Dal giustificativo che ha in mano alla spesa registrata
Più strade in entrata, un solo modulo in uscita. Il modulo è lo stesso, qualunque via abbia preso il giustificativo.
La fotografi, anche senza rete
L'acquisizione da telefono mette la foto in coda in una casella di uscita persistente e la carica non appena torna online. Se la coda rinuncia, glielo dice chiaramente: la foto è stata scartata e va riallegata, non sparisce in silenzio. Le foto dei giustificativi sono l'unica parte che funziona offline; tutto il resto richiede una connessione.
Oppure trascini dentro il file
Trascini e rilasci, oppure scelga un file: PDF, JPG o PNG, fino a 10 MB. Il file resta allegato alla spesa e incide sulla quota di archiviazione dell'account.
Scansione e precompilazione
La scansione del giustificativo legge il fornitore, la data, il totale, la valuta e la ripartizione dell'IVA, e compila il modulo perché lei lo controlli. Se le cifre sul giustificativo non tornano, lo segnala invece di salvarle. Ogni scansione conta come un'azione IA sul suo contingente mensile.
Controlli, poi salvi
Una scansione da sola non registra nulla. I campi sono precompilati per la revisione, lei corregge ciò che non va e preme salva. Per la scansione non viene pubblicata alcuna percentuale di accuratezza, perché nessuna è stata misurata: legga ciò che ha compilato.
Accanto al campo della categoria compare un suggerimento con un valore di confidenza e un'etichetta che dice da dove arriva: dalle sue spese già categorizzate oppure da una corrispondenza di parole chiave. Viene applicato solo quando preme Applica. Con l'IA disattivata il suggerimento ricade sulla mappa deterministica di parole chiave e compare comunque.
Che cosa contiene una spesa, e che cosa volutamente non contiene
- Categoria
- Una delle 14 categorie predefinite: software e SaaS, hardware e attrezzature, materiale d'ufficio, viaggi, pasti e rappresentanza, formazione e perfezionamento, assicurazioni, consulenza contabile e legale, marketing e pubblicità, hosting e infrastruttura, telefono e internet, affitto e coworking, imposte e tasse, altro.
- Data e importo
- Una data di calendario dal 1° gennaio 2000 alla fine dell'anno prossimo e un importo fino a 99'999'999.99, sempre in franchi svizzeri.
- Fornitore e descrizione
- A chi ha pagato e per che cosa, con una descrizione fino a 500 caratteri. La descrizione è anche il posto in cui annotare l'importo originale quando la fattura è arrivata in un'altra valuta.
- Collegamento al progetto
- Facoltativo, ed è ciò che fa comparire il costo nella redditività di quel progetto invece che soltanto nel totale annuo.
- File del giustificativo
- Il PDF o la foto stessa, conservati insieme alla registrazione, così la prova e la contabilizzazione non si separano mai.
Costi ricorrenti che vengono davvero registrati
Una fattura di hosting mensile che vive solo come nota in una schermata di impostazioni è un costo che a fine anno dichiarerà per difetto.
Imposti una spesa come ricorrente e un processo giornaliero scrive righe reali. Recupera anche l'arretrato: viene generata ogni ricorrenza dalla data di riferimento a oggi, così un'esecuzione saltata non fa sparire in silenzio un costo dal suo anno. Ogni ricorrenza viene scritta esattamente una volta per il suo modello e la sua data, e a garantirlo è un indice univoco nel database, non un controllo di buona volontà.
- Quattro intervalli: settimanale, mensile, trimestrale, annuale.
- Le righe generate sono contrassegnate come automatiche e collegate al modello da cui provengono.
- Una riga generata non è a sua volta ricorrente, quindi nessuna catena può sfuggire di mano e produrre una seconda generazione.
- Il processo non scrive mai in un periodo contabile chiuso.
I periodi chiusi tengono anche sul lato manuale. Una spesa datata all'interno di un periodo che ha bloccato non può essere creata, modificata o eliminata, e un'eliminazione di gruppo le dice quali righe ha mantenuto e perché. Dietro quel messaggio, ad applicare davvero la regola sono i trigger di database su fatture, spese e pagamenti, quindi vale qualunque sia la schermata, l'importazione o l'assistente che sta scrivendo.
Le spese si registrano in franchi svizzeri, per scelta
Solory non conserva alcun corso di cambio e non se lo inventa. Una riga di spesa può portare CHF e nient'altro, ed è imposto nel database, nello schema di validazione e nel modulo. Le fatture possono portare un'altra valuta; una spesa no.
Che cosa fare invece è scritto sulla schermata in cui le serve: converta al corso del giorno di pagamento, inserisca l'importo in franchi, annoti nella descrizione l'importo e la valuta originali e conservi il giustificativo come prova di entrambi. Chieda all'assistente di registrare venti dollari di hosting: salta il passaggio e le dice che l'importo deve essere in franchi al corso del giorno di pagamento.
