Für einen einzelnen Designer gemacht, nicht für ein Studio mit Lohnbuchhaltung
Grafik- und Webdesigner, die auf eigene Rechnung arbeiten, in Franken fakturieren und in der Schweiz abrechnen.
Der Ablauf ist derselbe, ob Sie für ein Restaurant in Lausanne einen Markenauftritt gestalten oder für einen Händler in Zürich einen Shop bauen. Eine Offerte. Eine bis drei Korrekturrunden. Ein Honorar, das manchmal pauschal ist und manchmal in Tagen gezählt wird. Eine Lizenzklausel, die festhält, was der Kunde mit den Dateien tun darf. Geld im Voraus, und ein wiederholbarer Weg, den Rest einzufordern.
- Aufbau und Betreuungspaket in einer Offerte, ohne zu behaupten, die beiden ergäben zusammen eine einzige Zahl
- Pauschale, Tagessatz und stundenweise Korrekturarbeit aus einem einzigen Kundendossier fakturieren
- Nutzungsrechte und Lizenzdauer in den signierten Vertrag schreiben, nicht in eine Begleitmail
- Eine Anzahlung vor der ersten Skizze verlangen und den Rest aufteilen
- Einer überfälligen Rechnung nachgehen, ohne den Text jedes Mal neu zu formulieren
- Die Aufzeichnungen führen, die eine Schweizer Einzelfirma führen muss, in Franken
Von der ersten Offerte zum signierten Vertrag und zur Anzahlungsrechnung
Dieselben fünf Schritte, in der Reihenfolge, in der Designarbeit wirklich abläuft.
Die Offerte schreiben
Positionen mit Mengen und Preisen, jede Zeile mit eigener Periodizität: einmalig, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Gedruckt wird ein echtes PDF auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch oder Ungarisch, und die Vorschau neben dem Formular ist genau dieses PDF. Offerten gibt es in jedem Abo, auch im kostenlosen.
Daraus einen Vertrag machen
Ein Vertrag kann festhalten, aus welcher Offerte er entstanden ist, und beginnt mit einer von neun Vorlagen, darunter eine Lizenz, eine Geheimhaltungsvereinbarung, ein Werkvertrag und ein Statement of Work. Verträge und der Signaturablauf gehören zu den Abos Professional und Business.
Einen einzigen Signaturlink senden
Der Kunde öffnet einen privaten Einmal-Link, bestätigt einen sechsstelligen Code aus seinem Mailfach, tippt seinen vollen Namen und zeichnet eine Signatur. Sie gegenzeichnen auf der Vertragsseite, und signiert ist der Vertrag erst, wenn beide Seiten das getan haben.
Die Anzahlung fakturieren
Die Offerte umwandeln und die Rechnung auf die Anzahlung kürzen, oder diese Rechnung direkt schreiben. Bei einer umgewandelten Rechnung werden die Beträge aus den Positionen neu gerechnet und nicht vom Total der Offerte übernommen, und das Fälligkeitsdatum ist das Rechnungsdatum plus vierzehn Tage, solange Sie es nicht ändern.
Die QR-Rechnung das Einfordern übernehmen lassen
Mit einer gültigen CH- oder LI-IBAN, einer vollständigen Postadresse und einem Total in CHF oder EUR wird die Schweizer QR-Rechnung als eigene Seite hinter die Rechnung gehängt, zahlbar mit TWINT und jeder Schweizer Banking-App. Eine strukturierte Referenz reist mit, und genau sie erlaubt es, die Zahlung der Rechnung zuzuordnen.
Der Assistent entwirft unterwegs mit: Positionen aus einem Satz, eine Nachfassmail, eine Einschätzung der Gewinnchance einer Offerte auf Basis der Offerten, die Sie bereits gewonnen oder verloren haben. Er plant zuerst, zeigt genau, was er ändern würde, und führt erst nach Ihrer Bestätigung aus. Er sendet nie etwas an einen Kunden, und er erzeugt nie eine Zahl: Jeden Betrag rechnet die Anwendung, das Modell formuliert nur die Worte darum herum.
Pauschale, Tagessatz, Stunden und ein Retainer in einem Kundendossier
Designer fakturieren selten auf nur eine Art, und das gedruckte Dokument muss das aushalten.
