Sitzungen, Pakete und Abrechnung für Schweizer Coaches

Ein Kundendatensatz enthält die Person oder die Firma, die Kontaktangaben, einen Standard-Stundensatz, eine bevorzugte Dokumentsprache und ein internes Notizfeld mit bis zu 5000 Zeichen. Die Arbeit hängt an einem Projekt, und ein Projekt läuft entweder auf Stundenbasis mit einem Ansatz oder zum Festpreis mit einem optionalen Budget in Stunden und in Geld. Alles Weitere auf dieser Seite baut auf diesen beiden Datensätzen auf.

Ein Paket ist der Festpreisfall. Preis festlegen, ein Budget in Stunden hinterlegen, die Sitzungen darauf buchen: Die Projektseite zeigt danach Gesamtstunden, verrechenbare und noch nicht verrechnete Stunden, den effektiven Ansatz und einen Balken für das genutzte Budget. Was sie nicht tut: Guthaben herunterzählen. Es gibt kein Sitzungskonto, und nichts hält eine zehnte Sitzung auf einem Paket mit neun Sitzungen auf. Der Budgetbalken zeigt Ihnen, wo Sie stehen.

• Ein Stundensatz pro Kunde und eine Dokumentsprache pro Kunde, damit die Rechnung des einen Kunden auf Französisch gedruckt wird und die des nächsten auf Deutsch
• Ein Timer, der beim Stoppen auf die nächste Viertelstunde rundet, oder manuelle Erfassung von 0,1 bis 24 Stunden
• Nicht verrechenbare Stunden bleiben in den Auswertungen und gelangen nie auf eine Rechnung, damit Vorbereitung und Anfahrt sichtbar bleiben, ohne verrechnet zu werden
• Noch nicht verrechnete Stunden tragen eine eigene Zahl: was sie zu den Projektansätzen wert sind

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   Einmal schreiben

   Erstellen Sie die Rechnung, die Sie jeden Monat versenden würden: Positionen, Einheit, Preis, Zahlungsfrist, das Bankkonto, auf das bezahlt werden soll, und ob die QR-Rechnung beiliegt. Speichern Sie sie als wiederkehrende Vorlage im wöchentlichen, monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Intervall.

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   Sie erzeugt einen Entwurf

   Bei jedem Durchlauf erscheint für diesen Kunden ein neuer Entwurf. Leistungsdatum, das gewählte Bankkonto und die Markierung für die QR-Rechnung werden übernommen, und das Fälligkeitsdatum richtet sich nach der Zahlungsfrist der Vorlage und nicht nach der Voreinstellung des Kontos.

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   Der Text wandert mit der Periode

   Rechnungstexte können Variablen enthalten. Schreiben Sie einmal "Coaching {{month}} {{year}}", und jede Rechnung druckt ihren eigenen Monat, weil die Variablen gegen das Rechnungsdatum der jeweiligen Rechnung aufgelöst werden. Ein Nachholdurchlauf, der drei versäumte Monate erzeugt, schreibt drei verschiedene Monatsnamen.

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   Sie prüfen sie, oder lassen sie laufen

   Eine erzeugte Rechnung bleibt ein Entwurf, solange die Vorlage den Versand nicht ausdrücklich einschaltet. Mit eingeschaltetem Versand geht jede Rechnung mit angehängtem PDF per E-Mail an den Kunden, in der Sprache, die Sie gewählt haben - und die Sprache des Kunden selbst ist eine der Möglichkeiten.

Ein Paket in Raten ist ein eigener Mechanismus und liegt im Business-Plan. Eine Rechnung lässt sich in 2 bis 24 geplante Monatsraten aufteilen, die sich auf den Rappen genau zum Gesamtbetrag addieren müssen. Das Geld bleibt im Zahlungsjournal, und ob eine Rate bezahlt oder überfällig ist, wird daraus abgeleitet. Eine Rechnung mit Ratenplan ist also nicht allein deshalb im Verzug, weil ihr ursprüngliches Fälligkeitsdatum verstrichen ist.

