Che cosa un foglio di calcolo fa bene
Cominciamo dalle ragioni per restare, perché sono solide.
Un foglio di calcolo non costa nulla, si apre in pochi secondi e fa esattamente quello che gli si dice. Nessuna licenza per utente, nessuna data di rinnovo, nessuno fra Lei e i Suoi numeri.
- È gratuito e si trova già sul computer.
- Si adatta a qualsiasi modo di lavorare, anche a uno che non usa nessun altro.
- Il file è il dato: lo copia, lo spedisce, lo consegna al fiduciario.
- Un modello Word Le dà il controllo della pagina al millimetro.
Nulla di tutto questo è in discussione. La sola domanda è dove un foglio di calcolo smette di essere uno strumento e comincia a essere un rischio.
Foglio di calcolo e Word contro Solory, fianco a fianco
Gli stessi compiti svolti in due modi, con i limiti e le lacune dichiarati.
| Compito da svolgere | Foglio di calcolo più Word | Solory |
|---|---|---|
| Quanto costa | Nulla, ed è già installato | Piano Free, oppure CHF 15, 29 o 59 al mese |
| Controllo del layout | Totale, al millimetro | Tre modelli (classico, moderno, minimal), un colore d'accento e un logo |
| Fattura QR svizzera | Incolla un'immagine e si assume ogni errore che contiene | Sezione pagamento e ricevuta su una pagina propria, con riferimento QRR o SCOR |
| Numeri di fattura | Una cella che chiunque può sovrascrivere | PREFIX-YYYY-0001, assegnato una sola volta in ogni conto e corretto se il contatore viene riportato indietro |
| Lingua del documento | Quella che ha tradotto a mano | Inglese, tedesco, francese, italiano o ungherese, per singola fattura o dal cliente |
| Sollecitare un pagamento in ritardo | Una nota nel Suo calendario | Solleciti disattivati, con approvazione o automatici nei piani Professional e Business |
| Abbinare i pagamenti alle fatture | Leggere l'estratto conto a occhio | Importazione camt.053 e camt.054 nel piano Business, solo con riferimenti esatti |
| Un contratto firmato | Un PDF in una cartella e uno scambio di email | Firma elettronica avanzata, tracciatura delle operazioni, PDF archiviato byte per byte |
| Contabilità in partita doppia, bilancio, salari | Nemmeno questo | Non previsto. Se ne occupa un fiduciario o un software di contabilità |
| Riprendere i Suoi dati | Il file è il dato | Esportazioni CSV e JSON, più un'esportazione completa del conto in formato ZIP |
- Una fattura QR conforme (QR-Rechnung)
- La sezione pagamento e la relativa ricevuta occupano una pagina fissa di 210 x 105 mm e contengono un riferimento strutturato. Su un QR-IBAN deve essere un QRR, su un IBAN normale un Creditor Reference ISO 11649.
- Un contratto firmato che potrà ancora dimostrare fra tre anni
- Un PDF in una cartella dimostra le parole. Non dimostra quale versione è stata firmata, da chi, né che nessuno l'abbia rigenerata in seguito.
- Un trimestre IVA difendibile
- Una fattura pagata in parte, una riga soggetta a reverse charge, una fattura incassata nell'anno successivo a quello di emissione: ognuna richiede una regola e, in un foglio di calcolo, la regola è quello che ha fatto l'ultima volta.
- Un sollecito che parte senza di Lei
- Un foglio di calcolo non può scrivere a nessuno. Ogni sollecito è una decisione da prendere di nuovo, in una giornata in cui ha altro da fare.
La fattura QR è il punto in cui la maggior parte dei fogli di calcolo si ferma
Un'immagine QR la può incollare anche in un foglio di calcolo. Quello che il foglio non farà è stabilire che cosa deve esserci dentro.
- La sezione pagamento e la ricevuta vengono aggiunte su una pagina propria, sempre con un riferimento strutturato: un QRR su un QR-IBAN, un Creditor Reference ISO 11649 su un IBAN normale.
- L'IBAN viene verificato con le cifre di controllo mod-97 secondo ISO 7064, così un errore di battitura fa saltare la sezione pagamento invece di stamparne una difettosa.
- Si stampa in tedesco, francese, italiano o inglese, le quattro lingue della fattura QR, ed è pagabile con TWINT e con tutte le app bancarie svizzere.
Un trimestre IVA difendibile
L'assoggettamento è una soglia, non una sensazione: CHF 100'000 di cifra d'affari su dodici mesi mobili.
Solory sorveglia quella soglia sulle Sue fatture emesse (inviate, pagate e scadute, mai le bozze) e avvisa a partire dall'80%. Le fatture in valuta estera restano fuori dal calcolo anziché essere convertite.
