CRM pour une raison individuelle suisse : clients et leads

Client

La personne ou l'entreprise que vous facturez. La fiche porte les adresses, les identifiants fiscaux, un tarif par défaut et une langue de document, et c'est à elle que s'adressent une facture, un devis, un contrat et un projet.

Lead

Un prospect que vous suivez à la main, avec un statut, une chronologie et une note à chaque mouvement. Convertir un lead en client tient en une action, et le lead est conservé ensuite avec ses notes et sa chronologie.

Lead froid

Une ligne d'une liste que vous avez importée. Les leads froids ont leur propre écran, leurs statuts, leurs colonnes et leurs outils de prospection, pour qu'une liste achetée ou extraite ne se mélange jamais aux personnes avec lesquelles vous travaillez vraiment.

La fiche contient le nom de l'entreprise ou du client, la personne de contact, l'e-mail, le téléphone, le code pays, deux lignes d'adresse, le NPA, la localité et des notes internes, ainsi que quatre identifiants fiscaux distincts : numéro de TVA, numéro de TVA européen, numéro IDE (UID) et numéro de TVA suisse (MWST). Les quatre sont validés, affichés sur la fiche client et imprimés sur les PDF qui partent. Un client suisse avec un IDE et un numéro de TVA, et un client étranger avec un numéro de TVA européen, sont deux cas ordinaires plutôt qu'une astuce en texte libre.

• Un tarif horaire par défaut par client, dont partent les projets et les lignes de facture
• Une langue de document et d'e-mail par client, avec repli sur la vôtre
• Archivage et restauration, tous deux réversibles
• Suppression définitive uniquement tant que le client n'a ni projet ni facture
• Un client dont l'adresse figure sur la liste de blocage du compte est signalé comme bloqué, et tout message vers cette adresse est refusé avant l'envoi
• Par ligne de la liste : nombre de projets, chiffre d'affaires, montant ouvert, statut

Vos clients existants arrivent par CSV : vous associez les colonnes du nom, de l'e-mail, du téléphone et de l'adresse, puis vous lisez un aperçu qui étiquette chaque ligne Nouveau, Sans nom ou Doublon avant que quoi que ce soit ne soit écrit. Les doublons sont ignorés, et un import accepte jusqu'à 2'000 lignes.

• Nouveau lead
• Contact pris
• Nous a contactés
• A réagi
• A répondu
• Sans réponse
• Intéressé
• Rendez-vous demandé
• Maquette envoyée
• Devis envoyé
• Pas intéressé
• Devenu client
• Clôturé

Chaque statut porte un libellé complet, un libellé court pour les écrans étroits et une phrase d'aide, dans les cinq langues. Chaque changement peut porter une note, et deux en demandent davantage : Rendez-vous demandé réclame la date et l'heure, Devis envoyé le montant et la devise, pour que le chiffre annoncé reste sur la fiche.

La chronologie mêle les entrées que le produit écrit lui-même (création, changement de statut, rappel envoyé, conversion, relance envoyée, relance arrêtée) et huit types que vous écrivez à la main, de la prise de contact au devis envoyé. La conversion en client conserve le lead et tout ce qu'il porte.

Le score affiché à côté d'un lead vient de règles, pas de l'IA : de 0 à 100, en trois paliers, Chaud, Tiède et Froid, à partir de l'e-mail renseigné, du téléphone renseigné, des notes ajoutées, d'un devis en cours, de la fraîcheur du dernier contact, de la plateforme et du statut. Chaque lead montre quelle règle a donné combien de points ; une évaluation de l'IA, lorsqu'il y en a une, apparaît à côté sous son propre libellé.

• Des onglets Actifs, Clôturés et Tous, plus un filtre par statut
• Recherche en texte libre sur le nom, la plateforme et l'e-mail
• Export CSV, clôture en lot et suppression en lot
• Copie d'un champ de contact dans le presse-papiers, avec confirmation

Les leads froids sont le versant prospection et, volontairement, un écran à part. Onze statuts : Nouveau, Contacté, En attente de réponse, A répondu, Sans réponse, Rendez-vous fixé, Devis envoyé, En pause, Client gagné, Perdu, Ne pas contacter. Les trois derniers sont définitifs et sortent du filtre Actifs.

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   Partez du modèle

   Un fichier .xlsx à télécharger, avec les 46 colonnes et une ligne d'exemple. Votre propre fichier convient également : les lignes sont reconnues par en-tête de colonne et non par position, l'export n'a donc pas besoin de venir d'une source particulière.

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   Lisez l'aperçu

   Chaque ligne est affichée avec le sort qui l'attend (Import, Mise à jour, Doublon ou Sans entreprise) avant qu'une seule fiche ne soit écrite.