Ein Markenauftritt ist eine Pauschale. Das Shooting läuft über einen Tagessatz. Die dritte Korrekturrunde geht nach Stunden. Das Betreuungspaket danach ist monatlich. Jedes davon hat auf dem Dokument eine andere Form, und keines sollte Sie in ein zweites Werkzeug zwingen. Als Einheit einer Rechnungszeile stehen Stunde, Stunden, Stück, Position, Einheit, Dienstleistung, Projekt, Pauschal oder keine zur Verfügung.
| Was Sie fakturieren | Wie es erfasst wird | Was auf dem Dokument des Kunden steht |
|---|---|---|
| Eine Pauschale für ein ganzes Projekt | Ein Projekt mit der Abrechnungsart Pauschalpreis | Eine Position, als Einheit Projekt oder Pauschal, und der vereinbarte Betrag |
| Ein Tagessatz | Eine Anzahl Tage gegen einen Einzelpreis | Menge mal Einzelpreis. In der Einheitenliste gibt es keinen Tag, das Wort gehört also in Ihren eigenen Zeilentext |
| Stundenarbeit und Korrekturrunden | Erfasste Zeit, als nicht fakturierte Einträge übernommen | Stunden als Menge, der Projektstundensatz als Einzelpreis, Projektname und Zeitraum im Text |
| Ein monatlicher Retainer | Eine wiederkehrende Vorlage, wöchentlich bis jährlich | Pro Periode ein neuer Entwurf, wobei Platzhalter wie der Monatsname gegen das Rechnungsdatum dieser Rechnung aufgelöst werden |
| Eine gemischte Offerte: jetzt der Aufbau, danach die Betreuung | Periodizität pro Zeile auf der Offerte | Ein Zwischentotal pro Periodizität, und bewusst kein Gesamttotal darüber |
Die letzte Regel ist ein Entscheid, keine fehlende Funktion. Eine Offerte, die ein einmaliges Aufbauhonorar zu einer monatlichen Betreuungspauschale addiert, würde eine Zahl drucken, die für nichts gilt. Darum werden Positionen unterschiedlicher Periodizität getrennt zwischensummiert, und das Blatt schreibt das in der Sprache des Kunden hin. Das Dokument spricht seine eigene Sprache, nicht jene, in der Sie gerade angemeldet sind: Eine Rechnung folgt zuerst der Rechnung selbst, dann der Wunschsprache des Kunden, dann jener Ihres Kontos.
Wo aus einer Pauschale still und leise ein Stundenauftrag wird
Ein ausufernder Auftragsumfang bleibt unsichtbar, bis das Projekt vorbei ist, es sei denn, etwas zählt ihn mit, während er entsteht.
Die Korrekturrunde, die niemand offeriert hat, ist die teuerste Gewohnheit in diesem Beruf. Erfasste Zeit macht daraus eine Zahl, auf die Sie noch reagieren können, und später eine Zeile, die der Kunde lesen kann.
- Ein Timer mit Start, Pause, Fortsetzen und Stopp, beim Speichern auf die nächste Viertelstunde gerundet, dazu manuelle Einträge zwischen 0,1 und 24 Stunden
- Pro Projekt: Gesamtstunden, verrechenbare Stunden, noch nicht fakturierte Stunden, Ertrag, effektiver Stundensatz und ein Balken, der zeigt, wie viel des vereinbarten Budgets die Arbeit verbraucht hat
- Der noch nicht fakturierte Betrag zu Ihren Projektsätzen, auf der Zeitseite, bevor Sie irgendetwas geschrieben haben
- Nicht fakturierte, verrechenbare Einträge auswählen und die Rechnung erzeugen: pro Projekt gruppiert, Stunden als Menge, der Projektstundensatz als Einzelpreis, die Einträge als fakturiert markiert und verknüpft
- Eine Auswahl über zwei Kunden hinweg wird abgewiesen, bevor sie läuft, denn eine Rechnung ist an einen einzigen Kunden adressiert
- Ein Eintrag, der bereits auf einer Rechnung steht, lässt sich nicht mehr bearbeiten
Danach beantwortet der Rentabilitätsbericht, was eine Pauschale von sich aus nie beantwortet: eingegangener Ertrag ohne MWST, Aufwand, Arbeitskosten, Gewinn, Marge und der effektive Stundensatz, den dieses Projekt wirklich gebracht hat. Der Bericht Ertrag pro Kunde warnt, wenn ein einzelner Kunde mehr als die Hälfte Ihres Ertrags ausmacht, und das ist gut zu wissen, bevor jene Agentur den Art Director wechselt.