Scelga il metodo e la periodicità
Il metodo effettivo prevede il rendiconto trimestrale, il metodo delle aliquote saldo (Saldosteuersatz) due volte all'anno. Il rendiconto e il relativo pagamento scadono 60 giorni dopo la fine del periodo.
Lasci che sia il denaro a decidere l'anno
I ricavi sono riconosciuti il giorno in cui il denaro è arrivato, letto come data di calendario, così un pagamento del 31 dicembre non può scivolare in gennaio. L'IVA viene ripartita fra i pagamenti parziali in centesimi interi.
Consegni il tutto
Il rapporto riporta la cifra d'affari lorda, l'IVA incassata e i ricavi netti, perché il rendiconto IVA e il conto economico (Erfolgsrechnung) chiedono grandezze diverse. Il fiduciario compila il rendiconto IVA a partire dal CSV. Lo stesso rapporto contiene il Suo limite per il pilastro 3a e la data dell'acconto AVS.
Documenti che sopravvivono al file
In Svizzera i documenti si conservano dieci anni dalla fine dell'esercizio a cui appartengono, secondo l'art. 958f CO e l'ordinanza sui libri di commercio (GeBüV).
Un foglio di calcolo ci arriva senza fatica. Quello che non può dirLe è se una riga è stata modificata di nascosto al quarto anno.
- Il sigillo è facoltativo e si attiva per singola fattura: un SHA-256 del contenuto e uno del PDF archiviato, dopodiché i trigger del database rendono la fattura immutabile. Si muove ancora soltanto lo stato di pagamento.
- Una fattura sigillata si corregge con una nota di credito, mai modificandola.
- Il PDF del contratto firmato viene archiviato byte per byte al momento della firma e restituito identico, perché il cliente ha firmato un documento impaginato.
- Un periodo contabile chiuso rifiuta qualsiasi registrazione con data al suo interno, tramite un trigger del database e non tramite una schermata.
I contratti e la firma sono disponibili nei piani Professional e Business. Ciò che viene raccolto è una firma elettronica avanzata con tracciatura delle operazioni (un codice inviato per email, entrambe le parti e un'impronta del testo esatto mostrato) e deliberatamente non una firma qualificata.
Farsi pagare senza sollecitare di persona
Questa è la parte che un foglio di calcolo non raggiunge affatto, perché non può inviare email.
- I solleciti hanno tre modalità per ogni tipo, disattivata, con approvazione e automatica, e all'inizio sono tutte disattivate. Nella modalità con approvazione ogni lettera viene scritta e messa in attesa finché non la rilascia Lei.
- Il calendario è Suo: per impostazione predefinita un primo sollecito 7 giorni dopo la scadenza, poi ogni 7 giorni, al massimo 3 volte. Viene sollecitato soltanto ciò che è ancora aperto e una lettera in attesa viene ricontrollata prima di partire.
- La scala dei solleciti è un'indicazione: promemoria di pagamento, primo e secondo sollecito (Mahnung), sollecito finale, con interessi moratori del 5% all'anno secondo l'art. 104 CO. Le spese non sono fissate dalla legge e si possono modificare.
L'abbinamento dei pagamenti passa da un file, non da un collegamento bancario: importa un estratto camt.053 o camt.054 e da solo si abbina soltanto un riferimento strutturato esatto.
Quando restare su Excel è la scelta giusta
Detto senza giri di parole, perché un confronto che non lo dice mai è una pubblicità.
- Emette poche fatture all'anno, a clienti che sanno già come pagarLa.
- Non è assoggettato all'IVA ed è ben lontano dalla soglia di CHF 100'000.
- I Suoi clienti pagano su un IBAN normale e non Le hanno mai chiesto una fattura QR.
- Un fiduciario prende già il Suo file una volta all'anno e ne è soddisfatto.
- Non ha mai inviato un sollecito di pagamento, perché non ne ha mai avuto bisogno.
E non arrivi qui per la cosa sbagliata: niente contabilità in partita doppia, niente bilancio, niente salari, niente contabilità multivaluta e spese soltanto in franchi svizzeri. Se Le serve una contabilità completa, se ne occupa un fiduciario o un software di contabilità.
Se decide di cambiare, ecco la prima ora
Niente di quanto segue Le chiede di cancellare il foglio di calcolo.
Porti con sé i clienti
Un'importazione CSV con mappatura delle colonne e un'anteprima che etichetta ogni riga come nuova, senza nome o doppione prima che venga scritto qualcosa.
Compili ciò che il documento stampa
IBAN o QR-IBAN, indirizzo, numero IDI e numero IVA, il prefisso della numerazione, le condizioni di pagamento. Il modulo indica quali di questi dati mancano ancora alla fattura QR.
