Ce que toute facture doit porter, TVA ou non
En dessous du seuil d'assujettissement, aucune loi n'énumère le contenu d'une facture. Ce qui tranche, c'est de savoir si la comptabilité de votre client, et un contrôleur des années plus tard, peuvent lire sur le document qui a fourni quoi, à qui, quand et pour quel montant.
- Le nom de votre entreprise tel qu'il est enregistré, avec l'adresse et les coordonnées.
- Le nom et l'adresse du client, assez précis pour identifier qui doit le montant.
- Un numéro de facture unique, jamais réutilisé.
- Une ligne par position : ce qui a été fourni, en quelle quantité, à quel prix.
- Le total, avec la monnaie nommée plutôt que sous-entendue.
- L'IBAN et le nom exact du titulaire du compte, ou une section paiement de QR-facture.
- Un délai de paiement écrit comme une date, et non comme un paiement à 30 jours.
- Date de la facture
- Le jour où vous l'émettez. Le délai de paiement court depuis cette date.
- Date ou période de la prestation
- Le moment où le travail a réellement été fourni. Elle fixe le taux de TVA et l'exercice, elle a donc son propre champ.
- Échéance
- Le jour où le montant est dû, et le jour où l'intérêt moratoire commence à courir.
Ce que l'assujettissement à la TVA ajoute au document
L'art. 26, al. 2 LTVA nomme les éléments qu'une facture soumise à la TVA est censée porter.
- Le fournisseur de la prestation, sous l'identité inscrite au registre des assujettis.
- Le destinataire de la prestation.
- La date de la prestation, ou la période qu'elle couvre.
- La nature et l'étendue de ce qui a été fourni.
- La contre-prestation, c'est-à-dire le montant facturé.
- Le taux applicable, avec le montant d'impôt qui en découle.
C'est ce dernier élément qui reste le plus souvent à moitié fait. Votre client déduit son impôt préalable à partir de ce que le document indique, et un taux sans montant l'oblige à faire le calcul lui-même. L'IDE (UID) et le numéro de TVA (MWST) sont deux identifiants distincts, imprimés tels quels dans chacune des langues du document.
| Période de la prestation | Normal | Réduit | Hébergement |
|---|---|---|---|
| Dès le 1er janvier 2024 | 8.1% | 2.6% | 3.8% |
| Du 1er janvier 2018 au 31 décembre 2023 | 7.7% | 2.5% | 3.7% |
Le taux suit la date de la prestation, pas celle de la facture : un travail livré en décembre 2023 et facturé en 2024 porte toujours 7.7%. L'assujettissement fixe aussi votre rythme de décompte, trimestriel avec la méthode effective, semestriel avec le taux de la dette fiscale nette (Saldosteuersatz), annuel avec le décompte annuel, et le décompte et son paiement sont dus 60 jours après la fin de la période.
Pas encore assujetti : ne mentionnez pas l'impôt
Vous pouvez en revanche expliquer cette absence, et Solory imprime au besoin une mention citant l'art. 10, al. 2, let. a LTVA. L'avertissement joue aussi dans l'autre sens : si votre compte est marqué comme assujetti sans qu'aucun numéro de TVA y soit enregistré, la facture partirait à 0%, et le formulaire vous le dit avant.
La limite à surveiller est de CHF 100'000 de chiffre d'affaires sur douze mois glissants. Solory ne compte que les factures réellement parties, envoyées, payées ou en retard, alerte dès 80% du seuil, et laisse de côté les factures en monnaie étrangère plutôt que de les convertir à un cours qu'il ne détient pas. L'inscription elle-même se fait auprès de l'AFC.
Le délai de paiement, et ce qu'une échéance produit en droit
Un délai n'est pas une politesse. C'est l'interrupteur qui met votre client en demeure sans que vous ayez à faire quoi que ce soit d'autre.
L'intérêt moratoire de l'art. 104 CO s'élève à 5% par an, sauf si un taux plus élevé a été convenu, et il court depuis le jour de la demeure. Pour une facture assortie d'une échéance fixe, ce jour est l'échéance elle-même, et aucun rappel n'est nécessaire pour l'enclencher. L'usage commercial suisse le calcule sur une année de 360 jours. Une facture payable à réception, elle, vous laisse discuter du jour où la demeure a commencé.
Rappel de paiement, 7 jours après l'échéance
Rappel gratuit, dix jours de grâce sur la nouvelle date.
