Contratto di trattamento dei dati

1. Ruoli e ambito

Quando utilizzate il Servizio per trattare dati personali relativi a vostri clienti, contatti, potenziali clienti e altri terzi, agite in qualità di Titolare del trattamento, determinando le finalità e i mezzi, e noi agiamo in qualità di vostro Responsabile del trattamento, trattando tali dati personali unicamente per vostro conto e secondo le vostre istruzioni. Il presente CTD disciplina tale rapporto. Il trattamento dei vostri dati di account, per i quali siamo titolari, è disciplinato dalla nostra Informativa sulla privacy e non dal presente CTD.

2. Definizioni

I termini quali "dati personali", "trattamento", "titolare del trattamento", "responsabile del trattamento", "sub-responsabile", "interessato" e "violazione dei dati personali" hanno il significato loro attribuito dalla nLPD e dal GDPR. Per "Dati personali dei clienti" si intendono i dati personali contenuti nei contenuti che trattate tramite il Servizio.

3. Oggetto, durata, natura e finalità

• Oggetto: la fornitura del Servizio come descritta nelle Condizioni.
• Durata: per tutto il tempo in cui utilizzate il Servizio e successivamente fino alla cancellazione o restituzione dei Dati personali dei clienti conformemente alla sezione 12.
• Natura e finalità: l'hosting, la memorizzazione, l'organizzazione, la trasmissione e ogni altro trattamento dei Dati personali dei clienti al solo scopo di fornire, proteggere, mantenere e supportare le funzionalità che utilizzate, comprese la fatturazione, la gestione di clienti e potenziali clienti, l'archiviazione di documenti, la posta elettronica e le funzionalità di IA da voi richiamate.

4. Categorie di dati e interessati

Le categorie di dati personali e di interessati sono determinate da voi attraverso l'uso del Servizio. Di norma comprendono:

• Interessati: i vostri clienti, potenziali clienti e lead, il loro personale e le loro persone di contatto, i vostri corrispondenti e qualsiasi persona che registrate nei vostri dati aziendali.
• Categorie di dati: dati identificativi e di contatto (nome, indirizzo, e-mail, telefono), dati commerciali e transazionali (preventivi, fatture, pagamenti, progetti, registrazioni dei tempi), contenuto di contratti e documenti, contenuto delle e-mail e altri dati che scegliete di inserire.
• Spetta a voi non inserire categorie particolari di dati né dati non necessari alle vostre finalità; il Servizio non è progettato per trattare dati personali sensibili.

5. Istruzioni

Trattiamo i Dati personali dei clienti solo in base alle vostre istruzioni documentate, anche in materia di trasferimenti, salvo che il diritto applicabile ci imponga di agire diversamente; in tal caso vi informiamo di tale obbligo legale prima del trattamento, salvo che la legge lo vieti. Il vostro utilizzo del Servizio e delle sue impostazioni, unitamente alle Condizioni e al presente CTD, costituiscono le vostre istruzioni complete e documentate. Vi informiamo se, a nostro avviso, un'istruzione viola il diritto applicabile in materia di protezione dei dati.

6. Riservatezza

Garantiamo che le persone autorizzate a trattare i Dati personali dei clienti siano vincolate alla riservatezza e adeguatamente formate e istruite. L'accesso è limitato a coloro che ne hanno bisogno per fornire, proteggere o supportare il Servizio.

7. Misure tecniche e organizzative

Attuiamo misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tra cui:

• Sicurezza a livello di riga nella banca dati, cosicché ogni account acceda solo alle proprie righe e i dati di un cliente siano isolati da quelli di un altro;
• Cifratura dei dati durante il trasferimento (TLS/HTTPS) nell'intero Servizio e presso i responsabili del trattamento;
• La banca dati principale ospitata in Svizzera (regione di Zurigo), con archiviazione file privata accessibile solo tramite collegamenti firmati a breve durata;
• Controlli di autenticazione compresa l'autenticazione a due fattori facoltativa e accesso secondo il principio del privilegio minimo, con le operazioni privilegiate limitate a ruoli lato server rigorosamente delimitati;
• Registrazione di audit delle azioni rilevanti per la sicurezza e un'esportazione dei dati in self-service che vi consente di conservare copie di sicurezza proprie;
• Manutenzione, applicazione di patch e revisione continue del Servizio e delle sue dipendenze.

