Preventivi, QR-fatture e scadenze per l'artigianato svizzero

Un preventivo scritto in piedi nella cantina di qualcuno è di solito un preventivo scritto male. Qui il preventivo nasce da posizioni con un prezzo, cioè descrizione, quantità, unità e prezzo unitario, con un'anteprima dal vivo accanto al modulo che mostra il PDF che il cliente riceverà davvero, pagina per pagina. Quello che invia è quello che ha guardato.

Il documento parla la lingua del cliente, non la Sua. Segue la lingua preferita del cliente e poi quella dell'account, così il cliente nella Romandia riceve un foglio in francese e quello di Lugano uno in italiano, senza un secondo documento da tenere allineato. Cinque lingue per i documenti: inglese, tedesco, francese, italiano e ungherese.

• Le righe portano un'unità, cioè ore, pezzi, articolo, servizio o forfait, una quantità e un prezzo unitario, così una giornata di manodopera e una scatola di raccordi stanno sullo stesso foglio senza far finta di essere la stessa cosa.
• Una frequenza per riga tiene insieme un contratto di manutenzione preventivato accanto a un intervento una tantum: un subtotale per ogni frequenza e, di proposito, nessun totale complessivo fra loro, perché sommare un importo mensile a un importo unico produce un numero che non è vero.
• Una nota facoltativa, con la citazione legale corretta in ogni lingua, per un'attività al di sotto della soglia di assoggettamento all'IVA di CHF 100'000.
• La conversione di un preventivo in fattura ricostruisce ogni importo dalle posizioni, così la somma della colonna stampata corrisponde al totale stampato. La scadenza è la data di emissione più 14 giorni, e una seconda conversione viene rifiutata.
• Un lavoro firmato può partire da un contratto: nove modelli predefiniti, fra i quali il contratto d'appalto (Werkvertrag), in cinque lingue, dal piano Professional in su.

Una buona parte delle fatture di un artigiano esce ancora in una busta, perché è così che il cliente paga. Per questo la QR-fattura svizzera viene allegata come pagina a sé di 210 × 105 mm invece di essere compressa nell'impaginazione: la stampi e la parte di pagamento con la sua ricevuta si staccano in un pezzo solo, la mandi per email e lo stesso file porta lo stesso codice, pagabile con TWINT e con ogni app bancaria svizzera.

• Un riferimento strutturato è sempre allegato: un riferimento QRR su un QR-IBAN, un Creditor Reference ISO 11649 (SCOR) su un IBAN ordinario, dove un QRR non sarebbe lecito, così il pagamento torna riconciliabile.
• Il numero della fattura viaggia anche nel campo messaggio della QR-fattura, che è il campo che arriva sul Suo estratto conto.
• La parte di pagamento viene stampata in tedesco, francese, italiano o inglese, seguendo la lingua del documento.
• Si possono tenere più conti bancari, e ogni fattura ne indica uno. Un titolare del conto diverso viene nominato sulla fattura, invece di essere sostituito in silenzio dal Suo nome.
• Segna come inviata non spedisce nulla. Esiste per la fattura che ha spedito per posta, stampato o consegnato a mano: sposta lo stato e non invia nessuna email.

Una cucina montata in marzo e pagata in tre volte è il caso normale, non l'eccezione. Registri ogni pagamento con la sua data, il mezzo di pagamento e il riferimento: l'importo pagato, lo stato e la data di saldo vengono ricalcolati da quelle righe in centesimi interi, così una fattura non può mai contraddire le proprie ricevute. La finestra di registrazione del pagamento propone già l'importo ancora dovuto, non il totale intero.

Un accordo di rateazione scritto è un'altra cosa, e viene trattato come tale. Una fattura con un piano non è in mora solo perché la scadenza originaria è passata: la mora comincia dalla prima rata scaduta e non coperta, e l'interesse moratorio può correre soltanto sulle rate scadute, perché un accordo di rateazione non prevede la decadenza anticipata di tutto il residuo.

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   La fotografi dal fornitore

   L'acquisizione delle ricevute dal telefono mette la foto in coda in una casella di uscita persistente. Senza connessione attende e la carica appena Lei torna online. Se la coda alla fine rinuncia, lo dice chiaramente e Le chiede di allegare di nuovo la foto: non viene mai perduta in silenzio.

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   Lasci che la scansione compili il modulo

   L'OCR delle ricevute legge il fornitore, la data, il totale, la valuta e la ripartizione dell'IVA e compila il modulo della spesa perché Lei lo controlli. Se le cifre sulla ricevuta non tornano, lo dice invece di salvarle. Ogni scansione conta come un'azione AI sul contingente mensile.

