Séances, forfaits et facturation pour les coachs suisses

Une fiche client contient la personne ou l'entreprise, les coordonnées, un tarif horaire par défaut, une langue de document préférée et un champ de notes internes pouvant aller jusqu'à 5'000 caractères. Le travail se rattache à un projet, et un projet est soit horaire, avec un tarif, soit à prix fixe, avec un budget facultatif en heures et en argent. Tout le reste de cette page repose sur ces deux fiches.

Le forfait relève du cas à prix fixe. Fixez le prix, fixez un budget en heures, imputez-y les séances : la page du projet affiche les heures totales, facturables et non facturées, le tarif effectif et une barre de budget consommé. Ce qu'elle ne fait pas, c'est décompter des crédits : il n'existe pas de portefeuille de séances, et rien n'empêche une dixième séance sur un forfait de neuf. C'est la barre de budget qui vous dit où vous en êtes.

• Un tarif horaire par client, et une langue de document par client, pour que la facture d'un client s'imprime en français et celle du suivant en allemand
• Un chronomètre qui, à l'arrêt, arrondit au quart d'heure le plus proche, ou une saisie manuelle de 0,1 à 24 heures
• Les heures non facturables restent dans les rapports et n'atteignent jamais une facture : la préparation et les déplacements demeurent visibles sans être facturés
• Les heures non facturées portent leur propre chiffre : ce qu'elles valent aux tarifs du projet

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   Rédigez-la une seule fois

   Composez la facture que vous enverriez chaque mois : les lignes, l'unité, le prix, les conditions de paiement, le compte bancaire sur lequel elle doit être payée, et si la QR-facture y est jointe. Enregistrez-la comme modèle récurrent sur un intervalle hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel.

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   Elle génère un brouillon

   À chaque occurrence, un nouveau brouillon apparaît pour ce client. La date de prestation, le compte bancaire choisi et l'indicateur de QR-facture sont repris, et l'échéance suit les conditions de paiement propres au modèle plutôt que le réglage par défaut du compte.

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   Le texte suit la période

   Le texte de la facture accepte des variables. Écrivez "Coaching {{month}} {{year}}" une seule fois et chaque facture imprime son propre mois, parce que les variables se résolvent sur la date d'émission de la facture concernée. Un rattrapage qui produit trois mois manqués écrit trois noms de mois différents.

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   Vous la relisez, ou vous la laissez partir

   Une facture générée reste un brouillon, sauf si le modèle active l'envoi. Avec l'envoi activé, chacune part par e-mail au client avec le PDF joint, dans la langue que vous avez choisie, et la langue du client fait partie des options.

Un forfait payé en tranches relève d'un autre mécanisme, réservé au plan Business. Une facture se découpe en 2 à 24 tranches mensuelles planifiées, dont la somme doit correspondre exactement au total, au centime près. L'argent reste dans le registre des paiements et l'état payé ou en retard de chaque tranche en découle : une facture placée sous plan n'est donc pas en défaut du seul fait que son échéance d'origine est passée.

Neuf instruments prédéfinis sont livrés avec le produit, parmi lesquels des conditions B2C pour les clients privés, un mandat et un contrat de prestations récurrentes. Le corps du texte s'édite dans un éditeur de texte enrichi fondé sur le markdown, et des positions chiffrées peuvent figurer dans le texte même du contrat sous forme de véritable tableau : le tarif de la séance, le prix du forfait et le montant dû en cas d'annulation dans le délai de préavis font ainsi partie du document, et non d'une annexe que personne n'ouvre.

• Des contrats bilingues sur deux colonnes, avec une langue désignée comme faisant foi en cas de divergence
• Un historique des versions : chaque formulation sous laquelle le contrat a été enregistré, en lecture seule, avec l'auteur, l'horodatage et une empreinte
• Des annexes, images et PDF, ajoutées au PDF du contrat téléchargé
• Une mention du seuil de TVA suisse peut être inscrite dans le texte même du contrat, pour qu'elle apparaisse sur le PDF et sur la page de signature

La signature se fait sur un lien privé. Un code à six chiffres est envoyé par e-mail au signataire et expire au bout de dix minutes ; le signataire saisit son nom légal complet, trace une signature et coche une case de consentement. Sont enregistrés le nom saisi, le tracé, la date et l'heure, l'adresse IP, l'appareil, et une empreinte SHA-256 du texte exact du contrat affiché au moment de la signature. Les deux parties signent, le client sur le lien et vous depuis la page du contrat, et le PDF est archivé à l'octet près à cet instant, puis restitué tel quel par la suite.

