Ce qu'est une raison individuelle, et à qui elle ne convient pas
Une raison individuelle - Einzelfirma, ditta individuale - c'est une personne qui exerce pour son propre compte. Pas d'acte notarié, pas d'assemblée constitutive, pas de capital libéré: le capital minimal d'une raison individuelle est de CHF 0. En contrepartie, l'entreprise et la personne ne forment qu'une seule entité juridique, de sorte que les dettes de l'entreprise atteignent la fortune privée. Si la responsabilité limitée compte davantage que la simplicité, l'alternative habituelle est la Sàrl, dont le capital social minimal est de CHF 20'000. Ce guide ne traite pas de cette voie.
- Raison individuelle
- L'entreprise individuelle. Elle existe dès l'instant où vous travaillez pour votre propre compte, et non depuis une date de dépôt.
- Caisse de compensation
- La caisse de compensation cantonale. Elle décide si vous comptez comme indépendant et perçoit l'AVS, l'AI et les APG.
- Registre du commerce
- Le registre du commerce cantonal. Obligatoire dès CHF 100'000 de chiffre d'affaires, facultatif en dessous.
- TVA
- La taxe sur la valeur ajoutée suisse. L'assujettissement commence à CHF 100'000 de chiffre d'affaires imposable, mesuré sur douze mois glissants.
Le déroulement, de la raison de commerce à la première facture
Sept étapes dans l'ordre où elles se présentent habituellement. Seules certaines sont assorties d'un délai fixe; les autres sont des décisions avec lesquelles vous vivrez des années.
Choisir la raison de commerce
Elle doit contenir votre nom de famille. Tout ce que vous y ajoutez - un métier, un lieu, un mot inventé - doit être conforme à la vérité et ne pas induire en erreur.
S'annoncer à la caisse de compensation
Annoncez l'activité à votre caisse de compensation cantonale. Sa décision reconnaissant votre statut d'indépendant est ce qui transforme une intention en statut, et elle n'a rien de facultatif.
Décider de l'inscription au registre du commerce
Obligatoire dès CHF 100'000 de chiffre d'affaires. En dessous, elle est facultative: une décision qui porte sur la visibilité et sur les obligations qui suivent l'inscription.
Vérifier votre situation au regard de la TVA
En dessous de CHF 100'000 de chiffre d'affaires imposable, vous facturez sans TVA. Dès que les douze mois glissants atteignent le seuil, vous avez 30 jours pour annoncer l'assujettissement.
Organiser vos assurances
L'AVS, l'AI et les APG sont obligatoires. L'assurance-chômage ne vous est pas accessible du tout. La couverture accidents, l'indemnité journalière en cas de maladie, une caisse de pension et le pilier 3a relèvent de votre décision.
Ouvrir un compte bancaire professionnel
Rien n'oblige un indépendant à en détenir un, mais dix ans de documents se conservent plus facilement lorsque les mouvements privés et professionnels sont séparés. C'est cet IBAN qui s'imprime sur votre QR-facture.
Établir la première facture
La raison de commerce, l'IDE si vous en avez un, le numéro de TVA si vous êtes inscrit, et une QR-facture portant une référence structurée pour que le paiement revienne déjà rapproché.
La raison de commerce, et ce que la loi exige qu'elle contienne
La raison de commerce d'une entreprise individuelle doit contenir le nom de famille du titulaire, avec ou sans prénom. C'est la partie que vous ne pouvez pas contourner. Tout le reste est un ajout, admis pour autant qu'il soit conforme à la vérité et n'induise pas en erreur.
- Un nom de pure fantaisie n'est pas une raison de commerce valable pour une raison individuelle.
- Les ajouts sont autorisés: un prénom, un métier, un lieu, un mot descriptif.
- Un ajout laissant entendre une forme juridique que vous n'avez pas, ou une activité que vous n'exercez pas, ne l'est pas.
