CRM für die Schweizer Einzelfirma: Kunden und Leads

Kunde

Jemand, dem Sie Rechnungen stellen. Der Datensatz führt Adressen, Steuernummern, einen Standardansatz und eine Dokumentsprache, und er ist der Adressat von Rechnung, Offerte, Vertrag und Projekt.

Lead

Ein Interessent, den Sie von Hand verfolgen, mit Status, Verlauf und einer Notiz zu jedem Schritt. Aus einem Lead einen Kunden zu machen ist ein einziger Schritt, und der Lead bleibt danach mit seinen Notizen und seinem Verlauf erhalten.

Kaltkontakt

Eine Zeile aus einer Liste, die Sie importiert haben. Kaltkontakte haben einen eigenen Bildschirm, eigene Status, eigene Spalten und eigene Akquise-Werkzeuge, damit sich eine gekaufte oder zusammengetragene Liste nie unter die Menschen mischt, mit denen Sie tatsächlich arbeiten.

Der Datensatz führt Firmen- oder Kundenname, Kontaktperson, E-Mail, Telefon, Ländercode, zwei Adresszeilen, PLZ, Ort und interne Notizen, dazu vier getrennte Steuernummern: die MwSt-Nummer, die EU-MwSt-Nummer, die UID-Nummer und die MWST-Nummer. Alle vier werden geprüft, auf der Kundenkarte angezeigt und auf die ausgehenden PDF-Dokumente gedruckt. Ein Schweizer Kunde mit UID- und MWST-Nummer und ein ausländischer mit EU-MwSt-Nummer sind beide der Normalfall und keine Notlösung im Freitextfeld.

• Ein Standard-Stundenansatz pro Kunde, von dem Projekte und Rechnungspositionen ausgehen
• Eine Dokument- und E-Mail-Sprache pro Kunde, ersatzweise Ihre eigene
• Archivieren und Wiederherstellen, beides umkehrbar
• Endgültig löschen nur, solange der Kunde weder Projekte noch Rechnungen hat
• Ein Kunde, dessen Adresse auf der Sperrliste des Kontos steht, wird als gesperrt markiert, und Nachrichten an ihn werden vor dem Versand abgewiesen
• Pro Zeile in der Liste: Anzahl Projekte, Umsatz, offener Betrag, Status

Bestehende Kunden kommen per CSV herein: Sie ordnen die Spalten für Name, E-Mail, Telefon und Adresse zu und lesen dann eine Vorschau, die jede Zeile als Neu, Kein Name oder Duplikat kennzeichnet, bevor irgendetwas geschrieben wird. Duplikate werden übersprungen, und ein Import nimmt bis zu 2'000 Zeilen.

• Neuer Lead
• Kontaktiert
• Hat sich gemeldet
• Reagiert
• Geantwortet
• Keine Antwort
• Interessiert
• Termin angefragt
• Design gesendet
• Offerte gesendet
• Kein Interesse
• Kunde geworden
• Abgeschlossen

Jeder Status trägt eine vollständige Bezeichnung, eine kurze für schmale Bildschirme und einen Erklärsatz, und zwar in allen fünf Sprachen. Jede Änderung kann eine Notiz tragen, und zwei fragen nach mehr: Termin angefragt fragt nach Datum und Uhrzeit, Offerte gesendet nach Betrag und Währung, damit die genannte Zahl auf dem Datensatz liegt.

Der Verlauf mischt Einträge, die das Produkt selbst schreibt, also erstellt, Status geändert, Erinnerung gesendet, umgewandelt, Nachfassen gesendet und Nachfassen gestoppt, mit acht Arten, die Sie von Hand erfassen, von der Kontaktaufnahme bis zur gesendeten Offerte. Die Umwandlung in einen Kunden behält den Lead und alles, was daran hängt.

