Pensé pour un designer seul, pas pour une agence avec des salaires à verser
Graphistes et web designers à leur compte, qui facturent en francs suisses et déclarent en Suisse.
Le déroulé du travail est le même, que vous signiez l'identité d'un restaurant lausannois ou la boutique en ligne d'un commerçant zurichois. Une proposition. Un cycle de corrections, parfois trois. Un honoraire tantôt forfaitaire, tantôt compté en jours. Une clause de licence qui dit ce que le client peut faire des fichiers. De l'argent avant de commencer, et une façon reproductible de réclamer le reste.
- Chiffrer une réalisation et un forfait de maintenance dans un seul document, sans faire croire que les deux s'additionnent en un montant unique
- Facturer un forfait, un tarif journalier et des corrections à l'heure depuis une seule fiche client
- Inscrire les droits d'utilisation et la durée de la licence dans le contrat signé, et non dans le courriel d'accompagnement
- Encaisser un acompte avant la première esquisse, et échelonner le solde
- Relancer une facture en retard sans réécrire le texte à chaque fois
- Tenir les pièces qu'une raison individuelle suisse doit conserver, en francs suisses
Du premier devis au contrat signé et à la facture d'acompte
Les mêmes cinq gestes, dans l'ordre où le travail de design se déroule vraiment.
Rédiger le devis
Des positions avec quantités et prix, chaque ligne portant sa propre périodicité : ponctuelle, mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Le document s'imprime en véritable PDF en français, allemand, italien, anglais ou hongrois, et l'aperçu affiché à côté du formulaire est ce PDF même. Les devis figurent dans tous les plans, Free compris.
Le transformer en contrat
Un contrat peut garder la trace du devis dont il est issu, et part de l'un des neuf instruments prédéfinis, dont une licence, un accord de confidentialité (NDA), un contrat d'entreprise (Werkvertrag) et un descriptif de prestations. Les contrats et le parcours de signature relèvent des plans Professional et Business.
Envoyer un seul lien de signature
Le client ouvre un lien privé à usage unique, valide un code à six chiffres reçu par courriel, saisit son nom complet et trace sa signature. Vous contresignez depuis la fiche du contrat, et celui-ci ne passe au statut signé que lorsque vous l'avez fait tous les deux.
Facturer l'acompte
Convertissez le devis et ramenez la facture au montant de l'acompte, ou rédigez cette facture directement. Sur une facture convertie, les montants sont recalculés depuis les positions plutôt que repris du total du devis, et l'échéance est la date d'émission plus quatorze jours, tant que vous ne la modifiez pas.
Laisser la QR-facture réclamer à votre place
Avec un IBAN CH ou LI valide, une adresse postale complète et un total en CHF ou en EUR, la QR-facture suisse est ajoutée sur sa propre page à la suite de la facture, payable avec TWINT et toutes les applications bancaires suisses. Une référence structurée l'accompagne, et c'est elle qui permet de rapprocher le paiement de la facture.
L'assistant rédige en cours de route : des lignes de facture à partir d'une phrase, un courriel de relance, une lecture de la probabilité de signer un devis, fondée sur les devis que vous avez déjà gagnés ou perdus. Il propose d'abord un plan, montre exactement ce qu'il modifierait, et n'agit qu'après votre confirmation. Il n'envoie jamais rien à un client, et il ne produit jamais un chiffre : chaque montant est calculé par l'application, et le modèle ne reformule que les mots qui l'entourent.
Forfait, tarif journalier, heures et abonnement sur une seule fiche client
Un designer facture rarement d'une seule manière, et le document imprimé doit y résister.
Une identité de marque se vend au forfait. La séance photo se compte en jours. Le troisième cycle de corrections se facture à l'heure. Le forfait de maintenance qui suit est mensuel. Chacun prend une forme différente sur le document, et aucun ne devrait vous obliger à ouvrir un second outil. L'unité d'une ligne de facture est l'une de celles-ci : heure, heures, pièces, article, unité, service, projet, forfait ou aucune.
