Scritto per un designer, non per uno studio con dei salariati
Designer grafici e web che lavorano per conto proprio, fatturano in franchi svizzeri e dichiarano in Svizzera.
La forma del lavoro è la stessa, sia che curi l'immagine di un ristorante a Losanna sia che costruisca uno shop per un rivenditore di Zurigo. Una proposta. Un giro di revisioni, o tre. Un compenso a volte forfettario e a volte contato in giornate. Una clausola di licenza che dice che cosa il cliente può fare con i file. Denaro all'inizio, e un modo ripetibile di chiedere il resto.
- Preventivare in un unico documento la realizzazione e il piano di manutenzione, senza far credere che le due cose diano un solo totale
- Fatturare un forfait, una tariffa giornaliera e le revisioni a ore dalla stessa scheda cliente
- Mettere i diritti d'uso e la durata della licenza nel contratto firmato, non in una email di accompagnamento
- Incassare un acconto prima del primo schizzo, e suddividere quello che resta
- Sollecitare una fattura scaduta senza riscrivere ogni volta il testo
- Tenere in franchi svizzeri i registri che una ditta individuale svizzera è obbligata a tenere
Dal primo preventivo al contratto firmato e alla fattura di acconto
Gli stessi cinque passi, nell'ordine in cui il lavoro di design si svolge davvero.
Scriva il preventivo
Posizioni con quantità e prezzi, e ogni riga con la propria frequenza: una volta sola, mensile, trimestrale o annuale. Il documento esce come un vero PDF in italiano, tedesco, francese, inglese o ungherese, e l'anteprima accanto al formulario è quel PDF. I preventivi sono compresi in ogni piano, anche in Free.
Lo trasformi in contratto
Un contratto può indicare il preventivo da cui nasce e parte da uno dei nove modelli predefiniti, fra i quali una licenza, un accordo di riservatezza, un contratto di appalto e un capitolato delle prestazioni. I contratti e la procedura di firma sono compresi nei piani Professional e Business.
Invii un unico link di firma
Il cliente apre un link privato monouso, conferma un codice a sei cifre ricevuto per email, digita nome e cognome e traccia una firma. Lei controfirma dalla pagina del contratto, e il contratto risulta firmato solo quando lo hanno fatto entrambi.
Fatturi l'acconto
Converta il preventivo e riduca la fattura al solo acconto, oppure scriva direttamente quella fattura. In una fattura convertita gli importi vengono ricostruiti dalle posizioni invece di essere copiati dal totale del preventivo, e il termine di pagamento è la data di emissione più quattordici giorni finché non lo cambia.
Lasci che la QR-fattura chieda al posto Suo
Con un IBAN svizzero o del Liechtenstein valido, un indirizzo postale completo e un totale in CHF o in EUR, la QR-fattura svizzera viene aggiunta come pagina a sé dopo la fattura, pagabile con TWINT e con qualsiasi app bancaria svizzera. La accompagna un riferimento strutturato, ed è questo che permette di ricondurre il pagamento alla fattura.
Lungo tutto il percorso l'assistente prepara le bozze: le posizioni a partire da una frase, una email di richiamo, una stima della probabilità di successo di un'offerta calcolata sui preventivi che ha già vinto o perso. Prima pianifica, mostra esattamente che cosa cambierebbe e agisce solo dopo la Sua conferma. Non invia mai nulla a un cliente e non produce mai una cifra, perché ogni importo è calcolato dall'applicazione e il modello riformula soltanto le parole che gli stanno intorno.
Forfait, tariffa giornaliera, ore e canone ricorrente nella stessa scheda cliente
I designer fatturano raramente in un solo modo, e il documento stampato deve resistere a questo.
Un'identità visiva è un forfait. Il servizio fotografico è una tariffa giornaliera. Il terzo giro di correzioni va a ore. Il piano di manutenzione che segue è mensile. Ognuno ha una forma diversa sul documento, e nessuno dovrebbe costringerLa a un secondo strumento. L'unità di una riga di fattura è una fra ora, ore, pezzi, articolo, unità, servizio, progetto, forfait o nessuna.