Emetta una fattura e la guardi
L'anteprima accanto al modulo è il vero PDF generato da ciò che ha digitato, pagina per pagina, non una sua immagine.
Tenga il foglio di calcolo in parallelo
I rapporti si esportano in CSV e JSON e in Impostazioni, Privacy si ottiene uno ZIP dell'intero conto. Li usi entrambi per un trimestre.
L'assistente dietro la barra dei comandi prepara bozze. Pianifica, mostra esattamente che cosa cambierebbe ed esegue soltanto dopo la Sua conferma. Ogni fattura che crea è una bozza e non può inviare nulla a un cliente.
Domande frequenti
Posso mettere una fattura QR svizzera su una fattura scritta in Excel?
Nulla Le impedisce di incollare un'immagine QR su una fattura fatta con un foglio di calcolo. Quello che il foglio di calcolo non farà è decidere che cosa deve esserci dentro: su un QR-IBAN il riferimento deve essere un QRR, su un IBAN normale un Creditor Reference ISO 11649, e la sezione pagamento con la relativa ricevuta ha un formato fisso di 210 x 105 mm. Solory ricava il riferimento dal numero di fattura, verifica l'IBAN con le cifre di controllo mod-97 secondo ISO 7064 e aggiunge la sezione pagamento su una pagina propria, così chi paga può staccarla.
Devo lasciare Excel appena mi assoggetto all'IVA?
No. L'assoggettamento è un obbligo, non un requisito informatico. Cambia soltanto una cosa: da quel momento le Sue cifre devono reggere a una domanda. Il metodo effettivo prevede il rendiconto trimestrale, il metodo delle aliquote saldo (Saldosteuersatz) due volte all'anno, e il rendiconto con il relativo pagamento scadono 60 giorni dopo la fine del periodo. Solory produce quelle cifre e un rapporto fiscale in CSV da cui un fiduciario può compilare il rendiconto IVA; non inoltra nulla all'AFC e non genera il modulo.
Quando un foglio di calcolo resta la risposta migliore?
Quando emette poche fatture all'anno a clienti che sanno già come pagarLa, non è assoggettato all'IVA, nessuno Le ha mai chiesto una fattura QR e il fiduciario è soddisfatto del file che gli consegna una volta all'anno. Un foglio di calcolo è gratuito, si adatta a qualsiasi modo di lavorare e nessuno glielo può portare via. Nulla di tutto ciò smette di essere vero perché esiste un abbonamento.
Che cosa succede alle mie cifre quando un cliente paga una fattura a rate?
In un foglio di calcolo succede quello che decide Lei, e di solito qualcosa di leggermente diverso l'anno dopo. Solory riconosce i ricavi il giorno in cui il denaro è arrivato, legge quel giorno come data di calendario, così un pagamento del 31 dicembre non può scivolare nell'anno fiscale successivo, e ripartisce l'IVA fra i pagamenti parziali in centesimi interi, in modo che le quote tornino esattamente all'imposta della fattura stessa. Una fattura pagata a cavallo di due trimestri conta in entrambi, e il rapporto lo dichiara invece di far quadrare una colonna in silenzio.
Posso riprendermi i miei dati e tornare a un foglio di calcolo?
Sì. I rapporti si esportano in CSV e JSON, il rapporto fiscale in CSV è tradotto in tutte e cinque le lingue e in Impostazioni, Privacy si ottiene uno ZIP con un documento JSON strutturato e un README dell'intero conto. È un archivio, non un file di consegna per un software di contabilità: non esiste un'esportazione DATEV, Banana o bexio, e una sezione che non è stato possibile leggere viene elencata dentro l'archivio invece di arrivare come una lista vuota.
Solory sostituisce il fiduciario?
No, e non è pensato per farlo. Non c'è un piano dei conti, né un libro giornale, né un bilancio, né la gestione dei salari; produce un conto economico (Erfolgsrechnung) e un rapporto fiscale a partire dai dati di cassa e delle fatture. Il riferimento svizzero integrato nel prodotto riporta quello che ha pubblicato un'autorità indicata per nome, con il link a quella pagina e la data in cui è stata consultata, e su ogni schermata precisa che non si tratta di consulenza legale o fiscale.
C'è un'intelligenza artificiale che lavora al posto mio?
C'è un assistente, e prepara bozze. Trasforma una richiesta in un piano, mostra esattamente che cosa cambierebbe ed esegue soltanto dopo la Sua conferma, rivalidando quel piano sul server invece di fidarsi di ciò che il browser ha rimandato indietro. Ogni fattura che crea è una bozza, non può inviare un'email o un sollecito a un cliente e non calcola mai una cifra.