Die Punktzahl neben einem Lead beruht auf Regeln und nicht auf KI: 0 bis 100 in drei Bändern, Heiss, Warm und Kalt, gebildet aus hinterlegter E-Mail, hinterlegter Telefonnummer, erfassten Notizen, einer offenen Offerte, der Aktualität des Kontakts, der Plattform und dem Status. Jeder Lead zeigt, welche Regel wie viele Punkte gegeben hat; eine KI-Einschätzung steht, wo es sie gibt, daneben unter eigener Bezeichnung.

• Die Register Aktiv, Abgeschlossen und Alle, dazu ein Statusfilter
• Freitextsuche über Name, Plattform und E-Mail
• CSV-Export, Sammelabschluss und Sammellöschung
• Ein Kontaktfeld mit Bestätigung in die Zwischenablage kopieren

Kaltkontakte sind die ausgehende Seite und bewusst ein eigener Bildschirm. Elf Status: Neu, Kontaktiert, Wartet auf Antwort, Geantwortet, Keine Antwort, Termin vereinbart, Offerte gesendet, Pausiert, Kunde gewonnen, Verloren und Nicht kontaktieren. Die letzten drei sind endgültig und fallen aus dem Filter Aktiv.

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   Mit der Vorlage beginnen

   Eine .xlsx-Datei zum Herunterladen, mit allen 46 Spalten und einer Beispielzeile. Ihre eigene Datei geht ebenso: Zeilen werden über die Spaltenüberschrift zugeordnet und nicht über die Position, der Export muss also aus keiner bestimmten Quelle stammen.

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   Die Vorschau lesen

   Jede Zeile erscheint mit dem Ergebnis, das sie haben wird, also Import, Aktualisierung, Duplikat oder Keine Firma, bevor ein einziger Datensatz geschrieben wird.

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   Ergänzend importieren

   Der Abgleich läuft über E-Mail, Website, Telefon und Firmenname. Ein bestehender Lead wird ergänzt und aktualisiert statt ein zweites Mal angelegt, eine zweite, bessere Liste verbessert also die erste, statt sie zu verdoppeln. Ein Import nimmt bis zu 10'000 Zeilen.

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   Die Adressen prüfen, wenn Sie möchten

   Die Prüfung von E-Mail-Adressen ist freiwillig und wird im Voraus bezahlt, und sie blockiert nie einen Import: Jeder Lead wird importiert, unabhängig vom Guthaben, und eine Adresse, für die das Guthaben nicht reicht, bleibt ungeprüft und weiterhin nutzbar.

Auf dem Lead steht das Urteil in Klartext, also nicht zustellbar, konnte nicht bestätigt werden oder Adresse bestätigt, mit seiner Begründung, etwa kein Postfach, ein volles Postfach, kein Mailserver, eine Wegwerfadresse oder eine Rollenadresse, dazu ein Korrekturvorschlag, wo es einen gibt.

Das ausgelieferte Layout mit 46 Spalten entstand für eine einzige Branche, und keine Branche braucht alles davon. Jedes Konto kann die Spalten ausblenden, die es nicht nutzt, und die Spalten der Webagentur lassen sich mit einem einzigen Klick ausblenden; die Daten bleiben, sie nehmen nur keinen Platz mehr auf dem Bildschirm weg, und der Firmenname lässt sich nie ausblenden. Sie können zudem bis zu 30 eigene Felder in neun Arten anlegen. Ein stillgelegtes Feld wird überall ausgeblendet, während jeder Wert erhalten bleibt, und selbst die Werte eines gelöschten Feldes überleben: Legen Sie es unter demselben Namen neu an, sind sie wieder da.

Filter gibt es für den nächsten Schritt (überfällig, heute fällig, keiner), für Status, Kategorie, Kanton und Priorität, dazu eine Suche über Firma, Kontakt, Ort und E-Mail. Der Export zeigt eine Live-Vorschau, bevor die Datei heruntergeladen wird, wobei Umfang, Zeilengrenze, Spalten und Kopfzeilenstil bei Ihnen liegen.