- C'est l'office cantonal du registre du commerce qui tranche. Consultez le registre avant de faire imprimer quoi que ce soit.
AVS: c'est la caisse de compensation qui reconnaît votre statut d'indépendant
Vous annoncez l'activité à la caisse de compensation cantonale, qui examine si ce que vous faites relève de l'activité indépendante: vos propres factures, votre propre équipement, plusieurs clients, votre propre risque économique. Si la réponse est oui, les cotisations commencent. Si elle est non, celui qui vous paie est un employeur et doit les cotisations sociales sur le paiement - une discussion qu'il vaut mieux avoir avant le mandat qu'après.
- Au taux plein, l'AVS, l'AI et les APG représentent ensemble 10,0% du revenu (8,1 + 1,4 + 0,5).
- En dessous de CHF 60'500, un barème dégressif s'applique, avec un plancher de 5'371% en dessous de CHF 10'100.
- La cotisation annuelle minimale est de CHF 530.
- Les acomptes sont exigibles 10 jours après la fin de chaque période, le décompte annuel dans les 30 jours.
- Le retard de paiement porte un intérêt de 5%.
Le calculateur de Solory applique ce barème pour 2025 et 2026, indique l'année des chiffres officiels utilisés et qualifie le résultat d'estimation. Il refuse une année pour laquelle il n'a pas de chiffres plutôt que de les extrapoler, ne conserve rien par utilisateur et ne dépose rien nulle part. C'est la caisse de compensation qui fixe le montant contraignant.
Le registre du commerce, et l'ampleur de la comptabilité qui vous incombe
Une poignée de chiffres déterminent la charge administrative d'une raison individuelle.
| Règle | Chiffre | Ce que cela signifie pour vous |
|---|---|---|
| Inscription au registre du commerce | CHF 100'000 de chiffre d'affaires | Obligatoire au-dessus. En dessous, vous pouvez tout de même vous inscrire volontairement. |
| Comptabilité d'exercice | CHF 100'000 de chiffre d'affaires | En dessous, des comptes simplifiés suffisent: recettes, dépenses, état du patrimoine. |
| Comptabilité complète selon le CO | CHF 500'000 de chiffre d'affaires | Au-dessus, l'obligation ordinaire de tenir une comptabilité s'applique, avec de véritables états financiers. |
| Inscription à la TVA | CHF 100'000 de chiffre d'affaires | L'assujettissement commence, mesuré sur douze mois glissants. 30 jours pour l'annoncer. |
| États financiers | 6 mois | Établis dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice. |
| Conservation des documents | 10 ans | Livres, justificatifs et correspondance, à compter de la fin de l'exercice. |
En dessous de CHF 100'000, le régime simplifié suffit - la comptabilité dite Milchbüechlirechnung - et c'est pour ce régime que Solory est conçu: un compte de résultat et un rapport fiscal établis à partir de vos factures, de vos paiements et de vos charges. Ce n'est pas une comptabilité en partie double. Pas de plan comptable, pas de journal, pas de grand livre, pas de bilan. Au-dessus du seuil de la comptabilité complète, il vous faut un logiciel ou un fiduciaire qui s'en charge.
La TVA, et la question du taux de la dette fiscale nette
Le seuil se mesure sur les douze mois écoulés, et non sur des prévisions optimistes.
L'assujettissement commence lorsque le chiffre d'affaires provenant de prestations imposables atteint CHF 100'000 sur douze mois glissants. Vous avez ensuite 30 jours pour l'annoncer à l'AFC, et l'inscription est une démarche que fait une personne, pas un logiciel. Les taux en vigueur depuis le 1er janvier 2024 sont de 8,1% au taux normal, 2,6% au taux réduit et 3,8% pour l'hébergement.
