Preventivi, licenze d'uso e QR-fatture per fotografi

Ogni riga di un preventivo porta con sé la propria frequenza, una tantum, mensile, trimestrale o annuale, e il foglio stampa un subtotale per ogni frequenza. Un totale complessivo fra loro volutamente non esiste, perché sommare il compenso di una giornata di matrimonio a un forfait mensile di contenuti produce un numero che non corrisponde a nulla. Il documento lo dichiara nero su bianco: le voci con frequenze diverse sono indicate separatamente e non vengono sommate.

Il PDF del preventivo è un documento vero in cinque lingue: inglese, tedesco, francese, italiano e ungherese. Un'agenzia ginevrina legge un preventivo in francese, uno studio zurighese lo legge in tedesco. La validità è ancorata al giorno di calendario svizzero ed è inclusiva, quindi un'offerta resta valida per tutto il suo ultimo giorno, da qualunque fuso orario la si legga.

• Sei stati: bozza, inviato, accettato, rifiutato, scaduto, convertito
• La conversione in fattura ricostruisce gli importi dalle singole posizioni, così la colonna stampata torna con il subtotale stampato, e una seconda conversione dello stesso preventivo viene rifiutata
• Una nota facoltativa sul documento indica che Lei si trova sotto la soglia di assoggettamento all'IVA di CHF 100'000, con la citazione legale corretta in ogni lingua (MWSTG, LTVA, LIVA)
• Un contratto può indicare il preventivo da cui è nato
• La scadenza si legge dalla data di validità: nessuna procedura automatica cambia lo stato di un preventivo, e i preventivi accettati, rifiutati e convertiti mantengono la propria etichetta
• I preventivi e la QR-fattura svizzera sono inclusi in tutti i piani, anche in quello gratuito

Il prodotto porta con sé nove modelli di contratto predefiniti e la licenza è uno di questi, accanto al contratto di servizi, al capitolato di prestazioni, al contratto d'appalto (Werkvertrag), al mandato, alle prestazioni ricorrenti, alle condizioni B2C, alla mediazione e all'accordo di riservatezza. Il titolo di ogni modello esiste in tutte e cinque le lingue, e la raccolta di clausole è scritta lingua per lingua, non tradotta dall'inglese al momento della stampa.

Le posizioni con un prezzo possono stare dentro il corpo del contratto e vengono stampate come una vera tabella, così la tariffa giornaliera, il secondo operatore, le trasferte e una licenza estesa compaiono nell'accordo stesso e non soltanto sulla fattura che segue.

Contratto bilingue

Il PDF è impaginato su due colonne nelle due lingue scelte, e Lei indica la versione che fa fede: quella che prevale se le due letture divergono.

Allegati

Immagini e PDF si allegano al contratto e vengono accodati al PDF scaricato, le immagini una per pagina e ridimensionate per adattarsi, gli allegati PDF pagina per pagina. Una lista delle riprese, un moodboard o la piantina della location viaggiano insieme all'accordo e non accanto a esso.

Cronologia delle versioni

Ogni formulazione con cui il contratto è stato salvato resta conservata in sola lettura, con autore, marca temporale e impronta, e la versione su cui è stata raccolta una firma è contrassegnata.

Firma elettronica avanzata

Il cliente firma su un link monouso dopo aver ricevuto per mail un codice a sei cifre; Lei controfirma dalla pagina del contratto, e il documento risulta firmato soltanto quando lo hanno fatto entrambi. Vengono registrati come prova il nome digitato, la firma tracciata, l'ora, l'indirizzo IP, il dispositivo e un'impronta SHA-256 del testo esatto mostrato al momento della firma.

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   Fatturi l'acconto di prenotazione come documento a sé

   Un campo acconto non esiste. L'acconto di prenotazione è una fattura come tutte le altre, emessa prima della data e con la propria QR-fattura, e il saldo è una seconda fattura dopo la consegna.

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   Oppure divida una sola fattura in rate programmate

   Una fattura si può dividere in un numero di rate mensili programmate compreso fra 2 e 24, la cui somma deve dare esattamente il totale, al centesimo. Lo stato di ogni rata, pagata o scaduta, si ricava dal registro dei pagamenti, quindi una fattura rateizzata non risulta insoluta soltanto perché la scadenza originaria è passata. I piani di rateizzazione esistono solo su Business.

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   Lasci che sia la QR-fattura a portare il riferimento

   La QR-fattura svizzera (QR-Rechnung) viene accodata come pagina propria di 210 per 105 mm, così chi paga la può staccare in modo pulito, ed è pagabile con TWINT e con tutte le app bancarie svizzere. Un riferimento strutturato è sempre presente, un riferimento QRR su un QR-IBAN e un riferimento creditore ISO 11649 su un IBAN ordinario, così il pagamento si può ricondurre alla fattura.

