Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Personne responsable

Alex Földvári (Solory)

Adresse

Wartauweg 19, 8049 Zürich, Switzerland

Courriel

support@solory.ch

La personne désignée ci-dessus décide pourquoi et comment les données personnelles sont traitées aux fins décrites dans la présente politique et constitue votre point de contact pour toute question ou demande relative à la protection des données.

2. Nos deux rôles

Nous traitons les données personnelles selon deux rôles distincts. Premièrement, nous sommes responsables du traitement des données personnelles de nos propres titulaires de compte (par exemple nom, courriel, identifiants et informations de facturation) et des visiteurs de notre site. La présente politique couvre ce traitement.

Deuxièmement, lorsque vous utilisez le Service pour gérer des informations sur vos propres clients, contacts, prospects et correspondants, vous êtes le responsable de ces données et nous agissons uniquement comme votre sous-traitant, selon vos instructions. Cette relation est régie par notre contrat de traitement des données et non par la présente politique. Il vous incombe d'informer vos propres clients de votre utilisation du Service et de disposer d'une base légale pour traiter leurs données.

3. Catégories de données personnelles traitées

• Données de compte: votre nom, votre adresse de courriel, votre mot de passe (stocké uniquement sous forme de hachage sécurisé), vos préférences de langue et d'interface, ainsi que les éventuelles relations d'équipe ou de collaboration.
• Données de contenu: les informations professionnelles que vous saisissez ou téléversez, telles que clients, prospects, projets, devis, factures, dépenses, paiements, contrats, documents, entrées d'agenda et courriels envoyés ou reçus via le Service. Elles peuvent contenir des données personnelles de tiers, dont vous êtes le responsable (voir la section 2).
• Données de facturation: le plan choisi, l'état de l'abonnement et les justificatifs de paiement. Nous ne stockons pas les numéros de carte complets.
• Données d'utilisation et techniques: données de journalisation telles que l'adresse IP, les informations d'appareil et de navigateur, les horodatages et les événements de sécurité et d'audit générés lors de votre utilisation du Service.
• Données d'assistance et de communication: le contenu des messages que vous nous envoyez et de nos réponses.

4. Finalités et bases légales

Nous traitons les données personnelles aux fins suivantes. Selon le RGPD, lorsqu'il s'applique, les bases légales correspondantes figurent entre parenthèses.

• Pour fournir, exploiter et maintenir votre compte et le Service, y compris ses fonctionnalités essentielles (exécution d'un contrat, art. 6, par. 1, let. b RGPD).
• Pour gérer la facturation, les abonnements et les plans Free/Pro (exécution d'un contrat, art. 6, par. 1, let. b RGPD).
• Pour assurer la sécurité du Service, prévenir les abus et la fraude et tenir des journaux d'audit (intérêt légitime, art. 6, par. 1, let. f RGPD; sous la nLPD, notre intérêt prépondérant à un service sécurisé).
• Pour fournir une assistance et répondre à vos demandes (exécution d'un contrat et intérêt légitime, art. 6, par. 1, let. b et f RGPD).
• Pour améliorer et développer le Service, en utilisant lorsque possible des données agrégées ou minimisées (intérêt légitime, art. 6, par. 1, let. f RGPD).
• Pour envoyer les messages de service nécessaires, tels que les avis de sécurité, de facturation ou les notices importantes de compte (exécution d'un contrat et intérêt légitime). Les messages facultatifs comme une newsletter ne sont envoyés qu'avec votre consentement (art. 6, par. 1, let. a RGPD), que vous pouvez retirer à tout moment.
• Pour respecter des obligations légales, y compris les devoirs comptables et de conservation prévus par le droit suisse (obligation légale, art. 6, par. 1, let. c RGPD).

Sous la nLPD, le traitement par une personne privée est licite lorsqu'il ne porte pas une atteinte illicite à la personnalité de la personne concernée; nous fondons les traitements décrits ci-dessus sur l'exécution de notre contrat avec vous, votre consentement lorsqu'il est requis, le droit applicable et nos intérêts légitimes.

5. Fonctionnalités d'IA

Certaines fonctionnalités font appel à un prestataire tiers d'intelligence artificielle (OpenAI) pour rédiger du texte, résumer vos données ou lire des documents que vous soumettez à ces fonctionnalités. Seul le contenu nécessaire à la tâche que vous avez lancée est transmis, via une connexion chiffrée. Notre prestataire d'IA traite ces données pour notre compte afin de renvoyer un résultat et, selon notre accord, n'utilise pas les données transmises via son API pour entraîner ses modèles. Les sorties d'IA peuvent être inexactes et vous sont toujours présentées comme un brouillon à vérifier avant que vous ne vous y fiiez.

6. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons uniquement des cookies internes strictement nécessaires et un stockage similaire. Concrètement: un cookie de session qui vous maintient connecté, un cookie qui mémorise la langue choisie et un cookie qui mémorise des préférences d'interface telles que l'état replié de la barre latérale. Votre choix de thème est stocké localement dans votre navigateur.

Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires, de traceurs intersites ni d'outils d'analyse tiers qui vous profilent. Comme nous ne déposons que des cookies strictement nécessaires, aucune bannière de consentement n'est requise à leur égard. Vous pouvez effacer les cookies dans votre navigateur à tout moment, mais une nouvelle connexion redéposera le cookie de session nécessaire à l'utilisation du Service.

7. Destinataires et sous-traitants

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec les prestataires qui nous aident à exploiter le Service, chacun lié par un contrat de traitement des données et autorisé à utiliser les données uniquement pour nous fournir sa prestation. Nos sous-traitants actuels sont:

Nous pouvons également divulguer des données personnelles lorsque la loi l'exige, pour faire respecter nos Conditions ou pour protéger nos droits, notre sécurité ou nos biens ou ceux d'autrui. Une liste à jour des sous-traitants est tenue dans notre contrat de traitement des données.

8. Lieu de stockage et transferts internationaux

Vos données de compte et de contenu sont conservées dans une base de données hébergée en Suisse, dans la région de Zurich (eu-central-2) exploitée par notre fournisseur d'infrastructure. Certains de nos sous-traitants traitent des données limitées hors de Suisse, dans l'Union européenne ou aux États-Unis, comme indiqué dans le tableau ci-dessus (par exemple la distribution des courriels et les fonctionnalités d'IA).

Lorsque des données personnelles sont transférées à l'étranger, nous nous appuyons sur des garanties appropriées: transferts vers des pays reconnus par le Conseil fédéral suisse et l'UE comme offrant une protection adéquate et, pour d'autres pays comme les États-Unis, les clauses contractuelles types de la Commission européenne assorties de l'addendum suisse reconnu par le PFPDT, ainsi que des mesures techniques supplémentaires telles que le chiffrement lors du transfert.

9. Durée de conservation

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités ci-dessus. Les données de compte et de contenu sont conservées tant que votre compte est ouvert. Lorsque vous fermez votre compte, nous engageons le processus de suppression décrit à la section 10.

Certaines données sont conservées plus longtemps lorsque la loi l'exige, notamment les documents nécessaires au respect des obligations comptables et de conservation prévues par le Code des obligations suisse (en général jusqu'à dix ans). Les journaux de sécurité et d'audit sont conservés pour une durée limitée adaptée à leur finalité, et les sauvegardes sont régulièrement renouvelées et écrasées.

10. Vos droits et comment les exercer

Sous réserve des conditions de la nLPD et du RGPD, vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles, de faire rectifier des données inexactes, de faire supprimer des données, de recevoir vos données dans un format portable, de vous opposer à certains traitements ou d'en demander la limitation et, lorsque le traitement repose sur le consentement, de retirer ce consentement à tout moment sans effet sur les traitements passés.

Vous pouvez exercer vous-même les plus importants de ces droits, directement dans l'application, sans nous contacter:

• Accès et portabilité: dans Paramètres > Confidentialité, vous pouvez exporter une copie complète de vos données sous forme d'archive ZIP contenant un fichier JSON structuré, au titre de votre droit d'accès et de portabilité.
• Effacement: dans Paramètres > Confidentialité, vous pouvez demander la suppression du compte. La suppression ouvre un délai de grâce de 30 jours pendant lequel vous pouvez annuler, après quoi votre compte et vos données personnelles sont supprimés ou anonymisés de manière irréversible. La suppression peut être suspendue tant que vous avez des factures impayées devant être conservées pour des raisons légales.
• Rectification: vous pouvez corriger la plupart de vos données à tout moment en les modifiant directement dans l'application.

Pour toute autre demande ou si vous avez besoin d'aide, contactez-nous à support@solory.ch. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant d'agir. Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès d'une autorité de contrôle: en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, Berne); dans l'UE, votre autorité locale de protection des données.

11. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, l'usage abusif et l'accès non autorisé. Cela comprend l'isolation au niveau des lignes de la base de données, de sorte que chaque compte n'atteint que ses propres données, l'authentification à deux facteurs facultative, le chiffrement des données lors du transfert, un stockage de fichiers privé avec des liens d'accès à durée limitée, des contrôles d'accès selon le principe du moindre privilège et une journalisation d'audit. Aucun système ne peut être garanti totalement sûr; nous ne pouvons donc pas promettre une sécurité absolue, mais nous travaillons en continu à protéger vos données.

12. Enfants

Le Service est destiné à un usage professionnel par des adultes et ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d'enfants.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour refléter des changements du Service ou des exigences légales. Nous publierons la version mise à jour avec une nouvelle date et, pour les changements importants, prendrons des mesures raisonnables pour vous en informer. Veuillez la consulter de temps à autre.

14. Contact

Pour toute question sur la présente politique ou sur le traitement de vos données personnelles, contactez Alex Földvári à support@solory.ch ou par courrier à Wartauweg 19, 8049 Zürich, Switzerland.