Lizenz, Dauer und Gebiet in dem Dokument, das signiert wird
Nutzungsrechte, über die per Mail diskutiert wurde, sind Nutzungsrechte, denen niemand zugestimmt hat.
Das Vertragsmodul bringt neun Vorlagen mit: eine Lizenz, eine Geheimhaltungsvereinbarung, einen Werkvertrag, ein Statement of Work, einen Auftrag, Bedingungen für wiederkehrende Leistungen und drei weitere. Jede führt ihren eigenen Dokumenttitel in allen fünf Sprachen, und die Klauseln sind pro Sprache geschrieben und nicht erst beim Erzeugen übersetzt. Ein deutschsprachiger Kunde liest deshalb einen deutschen Vertrag und nicht ein deutsch gefärbtes Englisch. Deutsch ist durchgehend Schweizer Deutsch: ss, nie das scharfe S.
- Bepreiste Positionen, die in den Vertragstext geschrieben und als echte Tabelle gedruckt werden, damit Honorar und Lizenz in einem signierten Dokument stehen
- Zweisprachige Verträge in zwei Spalten, mit einer ausdrücklichen Angabe, welche Sprache vorgeht, wenn die beiden voneinander abweichen
- Anhänge, die dem heruntergeladenen PDF angefügt werden, Bilder je eines pro Seite und PDF-Anhänge Seite für Seite, damit das Leistungsblatt bei der Vereinbarung bleibt
- Versionsverlauf: jede gespeicherte Fassung, nur lesbar, mit Autor, Zeitstempel und Fingerprint, und jene Fassungen markiert, gegen die eine Signatur geleistet wurde
- Das signierte PDF wird im Moment der Signatur Byte für Byte archiviert, denn ein Kunde signiert ein gesetztes Dokument, und dieselben Worte später neu zu erzeugen ergibt eine andere Datei
Anzahlungen, und ein Restbetrag, der in Teilen eingeht
Geld vor der ersten Skizze, und eine Rechnung, die immer mit ihren eigenen Zahlungseingängen übereinstimmt.
Eine Anzahlung ist eine gewöhnliche Rechnung: schreiben, senden, die Zahlung dazu erfassen. Was bezahlt ist, was offen ist und ob die Rechnung als bezahlt gilt, wird aus dem Zahlungsjournal abgeleitet und nicht eingetippt. Der Dialog für die Zahlungserfassung schlägt den noch offenen Betrag vor und nicht den vollen, und wer eine Rechnung als bezahlt markiert, setzt ein ausdrückliches Buchungsdatum. So landet eine Zahlung, die zwischen Weihnachten und Neujahr eingeht, im Steuerjahr, in das sie gehört, nach dem Kalendertag in der Zeitzone Europe/Zurich.
Ein förmlicher Ratenplan teilt eine Rechnung in zwei bis vierundzwanzig terminierte Monatsraten. Sie müssen das Total exakt ergeben, auf den Rappen, und das Geld bleibt im Zahlungsjournal: Ob eine Rate bezahlt oder verfallen ist, wird abgeleitet, indem die frühesten Raten zuerst gedeckt werden. Einen Plan anzulegen gehört zum Abo Business für CHF 59 im Monat; ein bestehender Plan bleibt lesbar, wenn Sie zurückwechseln, und wer einen Plan entfernt, behält jede erfasste Zahlung.
Einer verspäteten Zahlung nachgehen, ohne die Beziehung zu ruinieren
Eine Stufenfolge, die Sie wiederholen können, damit der unangenehme Teil ein Verfahren ist und nicht ein Entscheid um elf Uhr nachts.
Die Karte einer überfälligen Rechnung zeigt, wo sie auf der Schweizer Mahnstufenfolge steht: Tage im Rückstand, der empfohlene nächste Schritt, bereits versandte Mahnungen, angefallene Gebühren, der gesetzliche Verzugszins, die neue Zahlungsfrist und das jetzt fällige Total.