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   Registri quello che è arrivato

   Importo pagato, stato e data di pagamento si ricavano dal registro dei pagamenti invece di essere scritti sopra, e la finestra di registrazione del pagamento propone già l'importo ancora aperto e non il totale. Una fattura pagata in parte non viene mai sollecitata per l'intero importo.

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   Solleciti quello che non è arrivato

   I solleciti automatici verso il cliente sono una funzione di Professional e Business, disattivata di serie, con tre modalità per ogni tipo: spenta, con approvazione, dove ogni lettera resta in coda finché non la rilascia Lei, oppure automatica secondo il ritmo che sceglie Lei. Una scheda per ogni fattura mostra inoltre a che punto si trova sulla scala della mora svizzera, con un interesse moratorio predefinito del 5 per cento annuo secondo l'art. 104 CO su un anno commerciale di 360 giorni, calcolato sull'importo ancora aperto. Le spese di sollecito non sono fissate dalla legge e ogni cifra si può modificare, e la scheda lo dichiara.

A ogni cliente si può dare un link privato a una pagina in sola lettura con l'elenco delle sue fatture, dei suoi preventivi e dei documenti collegati, tutti scaricabili e presentati nella lingua del cliente. Non c'è un accesso per il cliente e non c'è una password: il link è l'accesso, di esso viene conservato soltanto un hash SHA-256, e dura 7, 30 o 90 giorni oppure non scade. Rigenerandolo, quello vecchio viene revocato.

Anche un singolo file può uscire su un link a sé, con una scadenza di 24 ore, 7 giorni o 30 giorni oppure senza scadenza, e con un limite di uno, cinque o dieci scaricamenti oppure senza limite. Quel link viene mostrato una volta sola e poi non si può più recuperare. I link attivi sono elencati con il numero di scaricamenti e si possono revocare, e un link scaduto o esaurito mostra una pagina onesta invece di un download rotto.

Le bozze non compaiono mai. Una fattura in bozza e un preventivo non inviato vengono esclusi nell'interrogazione alla banca dati e di nuovo nel codice, perché un preventivo non inviato è un prezzo che nessuno ha ricevuto.

Una spesa porta con sé categoria, data, importo, descrizione, fornitore, un collegamento facoltativo a un progetto e il file della ricevuta. Quattordici categorie sono comprese di serie, fra le quali Trasferte e Hardware e attrezzatura. Una ricevuta fotografata può essere letta in un modulo già compilato, con fornitore, data, totale, valuta e scomposizione dell'IVA, che Lei controlla prima di salvare, e se le cifre non tornano il sistema lo dichiara invece di salvarle. Una ricevuta fotografata senza copertura di rete resta in una coda persistente e viene caricata quando torna la connessione, e quella coda è l'unica funzione offline del prodotto.

Il registro dei chilometri aziendali annota data, partenza, destinazione, scopo, veicolo e chilometri, e somma tragitti, distanza e deduzione con un valore predefinito di 70 centesimi al chilometro che Lei può modificare. La schermata dichiara apertamente che la deduzione è una stima e che l'aliquota applicabile va confermata con la Sua autorità fiscale.

Le spese si registrano soltanto in franchi svizzeri. Il prodotto non tiene corsi di cambio e non se ne inventa nessuno: converta al corso del giorno di pagamento, inserisca l'importo in CHF, annoti l'originale nella descrizione e conservi la ricevuta. Un noleggio che fattura in dollari si inserisce allo stesso modo.

• Le spese ricorrenti vengono davvero registrate e non soltanto etichettate, con recupero dei cicli saltati, così un costo non sparisce mai in silenzio
• Un registro dei cespiti con ammortamento lineare o degressivo e valore contabile, per corpi macchina, obiettivi e illuminazione, solo su Business
• Un progetto ha una tariffa oraria oppure un prezzo fisso con un budget in ore
• La redditività di progetto affianca ricavi, spese, lavoro, utile, margine e ore, con la tariffa oraria effettiva

La tariffa effettiva è la cifra che vale la pena avere. Un matrimonio preventivato a prezzo unico è un progetto a prezzo fisso: registri le riprese, le trasferte e la post-produzione e il rapporto dirà quanto ha reso davvero il pacchetto all'ora, che è poi il dato che Le dice se il prezzo della prossima stagione è quello giusto.

L'assoggettamento all'IVA svizzera scatta con una cifra d'affari di CHF 100'000, e non si misura sul Suo anno fiscale. Solory lo sorveglia su una finestra mobile di dodici mesi, così un periodo forte da maggio a settembre seguito da un inverno tranquillo viene misurato come la norma è scritta e non come suggerisce la pagina di un calendario.