Neun vorbereitete Vertragsmuster sind im Produkt enthalten, darunter B2C-Bedingungen für Privatkunden, ein Auftrag und eine Vereinbarung für wiederkehrende Leistungen. Der Haupttext wird in einem Rich-Text-Editor über Markdown bearbeitet, und bepreiste Positionen können als echte Tabelle mitten im Vertragstext stehen. So sind der Sitzungsansatz, der Paketpreis und die Entschädigung für eine Absage innerhalb der Frist Teil des Dokuments und nicht eine Beilage, die niemand öffnet.

• Zweisprachige Verträge in zwei Spalten, mit einer Sprache als massgebender Fassung, falls die beiden voneinander abweichen
• Versionsverlauf: jeder Wortlaut, mit dem der Vertrag gespeichert wurde, schreibgeschützt, mit Autor, Zeitstempel und Prüfsumme
• Beilagen - Bilder und PDF-Dateien - werden an das heruntergeladene Vertrags-PDF angehängt
• Eine Erklärung zur Schweizer MWST-Grenze lässt sich in den Vertragstext selbst schreiben, damit sie auf dem PDF und auf der Unterschriftsseite erscheint

Unterzeichnet wird über einen privaten Link. Ein sechsstelliger Code geht per E-Mail an die unterzeichnende Person und verfällt nach zehn Minuten. Sie tippt ihren vollständigen Namen, zeichnet eine Unterschrift und setzt ein Häkchen zur Einwilligung. Festgehalten werden der getippte Name, die Zeichnung, Datum und Uhrzeit, die IP-Adresse, das Gerät und eine SHA-256-Prüfsumme genau jenes Vertragstexts, der beim Unterzeichnen angezeigt wurde. Beide Parteien unterschreiben - der Kunde über den Link, Sie von der Vertragsseite aus - und das PDF wird in diesem Moment bytegenau archiviert und von da an unverändert ausgeliefert.

Notizen zu einem Kunden sind ein Freitextfeld mit bis zu 5000 Zeichen auf dem Kundendatensatz. Ein Lead trägt zusätzlich eine Chronik, mit automatischen Einträgen und acht manuellen Ereignistypen, darunter Kontakt aufgenommen, Nachricht erhalten, geantwortet, ein Termin oder Anruf und eine schlichte Notiz. Eine strukturierte Krankenakte gibt es hier nicht, kein Diagnosefeld und keinen Behandlungsplan. Behandeln Sie das Notizfeld als das, was es ist: geschäftliche Notizen auf einem geschäftlichen Datensatz.

Konto- und Inhaltsdaten liegen in einer Datenbank, die in der Schweiz gehostet wird, in der Region Zürich (eu-central-2), mit privatem Dateispeicher, der nur über kurzlebige signierte Links erreichbar ist. Die Anwendung selbst läuft in Frankfurt. E-Mails werden über Mailgun versandt, und der KI-Anbieter ist OpenAI in den USA, im Auftragsverarbeitungsvertrag namentlich genannt, der festhält, dass API-Daten nicht zum Training von Modellen verwendet werden. "Alles bleibt in der Schweiz" wäre kein wahrer Satz. Für die Datenbank und die Dateien stimmt er.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung per Authenticator-App, freiwillig und pro Benutzer; sobald ein Faktor hinterlegt ist, wird die Pflicht in der Datenbank und im Dateispeicher durchgesetzt, nicht nur auf dem Bildschirm
• Sicherheit auf Zeilenebene, damit ein Konto nur seine eigenen Zeilen liest
• Ein Prüfprotokoll, das weder von Ihnen noch vom Betreiber geändert oder gelöscht werden kann
• Ein Support-Zugriff öffnet ein Konto nur, um eine Frage zu beantworten, und schreibt einen Eintrag in das Prüfprotokoll genau dieses Kontos
• Alles als ZIP mit einem strukturierten JSON-Dokument exportieren, oder das Konto mit einer Frist von 30 Tagen löschen

Telegram und Discord sind freiwillig und bleiben aus, bis Sie sie einschalten, und die Datenschutzerklärung wird dazu deutlich: Es sind Plattformen für Privatpersonen, ohne Auftragsverarbeitungsvertrag, auf denen das Weiterleiten von Kundendaten nicht empfohlen wird. Auch die Löschung hat Grenzen, und diese werden genannt, bevor Sie sich darauf verlassen: Buchhaltungsunterlagen werden nach OR Art. 958f zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt, und ein unterzeichneter Vertrag bleibt mit seinen Unterschriftsnachweisen bestehen.