1re sommation, 14 jours plus tard
Frais de 20 dans la monnaie de la facture, dix jours de grâce. Les frais s'additionnent à partir d'ici.
2e sommation, 14 jours de plus
Frais de 30, dix jours de grâce, en plus des premiers.
Dernier rappel, 10 jours plus tard
Frais de 50, cinq jours de grâce. Aller jusqu'à la poursuite est votre affaire : Solory ne dépose rien auprès de personne.
Clients étrangers et monnaie étrangère
Pour un client professionnel dans l'UE, Solory imprime au besoin une mention d'autoliquidation citant l'art. 196 de la directive 2006/112/CE du Conseil, à côté du numéro de TVA européen du client. Savoir si une prestation donnée sort du champ de la TVA suisse est une question pour votre fiduciaire, pas pour une case à cocher.
La liste légale des éléments ne dit rien de la monnaie : aucune indication de monnaie, aucun cours de change, aucune mention que le destinataire acquitte l'impôt, et la liste recommandée par l'AFC dans son Info TVA 16 n'ajoute aucun des trois. Lorsque les positions sont libellées en monnaie étrangère, la pratique de l'AFC prévoit que le total peut en plus être indiqué en francs suisses : elle le permet, elle ne l'exige pas. Un total de courtoisie dans une autre monnaie sur une facture en CHF n'en fait pas pour autant un document en monnaie étrangère.
L'arrondi, et le centime qui disparaît
Sur une facture, l'arrondi relève du calcul et non d'un choix juridique, et il ne se voit que lorsqu'un total doit être divisé. Solory compte en centimes entiers, si bien qu'un montant réparti en tranches redonne exactement le montant et que le reliquat tombe sur la dernière tranche. Un plan de paiement échelonné doit correspondre au total au centime près, et le formulaire applique la même comparaison que le serveur, de sorte que les deux ne peuvent pas diverger sur la validité du plan.
Conserver la facture pendant dix ans
Les documents comptables se conservent dix ans en vertu de l'art. 958f CO et de l'Olico (GeBüV), à compter de la fin de l'exercice auquel ils appartiennent. Les pièces relevant de la TVA portent leurs propres dix ans, et les documents nécessaires au calcul de l'impôt sur les immeubles se conservent vingt ans.
Une facture envoyée n'est donc pas un brouillon que l'on retouche discrètement. Solory refuse de la ramener au statut de brouillon dès qu'un paiement y est inscrit, refuse d'annuler une facture qui a encaissé de l'argent, et désigne la note de crédit comme la sortie : un avoir renvoie à la facture d'origine, en inverse chaque ligne, et corrige l'écriture au lieu de la faire disparaître.
Le scellement se décide facture par facture et n'est jamais automatique. Il enregistre une empreinte SHA-256 du contenu de la facture et une seconde des octets du PDF archivé, puis des déclencheurs de base de données figent la ligne et ses positions, et c'est le fichier archivé qui se télécharge à partir de là. Une période comptable close est tenue elle aussi par des déclencheurs, et ce garde-fou bloque en cas de doute plutôt que de laisser passer.
Ce que Solory imprime, et ce qu'il ne fait pas
- Le PDF dans cinq langues de document, choisies par le document et non par la personne connectée.
- La QR-facture sur sa propre page détachable, avec une référence structurée pour que le paiement revienne déjà rapproché.
- Un aperçu en direct à côté du formulaire, qui affiche le vrai PDF, page pour page.
- L'e-mail et sa pièce jointe dans une seule langue, le PDF étant régénéré si la facture a bougé entre-temps.
- Il ne dépose rien auprès d'aucune autorité et ne produit aucun formulaire de décompte TVA (MWST-Abrechnung). Le rapport fiscal est libellé pour qu'un fiduciaire puisse remplir le formulaire à partir de ses chiffres.
- Ce n'est pas une comptabilité en partie double : pas de plan comptable, pas de journal, pas de grand livre, pas de bilan.
- Il ne donne aucun conseil juridique ni fiscal et ne remplace pas un fiduciaire.
- Pas d'eBill, et aucun lien de paiement par carte pour votre client. Les données bancaires arrivent par un import camt.053 sur le plan Business, et non par une connexion bancaire en direct.