Zahlungserinnerung
Vorgeschlagen sieben Tage nach Fälligkeit, ohne Gebühr, zehn Tage Zahlungsfrist. Bei den meisten Designkunden ist das die einzige Stufe, die Sie je brauchen.
Erste Mahnung
Vierzehn Tage später, eine vorgeschlagene Gebühr von 20 in der Währung der Rechnung, wieder zehn Tage.
Zweite Mahnung
Vierzehn Tage danach, vorgeschlagene Gebühr 30, erneut zehn Tage.
Letzte Mahnung
Zehn Tage später, vorgeschlagene Gebühr 50, fünf Tage Zahlungsfrist. Es ist die letzte Stufe, die das Produkt kennt: Nichts wird in Ihrem Namen irgendwo eingeleitet.
Der Verzugszins folgt OR Art. 104 mit 5 Prozent im Jahr, gerechnet auf dem schweizerischen Handelsjahr von 360 Tagen, auf dem noch offenen Betrag und nie auf bereits eingegangenem Geld. Mahngebühren sind im schweizerischen Recht nicht festgelegt, deshalb versteht die Stufenfolge ihre Zahlen als Richtwerte, und jede davon lässt sich überschreiben. Genau das sagt die Karte auch.
Mahnmails an den Kunden sind eine eigene Funktion der Abos Professional und Business und bleiben aus, bis Sie jede Art einzeln einschalten. Jede kennt drei Modi: aus, Freigabe oder automatisch. Bei Freigabe wird jedes Schreiben vorbereitet und unter Wartet auf Freigabe geparkt, bis Sie es freigeben. Vor dem Versand wird ein geparktes Schreiben nochmals geprüft: Wurde die Rechnung inzwischen beglichen oder storniert oder ist Geld eingegangen, wird es verworfen statt gesendet. Eingefordert wird nur, was noch offen ist, und Sie bearbeiten Betreff, Einstieg, einen zusätzlichen Abschnitt und den Schluss pro Sprache, während der Rahmen fest bleibt.
Was das für einen Designer nicht tut
Der nützlichste Teil dieser Seite, und der Grund, weshalb manche Leser sie hier schliessen sollten.
- Keine Korrektur-, Anmerkungs- oder Freigabegalerie. Es gibt keinen Ort, an dem ein Kunde ein JPEG kommentiert, und keinen Versionsvergleich für Gestaltungsdateien.
- Keine Asset-Bibliothek und kein Digital Asset Management. Dateien hängen an Aufgaben, Dokumenten, Verträgen und Ausgaben und zählen gegen das Speicherkontingent des Kontos; eine durchsuchbare Bildbibliothek ist das nicht.
- Keine Anbindung an Figma, Adobe oder ein anderes Designwerkzeug, und kein Portfolio- oder Website-Baukasten.
- Kein Annahmeknopf für den Kunden auf einer Offerte. Sie markieren selbst, ob sie angenommen oder abgelehnt ist, und das Portal, das der Kunde sieht, ist nur lesbar.
- Keine Kartenzahlung auf einer Rechnung. Für Ihren Kunden gibt es keinen Jetzt-bezahlen-Link: Der Zahlungsteil ist die Schweizer QR-Rechnung, und Kartenzahlung gibt es im Produkt nur für das Abo von Solory selbst.
- Kein freier Layout-Editor für Rechnungen. Drei Vorlagen, klassisch, modern und minimal, dazu eine Akzentfarbe, Ihr Logo und dessen Position. Für einen Designer ist das der ehrliche Wermutstropfen auf dieser Seite.
- Keine direkte Bankverbindung. Bankdaten kommen als camt.053- oder camt.054-Datei, die Sie bei Ihrer Bank exportieren, und dieser Import gehört zum Abo Business.
- Keine Zuweisung von Aufgaben an Personen und kein Board, über das sich Arbeit ziehen lässt. Eine Aufgabe verweist auf einen Kunden oder einen Lead, nicht auf eine Person.
- Es ist keine doppelte Buchhaltung und kein Treuhänder. Es führt die Aufzeichnungen, rechnet die Zahlen und exportiert sie; prüfen und einreichen muss sie weiterhin eine qualifizierte Person.