Ein Rechnungs-PDF kann die offizielle Schweizer QR-Rechnung als eigene Seite mitführen, zahlbar mit TWINT und mit jeder Schweizer Banking-App. Eine strukturierte Referenz liegt immer bei - eine QRR-Referenz auf einer QR-IBAN, eine Creditor Reference nach ISO 11649 auf einer gewöhnlichen IBAN - damit die App der zahlenden Person ihr Referenzfeld selbst ausfüllt und die Zahlung jener Rechnung zugeordnet werden kann, die sie ausgelöst hat. Der Zahlteil wird auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch gedruckt, in den vier Sprachen der QR-Rechnung. Nötig sind eine gültige schweizerische oder liechtensteinische IBAN, eine vollständige Postadresse und ein Betrag in CHF oder EUR. Fehlt etwas, nennt die Anwendung das fehlende Feld, bevor Sie überhaupt etwas herunterladen.

Beim Erfassen einer Zahlung wird der noch offene Betrag vorgeschlagen, nicht der volle Gesamtbetrag. Bezahlter Betrag, Status und Zahlungsdatum einer Rechnung werden aus dem Zahlungsjournal abgeleitet, damit das Dokument und seine Zahlungseingänge nicht auseinanderdriften können. Im Business-Plan lässt sich stattdessen eine bei Ihrer Bank bezogene camt.053- oder camt.054-Datei einlesen: Automatisch verbucht wird nur eine Gutschrift mit exakt übereinstimmender strukturierter Referenz, und ein Betrag, der bloss betragsmässig passt, erscheint als Vorschlag, den Sie bestätigen.

Zahlungserinnerungen an Kunden sind eine Funktion von Professional und Business und sind standardmässig ausgeschaltet. Jeder Typ kennt drei Modi: aus, Freigabe - dabei wird jedes Schreiben vorbereitet und wartet unter "Wartet auf Freigabe", bis Sie es auslösen - oder automatisch. Sie legen die erste Erinnerung auf N Tage nach Fälligkeit, danach alle M Tage, bis zu einer Höchstzahl. Gemahnt wird nur, was noch offen ist, und eine Rechnung mit Ratenplan wird allein von der Ratenerinnerung behandelt, damit niemand zweimal für dasselbe Geld gemahnt wird.

Ein manuell erfasster Eintrag trägt Titel, Beschreibung, eine Markierung für ganztägig, Beginn, Ende, Ort, eine von sechs Farben und eine optionale Verknüpfung zu einem Kunden. Er liegt auf demselben Raster wie dreizehn Arten von datierten Dingen: fällige und ausgestellte Rechnungen, Aufgabenfristen, Projektstarts und Projektfristen, das Ablaufen von Verträgen und Offerten, Lead-Termine und Nachfassdaten sowie die Schweizer Einreichetermine.

Jeder Eintrag nimmt bis zu zwölf Erinnerungen auf, mit einem voreingestellten Vorlauf oder einem eigenen in Minuten, Stunden oder Tagen, keine weiter als dreissig Tage im Voraus, und der Wortlaut ist pro Eintrag überschreibbar. Sie kommen in der Anwendung an, und auf Discord und Telegram, sobald diese verbunden sind. Nicht per SMS, und nicht als Telefonanruf.

Google Calendar wird in eine Richtung und nur lesend angebunden: Die synchronisierten Termine werden gelesen, und in Google wird nie etwas angelegt oder geändert. Die Synchronisation holt die nächsten sieben Tage, und eine Meetings-Seite listet die anstehenden Google-Meet-Termine der nächsten vierzehn Tage mit einer Schaltfläche zum Beitreten. Kunden buchen sich nicht selbst ein: Das Kundenportal ist ein privater, nur lesender Link auf die eigenen Rechnungen, Offerten und Dokumente, ohne Nachrichten, ohne Uploads und ohne Zahlung.