| Ce que vous facturez | Comment cela se saisit | Ce que montre le document du client |
|---|---|---|
| Un forfait pour tout un projet | Un projet dont le type de facturation est le prix fixe | Une position, l'unité réglée sur projet ou forfait, et le montant convenu |
| Un tarif journalier | Un nombre de jours en quantité, face à un prix unitaire | La quantité multipliée par le prix unitaire. La liste des unités ne contient pas le jour : le mot va donc dans votre propre description de ligne |
| Le travail à l'heure et les cycles de corrections | Le temps saisi, importé en entrées non facturées | Les heures en quantité, le tarif du projet en prix unitaire, le nom du projet et la période dans la description |
| Un abonnement mensuel | Un modèle récurrent, de l'hebdomadaire à l'annuel | Un nouveau brouillon à chaque période, les variables comme le nom du mois étant résolues sur la date d'émission de cette facture-là |
| Un devis mixte : la réalisation maintenant, la maintenance ensuite | Une périodicité par ligne sur le devis | Un sous-total par périodicité, et volontairement aucun total général les réunissant |
Cette dernière règle est un choix, pas une fonction manquante. Un devis qui ajouterait un forfait de réalisation ponctuel à une maintenance mensuelle imprimerait un nombre qui ne correspond à rien : les montants de périodicités différentes sont donc sous-totalisés séparément, et le document le dit dans la langue du client. Le document parle sa propre langue, et non celle de votre session : une facture suit d'abord la sienne, puis la langue préférée du client, puis celle de votre compte.
Là où un forfait se transforme en douce en travail à l'heure
La dérive du périmètre reste invisible jusqu'à la fin du projet, sauf si quelque chose la compte pendant qu'elle a lieu.
Le cycle de corrections que personne n'a chiffré est l'habitude la plus coûteuse du métier. Le temps saisi le transforme en un chiffre sur lequel vous pouvez encore agir, puis en une ligne que le client peut lire.
- Un chronomètre avec démarrage, pause, reprise et arrêt, arrondi au quart d'heure le plus proche à l'enregistrement, plus des saisies manuelles de 0,1 à 24 heures
- Par projet : heures totales, heures facturables, heures non facturées, chiffre d'affaires, tarif effectif, et une barre montrant la part du budget convenu déjà consommée
- Le montant non facturé aux tarifs de vos projets, affiché sur la page du temps avant que vous n'ayez rédigé quoi que ce soit
- Sélectionnez les entrées facturables non facturées et générez la facture : regroupées par projet, les heures en quantité, le tarif du projet en prix unitaire, les entrées passant au statut facturé et liées à la facture
- Une sélection qui couvre deux clients est refusée avant même de s'exécuter, parce qu'une facture s'adresse à un seul client
- Une entrée déjà portée sur une facture ne peut plus être modifiée
Ensuite, le rapport de rentabilité répond à ce qu'un forfait ne dit jamais de lui-même : le chiffre d'affaires encaissé hors TVA, les charges, le coût du travail, le bénéfice, la marge et le tarif horaire effectif que ce projet a réellement rapporté. Le rapport du chiffre d'affaires par client vous alerte lorsqu'un seul client représente plus de la moitié de vos recettes, ce qu'il vaut mieux savoir avant que cette agence ne change de directeur artistique.
Licence, durée et territoire dans le document qui est signé
Des droits d'utilisation débattus par courriel sont des droits d'utilisation que personne n'a acceptés.
Le module contrats est livré avec neuf instruments prédéfinis : une licence, un accord de confidentialité (NDA), un contrat d'entreprise (Werkvertrag), un descriptif de prestations, un mandat, des conditions pour prestations récurrentes et trois autres. Chacun porte son propre titre de document dans les cinq langues, et le corpus de clauses est rédigé langue par langue plutôt que traduit au moment de l'impression : un client germanophone lit donc un véritable contrat allemand, et non un texte anglais habillé en allemand. L'allemand est suisse de bout en bout : ss, jamais l'eszett.
- Des positions chiffrées inscrites dans le corps du contrat et imprimées en véritable tableau, de sorte que l'honoraire et la licence tiennent dans un seul document signé
- Des contrats bilingues sur deux colonnes, avec une mention explicite de la langue qui prévaut en cas de divergence
- Des annexes ajoutées au PDF téléchargé, les images une par page et les annexes PDF page pour page, afin que le descriptif du périmètre voyage avec l'accord
- Un historique des versions : chaque texte enregistré, en lecture seule, avec son auteur, son horodatage et une empreinte, les versions sur lesquelles une signature a été recueillie étant signalées
- Le PDF signé archivé octet par octet au moment de la signature, parce qu'un client signe un document mis en page et que réimprimer les mêmes mots plus tard produit un fichier différent
Acomptes, et un solde qui arrive par tranches
De l'argent avant la première esquisse, et une facture toujours cohérente avec ses propres encaissements.