• Contano soltanto le vendite realmente emesse: fatture inviate, pagate e scadute. Le bozze e le fatture annullate no.
• Le fatture in valuta estera vengono escluse invece di essere stimate, perché il prodotto non tiene corsi di cambio.
• Tre fasce: in regola, in avvicinamento a partire dall'80 per cento della soglia, e superata.
• Il messaggio di superamento nomina sia l'iscrizione all'IVA sia quella al registro di commercio.
• Un controllo che non è andato a buon fine lo dichiara: lo consideri un esito ignoto e non un via libera.

Una volta iscritto, il ritmo segue il metodo di rendiconto: il metodo effettivo si rendiconta trimestralmente, il metodo delle aliquote saldo (Saldosteuersatz) semestralmente e il rendiconto annuale una volta all'anno. Il rendiconto e il relativo pagamento scadono 60 giorni dopo la fine del periodo, e l'applicazione mostra il prossimo rendiconto IVA con i giorni che mancano oppure i giorni di ritardo. Quale metodo convenga a un fotografo con acquisti di attrezzatura importanti è una domanda per un fiduciario, non per un software.

La proiezione di liquidità è pensata per entrate che non arrivano in modo regolare. Guarda diverse settimane avanti con tre fasce, migliore, probabile e peggiore, un saldo iniziale, una riserva AVS e un accantonamento per l'IVA, e con un ritardo di pagamento mediano ricavato dal Suo storico invece che da un'ipotesi. Gli scenari ipotetici coprono la perdita di un cliente, una variazione di tariffa e un pagamento in ritardo. È indicata come stima e non come garanzia.

Una buona stagione è anche l'anno giusto per guardare al pilastro 3a (Säule 3a). La scheda calcola il massimale dai Suoi ricavi e dalle Sue spese già registrati: senza un secondo pilastro è il minore fra il 20 per cento del reddito netto da attività lucrativa e CHF 36'288 per il 2026, con un secondo pilastro è CHF 7'258. Il termine del 31 dicembre è indicato sulla scheda e finisce nel calendario ogni anno. In un anno in perdita la scheda dice che una base per il 3a ancora non c'è e stampa la cifra realmente misurata, invece di far finta che sia zero.

• Nessuna galleria di selezione, nessuna scelta da parte del cliente, nessuna filigrana e nessuna consegna di immagini. Il portale cliente è in sola lettura.
• Nessun pagamento con carta sulla fattura, nessun link paga ora e nessun eBill.
• Nessun collegamento bancario. L'estratto conto arriva come file camt.053 o camt.054 che Lei esporta dalla propria banca e importa qui, e quell'importazione esiste solo su Business.
• Nessun corso di cambio e nessuna contabilità multivaluta. Una fattura può portare un'altra valuta, una spesa no, e non viene convertito nulla.
• Nessuna firma elettronica qualificata. La firma nell'applicazione è avanzata, con pista di controllo.
• Nessuna contabilità in partita doppia: nessun piano dei conti, nessun libro giornale, nessun mastro, nessun bilancio. Produce un conto economico (Erfolgsrechnung) e un rapporto fiscale a partire dai dati di cassa e di fatturazione.
• Nessuna gestione dei salari, nessuna dichiarazione dei salari e nessun certificato di salario (Lohnausweis).
• Niente scade da solo. Un contratto e un preventivo mostrano le proprie date, e lo stato resta Suo da impostare.
• Nessun sollecito su un preventivo rimasto senza risposta. I solleciti esistono soltanto per le fatture scadute e per le rate scadute.
• Nessuna fase di pipeline personalizzata, nessuna bacheca kanban, nessun calendario da trascinare e nessun assegnatario su un compito.
• Google Calendar è una lettura a senso unico, in sola lettura. In Google non viene creato né modificato nulla.
• Nessuna aliquota di ammortamento prescritta. Il motore usa l'aliquota che Lei gli indica e non impone mai un massimo cantonale.

E quella che conta di più: questo non sostituisce un fiduciario e non è una contabilità in partita doppia. Produce le cifre, le date, le esportazioni in CSV e JSON e un dossier di conformità datato e interamente referenziato che poi una persona deposita. Il riferimento svizzero nomina l'autorità dietro ogni voce, rimanda alla sua pagina e dichiara la data in cui è stata consultata, e dove un cantone non pubblica alcuna data lo scrive invece di inventarne una. Non è una consulenza legale né fiscale.

I prezzi sono per account e per mese in franchi svizzeri, indicati senza IVA svizzera: il gestore si trova sotto la soglia di assoggettamento e non è iscritto come contribuente IVA, quindi nessuna IVA viene applicata né esposta su una ricevuta. Le postazioni aggiuntive costano CHF 12 al mese ed esistono solo su Business. Non esiste un prezzo annuale né uno sconto annuale, e non esiste una prova gratuita self-service di un piano a pagamento. La fatturazione è mensile e la disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato, dopodiché l'account passa a Free e non viene cancellato nulla.