Importazione dell'estratto bancario: camt.053 e camt.054
Non esiste alcuna connessione con la banca. Lei esporta un file dall'e-banking e lo importa.
Solory legge gli estratti camt.053 e gli avvisi di addebito e accredito camt.054 nello standard ISO 20022. Il lettore ragiona per formato e non per banca: gestisce entrambe le radici XML e sia i tracciati raggruppati sia quelli a voce singola. Non esiste una lista di banche supportate in cui cercarsi: esiste un formato di file.
Esporti dall'e-banking
Scarichi dalla sua banca l'XML camt.053 o camt.054. Sono accettati file fino a 20 MB.
Anteprima prima che venga scritto qualcosa
L'importazione mostra il conto, l'identificativo dell'estratto e ogni voce con la sua data, il debitore, l'importo e il riferimento, ciascuna con la propria etichetta: abbinata automaticamente, suggerita, nessun abbinamento oppure già importata. Nulla viene salvato finché non conferma quella schermata.
Importi e lavori la lista
Le voci confermate diventano transazioni bancarie in uno spazio di lavoro con le schede Da abbinare, Abbinate, Ignorate e Tutte, in cui può cercare per debitore o per riferimento, con abbina, ignora, annulla e ripristina su ogni riga.
Reimportare lo stesso file non duplica nulla. Per ogni transazione viene derivata una chiave stabile, che privilegia il riferimento assegnato dalla banca, poi l'identificativo end-to-end, poi un hash della voce stessa, ed è derivata per sotto-transazione, che è il caso che conta davvero qui: un incasso QR raggruppato con molti pagatori sotto un'unica contabilizzazione produce una riga per pagatore, non una riga per l'intero blocco.
Abbinare un accredito a una fattura aperta
La regola automatica è volutamente stretta, perché un abbinamento automatico sbagliato è peggio di nessun abbinamento.
| Che cosa è arrivato sull'estratto | Che cosa succede |
|---|---|
| Un accredito che porta esattamente il riferimento strutturato (QRR o SCOR) di una fattura aperta | Abbinato automaticamente |
| Un accredito il cui importo corrisponde a una sola fattura aperta, entro CHF 0.01 | Proposto come suggerimento, che lei conferma a mano |
| Un accredito il cui importo corrisponde altrettanto bene a più fatture aperte | Nessun suggerimento, invece di un'ipotesi |
| Tutto il resto, addebiti compresi | Lasciato senza abbinamento, perché sia lei ad abbinarlo, a ignorarlo o a lasciarlo così |
Ecco perché il riferimento della QR-fattura conta ben oltre l'ordine formale: una fattura pagata con il suo riferimento strutturato intatto si riconcilia da sé, mentre una pagata da un cliente che digita un importo in un modulo di bonifico vuoto no. Anche l'assistente può proporre a quale fattura appartiene una transazione, con una fascia di confidenza, e dice chiaramente quando non ha un candidato sicuro. È una proposta: la conferma lei, e prima di allora non cambia nulla.
- Confermare un abbinamento scrive un pagamento vero attraverso il percorso di pagamento ordinario, quindi restano validi i blocchi sui periodi chiusi, il rifiuto di pagare una bozza o una fattura annullata e il ricalcolo dell'importo pagato e dello stato della fattura.
- Una transazione che ha abbinato a mano, ignorato oppure disabbinato di proposito non viene mai riabbinata quando lo stesso estratto viene caricato di nuovo.
- Annullare un abbinamento elimina il pagamento che aveva creato e riporta la transazione allo stato precedente, e le dice che sta per farlo prima di farlo.
Dove ricompare una spesa registrata
- Nel rapporto fiscale annuale, come grafico delle spese per categoria accanto ai ricavi, alla ripartizione trimestrale e al riepilogo IVA, esportabile in CSV e JSON.
- Nel conto economico di fine anno (Erfolgsrechnung), per competenza oppure per cassa, con una colonna di confronto con l'anno precedente e le spese per categoria.
- Nella redditività di progetto, quando la spesa è collegata a un progetto: ricavi, costi, manodopera, utile, margine e tariffa oraria effettiva per ogni progetto.
- Nella scheda del pilastro 3a, la cui base di reddito è l'utile netto dell'anno in corso, calcolato sui ricavi e sulle spese che ha registrato lei.
- Nell'archivio documenti, che tiene traccia della conservazione decennale prevista dall'art. 958f CO e dall'ordinanza sui libri di commercio, contata dalla fine dell'esercizio a cui la registrazione appartiene.
Un registro dei beni aziendali con ammortamento lineare o degressivo e un libro dei chilometri professionali stanno accanto alle spese nel piano Business. I chilometri sono sommati a CHF 0.70 al chilometro come valore predefinito, modificabile, con una riga sullo schermo che le ricorda di verificare l'aliquota applicabile presso la sua autorità fiscale. Il motore di ammortamento usa l'aliquota che gli indica e non impone mai un massimo cantonale.