Vient ensuite la méthode. Avec la méthode effective, vous déduisez l'impôt préalable et décomptez trimestriellement, chaque décompte et son paiement étant dus 60 jours après la fin de la période. Avec le taux de la dette fiscale nette (Saldosteuersatz), vous appliquez un taux net unique au chiffre d'affaires, ne déduisez aucun impôt préalable et décomptez semestriellement; cette méthode est ouverte jusqu'à CHF 5'024'000 de chiffre d'affaires et CHF 108'000 d'impôt. Le décompte annuel s'accompagne d'acomptes minimaux de CHF 500 en méthode effective et de CHF 1'000 au taux de la dette fiscale nette.
Solory surveille le seuil, avec des conditions qu'il vaut la peine de connaître: il ne compte que les factures envoyées, payées et en retard, sur douze mois glissants, et exclut les factures en monnaie étrangère plutôt que de deviner un cours. Il avertit dès 80% du seuil et mentionne aussi bien l'inscription à la TVA que l'inscription au registre une fois le seuil dépassé. Il ne vous inscrit pas et ne contacte pas l'AFC.
Les assurances et le pilier 3a, une fois le revenu bien réel
L'AVS est obligatoire, l'assurance-chômage inaccessible. L'ordre dans lequel la plupart des indépendants avancent commence par la couverture accidents, parce que celle qui accompagnait l'emploi prend fin avec l'emploi, puis vient la perte de gain en cas de maladie, puis la prévoyance vieillesse.
Le pilier 3a est la partie assortie d'un chiffre et d'une date ferme. Sans deuxième pilier, vous pouvez verser jusqu'à 20% du revenu net de l'activité lucrative, plafonné à CHF 36'288 pour 2026; avec un deuxième pilier, le plafond est de CHF 7'258. L'argent doit se trouver chez le prestataire au 31 décembre.
Solory calcule ce plafond à partir de vos propres produits et charges comptabilisés, plutôt que de vous demander de saisir un bénéfice. Lors d'une année déficitaire, il indique qu'il n'y a pas encore de base 3a et affiche le chiffre réellement mesuré. Si l'année contient des factures en monnaie étrangère, il ne produit aucun chiffre du tout et explique pourquoi, car un versement excédentaire doit être retiré et perd la déduction.
La première facture, et ce que Solory ne fera pas
À ce stade, les étapes précédentes ont déjà décidé l'essentiel du contenu: votre raison de commerce et votre adresse, celles du client, ce que vous avez fourni et quand, le montant et - si vous êtes assujetti - le numéro de TVA et le taux. C'est la QR-facture suisse, sur sa propre page, qui la rend payable avec TWINT ou n'importe quelle application bancaire suisse.
- La QR-facture est jointe sur sa propre page, section paiement et récépissé au format 210 x 105 mm, pour que le débiteur puisse la détacher.
- Une référence structurée est toujours ajoutée: une QRR depuis un QR-IBAN, une référence créancier ISO 11649 depuis un IBAN ordinaire, afin que le paiement soit rapproché à son retour.
- Elle est omise, avec le champ manquant nommé à l'écran, lorsque l'IBAN n'est pas un IBAN CH ou LI valable, que l'adresse est incomplète, que le nom du créancier manque ou que la monnaie n'est ni CHF ni EUR.
- Le document parle sa propre langue - anglais, allemand, français, italien ou hongrois - reprise de la facture, puis du client, puis du compte.
- Les saisies de temps non facturées deviennent des postes au tarif du projet, pour un client à la fois, et l'aperçu affiché à côté du formulaire est le PDF réel.
- Solory ne dépose rien auprès de personne: pas de décompte TVA électronique, pas de déclaration d'impôt, pas de déclaration AVS. C'est vous ou votre fiduciaire qui déposez.
- Il n'inscrit pas votre raison individuelle, ne vous porte pas au registre du commerce et ne contacte pas l'AFC.
- Ce n'est pas une comptabilité en partie double, ni un remplacement du fiduciaire.
- Il ne donne aucun conseil juridique ou fiscal, et le dit sur chaque calculateur et chaque page de conformité.