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   Importez par ajout

   Le rapprochement se fait sur l'e-mail, le site web, le téléphone et le nom de l'entreprise. Un lead existant est complété et mis à jour plutôt que dupliqué : une deuxième liste, meilleure, améliore la première au lieu de la doubler. Un import accepte jusqu'à 10'000 lignes.

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   Vérifiez les adresses, si vous le souhaitez

   La vérification des adresses e-mail s'active à la demande et se paie d'avance, et elle ne bloque jamais un import : chaque lead est importé quel que soit le solde de crédits, et une adresse que le solde ne couvre pas reste simplement non vérifiée et utilisable.

Un verdict est inscrit sur le lead en langage clair (adresse non distribuable, impossible à confirmer ou confirmée), avec son motif, par exemple boîte inexistante, boîte pleine, serveur de messagerie absent, adresse jetable ou adresse générique, ainsi qu'une suggestion de correction lorsqu'il y en a une.

La disposition à 46 colonnes livrée d'origine a été conçue pour un seul métier, et aucun métier n'a besoin de toutes. Chaque compte peut masquer les colonnes qu'il n'utilise pas, avec un moyen en un clic de masquer celles propres aux agences web ; les données restent, elles cessent seulement d'occuper l'écran, et le nom de l'entreprise ne peut jamais être masqué. Vous pouvez aussi ajouter jusqu'à 30 champs personnalisés, en neuf types. Un champ retiré est masqué partout, toutes ses valeurs conservées, et même les valeurs d'un champ supprimé survivent : le recréer sous le même nom les ramène.

Les filtres couvrent la prochaine étape (en retard, à faire aujourd'hui, aucune), le statut, la catégorie, le canton et la priorité, avec une recherche sur l'entreprise, le contact, la localité et l'e-mail. L'export montre un aperçu en direct avant le téléchargement du fichier, et c'est vous qui fixez le périmètre, le nombre maximal de lignes, les colonnes et le style des en-têtes.

Pour un lead froid, l'assistant rédige un e-mail de prospection sous forme de brouillon. Vous choisissez la langue, le ton (formel, professionnel ou amical), la longueur et celles de vos prestations qu'il doit proposer, et il suggère d'autres objets possibles. Continuer vers l'e-mail transmet l'objet et le corps à la fenêtre de rédaction et vous y emmène. Il n'envoie rien. Votre signature est ajoutée au moment de l'envoi et tenue hors du corps généré.

• L'assistant propose et demande : rien n'est créé, modifié ni envoyé avant votre confirmation
• Un prospect marqué Ne pas contacter bloque purement et simplement la génération d'un message
• Aucun prix ne figure dans un e-mail de prospection à froid ; un prix n'est utilisé que si un client le demande explicitement, et uniquement depuis vos tarifs actifs
• Il écrit dans votre style dès que vous collez deux ou trois de vos propres e-mails sur la page Assistant ; sans eux, il s'en tient au style commercial courant de la langue choisie

Les séquences de relance sont la seule chose ici qui envoie d'elle-même. Vous écrivez l'objet et le corps de chaque étape ; chacune part un nombre de jours défini après la précédente. L'inscription est manuelle, un lead à la fois, et seuls les leads disposant d'une adresse e-mail sont proposés. Chaque message porte une désinscription en un clic, qui arrête la séquence et atterrit dans la chronologie de ce lead. C'est un publipostage que vous avez écrit et activé, pas un assistant qui décide d'écrire à quelqu'un.

L'IA est décomptée par mois civil : 25 requêtes sur Free, 300 sur Starter, 1'000 sur Professional et 3'000 sur Business. Chaque requête générative en compte une, tout comme chaque requête OCR ou de vectorisation. Au plafond, l'IA se met en pause jusqu'au mois suivant ou jusqu'à l'achat d'un pack Boost : CHF 5 pour 1'000 requêtes, CHF 12 pour 3'000, CHF 29 pour 10'000.

Un projet appartient à un client et se facture à l'heure, avec un tarif, ou à prix fixe, et peut porter un budget en heures, un budget en montant, ou les deux. Quatre statuts, Actif, Terminé, En pause et Archivé, et l'archivage est réversible : le projet reste dans la liste, marqué Archivé, et peut être restauré.

• Six chiffres par projet : heures totales, heures facturables, heures non facturées, chiffre d'affaires, tarif effectif et factures
• Une barre de budget qui montre ce qui a été consommé par rapport à ce qui était prévu
• Une vue d'ensemble qui additionne heures facturables et non facturables, factures envoyées, factures payées, total encaissé et montant ouvert

Une tâche porte un titre, une description, une échéance et l'une des quatre priorités, et se relie à un client ou à un lead, pas à une personne, puisqu'il n'existe pas de champ d'attribution. Des fichiers et des liens nommés peuvent y être joints, et un téléversement est transactionnel : un échec est signalé fichier par fichier et l'orphelin annulé, si bien que rien n'est listé comme joint alors qu'il n'est pas là. La liste s'ouvre sur le total, les tâches ouvertes, celles dues aujourd'hui et celles en retard, avec recherche, tri, achèvement et suppression en lot.