Con Professional e Business può invitare il suo fiduciario a una vista in sola lettura di fatture, spese e riepilogo finanziario. Non potrà mai modificare nulla, il link d'invito funziona soltanto per l'indirizzo che ha invitato e lei può revocare l'accesso in qualsiasi momento.
Che cosa questo strumento non fa
Vale la pena saperlo prima di passare una serata a importare un anno di estratti.
- Nessun collegamento bancario e nessun open banking. Non esiste una connessione in tempo reale con alcuna banca; i dati arrivano come file camt che esporta lei.
- Nessun abbinamento automatico di tutto. Solo un riferimento strutturato esatto su un accredito si abbina da sé; gli importi restano suggerimenti e un caso ambiguo non produce nulla.
- Non è una contabilità in partita doppia. Non c'è un piano dei conti, né un giornale, né un libro mastro, né un bilancio di verifica, né un bilancio. Produce un conto economico e un rapporto fiscale a partire dai dati di cassa e di fatturazione.
- Nessun rendiconto IVA viene compilato o generato. L'esportazione del rapporto fiscale è etichettata in modo che una persona possa ricavarne il rendiconto IVA e il conto economico; non viene trasmesso nulla all'AFC né a un ufficio cantonale.
- Nessuna conversione di valuta e nessuna contabilità in più valute.
- Nessun pagamento con carta online sulla fattura e nessun eBill: la QR-fattura svizzera viene stampata come sezione di pagamento sul PDF della fattura.
- Nessun funzionamento completamente offline. L'acquisizione della foto del giustificativo è l'unica parte che funziona offline; spese, importazioni e tutto il resto richiedono una connessione.
Se le serve un piano dei conti, un bilancio, la gestione dei creditori o un contabile che lavori dentro il suo stesso file, Solory non è questo, e forzarlo in quella forma le costerà più di quanto le faccia risparmiare. Solory è lo strato che sta sotto: i giustificativi, i costi, gli accrediti bancari e le cifre che poi una persona porta alla dichiarazione.
Domande frequenti
Solory può collegarsi al mio conto bancario?
No. Non esiste alcuna connessione con le interfacce della banca né open banking. Lei esporta dall'e-banking un file camt.053 o camt.054 e lo importa, così le credenziali restano presso la sua banca e fuori da Solory. L'importazione è disponibile nel piano Business.
Quali formati di estratto bancario posso importare?
Gli estratti camt.053 e gli avvisi di addebito e accredito camt.054 in ISO 20022, in XML, fino a 20 MB per file. Il lettore interpreta il formato e non una banca specifica, e gestisce entrambe le radici XML e sia i tracciati raggruppati sia quelli a voce singola, quindi non c'è alcuna lista di banche supportate da controllare. Se la sua banca esporta camt.053, funziona.
La scansione del giustificativo salva la spesa da sola?
No. La scansione legge fornitore, data, totale, valuta e ripartizione dell'IVA e precompila il modulo della spesa perché lei lo controlli, e se le cifre sul giustificativo non tornano lo segnala invece di salvarle. È lei a confermare e a salvare. Ogni scansione conta come un'azione IA sul suo contingente mensile.
Posso registrare una spesa in euro o in dollari?
No. Le righe di spesa sono soltanto in franchi svizzeri, ed è imposto nel database, nello schema di validazione e nel modulo, perché Solory non conserva alcun corso di cambio e non se lo inventa. Converta al corso del giorno di pagamento, inserisca l'importo in franchi, annoti nella descrizione l'importo e la valuta originali e conservi il giustificativo come prova di entrambi.
Come decide Solory che un accredito bancario appartiene a una determinata fattura?
Un accredito che porta esattamente il riferimento QR strutturato (QRR o SCOR) di una fattura aperta viene abbinato automaticamente. Un accredito il cui importo corrisponde a una sola fattura aperta entro CHF 0.01 viene proposto come suggerimento, che lei conferma a mano. Quando più fatture aperte hanno lo stesso importo non viene fatto alcun suggerimento, perché un'ipotesi che attribuisce denaro al cliente sbagliato è peggio di una riga vuota.
Che cosa succede se importo due volte lo stesso estratto?
Non viene duplicato nulla. Per ogni transazione viene derivata una chiave stabile dal riferimento assegnato dalla banca, dall'identificativo end-to-end oppure da un hash della voce stessa, ed è derivata per sotto-transazione, quindi un incasso QR raggruppato produce una riga per pagatore. Una transazione che ha già abbinato, ignorato o disabbinato di proposito non viene mai riabbinata a un nuovo caricamento.
Solory sa quali delle mie spese sono deducibili fiscalmente?
No. Registra, categorizza e somma i suoi costi; non c'è alcun selettore deducibile o no, nessuna percentuale di quota privata e nessun recupero automatico dell'imposta precedente. Che cosa sia deducibile, e in quale misura, è una decisione che spetta a lei e al suo fiduciario. Il prodotto dichiara su ogni schermata di conformità che non si tratta di consulenza legale o fiscale.