- Aucune connexion bancaire. Les relevés arrivent sous la forme d'un fichier camt.053 ou camt.054 que vous exportez vous-même, et cet import est réservé au plan Business.
- Les charges ne se comptabilisent qu'en francs suisses; une année à monnaies mixtes désactive l'export du rapport fiscal plutôt que d'inventer un cours.
- L'assistant prépare un projet et attend. Il montre exactement ce qu'il modifierait et n'agit qu'après votre confirmation, et envoyer un courriel est une chose qu'il ne peut tout simplement pas faire.
Questions fréquentes
Dois-je inscrire ma raison individuelle au registre du commerce?
Uniquement lorsque le chiffre d'affaires atteint CHF 100'000. En dessous de ce seuil, l'inscription est facultative, et une inscription volontaire est une décision qui porte sur la visibilité et sur les obligations qui en découlent, pas sur votre droit d'exercer. L'inscription se fait auprès de l'office du registre du commerce de votre canton.
Quand l'inscription à la TVA devient-elle obligatoire?
Lorsque le chiffre d'affaires provenant de prestations imposables atteint CHF 100'000, mesuré sur douze mois glissants plutôt que sur des prévisions. Vous disposez ensuite de 30 jours pour annoncer l'assujettissement à l'AFC. Les taux en vigueur depuis le 1er janvier 2024 sont de 8,1% au taux normal, 2,6% au taux réduit et 3,8% pour l'hébergement.
La raison de commerce de mon entreprise individuelle doit-elle contenir mon nom de famille?
Oui. La raison de commerce d'une entreprise individuelle doit comprendre le nom de famille du titulaire, avec ou sans prénom. Vous pouvez y ajouter un métier, un lieu ou un mot descriptif pour autant que l'ajout soit conforme à la vérité et n'induise pas en erreur, et c'est l'office cantonal du registre du commerce qui décide si un nom est admissible.
Combien d'AVS un indépendant paie-t-il?
Au taux plein, l'AVS, l'AI et les APG représentent ensemble 10,0% du revenu (8,1 plus 1,4 plus 0,5). En dessous de CHF 60'500, un barème dégressif s'applique, avec un plancher de 5'371% en dessous de CHF 10'100, et la cotisation annuelle minimale est de CHF 530. Le calculateur de Solory applique ce barème pour 2025 et 2026 et qualifie le résultat d'estimation; c'est la caisse de compensation qui fixe le montant contraignant.
Ai-je besoin d'un compte bancaire professionnel distinct?
Rien n'oblige un indépendant à en détenir un. Les documents doivent toutefois être conservés dix ans à compter de la fin de l'exercice, et cela s'avère bien plus simple lorsque les mouvements privés et professionnels ne sont pas mêlés sur un même relevé. L'IBAN que vous choisissez est aussi celui qui s'imprime sur votre QR-facture: prenez donc un compte que vous comptez garder.
Solory peut-il inscrire ma raison individuelle à ma place?
Non. Il ne contacte ni la caisse de compensation, ni le registre du commerce, ni l'AFC, et ne dépose rien auprès d'aucune autorité. Il surveille le seuil de TVA sur douze mois glissants, tient les entrées du référentiel suisse avec leur source et la date à laquelle chacune a été consultée, et produit les factures, les rapports et les exports que vous ou votre fiduciaire utilisez.
Solory suffit-il, ou ai-je tout de même besoin d'un fiduciaire?
Il est conçu pour le régime simplifié, en dessous du seuil de la comptabilité complète: un compte de résultat et un rapport fiscal établis à partir des factures, des paiements et des charges. Ce n'est pas une comptabilité en partie double, il ne comporte ni plan comptable, ni journal, ni grand livre, ni bilan, et ne donne aucun conseil fiscal. Au-dessus de CHF 500'000 de chiffre d'affaires, ou dès qu'un dépôt doit être validé par une signature, un fiduciaire est la bonne réponse.