Chaque client peut recevoir un lien privé unique qui montre ses factures, ses devis et les documents qui lui sont liés, tous téléchargeables. Pas de compte, pas de mot de passe. La validité se fixe à la création du lien : 7, 30 ou 90 jours, ou sans expiration, 30 jours par défaut. Un seul lien est actif à la fois par client, et en régénérer un révoque le précédent. Seule une empreinte SHA-256 du jeton est conservée et l'URL utilisable n'est affichée qu'une seule fois : une fuite de la base de données ne donne donc aucun lien fonctionnel.

Les brouillons n'apparaissent jamais : les factures en brouillon et les devis non envoyés sont écartés dans la requête à la base de données, puis une seconde fois dans le code, parce qu'un devis non envoyé est un prix que personne n'a reçu. La page s'affiche dans la langue du client, celle qui est réglée sur sa fiche, et un téléchargement qui échoue se lit comme un échec, et non comme un document discrètement périmé.

Collaborateur

Un sous-traitant invité par e-mail sur un seul projet. Il y saisit ses propres heures et ne fait rien d'autre : pas de tarifs, pas de factures, pas d'autres projets. Les statuts sont Invité, Actif et Révoqué ; la révocation est immédiate, et les heures qu'il a saisies restent sur le projet.

Membre d'équipe

Une personne dans un compte partagé. Elle voit et gère tout ce qu'il contient, exactement comme vous. Son profil personnel et sa signature d'e-mail restent les siens.

La frontière du collaborateur est appliquée dans la base de données, pas dans l'interface : son temps est écrit par une routine construite pour ce seul usage, et la restriction est une migration de base de données. Il n'y a pas d'étape de validation : ses heures arrivent directement sur le projet, tandis que la facturation reste chez le propriétaire du compte.

Les membres d'équipe sont invités par e-mail ou par un lien partageable valable 30 jours ; la liste des membres affiche le statut et les dates, avec réinvitation et révocation immédiate, et un sélecteur de compte vous fait passer de votre propre compte aux comptes partagés. Les places comprennent le propriétaire : 1 sur Free, 1 sur Starter, 2 sur Professional, 5 sur Business, de sorte que Free et Starter ne peuvent inviter personne, Professional une personne et Business quatre. Les places supplémentaires coûtent CHF 12 par mois, sur Business uniquement.

• Pas de tableau kanban. Les leads et les leads froids sont des listes en tableau et en cartes, avec des filtres par statut et une fenêtre de changement de statut ; il n'y a aucune carte à faire glisser d'une colonne à l'autre.
• Pas d'étapes de pipeline à vous. Les 13 statuts de leads et les 11 statuts de leads froids sont des ensembles figés.
• Pas d'attribution sur une tâche, ni de sous-tâches, de dépendances entre tâches ou de tâches récurrentes.
• Pas de modèles de projet ni de modèles de tâche.
• Pas de rôles ni de permissions fines. Un membre d'équipe voit tout ; le seul rôle limité est le collaborateur, restreint à un projet.
• Pas d'import de contacts depuis Gmail, Outlook ou un autre CRM. Les clients arrivent par CSV et les leads froids par .xlsx ; il n'existe pas de connecteur.
• Pas de connexion client, pas de paiement et pas de messagerie dans le portail.
• Pas de synchronisation bidirectionnelle avec Google Agenda. Solory lit vos événements Google ; il n'y crée et n'y modifie rien.
• Pas de champs personnalisés en dehors des leads froids. Les clients, les projets, les tâches et les saisies de temps ont des jeux de champs figés.
• Pas d'IA qui agit d'elle-même. Tout ce que l'assistant propose passe par une confirmation que vous validez.

Solory ne remplace pas un fiduciaire et n'est pas une comptabilité en partie double. Il tient le registre de qui sont vos clients, de ce qui a été convenu et de ce qui a été fait, dans une forme qu'un fiduciaire peut lire.

Deux éléments sont ici réservés à certains plans, en plus de ces plafonds : enregistrer un nouveau document demande Starter ou plus, même si les fichiers existants ne sont jamais masqués lorsque vous redescendez de plan, et l'accès fiduciaire en lecture seule demande Professional ou plus. Les prix s'entendent par compte et par mois, en francs suisses, hors TVA suisse, parce que l'exploitant se situe sous le seuil suisse d'assujettissement et n'est pas inscrit au registre de la TVA. La facturation est mensuelle, résiliable à tout moment avec effet à la fin de la période.