Les notes sur un client tiennent dans un champ de texte libre pouvant aller jusqu'à 5'000 caractères sur la fiche client. Un lead porte en plus une chronologie, avec des entrées automatiques et huit types d'événements manuels, parmi lesquels la prise de contact, le message reçu, la réponse, un rendez-vous ou un appel, et une simple note. Il n'y a ici aucun dossier de santé structuré, aucun champ de diagnostic et aucun plan de traitement. Prenez le champ de notes pour ce qu'il est : des notes professionnelles sur une fiche professionnelle.

Les données de compte et de contenu sont conservées dans une base de données hébergée en Suisse, dans la région de Zurich (eu-central-2), avec un stockage de fichiers privé accessible uniquement par des liens signés de courte durée. L'application, elle, s'exécute à Francfort. Les e-mails partent via Mailgun, et le fournisseur d'IA est OpenAI aux États-Unis, nommé dans le contrat de sous-traitance, qui précise que les données de l'API ne servent pas à entraîner les modèles. « Tout reste en Suisse » ne serait pas une phrase exacte ; la base de données et les fichiers, eux, y restent.

• La double authentification par application d'authentification, facultative et par utilisateur ; dès qu'un facteur est enrôlé, l'exigence est appliquée dans la base de données et sur le stockage des fichiers, pas seulement à l'écran
• La sécurité au niveau des lignes, pour qu'un compte ne lise que ses propres lignes
• Un journal d'audit qui ne peut être ni modifié ni supprimé, ni par vous ni par l'exploitant
• L'accès du support n'ouvre un compte que pour répondre à une question, et inscrit une entrée dans le journal d'audit de ce compte
• Un export de tout dans un ZIP avec un document JSON structuré, ou la suppression du compte avec un délai de grâce de 30 jours

Telegram et Discord sont facultatifs et restent inactifs tant que vous ne les activez pas, et la politique de confidentialité est franche à leur sujet : des plateformes grand public que ne lie aucun contrat de sous-traitance, où il est déconseillé de transmettre des données de clients. L'effacement a lui aussi ses limites, et elles sont énoncées avant que vous ne comptiez dessus : les pièces comptables se conservent dix ans à compter de la fin de l'exercice selon l'art. 958f CO, et un contrat signé demeure avec ses preuves de signature.

Le PDF d'une facture peut porter la QR-facture suisse officielle (QR-Rechnung) sur sa propre page, payable avec TWINT et avec toutes les applications bancaires suisses. Une référence structurée y est toujours jointe, une référence QRR sur un QR-IBAN, une référence créancier ISO 11649 sur un IBAN ordinaire, pour que l'application du payeur remplisse elle-même son champ de référence et que le paiement puisse être rapproché de la facture qui l'a déclenché. La section paiement s'imprime en allemand, en français, en italien ou en anglais, les quatre langues de la QR-facture. Il faut un IBAN suisse ou liechtensteinois valable, une adresse postale complète et un montant en CHF ou en EUR ; s'il manque quelque chose, l'application nomme le champ manquant avant tout téléchargement.

L'enregistrement d'un paiement préremplit ce qui reste ouvert, et non le total. Le montant payé, le statut et la date de paiement de la facture découlent du registre des paiements : le document et ses encaissements ne peuvent donc pas diverger. Sur le plan Business, un fichier camt.053 ou camt.054 exporté depuis votre banque peut être importé à la place : seule une correspondance exacte de référence structurée sur un crédit est comptabilisée automatiquement, et un montant qui coïncide simplement s'affiche comme une suggestion que vous confirmez.

Les rappels de paiement adressés au client relèvent des plans Professional et Business et sont désactivés par défaut. Chaque type dispose de trois modes : désactivé ; approbation, où chaque lettre est préparée et attend sous « En attente d'approbation » jusqu'à ce que vous la libériez ; ou automatique. Vous fixez le premier rappel N jours après l'échéance, puis tous les M jours, jusqu'à un maximum. Seul le solde encore ouvert est relancé, et une facture placée sous plan de tranches n'est traitée que par le rappel de tranche, pour que personne ne soit relancé deux fois pour le même argent.