| Che cosa sta fatturando | Come si inserisce | Che cosa vede il cliente sul documento |
|---|---|---|
| Un forfait per un intero progetto | Un progetto con il tipo di fatturazione a prezzo fisso | Una sola posizione, unità impostata su progetto o forfait, e l'importo pattuito |
| Una tariffa giornaliera | Un numero di giornate con un prezzo unitario | Quantità per prezzo unitario. Nell'elenco delle unità la giornata non c'è, quindi la parola va nella descrizione della riga |
| Lavoro a ore e giri di revisione | Tempo registrato, importato come voci non ancora fatturate | Le ore come quantità, la tariffa del progetto come prezzo unitario, il nome del progetto e il periodo nella descrizione |
| Un canone mensile | Un modello ricorrente, da settimanale ad annuale | Una nuova bozza per ogni periodo, con i segnaposto come il nome del mese risolti sulla data di emissione di quella fattura |
| Un'offerta mista: la realizzazione ora, la manutenzione dopo | La frequenza per singola riga nel preventivo | Un subtotale per ogni frequenza, e volutamente nessun totale complessivo fra loro |
Quest'ultima regola è una decisione, non una funzione mancante. Un preventivo che sommasse il costo unico della realizzazione al canone mensile stamperebbe un numero vero di nulla, quindi le voci con frequenze diverse hanno subtotali separati e il documento lo dichiara nella lingua del cliente. Il documento parla la propria lingua, non quella con cui Lei si è autenticato: una fattura segue prima la lingua impostata sulla fattura stessa, poi la lingua preferita del cliente, poi quella del Suo account.
Dove un forfait diventa, senza farsi notare, un lavoro a ore
L'allargamento del perimetro resta invisibile finché il progetto non è finito, a meno che qualcosa lo conti mentre accade.
Il giro di revisioni che nessuno ha preventivato è l'abitudine più costosa di questo mestiere. Il tempo registrato lo trasforma in un numero su cui si può ancora intervenire e, più tardi, in una riga che il cliente può leggere.
- Un cronometro con avvio, pausa, ripresa e arresto, arrotondato al quarto d'ora al momento del salvataggio, e voci manuali fra 0,1 e 24 ore
- Per ogni progetto: ore totali, ore fatturabili, ore non ancora fatturate, ricavo, tariffa effettiva e una barra che mostra quanta parte del budget pattuito il lavoro ha consumato
- L'importo non ancora fatturato alle tariffe dei Suoi progetti, nella pagina dei tempi, prima che abbia scritto qualsiasi cosa
- Selezioni le voci fatturabili non ancora fatturate e generi la fattura: raggruppate per progetto, le ore come quantità, la tariffa del progetto come prezzo unitario, le voci contrassegnate come fatturate e collegate
- Una selezione che riguarda due clienti viene rifiutata prima di partire, perché una fattura è indirizzata a un solo cliente
- Una voce già presente su una fattura non si può più modificare
Dopo, il rapporto di redditività risponde a quello a cui un forfait da solo non risponde mai: ricavo incassato al netto dell'IVA, spese, lavoro, utile, margine e la tariffa oraria effettiva che quel progetto ha davvero pagato. Il rapporto dei ricavi per cliente avverte quando un solo cliente supera la metà del Suo fatturato, cosa che conviene sapere prima che quell'agenzia cambi art director.
Licenza, durata e territorio nel documento che viene firmato
I diritti d'uso discussi per email sono diritti d'uso che nessuno ha concordato.
Il modulo contratti arriva con nove modelli predefiniti: una licenza, un accordo di riservatezza, un contratto di appalto, un capitolato delle prestazioni, un mandato, le condizioni per prestazioni ricorrenti e altri tre. Ognuno porta il proprio titolo in tutte e cinque le lingue, e il corpus delle clausole è scritto lingua per lingua invece di essere tradotto al momento della stampa, così un cliente germanofono legge un contratto tedesco e non un testo inglese travestito da tedesco. Il tedesco è quello svizzero dall'inizio alla fine: sempre ss, mai l'eszett.
- Posizioni con prezzo scritte nel corpo del contratto e stampate come una vera tabella, così il compenso e la licenza stanno in un unico documento firmato
- Contratti bilingui su due colonne, con l'indicazione esplicita di quale lingua prevale se le due divergono
- Allegati aggiunti al PDF scaricato, le immagini una per pagina e gli allegati PDF pagina per pagina, così il documento che descrive il perimetro viaggia con l'accordo
- Cronologia delle versioni: ogni testo salvato, in sola lettura, con autore, data e ora e un'impronta digitale, e con l'indicazione delle versioni su cui è stata raccolta una firma
- Il PDF firmato archiviato byte per byte nel momento della firma, perché un cliente firma un documento impaginato e ristampare più tardi le stesse parole produce un file diverso
Acconti, e un saldo che arriva a rate
Denaro prima del primo schizzo, e una fattura sempre coerente con i propri incassi.