Possiamo aggiornare queste misure nel tempo, purché il livello di sicurezza non sia sostanzialmente ridotto.

8. Sub-responsabili

Ci concedete un'autorizzazione generale a ricorrere ai sub-responsabili elencati di seguito per fornire il Servizio. Ciascun sub-responsabile è vincolato da un accordo scritto che impone obblighi di protezione dei dati sostanzialmente equivalenti a quelli del presente CTD e restiamo responsabili nei vostri confronti del loro operato.

Vi informeremo di qualsiasi aggiunta o sostituzione prevista di un sub-responsabile, offrendovi una ragionevole possibilità di opporvi per validi motivi di protezione dei dati. Se vi opponete e non possiamo offrire un'alternativa ragionevole, potete recedere dalla parte interessata del Servizio. Per essere informati delle modifiche, contattate support@solory.ch.

9. Trasferimenti internazionali

I Dati personali dei clienti sono conservati principalmente in Svizzera. Ove un sub-responsabile tratti dati nell'UE o negli Stati Uniti (come indicato sopra), ogni trasferimento all'estero è protetto da un riconoscimento di adeguatezza oppure dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea con l'addendum svizzero riconosciuto dall'IFPDT, oltre a misure tecniche supplementari quali la cifratura durante il trasferimento.

10. Assistenza al Titolare del trattamento

Tenuto conto della natura del trattamento, vi assistiamo con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura del possibile, nell'adempimento del vostro obbligo di dare seguito alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione e limitazione). Gli strumenti integrati di esportazione, modifica e cancellazione del Servizio costituiscono il mezzo principale di tale assistenza. Su vostra richiesta e tenuto conto delle informazioni a nostra disposizione, vi assistiamo inoltre nei vostri obblighi di sicurezza, notifica delle violazioni e valutazione d'impatto.

11. Violazione dei dati personali

Vi informeremo senza ingiustificato ritardo dopo essere venuti a conoscenza di una violazione dei dati che riguardi i Dati personali dei clienti e forniremo le informazioni ragionevolmente a nostra disposizione per aiutarvi ad adempiere ai vostri obblighi di notifica all'autorità competente (l'IFPDT in Svizzera) e agli interessati. Le notifiche sono inviate all'indirizzo e-mail del vostro account; mantenetelo aggiornato. Per le questioni di sicurezza potete contattarci all'indirizzo support@solory.ch.

12. Cancellazione o restituzione al termine

Potete esportare i Dati personali dei clienti in qualsiasi momento mediante l'esportazione integrata. Al termine del Servizio, e a vostra scelta, cancelleremo o restituiremo i Dati personali dei clienti e cancelleremo le copie esistenti, salvo che il diritto applicabile ne imponga la conservazione. Quando cancellate il vostro account, la cancellazione segue il periodo di grazia di 30 giorni e il processo di anonimizzazione descritti nella nostra Informativa sulla privacy, dopodiché le copie residue sono rimosse dai sistemi attivi ed eliminate dai backup nel normale ciclo di backup.

13. Audit

Mettiamo a vostra disposizione le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare il rispetto del presente CTD, compresi questo documento, la nostra Informativa sulla privacy e la descrizione delle nostre misure. Qualora necessitiate di ulteriori informazioni di audit, potete presentare una richiesta scritta ragionevole non più di una volta all'anno; possiamo soddisfarla mediante documentazione aggiornata, risposte a un questionario o rapporti di terzi disponibili sui nostri sub-responsabili, in modo da non compromettere la sicurezza o la riservatezza dei dati di altri clienti. Gli audit in loco, se convenuti come necessari, si svolgono durante l'orario lavorativo, con ragionevole preavviso e a vostre spese.

14. Responsabilità e prevalenza

Le disposizioni sulla responsabilità delle Condizioni di servizio si applicano al presente CTD. In caso di conflitto tra il presente CTD e le Condizioni riguardo al trattamento dei Dati personali dei clienti, prevale il presente CTD; in caso di conflitto con clausole contrattuali tipo stipulate tra le parti o con un sub-responsabile, tali clausole prevalgono nella misura del conflitto.

15. Diritto applicabile

Il presente CTD è disciplinato dal diritto svizzero, con foro esclusivo a Zürich, Svizzera, fatto salvo ogni foro legale imperativo. Contatto per le questioni di protezione dei dati: Alex Földvári, Wartauweg 19, 8049 Zürich, Switzerland, support@solory.ch.