Un acompte est une facture ordinaire : rédigez-la, envoyez-la, enregistrez le paiement sur elle. Le montant payé, le solde ouvert et le fait que la facture compte comme payée découlent du registre des paiements au lieu d'être saisis à la main. La fenêtre d'enregistrement d'un paiement préremplit le solde encore ouvert plutôt que le montant total, et marquer une facture comme payée demande une date comptable explicite : un encaissement qui tombe entre Noël et Nouvel An est ainsi comptabilisé dans l'exercice fiscal auquel il appartient, selon le jour civil du fuseau Europe/Zurich.
Un véritable plan de paiement échelonné découpe une facture en deux à vingt-quatre tranches mensuelles planifiées. Leur somme doit correspondre exactement au total, au centime près, et l'argent continue de vivre dans le registre des paiements : l'état payé ou échu de chaque tranche est déduit en couvrant d'abord les tranches les plus anciennes. La création d'un plan relève du plan Business, à CHF 59 par mois ; un plan existant reste consultable si vous redescendez, et sa suppression conserve chaque paiement enregistré.
Relancer un paiement en retard sans casser la relation
Une échelle que vous pouvez répéter, pour que le moment gênant soit une procédure et non une décision prise à onze heures du soir.
La fiche d'une facture en retard indique où elle se situe sur l'échelle suisse des rappels : les jours de retard, l'étape suivante recommandée, les rappels déjà envoyés, les frais accumulés, l'intérêt moratoire légal, le nouveau délai de paiement et le total désormais dû.
Rappel de paiement
Conseillé sept jours après l'échéance, sans frais, avec dix jours pour payer. Avec la plupart des clients en design, c'est la seule étape que vous utiliserez jamais.
1er rappel
Quatorze jours plus tard, des frais conseillés de 20 dans la monnaie de la facture, et dix jours de plus.
2e rappel
Quatorze jours après, des frais conseillés de 30, et à nouveau dix jours.
Dernier rappel
Dix jours plus tard, des frais conseillés de 50, cinq jours pour payer. C'est la dernière étape prévue par le produit : aucune démarche n'est engagée auprès de qui que ce soit en votre nom.
L'intérêt moratoire suit l'art. 104 CO, à 5 pour cent par an sur une année commerciale suisse de 360 jours, calculé sur le solde encore ouvert et jamais sur l'argent déjà reçu. Les frais de rappel ne sont fixés par aucune loi suisse : l'échelle présente donc ses montants à titre indicatif, chacun d'eux restant modifiable, et la fiche le dit exactement ainsi.
Les rappels adressés aux clients sont une fonction distincte des plans Professional et Business, désactivée jusqu'à ce que vous activiez chaque type. Chacun connaît trois modes : désactivé, validation, où chaque lettre est préparée et mise de côté sous En attente de validation jusqu'à ce que vous la libériez, ou automatique. Le mode validation revérifie une lettre en attente avant qu'elle ne parte : si la facture a entre-temps été réglée, annulée ou a encaissé de l'argent depuis la rédaction de la lettre, celle-ci est abandonnée plutôt qu'envoyée. Seul le solde encore ouvert est relancé, et vous modifiez l'objet, l'ouverture, un paragraphe supplémentaire et la formule de clôture pour chaque langue, tandis que le cadre reste fixe.
Ce que cela ne fait pas pour un designer
La partie la plus utile de cette page, et la raison pour laquelle certains lecteurs devraient la refermer ici.
- Aucune galerie de relecture, d'annotation ou de validation. Un client n'a nulle part où commenter un JPEG, et il n'existe aucune comparaison de versions pour un visuel.
- Aucune bibliothèque de ressources ni gestion des actifs numériques. Les fichiers s'attachent aux tâches, aux documents, aux contrats et aux charges, dans la limite du quota de stockage du compte ; ce n'est pas une banque d'images consultable par recherche.
- Aucune intégration avec Figma, Adobe ou un quelconque outil de design, et aucun créateur de portfolio ou de site web.
- Aucun bouton d'acceptation côté client sur un devis. C'est vous qui le marquez accepté ou refusé, et le portail que voit le client est en lecture seule.
- Aucun paiement par carte sur une facture. Il n'existe aucun lien de paiement pour votre client : la partie paiement, c'est la QR-facture suisse, et le paiement par carte n'existe dans le produit que pour l'abonnement à Solory lui-même.
