga le posizioni

   Descrizione, quantità, unità (ora, pezzi, progetto, forfait e altre), prezzo unitario, totale di riga. Le registrazioni di tempo non ancora fatturate entrano come posizioni e vengono contrassegnate come fatturate.

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   Imposti le date

   La data di emissione è il giorno di calendario di Zurigo. La scadenza segue le Sue condizioni di pagamento, 30 giorni per impostazione predefinita, e si può modificare per singola fattura.

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   Controlli il numero

   La numerazione segue lo schema PREFIX-YYYY-0001 per ogni account. Il meccanismo di assegnazione corregge un contatore che punta sotto un numero già emesso, così un contatore riportato indietro non può generare collisioni.

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   Salvi, poi invii oppure segni come inviata

   «Segna come inviata» cambia soltanto lo stato, per una fattura che ha spedito Lei; non invia nessuna e-mail. «Salva e invia» invia davvero, con il PDF allegato.

Le formule ricorrenti non si riscrivono. Le descrizioni accettano 14 segnaposto con scostamento, così «{{month}} - {{month+1}}» stampa «settembre - ottobre», risolto sulla data di emissione della fattura stessa. La formula di partenza resta accanto alla frase stampata, così un duplicato rimane un modello.

• L'annotazione sul reverse charge per le operazioni B2B nell'UE, con richiamo all'art. 196 della direttiva 2006/112/CE del Consiglio
• L'avviso di soglia per un'impresa non ancora iscritta al registro IVA, con richiamo all'art. 10 cpv. 2 lett. a LIVA
• Un avvertimento quando l'account ha un numero IVA mentre quell'avviso è ancora attivo, oppure risulta assoggettato all'IVA senza alcun numero IVA registrato, il che porterebbe a fatturare allo 0 %
• Un totale di cortesia in HUF accanto all'importo principale, digitato a mano e non convertito

La lingua si risolve lungo una catena: l'impostazione della fattura stessa, poi la lingua preferita del cliente, poi la lingua dell'account, infine l'inglese. Il formulario indica da quale anello proviene.

Cinque lingue del documento

Inglese, tedesco, francese, italiano e ungherese. Ogni parola stampata, dalle diciture dell'indirizzo ai totali fino alle due annotazioni sull'IVA, è definita per ciascuna lingua: se manca un'etichetta la compilazione fallisce, invece di stampare l'inglese su una fattura francese.

Formule fissate nel codice

Le formule per mesi, trimestri e date sono fissate nel codice e non lette dalla piattaforma, così una fattura inviata l'anno scorso non può riformularsi da sola quando viene generata di nuovo.

Sigle dei registri non tradotte

IBAN, BIC/SWIFT, UID e MWST vengono stampati così come sono in ogni lingua. Un'impresa non deve comparire sotto due identificativi diversi a seconda del documento.

Quattro lingue della QR-fattura

La sezione di pagamento esiste in tedesco, francese, italiano e inglese: una fattura in ungherese riceve quindi, per scelta, una sezione di pagamento in inglese. I preventivi sono localizzati allo stesso modo, senza possibilità di forzatura per singolo documento.

• L'anteprima in tempo reale genera il PDF reale, pagina per pagina, dal formulario non salvato
• La pagina della fattura incorpora il file reale, non una sua riproduzione
• Tre modelli, classico, moderno e minimale, più un colore d'accento e un logo
• Un unico controllo di attualità osserva la fattura, il cliente, le impostazioni e i conti bancari, perché il documento li stampa tutti e quattro
• Se la lettura delle posizioni fallisce, la generazione viene rifiutata invece di stampare una fattura senza posizioni

La QR-fattura svizzera viene aggiunta come pagina a sé, 210 × 105 mm, con sezione di pagamento e ricevuta, pagabile con TWINT e con ogni app bancaria svizzera. È sempre presente un riferimento strutturato: un QRR ricavato dal numero della fattura su un QR-IBAN, oppure un Creditor Reference ISO 11649 (SCOR) su un IBAN ordinario, dove un QRR non sarebbe lecito.

Servono la QR-fattura attivata, un IBAN svizzero o del Liechtenstein valido, un indirizzo postale completo, il nome del titolare del conto, la valuta CHF o EUR e un importo entro i limiti. Altrimenti il PDF viene comunque prodotto senza sezione di pagamento e l'applicazione elenca ogni campo mancante. Le note di credito non ne portano mai una.

L'invio ha una scheda di anteprima che mostra l'e-mail reale, con l'importo, la scadenza, il PDF e la Sua firma, nella lingua della fattura. Prima di allegare il file, il percorso d'invio torna a porre la stessa domanda sull'attualità, così nessuno riceve la QR-fattura di ieri accanto a un testo che cita il totale di oggi.

Un pagamento porta un importo, una data, un metodo (bonifico bancario, PayPal, contanti o altro) e un riferimento. Importo incassato, stato e data di pagamento vengono ricalcolati da quel registro in centesimi interi, così una fattura non può contraddire le proprie ricevute. «Segna come pagata» chiede una data contabile esplicita sul giorno di calendario di Zurigo, così un incasso di dicembre resta contabilizzato in dicembre.