• Kein Guthaben an Sitzungen. Ein Paket ist ein Festpreis mit einem Budget in Stunden, kein Konto, das heruntergezählt wird.
• Keine Buchungsseite. Ein Kunde kann sich keinen Termin aussuchen, und das Portal ist nur lesend.
• Keine Kartenzahlung auf einer Rechnung. Es gibt keinen Link zum Sofortbezahlen für Ihre Kundschaft.
• Keine Krankenakte. Keine Diagnose, kein Behandlungsplan, keine strukturierten Gesundheitsdaten.
• Keine Kalendersynchronisation in beide Richtungen, kein Zoom, kein Teams. Termine sind Google-Meet-Links aus Google Calendar.
• Kein Verschieben per Drag-and-drop. Einträge werden über ein Formular bearbeitet.
• Keine qualifizierte elektronische Signatur, und nirgends im Produkt eine Rechts- oder Steuerberatung.
• Keine doppelte Buchhaltung, keine Bilanz, kein Kontenplan und kein Ersatz für eine Treuhänderin oder einen Treuhänder.

Das Schweizer Nachschlagewerk im Produkt deckt acht Themenbereiche ab - MWST, Buchführung und Aufbewahrung, Rechnungsstellung, Rechtsform, Steuern, Sozialversicherungen, Bewilligungen und Firmengründung - und jeder Eintrag nennt die Behörde, die ihn veröffentlicht hat, verlinkt deren Seite und hält das Datum fest, an dem sie gelesen wurde. Das Berufsgeheimnis und die Pflichten im Umgang mit Gesundheitsdaten gehören nicht zu diesen acht. Nichts im Produkt ist eine Rechtsberatung: Diese Fragen gehören zu Ihrem Berufsverband und zu Ihrer Anwältin oder Ihrem Anwalt.

Auch beim Assistenten lohnt sich die klare Ansage. Er entwirft und schlägt vor: Er macht aus einem Satz einen Plan, den Sie auf einem Bestätigungsbildschirm lesen, und nichts wird angelegt, bevor Sie auf Ausführen drücken. Er kann keine E-Mail an einen Kunden senden, er kann nichts löschen, und er rechnet nie eine Zahl aus. Jeder Betrag im Produkt wird im Code berechnet. KI wird pro Arbeitsplatz und Kalendermonat gezählt und pausiert, sobald das Kontingent aufgebraucht ist.

Offerten und die Schweizer QR-Rechnung sind in jedem Plan enthalten, auch im kostenlosen, und kein Plan begrenzt, wie viele Rechnungen, Projekte, Sitzungen oder Kalendereinträge Sie aufbewahren. Was die Pläne zuteilen, sind die aktiven Kunden, die Arbeitsplätze, der Speicher und die KI. Zwei Dinge, die eine Coaching-Praxis meist möchte, liegen weiter oben: Verträge und Zahlungserinnerungen an Kunden beginnen bei Professional, und Ratenpläne sowie den Bankimport gibt es nur im Business-Plan.

Die Arbeitsplätze schliessen die Inhaberin oder den Inhaber ein, deshalb sind Free und Starter Einzelkonten, Professional nimmt eine Kollegin oder einen Kollegen dazu und Business deren vier. KI-Aktionen werden pro Arbeitsplatz und Kalendermonat gezählt - 25 bei Free, 300 bei Starter, 1000 bei Professional, 3000 bei Business - und jede generative Anfrage und jeder eingelesene Beleg zählt als eine. Die Preise verstehen sich pro Konto und Monat in Schweizer Franken, ohne Schweizer MWST: Der Betreiber liegt unter der Grenze für die MWST-Pflicht und ist nicht MWST-pflichtig, deshalb wird keine MWST verrechnet oder auf einer Quittung ausgewiesen.