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   Confermi la categoria e il cantiere

   La categoria proposta arriva con un indice di attendibilità e con un'etichetta che dice se viene dalle Sue spese passate oppure da parole chiave, e viene applicata solo quando preme Applica. Quattordici categorie sono incluse nel prodotto, e una spesa può essere collegata al progetto a cui appartiene.

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   Lasci che i costi fissi si registrino da soli

   L'assicurazione del furgone, la bolletta del telefono, il box del deposito: una spesa ricorrente viene registrata davvero, con cadenza settimanale, mensile, trimestrale o annuale, con il recupero delle esecuzioni mancate, esattamente una volta per data, e mai in un periodo contabile chiuso.

Le spese vengono registrate soltanto in franchi svizzeri, e il motivo viene detto invece di essere nascosto: il prodotto non tiene nessun corso di cambio e non se ne inventa uno. Converta al corso del giorno di pagamento, inserisca l'importo in franchi, annoti l'importo originale nella descrizione e conservi la ricevuta come prova di entrambi.

Nel piano Business c'è un registro dei beni ammortizzabili con ammortamento lineare e degressivo, i due metodi che la prassi svizzera accetta, e un registro dei chilometri aziendali a CHF 0.70 per chilometro per impostazione predefinita, configurabile, con la deduzione dichiarata come stima e una riga sullo schermo che Le dice di confermare l'aliquota applicabile con la Sua autorità fiscale.

Il cronometro parte, si mette in pausa e si ferma su un progetto, mostra il risultato arrotondato prima di salvarlo e arrotonda al quarto d'ora più vicino. All'avvio si può prendere un riferimento di posizione, un solo rilevamento in primo piano, disattivato per impostazione predefinita e mostrato con la sua precisione in metri, che aiuta quando sei settimane dopo occorre distinguere tre cantieri nella stessa via.

Selezioni le registrazioni non ancora fatturate e generi la fattura da quelle. Le registrazioni vengono raggruppate per progetto, la quantità è la somma delle ore, il prezzo unitario è la tariffa del progetto e la descrizione porta il nome del progetto e l'intervallo di date. Una selezione che riguarda due clienti viene rifiutata prima che venga creato qualcosa, invece di essere fatturata al cliente capitato per primo.

• Un subappaltatore viene invitato per email a un unico progetto. Registra le proprie ore su quello e non fa nient'altro: non vede mai le Sue tariffe, le Sue fatture o i Suoi altri progetti, e quel confine è imposto nella banca dati, non nella schermata.
• La revoca di un subappaltatore ha effetto immediato, e le ore che ha registrato restano sul progetto.
• Una registrazione di tempo che è già su una fattura non può essere modificata.
• I progetti sono a ore o a forfait, con un budget in ore o in franchi e una barra di utilizzo, così un lavoro a forfait che si è mangiato le sue ore lo dice finché c'è ancora qualcosa da fare.

L'anno di un artigiano porta poche date, ma mancarle costa soldi veri. Stanno nel calendario come uno strato di sola lettura, fissato dall'autorità e non spostabile nell'applicazione, e un clic crea un Suo evento ordinario di preparazione, con l'anticipo di giorni che sceglie Lei, che può spostare o cancellare liberamente.

Rendiconto e pagamento IVA

Dovuti 60 giorni dopo la fine del periodo. La cadenza segue il metodo: trimestrale con il metodo effettivo, semestrale con il metodo delle aliquote saldo (Saldosteuersatz), annuale con il rendiconto annuale.

La soglia di CHF 100'000

La cifra d'affari viene sorvegliata su dodici mesi mobili e soltanto sulle fatture emesse, cioè inviate, pagate e scadute, mai le bozze, e la fascia di avviso comincia all'80% della soglia. Le fatture in valuta estera restano fuori dal conteggio invece di essere convertite a un corso che il prodotto non possiede.

La dichiarazione d'imposta cantonale

Tutti i cantoni sono coperti, e dove un cantone non pubblica nessun termine di consegna la voce lo dice invece di portarne uno inventato. Il cantone è quello impostato nelle Impostazioni, mai dedotto dal numero postale, perché in Svizzera i numeri postali non seguono i confini cantonali.

Acconti AVS

L'acconto trimestrale scade 10 giorni dopo la fine del periodo. Un calcolatore stima il contributo dell'indipendente sulla scala degressiva: un minimo del 5.371% sotto CHF 10'100, che sale fino al 10.0% pieno a CHF 60'500, con un contributo annuo minimo di CHF 530 e senza AD, perché l'indipendente non è assicurato contro la disoccupazione.