- L'assistant IA planifie en lecture seule, vous montre le plan, et n'écrit qu'après votre confirmation. Toute facture qu'il crée est un brouillon, et aucune de ses étapes n'envoie quoi que ce soit à un client.
Les plans sont à CHF 0, 15, 29 et 59 par mois. Les devis figurent dans tous les plans, y compris Free ; les contrats et les relances automatiques adressées aux clients demandent Professional ou Business ; les plans de paiement échelonné et l'import camt.053 sont réservés à Business.
Questions fréquentes
Une facture suisse doit-elle porter un numéro de facture ?
La liste des éléments TVA nomme le fournisseur, le destinataire, la date, la prestation, la contre-prestation et l'impôt, et n'emploie pas le mot numéro. En pratique, une facture que l'on ne peut ni identifier ni retrouver pose problème lors d'un contrôle comme dans vos propres livres : donnez donc à chaque facture un numéro unique et n'en réutilisez jamais un. Solory les attribue selon le schéma PREFIX-YYYY-0001 à partir d'un compteur par compte et répare un compteur ramené en arrière, de sorte que deux factures ne peuvent pas entrer en collision.
Je ne suis pas assujetti à la TVA. Puis-je écrire TVA incluse sur ma facture ?
Non. L'art. 27, al. 1 LTVA prévoit que quiconque n'est pas inscrit au registre des assujettis, et quiconque applique la procédure de déclaration de l'art. 38, n'a pas le droit de mentionner l'impôt sur ses factures. Cela couvre une ligne de taux, un montant d'impôt et un numéro de TVA autant que la formule elle-même. Ce que vous pouvez faire, c'est imprimer une brève mention citant l'art. 10, al. 2, let. a LTVA, que Solory propose en option, pour que le client voie pourquoi il n'y a pas de ligne de TVA.
Quel taux de TVA s'applique si j'ai fait le travail l'an dernier et que je le facture maintenant ?
Le taux suit la date de la prestation, pas celle de la facture. Les prestations fournies dès le 1er janvier 2024 portent 8.1% au taux normal, 2.6% au taux réduit et 3.8% pour l'hébergement ; celles fournies entre le 1er janvier 2018 et le 31 décembre 2023 portent 7.7%, 2.5% et 3.7%. Solory établit le taux à partir de la date de la prestation, si bien qu'une prestation de 2023 facturée en 2024 imprime encore 7.7%.
Puis-je facturer un client étranger en euros ?
Oui. Lorsque les positions sont libellées en monnaie étrangère, la pratique de l'AFC permet d'indiquer en plus le total en francs suisses : elle le permet, elle ne l'exige pas. Solory imprime la monnaie que vous choisissez et ne détient aucun cours de change, il ne convertit donc rien pour vous, et un second total dans une autre monnaie est un chiffre que vous saisissez vous-même. La section paiement de la QR-facture n'accepte que le CHF et l'EUR.
À partir de quand un client en retard doit-il des intérêts ?
Depuis le jour de la demeure. Pour une facture assortie d'une échéance fixe, la demeure commence à cette date même et aucun rappel n'est nécessaire pour l'enclencher. L'art. 104 CO fixe le taux à 5% par an, sauf convention d'un taux plus élevé, calculé selon l'usage commercial suisse sur une année de 360 jours. Les frais de rappel sont une autre affaire : ils ne sont pas fixés par la loi et doivent seulement rester raisonnables.
Combien de temps dois-je conserver mes factures ?
Dix ans en vertu de l'art. 958f CO et de l'Olico (GeBüV), à compter de la fin de l'exercice auquel la facture appartient : une facture de l'exercice 2026 se conserve donc jusqu'au 31 décembre 2036. Les pièces relevant de la TVA portent leurs propres dix ans, et les documents nécessaires au calcul de l'impôt sur les immeubles se conservent vingt ans. Solory affiche le délai de conservation par lot dans ses archives.
La QR-facture est-elle obligatoire sur une facture suisse ?
La QR-facture ne fait pas partie des éléments prévus par la loi. C'est une section paiement : elle indique à l'application bancaire de votre client quoi payer, à qui et sous quelle référence, pour que l'argent revienne déjà rapproché de la facture. Solory l'ajoute sur sa propre page détachable dès qu'un IBAN CH ou LI valide, une adresse postale complète, un nom de titulaire et un montant en CHF ou en EUR sont présents, et nomme le champ manquant lorsque l'un d'eux fait défaut.