Un événement créé à la main porte un titre, une description, un indicateur journée entière, un début, une fin, un lieu, une couleur parmi six et un lien facultatif vers un client. Il se pose sur la même grille que treize sortes d'éléments datés : les factures échues et émises, les délais des tâches, les débuts et les délais de projets, l'expiration des contrats et des devis, les rendez-vous et les relances de leads, et les échéances fiscales suisses.

Chaque événement accepte jusqu'à douze rappels, à un décalage prédéfini ou personnalisé en minutes, en heures ou en jours, aucun au-delà de trente jours, avec un texte modifiable pour chaque événement. Ils arrivent dans l'application, ainsi que sur Discord et Telegram lorsque ceux-ci sont connectés. Pas par SMS, et pas sous forme d'appel téléphonique.

Google Calendar se connecte dans un seul sens et en lecture seule : les événements que vous synchronisez sont lus, et rien n'est jamais créé ni modifié dans Google. La synchronisation récupère les sept prochains jours, et une page Rendez-vous liste les appels Google Meet à venir sur quatorze jours avec un bouton pour rejoindre. Les clients ne réservent pas eux-mêmes : le portail client est un lien privé en lecture seule vers leurs propres factures, devis et documents, sans messagerie, sans dépôt de fichiers et sans paiement.

• Aucun solde de crédits de séances. Un forfait est un prix fixe assorti d'un budget en heures, pas un portefeuille qui se décompte.
• Aucune page de réservation. Un client ne peut pas choisir un créneau, et le portail est en lecture seule.
• Aucun paiement par carte sur une facture. Il n'existe pas de lien de paiement immédiat pour votre client.
• Aucun dossier clinique. Ni diagnostic, ni plan de traitement, ni donnée de santé structurée.
• Aucune synchronisation d'agenda bidirectionnelle, ni Zoom, ni Teams. Les rendez-vous sont des liens Google Meet repris de Google Calendar.
• Aucun report par glisser-déposer. Les événements se modifient par un formulaire.
• Aucune signature électronique qualifiée, et aucun conseil juridique ou fiscal nulle part dans le produit.
• Aucune comptabilité en partie double, aucun bilan, aucun plan comptable, et aucun remplacement d'un fiduciaire.

La référence suisse intégrée au produit couvre huit domaines, la TVA, la comptabilité et les pièces justificatives, la facturation, la forme juridique, les impôts, les assurances sociales, les autorisations et la création d'entreprise, et chaque entrée nomme l'autorité qui l'a publiée, renvoie à sa page et indique la date à laquelle elle a été consultée. Le secret professionnel, et les obligations qui accompagnent le traitement de données de santé, n'en font pas partie. Rien dans le produit ne constitue un conseil juridique : ces questions relèvent de votre association professionnelle et de votre avocat.

L'assistant mérite lui aussi d'être décrit sans détour. Il rédige et propose : il transforme une phrase en un plan que vous lisez sur un écran de confirmation, et rien n'est créé tant que vous n'avez pas lancé l'exécution. Il ne peut pas envoyer d'e-mail à un client, il ne peut rien supprimer, et il ne calcule jamais un chiffre : chaque montant du produit est calculé par le code. L'IA est décomptée par siège et par mois civil, et se met en pause une fois le quota épuisé.

Les devis et la QR-facture suisse figurent dans tous les plans, y compris le plan gratuit, et aucun plan ne limite le nombre de factures, de projets, de séances ou d'événements d'agenda que vous conservez. Ce que les plans rationnent, ce sont les clients actifs, les sièges, le stockage et l'IA. Deux choses qu'un cabinet de coaching souhaite en général se trouvent plus haut : les contrats et les rappels adressés au client commencent au plan Professional, et les plans de tranches ainsi que l'import bancaire sont réservés à Business.

Les sièges incluent le titulaire : Free et Starter sont donc des comptes à une personne, Professional ajoute un collègue et Business quatre. Les actions d'IA sont décomptées par siège et par mois civil, 25 sur Free, 300 sur Starter, 1'000 sur Professional, 3'000 sur Business, et chaque requête générative comme chaque scan de justificatif compte pour une. Les prix s'entendent par compte et par mois, en francs suisses, hors TVA suisse : l'exploitant se situe en dessous du seuil d'assujettissement et n'est pas assujetti, aucune TVA n'est donc facturée ni indiquée sur un reçu.