Con il piano Business un file camt.053 o camt.054 viene mostrato in anteprima prima che venga scritto qualcosa, e l'abbinamento automatico avviene solo su un riferimento QRR o SCOR esatto. Un abbinamento basato sul solo importo attende il Suo intervento.

I solleciti indirizzati al cliente sono una funzione dei piani Professional e Business, disattivata per impostazione predefinita su ogni account e per entrambi i tipi di sollecito.

Disattivato

Non viene inviato nulla. È il punto di partenza di ogni account.

Con approvazione

Ogni sollecito resta in attesa del Suo rilascio e viene scartato invece di essere inviato se nel frattempo la fattura è stata saldata, annullata o pagata in parte.

Automatico

Inviato secondo il Suo calendario: il primo a 7 giorni di ritardo, poi ogni 7 giorni, fino a 3 volte. Viene richiesto solo quanto è ancora aperto.

Con il piano Business una fattura si divide in un numero di rate mensili programmate compreso tra 2 e 24. Il denaro resta nel registro dei pagamenti e lo stato di ogni rata deriva da una cascata che parte dalle rate più vecchie. Le rate devono sommarsi esattamente al totale, al centesimo, e una data d'inizio a fine mese viene riportata all'ultimo giorno del mese: il 31 gennaio più un mese diventa il 28 o il 29 febbraio.

• Una fattura con un piano rateale non è in mora solo perché la scadenza originaria è passata. La mora inizia dalla prima rata scaduta e non coperta, e gli interessi possono decorrere soltanto sulle rate scadute
• Il controllo giornaliero funziona nelle due direzioni: una fattura che non è più in mora torna allo stato «inviata»
• Riceve un avviso una sola volta per ogni rata scaduta, per e-mail e nell'applicazione, nella Sua lingua
• La rimozione di un piano conserva ogni pagamento registrato. Non è un annullamento

Un modello ricorrente genera una nuova bozza ogni settimana, mese, trimestre o anno. Un indice univoco su modello di origine e occorrenza rifiuta una seconda riga per lo stesso periodo, così né un nuovo tentativo né un recupero degli arretrati possono fatturare due volte. La consegna è facoltativa: se il modello la attiva, ogni fattura viene inviata per e-mail con il suo PDF, e quel passaggio viene verificato sul registro delle e-mail e non su un indicatore di stato.

Ritorno alla bozza

Ammesso dagli stati inviata, scaduta e pagata, e rifiutato quando esistono pagamenti reali, perché il denaro resterebbe orfano. Il rifiuto rimanda alla nota di credito.

Nota di credito (Gutschrift)

Una fattura a sé che rimanda a quella d'origine, con ogni importo e ogni riga invertiti di segno, datata sul giorno di calendario svizzero. L'annullamento di una fattura su cui è già stato incassato denaro viene rifiutato, e il messaggio indica questa come la via d'uscita.

Sigillatura

Si attiva per singola fattura ed è definitiva. Vengono memorizzati un SHA-256 del contenuto e un SHA-256 dei byte del PDF archiviato, e i trigger della banca dati rendono poi la fattura immutabile. Si muove ancora soltanto lo stato di pagamento. Nulla viene sigillato automaticamente a scadenza.

Blocchi di periodo

Chiuda un periodo e un documento con data al suo interno non può più essere creato, modificato, cancellato, annullato, segnato come pagato né ricevere pagamenti. L'applicazione reale sta nei trigger, e in caso di dubbio la protezione nega l'operazione.

I clienti leggono i propri documenti attraverso un link di sola lettura. Le bozze non sono mai scaricabili, l'elenco degli stati ammessi nega in caso di dubbio, e la regola è applicata dal percorso che consegna il file, non solo dalla pagina che stampa il link.

• Nessun pulsante di pagamento immediato. Per il cliente non c'è alcun link di pagamento con carta sulla fattura: l'istruzione di pagamento è la QR-fattura.
• Nessun eBill. La rete svizzera eBill qui non è un canale di consegna.
• Nessun open banking. I dati bancari arrivano come file camt.053 o camt.054 importato da Lei, non attraverso un collegamento diretto.
• Nessun cambio valuta. Nulla viene convertito, solo CHF ed EUR possono portare una QR-fattura, e il totale di cortesia in HUF lo digita Lei.
• Nessun editor dei modelli. Tre modelli fissi, un colore d'accento e un logo, non un editor di impaginazione con il trascinamento.
• Nessun recupero crediti. La scala termina con una diffida finale, e non viene depositato nulla presso nessuno.
• Nessuna contabilità. Non è contabilità in partita doppia e non sostituisce un fiduciario: produce i documenti e le esportazioni su cui un fiduciario lavora.
• Nessuna IA senza supervisione. L'assistente redige le posizioni e propone una fattura, un pagamento o un cambio di stato, ma pianifica in sola lettura, attende la Sua conferma e poi esegue le stesse azioni che esegue il formulario. Ogni fattura che crea è una bozza e non ha alcun passaggio che invii qualcosa a un cliente.