Nove strumenti, cinque lingue, un corpus di clausole per ogni lingua
Un contratto nasce da uno strumento predefinito, non da una pagina bianca.
I nove modelli predefiniti sono il contratto quadro di servizi (MSA), lo Statement of Work, il contratto di appalto (Werkvertrag), il mandato, i servizi ricorrenti, le condizioni B2C, la mediazione, l'accordo di riservatezza (NDA) e la licenza. Ognuno porta il proprio titolo in tutte e cinque le lingue: il PDF tedesco si intitola DIENSTLEISTUNGSVERTRAG e quello italiano CONTRATTO DI PRESTAZIONE DI SERVIZI, invece di un titolo inglese con i paragrafi tradotti sotto.
Anche il corpus delle clausole è per lingua. Inglese, tedesco, francese, italiano e ungherese hanno ciascuno il proprio file di clausole: il testo che il suo cliente legge è stato scritto nella sua lingua, non fatto passare per una traduzione al momento della generazione. Il tedesco è tedesco svizzero dall'inizio alla fine: ss, mai l'eszett.
Il corpo si redige in un editor di testo formattato, con titoli, grassetto, corsivo, sottolineato ed elenchi, e viene salvato in markdown. Si può modificare soltanto una bozza: un contratto già inviato va prima riportato allo stato di bozza, cosicché nessuno possa cambiare in silenzio il documento che un cliente sta leggendo in questo momento.
Posizioni a prezzo nel corpo del contratto
I prezzi appartengono al contratto, non a un allegato che nessuno firma.
Le posizioni con quantità e prezzi sono scritte nel contratto stesso e vengono stampate come una vera tabella all'interno del testo. Il calcolo degli importi, il raggruppamento e la tabella vivono in un unico punto e ogni lingua fornisce soltanto le proprie parole: è così che una regola di arrotondamento resta identica in tedesco e in italiano, invece di essere giusta in un documento e sbagliata nell'altro.
- Posizioni a prezzo libere nel corpo del contratto, stampate come tabella e non incollate come testo discorsivo
- Nel testo del contratto si può inserire una dichiarazione sulla soglia svizzera di assoggettamento all'IVA di CHF 100'000 (art. 10 cpv. 2 lett. a LIVA), così che il PDF, l'anteprima e la pagina di firma la riportino tutti: sempre nella lingua principale e, quando la modalità bilingue è attiva, anche nella seconda
- Un contratto può registrare il preventivo da cui è stato redatto; un preventivo che appartiene a un altro account viene memorizzato come valore nullo e non come riferimento orfano
- Le immagini e i PDF allegati come annessi vengono accodati al PDF del contratto scaricato: le immagini una per pagina, ridimensionate per adattarsi, gli allegati PDF pagina per pagina
Prima che un allegato venga unito al PDF, la sua chiave di archiviazione viene verificata di nuovo rispetto all'account proprietario del contratto. Un percorso che punta altrove viene rifiutato e non finisce nel PDF.
Contratti bilingui e versione che fa fede
Un contratto svizzero deve spesso esistere in due lingue allo stesso tempo, con una delle due che decide.
In modalità bilingue il PDF viene generato su due colonne, nelle due lingue scelte, sulla stessa pagina. Il contratto indica esplicitamente la versione che fa fede, cioè quella che prevale se le due lingue divergono. Quella frase fa parte del documento, quindi la domanda trova risposta sulla carta e non in una e-mail successiva.
Inviare un contratto per la firma
Il suo cliente non crea un account e non riceve alcuna password. Riceve un solo link.
Completi la bozza
Testo, posizioni a prezzo, allegati e lingue. Una bozza viene rigenerata su richiesta: quello che vede è il documento attuale, non una copia salvata la settimana scorsa.
Invii il link di firma
Un link privato monouso, valido 7, 14 o 30 giorni oppure senza scadenza; l'impostazione predefinita è 14 giorni. Del token viene memorizzato solo l'hash SHA-256, quindi nel database non si trova mai un link funzionante.
Il firmatario conferma il proprio indirizzo
Al firmatario viene inviato per e-mail un codice di sei cifre, valido 10 minuti, con 45 secondi di attesa fra un invio e l'altro e sei tentativi per codice. Del codice viene memorizzato solo l'hash e la firma è rifiutata finché il codice non è stato verificato.