Pilastro 3a

Il termine per il versamento è il 31 dicembre. Per il 2026 il massimo deducibile è il minore fra il 20% del reddito netto da attività lucrativa e CHF 36'288 senza secondo pilastro, oppure CHF 7'258 con un secondo pilastro. La base sono i Suoi ricavi e costi registrati, e un anno in perdita viene indicato come perdita e non come uno zero.

• Non è una contabilità in partita doppia. Non c'è nessun piano dei conti, nessun libro giornale, nessun libro mastro e nessun bilancio. Produce un conto economico (Erfolgsrechnung), un rapporto fiscale ed esportazioni in CSV e JSON su cui lavorare, e non sostituisce un fiduciario.
• Non presenta nulla a nessuno. Nessun invio elettronico del rendiconto IVA, nessuna dichiarazione d'imposta inviata a un ufficio cantonale, nessuna dichiarazione AVS. Produce cifre e date: a presentarle è una persona.
• Nessuna gestione dei salari. Se assume un dipendente, qui non c'è nessun calcolo dello stipendio, nessun certificato di salario e nessuna dichiarazione salariale.
• Nessuna bacheca per la pianificazione dei cantieri. I compiti non hanno un assegnatario, non si trascina nulla lungo una bacheca a colonne, e gli eventi del calendario si modificano da un modulo invece di essere trascinati sulla griglia.
• Il materiale non passa dal magazzino alla fattura. Il registro di magazzino (piano Business) è un elenco di articoli a sede unica sopra un registro dei movimenti a sola aggiunta: gli articoli non compaiono da soli su una fattura, la giacenza non viene scalata con la vendita, e non c'è lettura di codici a barre, non ci sono ubicazioni di magazzino e non ci sono ordini di acquisto.
• Nessun collegamento bancario diretto. I pagamenti vengono abbinati da un file camt.053 o camt.054 esportato dall'e-banking, e quell'importazione è nel piano Business. Solo un accredito con riferimento strutturato esatto viene abbinato automaticamente: una corrispondenza di importo è una proposta che Lei conferma, e un importo ambiguo non produce nessuna proposta.
• Il Suo cliente non può pagare con la carta dalla fattura o dal portale, e non c'è la consegna via eBill. Il portale cliente è un link di sola lettura, senza accesso e senza pagamento.
• Offline significa foto di ricevute, e soltanto foto di ricevute. Tutto il resto ha bisogno di una connessione.
• Le autorizzazioni a esercitare non sono coperte professione per professione. Il riferimento contiene otto voci di autorizzazione, cioè installazione elettrica, esercizio alimentare e ristorazione a Zurigo, accanto a un elenco pubblicato delle domande a cui non ha potuto rispondere da una fonte ufficiale, così il silenzio non viene mai preso per un fatto.
• Nessuna conversione di valuta. Una fattura può portare un'altra valuta, le spese sono soltanto in franchi svizzeri, e nessun corso di cambio viene mai applicato.
• Non dà nessuna consulenza legale o fiscale. Ogni schermata dedicata alla conformità riporta quello che pubblica l'autorità indicata, con il link alla sua pagina e la data in cui è stata consultata.

Con l'assistente la storia è la stessa, detta senza giri di parole. Prepara bozze e proposte, mostra esattamente che cosa cambierebbe ed esegue solo dopo la Sua conferma; il piano viene rivalidato sul server e passa per le stesse azioni che usa una persona. Non può inviare a un cliente un'email, un preventivo o un sollecito, e non calcola mai una cifra: ogni numero è calcolato dall'applicazione, e il modello riformula soltanto il testo in cui le cifre sono già inserite.

• Le azioni AI sono contate per postazione e per mese civile, e una scansione di ricevuta è un'azione. Quando il contingente è esaurito, l'AI si mette in pausa fino al primo del mese successivo e ogni funzione torna al suo risultato senza AI.
• Non esiste nessuna prova gratuita attivabile in autonomia, nessun prezzo annuale e nessuno sconto annuale. Solo mensile, disdetta nell'applicazione, e le funzioni a pagamento restano fino alla fine del periodo già pagato.
• Al raggiungimento di un limite il record nuovo successivo viene rifiutato e il limite viene indicato per nome. Niente di quello che è già nell'account viene nascosto, limitato o cancellato.
• I documenti vengono conservati secondo la regola svizzera dei 10 anni dell'art. 958f CO, contati dalla fine dell'esercizio, e una fattura può essere sigillata perché i suoi importi e le sue righe non possano più essere modificati: resta modificabile soltanto il suo stato di pagamento.