- Aucun éditeur libre de mise en page de facture. Trois modèles, classique, moderne et minimal, plus une couleur d'accent, votre logo et sa position. Pour un designer, c'est le point qui fait mal sur cette page, et il est dit franchement.
- Aucune connexion bancaire en direct. Les données bancaires arrivent sous forme de fichier camt.053 ou camt.054 exporté depuis votre banque, et cet import relève du plan Business.
- Aucun responsable de tâche et aucun tableau où faire glisser le travail. Une tâche est liée à un client ou à un prospect, pas à une personne.
- Ce n'est pas une comptabilité en partie double et ce n'est pas un fiduciaire. Le produit tient les pièces, calcule les montants et les exporte ; une personne qualifiée doit toujours les relire et les déposer.
Questions fréquentes
Un client peut-il accepter mon devis en ligne ?
Pas au moyen d'un bouton. Le portail client est un lien privé en lecture seule vers les factures, les devis et les documents de ce client : il peut donc ouvrir et télécharger l'offre, mais pas agir dessus. C'est vous qui marquez un devis accepté ou refusé, après quoi il peut être converti en facture ou servir de base à un contrat. Les devis à l'état de brouillon n'apparaissent jamais dans le portail, car un devis non envoyé est un prix que personne n'a reçu.
Mon client peut-il payer une facture suisse par carte depuis le lien que j'envoie ?
Non. Il n'existe nulle part dans le produit de lien de paiement ni de paiement par carte en ligne pour vos clients. Ce que porte la facture, c'est la QR-facture suisse officielle sur sa propre page, payable avec TWINT et toutes les applications bancaires suisses, avec une référence structurée qui permet de rapprocher le paiement entrant de la facture.
Puis-je concevoir mon propre modèle de facture ?
Pas librement. Il existe trois modèles fixes, classique, moderne et minimal, plus une couleur d'accent, votre logo et la position de ce logo. Pour un designer, c'est la raison la plus probable de renoncer, et c'est pourquoi elle est dite ici plutôt que découverte après l'inscription. Le texte, les notes, les descriptions de lignes et la langue du document vous appartiennent entièrement.
Dois-je facturer la TVA comme designer indépendant en Suisse ?
Le seuil d'assujettissement est un chiffre d'affaires de CHF 100'000 selon l'art. 10, al. 2, let. a LTVA, mesuré sur une fenêtre glissante de douze mois. Solory suit vos factures émises face à cette limite, vous avertit dès 80 pour cent de ce montant et signale le moment où il est franchi. Tant que vous n'êtes pas assujetti, vous ne pouvez pas mentionner la TVA suisse sur un document : une facture convertie depuis un devis retire donc la TVA lorsqu'aucun numéro TVA (MWST) n'est enregistré. Faites confirmer votre propre situation par un fiduciaire.
Puis-je encaisser un acompte et laisser le client régler le solde par tranches ?
Un acompte est simplement une facture, dans n'importe quel plan : rédigez-la, envoyez-la, enregistrez le paiement. Un véritable plan échelonné sur une facture, de deux à vingt-quatre tranches planifiées dont la somme doit correspondre exactement au total, au centime près, relève du plan Business. Dans les deux cas, l'argent se trouve dans le registre des paiements et le statut de la facture en découle au lieu d'être saisi à la main.
L'assistant va-t-il rédiger et envoyer la relance à ma place ?
Il rédige, vous envoyez. L'assistant propose un plan, montre exactement quels enregistrements il toucherait, et n'agit qu'après votre confirmation, au travers des mêmes actions validées qu'utilise un formulaire. Aucune étape de son vocabulaire n'envoie un courriel, une facture ou un rappel à un client, et chaque facture qu'il crée est un brouillon. Chaque chiffre affiché est calculé par l'application, jamais par le modèle.
Que se passe-t-il lorsqu'un client ne paie tout simplement pas ?
La fiche de la facture affiche l'échelle suisse des rappels : les jours de retard, l'étape suivante conseillée, les frais accumulés à ce jour et l'intérêt moratoire de 5 pour cent par an selon l'art. 104 CO, calculé sur le solde encore ouvert. Les rappels adressés aux clients, dans les plans Professional et Business, peuvent préparer chaque lettre pour votre validation ou partir selon le calendrier que vous fixez. L'échelle s'arrête au dernier rappel : aucune démarche n'est engagée en votre nom auprès d'un office des poursuites.