Il cliente firma
Digita il proprio nome completo, disegna una firma e spunta una casella di consenso esplicito. Il testo del consenso è sulla pagina, in parole chiare, prima che venga inviato alcunché.
Lei controfirma
Disegna la propria firma dalla pagina del contratto. Il contratto risulta firmato solo quando hanno firmato entrambe le parti: non passa allo stato firmato con il solo invio del cliente.
Il PDF firmato viene archiviato
Nel momento della firma il documento impaginato viene salvato byte per byte e da allora in poi viene restituito sempre identico.
Che cosa dimostra il PDF firmato, e che cosa no
La traccia di controllo è precisa e il valore giuridico è dichiarato apertamente, non lasciato intendere.
- Nome digitato
- Il nome completo del firmatario esattamente come lo ha digitato, fino a 200 caratteri.
- Firma disegnata
- Il disegno stesso, conservato insieme al record della firma.
- Ora, indirizzo IP e dispositivo
- Quando la firma è stata inviata, da quale indirizzo IP e con quale user agent del browser.
- Impronta del contenuto
- Un hash SHA-256 del testo esatto del contratto mostrato al momento della firma. Se in seguito il testo cambia, l'impronta non vi corrisponde più.
- Versione del contratto
- A quale versione salvata appartiene il testo firmato. Lo storico delle versioni conserva ogni formulazione in sola lettura, con autore, marca temporale e impronta, e segnala le versioni su cui è stata raccolta una firma.
- E-mail verificata
- La prova che il codice inviato all'indirizzo del firmatario è stato inserito correttamente prima che la firma venisse accettata.
La firma viene consumata in modo atomico. Un secondo invio sullo stesso link, o un invio che arriva dopo la scadenza del link, non può passare.
L'archivio firmato identico al byte
Il suo cliente ha firmato un documento impaginato, non del markdown.
Rigenerare più tardi le stesse parole non dà lo stesso documento: basta cambiare un font, un margine o un'interruzione di riga e lo stesso contratto produce byte diversi. Per questo il PDF viene archiviato esattamente com'era nel momento della firma, ed è quel file a essere scaricato da allora in poi.
- I byte archiviati vengono restituiti tali e quali; il contratto firmato non viene mai rigenerato
- Il caricamento rifiuta di sostituire byte già esistenti
- Un trigger del database respinge qualsiasi aggiornamento che sposti un puntatore già impostato, compresa una richiesta inviata direttamente tramite l'API e non solo quella che proviene dall'applicazione
- I contratti non firmati non vengono archiviati, ed è una scelta voluta: una bozza viene rigenerata su richiesta, mentre una copia salvata e ormai superata non dimostrerebbe nulla e occuperebbe la sua quota di spazio
Stati, versioni e scadenza
Quattro stati, e uno di essi non è automatico per scelta.
| Stato | Che cosa significa | Che cosa può fare |
|---|---|---|
| Bozza | In stesura; nessuno all'esterno l'ha vista | Modifichi liberamente, generi un PDF su richiesta, invii per la firma |
| Inviato | Un link di firma è in mano al cliente | Riporti allo stato di bozza per cambiare il testo, oppure attenda la firma |
| Firmato | Entrambe le parti hanno firmato | Scarichi il PDF archiviato; il testo è definitivo |
| Scaduto | Lei lo ha contrassegnato come non più in vigore | Lo imposta Lei; una data di fine validità da sola non lo cambia |
Un contratto porta una data di inizio e una data di fine validità e il calendario mostra la voce di scadenza del contratto nel giorno corrispondente, accanto alle scadenze delle fatture, ai termini di dichiarazione IVA e a tutto il resto. Nessun processo cambia lo stato: la scadenza è una decisione che Lei registra, non qualcosa che il sistema decide al suo posto.
Che cosa qui i contratti non fanno
L'elenco onesto, per escludere in fretta questa soluzione se non è quella che Le serve.
- Nessuna firma elettronica qualificata. La firma nell'applicazione ha una traccia di controllo e, dichiaratamente, non è una firma elettronica qualificata.
- Nessuna consulenza legale. I nove modelli predefiniti sono punti di partenza redatti per essere utili, non un parere sulla sua situazione, e non sostituiscono un avvocato o un fiduciario.