Un acconto è una fattura ordinaria: la scrive, la invia, registra il pagamento su di essa. Quanto è stato pagato, quanto resta aperto e se la fattura vale come pagata si ricavano dal registro dei pagamenti invece di essere digitati. La finestra di registrazione del pagamento propone l'importo ancora aperto e non il totale, e contrassegnare una fattura come pagata richiede una data contabile esplicita, così un pagamento che arriva fra Natale e Capodanno viene contabilizzato nell'anno fiscale a cui appartiene, secondo il giorno di calendario del fuso Europe/Zurich.
Un piano di rateazione formale divide una fattura in un numero di rate mensili programmate compreso fra due e ventiquattro. La loro somma deve corrispondere al totale esattamente, al centesimo, e il denaro continua a stare nel registro dei pagamenti: per ogni rata lo stato pagato o scaduto si ricava coprendo prima le rate più vecchie. Creare un piano è compreso nel piano Business a CHF 59 al mese; un piano esistente resta leggibile se passa a un piano inferiore, e cancellarlo conserva tutti i pagamenti registrati.
Sollecitare un pagamento in ritardo senza rovinare il rapporto
Una scala ripetibile, così la parte scomoda diventa una procedura invece di una decisione presa alle undici di sera.
La scheda di una fattura scaduta mostra a che punto si trova sulla scala svizzera dei solleciti (Mahnung): giorni di ritardo, passo successivo consigliato, solleciti già inviati, spese accumulate, interesse moratorio legale, nuovo termine di pagamento e totale ora dovuto.
Promemoria di pagamento
Suggerito sette giorni dopo il termine, senza spese, con dieci giorni per pagare. Con la maggior parte dei clienti del design questo è l'unico passo che userà mai.
Primo sollecito
Quattordici giorni più tardi, con una spesa suggerita di 20 nella valuta della fattura e altri dieci giorni.
Secondo sollecito
Quattordici giorni dopo, spesa suggerita 30, di nuovo dieci giorni.
Ultimo sollecito
Dieci giorni più tardi, spesa suggerita 50, cinque giorni per pagare. È l'ultimo passo previsto dal prodotto: nulla viene inoltrato a nessuno a Suo nome.
L'interesse moratorio segue l'art. 104 CO al 5 per cento annuo su un anno commerciale svizzero di 360 giorni, calcolato sull'importo ancora aperto e mai sul denaro già incassato. Le spese di sollecito non sono fissate dalla legge svizzera, quindi la scala presenta le proprie cifre come indicazioni e ognuna di esse si può modificare, e la scheda lo dice esattamente così.
Le email di sollecito destinate al cliente sono una funzione separata dei piani Professional e Business, disattivata finché non attiva Lei stesso ogni singolo tipo. Ognuna ha tre modalità: disattivata, con approvazione, dove ogni lettera viene preparata e messa in attesa di approvazione finché non la rilascia, oppure automatica. La modalità con approvazione ricontrolla una lettera in attesa prima che parta: se la fattura è stata saldata o annullata, o se ha ricevuto denaro dopo la stesura della lettera, la lettera viene scartata invece di essere inviata. Si sollecita solo quello che è ancora aperto, e Lei modifica l'oggetto, l'apertura, un paragrafo aggiuntivo e la chiusura per ogni lingua, mentre la cornice resta fissa.
Che cosa questo prodotto non fa per un designer
La parte più utile della pagina, e il motivo per cui qualche lettore dovrebbe chiuderla qui.
- Nessuna galleria di revisione, annotazione o approvazione. Il cliente non ha nessun posto dove commentare un JPEG, e non esiste un confronto fra versioni di un artwork.
- Nessuna libreria di asset e nessuna gestione digitale degli asset. I file si allegano a compiti, documenti, contratti e spese occupando la quota di archiviazione dell'account, e questo non è una libreria di immagini in cui si possa cercare.
- Nessuna integrazione con Figma, Adobe o altri strumenti di design, e nessun generatore di portfolio o di siti web.
- Nessun pulsante di accettazione per il cliente su un preventivo. Lo contrassegna Lei stesso come accettato o rifiutato, e il portale che il cliente vede è in sola lettura.