Häufige Fragen
Kann ein Kunde meine Offerte online annehmen?
Nicht per Knopf. Das Kundenportal ist ein privater, nur lesbarer Link auf die Rechnungen, Offerten und Dokumente dieses Kunden. Er kann die Offerte also öffnen und herunterladen, dort aber nicht darauf reagieren. Angenommen oder abgelehnt markieren Sie eine Offerte selbst, danach lässt sie sich in eine Rechnung umwandeln oder als Grundlage für einen Vertrag nutzen. Offerten im Entwurf erscheinen nie im Portal, denn eine nicht versandte Offerte ist ein Preis, der niemandem genannt wurde.
Kann mein Kunde eine Schweizer Rechnung über den Link, den ich sende, mit Karte bezahlen?
Nein. Es gibt im ganzen Produkt keinen Zahlungslink und keine Kartenzahlung für Ihre Kunden. Was die Rechnung mitbringt, ist die offizielle Schweizer QR-Rechnung auf einer eigenen Seite, zahlbar mit TWINT und jeder Schweizer Banking-App, mit einer strukturierten Referenz, damit der Zahlungseingang der Rechnung zugeordnet werden kann.
Kann ich meine eigene Rechnungsvorlage gestalten?
Nicht frei. Es gibt drei feste Vorlagen, klassisch, modern und minimal, dazu eine Akzentfarbe, Ihr Logo und die Logoposition. Für einen Designer ist das der wahrscheinlichste Grund, wieder zu gehen, und darum steht es hier und wird nicht erst nach der Anmeldung entdeckt. Der Text, die Hinweise, die Zeilenbeschreibungen und die Dokumentsprache gehören ganz Ihnen.
Muss ich als selbständiger Designer in der Schweiz MWST verrechnen?
Die Registrierungsgrenze liegt bei CHF 100'000 Umsatz nach Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG, gemessen über zwölf rollende Monate. Solory vergleicht Ihre ausgestellten Rechnungen mit dieser Linie, warnt ab 80 Prozent davon und sagt, wenn sie überschritten ist. Solange Sie nicht registriert sind, dürfen Sie auf einem Dokument keine Schweizer MWST ausweisen. Eine aus einer Offerte umgewandelte Rechnung lässt die MWST deshalb weg, wenn keine MWST-Nummer hinterlegt ist. Klären Sie Ihre eigene Lage mit einem Treuhänder.
Kann ich eine Anzahlung verlangen und den Rest in Raten bezahlen lassen?
Eine Anzahlung ist einfach eine Rechnung, in jedem Abo: schreiben, senden, die Zahlung erfassen. Ein förmlicher Ratenplan auf einer Rechnung, zwei bis vierundzwanzig terminierte Raten, die das Total exakt ergeben müssen, auf den Rappen, gehört zum Abo Business. In beiden Fällen liegt das Geld im Zahlungsjournal, und der Status der Rechnung wird daraus abgeleitet statt eingetippt.
Schreibt und sendet der Assistent die Nachfassmail für mich?
Er schreibt, Sie senden. Der Assistent schlägt einen Plan vor, zeigt genau, welche Datensätze er anfassen würde, und führt erst nach Ihrer Bestätigung aus, über dieselben geprüften Aktionen, die auch ein Formular nutzt. In seinem Wortschatz gibt es keinen Schritt, der einem Kunden eine Mail, eine Rechnung oder eine Mahnung sendet, und jede Rechnung, die er anlegt, ist ein Entwurf. Jede Zahl auf dem Bildschirm rechnet die Anwendung, nie das Modell.
Was passiert, wenn ein Kunde einfach nicht bezahlt?
Die Rechnungskarte zeigt die Schweizer Mahnstufenfolge: Tage im Rückstand, den vorgeschlagenen nächsten Schritt, die bisher angefallenen Gebühren und den Verzugszins von 5 Prozent im Jahr nach OR Art. 104 auf dem noch offenen Betrag. Mahnmails an den Kunden, in den Abos Professional und Business, können jedes Schreiben zu Ihrer Freigabe vorbereiten oder nach einem von Ihnen gesetzten Plan versenden. Die Stufenfolge endet bei einer letzten Mahnung, und es wird nichts in Ihrem Namen bei einem Betreibungsamt eingeleitet.