- I contratti e la procedura di firma sono compresi nei piani Professional e Business. Gli account Free e Starter non li hanno.
- I contratti non compaiono nel portale clienti in sola lettura, che mostra fatture, preventivi e documenti condivisi. La firma avviene tramite un proprio link monouso.
- Nessuna scadenza automatica. Nulla porta un contratto allo stato scaduto alla sua data di fine validità.
- Nessuna archiviazione retroattiva dei contratti firmati prima che esistesse l'archivio identico al byte.
- La sigillatura, con un hash a prova di manomissione del contenuto e del PDF, è una funzione delle fatture. L'equivalente per un contratto è l'archivio scritto al momento della firma.
- L'assistente AI può proporre di creare un contratto o di impostarne lo stato come passaggio di un piano che Lei legge e conferma prima. Non invia mai un contratto, una e-mail o altro a un cliente, e nel suo vocabolario non esiste un passaggio che possa farlo.
Domande frequenti
Una firma elettronica di Solory è valida in Svizzera?
La pagina di firma dà la risposta con parole proprie: Lei appone una firma elettronica semplice, che può avere valore probatorio, ma non è una firma elettronica qualificata e può non soddisfare i requisiti di forma che ne richiedono espressamente una. Accanto alla firma vengono registrati un indirizzo e-mail verificato, il nome digitato, la firma disegnata, l'ora, l'indirizzo IP, il dispositivo e un'impronta SHA-256 del testo esatto mostrato al momento della firma. Dove la forma richiede una firma qualificata, occorre un prestatore di servizi di certificazione riconosciuto; chieda al suo consulente legale in quale categoria rientra il suo contratto.
Quale piano mi serve per i contratti e la firma?
Professional a CHF 29 al mese e Business a CHF 59 al mese comprendono i contratti e la procedura di firma elettronica. Free e Starter no. I prezzi si intendono per account al mese in franchi svizzeri e sono indicati senza IVA svizzera, perché l'operatore si trova sotto la soglia svizzera di assoggettamento all'IVA e non è iscritto al registro IVA.
Il mio cliente ha bisogno di un account per firmare?
No. Apre un link privato monouso, riceve un codice di sei cifre al proprio indirizzo e-mail, lo inserisce, digita il proprio nome completo, disegna una firma e spunta una casella di consenso. In tutta la procedura non c'è alcun accesso cliente e nessuna password. Del token del link e del codice viene memorizzato solo l'hash, quindi né l'uno né l'altro possono essere riletti dal database.
Che cosa succede se il testo del contratto viene modificato dopo la firma?
L'impronta SHA-256 rilevata al momento della firma non corrisponde più al testo modificato, ed è esattamente a questo che serve. Il PDF firmato, invece, resta intatto: vengono restituiti i byte archiviati, il caricamento rifiuta di sostituirli e un trigger del database respinge ogni tentativo di far puntare altrove l'archivio. Un contratto firmato non è nemmeno modificabile nell'applicazione: lo sono soltanto le bozze.
Posso emettere un contratto in due lingue?
Sì. Scelga una lingua principale e una secondaria: il PDF viene generato su due colonne, con le due lingue affiancate e con l'indicazione esplicita di quale versione prevale se divergono. Titoli e clausole esistono in inglese, tedesco, francese, italiano e ungherese, e il testo tedesco usa ss dappertutto, mai l'eszett.
I contratti scadono da soli?
No. Un contratto porta una data di inizio e una data di fine validità e il calendario mostra la voce di scadenza del contratto nel giorno corrispondente, ma nessun processo in background cambia lo stato. È Lei a portare un contratto allo stato scaduto. La scelta è voluta: una data in un campo non è la stessa cosa della decisione che un accordo è terminato.
L'assistente AI può redigere e inviare un contratto al posto mio?
Può proporre di creare un contratto o di cambiarne lo stato come passaggi di un piano che Lei vede per intero e conferma prima che venga eseguito qualcosa. Non può inviare un contratto, una fattura, un preventivo o un sollecito a un cliente, perché fra le proposte che gli sono permesse non esiste alcun passaggio di invio. La pianificazione è in sola lettura; l'esecuzione avviene solo dopo la sua conferma e passa per le stesse azioni convalidate che usano i moduli.