- Nessun pagamento con carta su una fattura. Per il Suo cliente non esiste alcun link paga adesso: la parte del pagamento è la QR-fattura svizzera, e il pagamento con carta esiste nel prodotto soltanto per l'abbonamento di Solory.
- Nessun editor libero per l'impaginazione della fattura. Tre modelli, classico, moderno e minimale, più un colore d'accento, il Suo logo e la sua posizione. Per un designer è questa la nota amara di questa pagina, detta onestamente.
- Nessun collegamento bancario in tempo reale. I dati bancari arrivano come file camt.053 o camt.054 esportato dalla Sua banca, e quell'importazione è compresa nel piano Business.
- Nessun assegnatario dei compiti e nessuna bacheca su cui trascinare il lavoro. Un compito è collegato a un cliente o a un lead, non a una persona.
- Non è contabilità in partita doppia e non è un fiduciario. Tiene i registri, calcola le cifre e le esporta; qualcuno di qualificato deve comunque rivederle e presentarle.
Domande frequenti
Un cliente può accettare il mio preventivo online?
Non con un pulsante. Il portale clienti è un link privato in sola lettura alle fatture, ai preventivi e ai documenti di quel cliente, quindi il cliente può aprire e scaricare l'offerta ma non può agire su di essa. È Lei a contrassegnare un preventivo come accettato o rifiutato, e da quel momento si può convertire in fattura o usare come base per un contratto. I preventivi in bozza non compaiono mai nel portale, perché un preventivo non inviato è un prezzo che nessuno ha ricevuto.
Il mio cliente può pagare una fattura svizzera con la carta dal link che gli invio?
No. In nessun punto del prodotto esiste un link di pagamento o un pagamento con carta per i Suoi clienti. Quello che la fattura porta con sé è la QR-fattura svizzera ufficiale su una pagina a sé, pagabile con TWINT e con qualsiasi app bancaria svizzera, con un riferimento strutturato che permette di ricondurre alla fattura il pagamento ricevuto.
Posso disegnare io il modello della mia fattura?
Non liberamente. Ci sono tre modelli fissi, classico, moderno e minimale, più un colore d'accento, il Suo logo e la posizione del logo. Per un designer è il motivo più probabile per rinunciare, ed è per questo che lo diciamo qui invece di lasciarlo scoprire dopo la registrazione. I testi, le note, le descrizioni delle righe e la lingua del documento sono interamente Suoi.
Come designer indipendente in Svizzera devo applicare l'IVA?
La soglia di assoggettamento è di CHF 100'000 di cifra d'affari secondo l'art. 10 cpv. 2 lett. a LIVA, misurata su dodici mesi mobili. Solory confronta le fatture emesse con quella linea, avverte dall'80 per cento e dice quando è stata superata. Finché non è iscritto non può indicare l'IVA svizzera su un documento, quindi una fattura convertita da un preventivo elimina l'IVA quando non è registrato alcun numero IVA. Faccia confermare la Sua situazione da un fiduciario.
Posso incassare un acconto e far pagare il resto a rate?
Un acconto è semplicemente una fattura, in qualsiasi piano: la scrive, la invia, registra il pagamento. Un piano di rateazione formale su una fattura, fra due e ventiquattro rate programmate la cui somma deve corrispondere al totale esattamente, al centesimo, è compreso nel piano Business. In entrambi i casi il denaro sta nel registro dei pagamenti e lo stato della fattura si ricava da lì invece di essere digitato.
L'assistente scrive e invia il messaggio di richiamo al posto mio?
Lo scrive, lo invia Lei. L'assistente propone un piano, mostra esattamente quali dati toccherebbe e agisce solo dopo la Sua conferma, attraverso le stesse azioni convalidate che usa un formulario. Nel suo vocabolario non esiste un passo che invii una email, una fattura o un sollecito a un cliente, e ogni fattura che crea è una bozza. Ogni cifra sullo schermo è calcolata dall'applicazione, mai dal modello.
Che cosa succede quando un cliente semplicemente non paga?
La scheda della fattura mostra la scala svizzera dei solleciti: giorni di ritardo, passo successivo suggerito, spese accumulate fino a quel momento e interesse moratorio al 5 per cento annuo secondo l'art. 104 CO sull'importo ancora aperto. Le email di sollecito destinate al cliente, nei piani Professional e Business, possono preparare ogni lettera per la Sua approvazione oppure inviarla secondo un calendario che imposta Lei. La scala finisce con un ultimo sollecito, e nulla viene inoltrato a un ufficio di esecuzione a Suo nome.