Für einen Kaltkontakt schreibt der Assistent eine Akquise-E-Mail als Entwurf. Sie wählen die Sprache, den Ton (förmlich, sachlich oder freundlich), die Länge und welche Ihrer Leistungen sie anbieten soll, und er schlägt alternative Betreffzeilen vor. Weiter zur E-Mail übergibt Betreff und Text an den Editor und bringt Sie dorthin. Gesendet wird nichts. Ihre Signatur kommt beim Versand dazu und bleibt aus dem erzeugten Text heraus.

• Der Assistent entwirft und fragt: nichts wird angelegt, geändert oder gesendet, bevor Sie es bestätigen
• Ein Interessent mit der Markierung Nicht kontaktieren sperrt die Erzeugung von Akquise-Texten vollständig
• Preise kommen nie in eine kalte Akquise-E-Mail; ein Preis wird nur verwendet, wenn ein Kunde ausdrücklich danach fragt, und nur aus Ihren aktiven Preiseinträgen
• Er trifft Ihren eigenen Schreibstil, sobald Sie zwei oder drei Ihrer eigenen E-Mails auf der Assistenten-Seite einfügen; ohne diese nutzt er den üblichen Geschäftsstil der gewählten Sprache

Nachfass-Sequenzen sind das Einzige hier, das von selbst versendet. Sie schreiben Betreff und Text jedes Schritts; jeder geht eine festgelegte Anzahl Tage nach dem vorangehenden hinaus. Die Aufnahme erfolgt von Hand, ein Lead nach dem anderen, und angeboten werden nur Leads mit E-Mail-Adresse. Jede Nachricht trägt eine Abmeldung mit einem Klick, die die Sequenz stoppt und im Verlauf dieses Leads landet. Es ist ein Serienbrief, den Sie geschrieben und eingeschaltet haben, und kein Assistent, der entscheidet, jemandem zu schreiben.

KI wird pro Kalendermonat gezählt: 25 Anfragen auf Free, 300 auf Starter, 1'000 auf Professional und 3'000 auf Business. Jede generative Anfrage zählt als eine, ebenso jede OCR- und jede Embedding-Anfrage. An der Obergrenze pausiert die KI bis zum nächsten Monat oder bis ein Boost-Paket gekauft wird: CHF 5 für 1'000 Anfragen, CHF 12 für 3'000, CHF 29 für 10'000.

Ein Projekt gehört zu einem Kunden und wird nach Stunden mit einem Ansatz oder zum Festpreis abgerechnet, und es kann ein Stundenbudget, einen Budgetbetrag oder beides tragen. Vier Status, nämlich Aktiv, Abgeschlossen, Pausiert und Archiviert, und das Archivieren ist umkehrbar: Das Projekt bleibt als Archiviert in der Liste und lässt sich wiederherstellen.

• Sechs Kennzahlen pro Projekt: Gesamtstunden, verrechenbare Stunden, noch nicht verrechnete Stunden, Umsatz, effektiver Ansatz und Rechnungen
• Ein Budgetbalken, der das Verbrauchte gegen das Geplante zeigt
• Eine Übersicht, die verrechenbare gegen nicht verrechenbare Stunden, gesendete Rechnungen, bezahlte Rechnungen, den bezahlten Gesamtbetrag und den offenen Betrag zusammenzählt

Aufgaben tragen einen Titel, eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum und eine von vier Prioritäten und hängen an einem Kunden oder an einem Lead, nicht an einer Person, denn ein Feld für die Zuständigkeit gibt es nicht. Dateien und beschriftete Links lassen sich anhängen, und ein Upload läuft als Ganzes: Ein Fehler wird pro Datei gemeldet und die verwaiste Datei zurückgerollt, damit nichts als angehängt erscheint, was gar nicht da ist. Die Liste öffnet mit Gesamt, Offen, Heute fällig und Überfällig, dazu Suche, Sortierung sowie Sammelabschluss und Sammellöschung.

Jeder Kunde kann einen einzigen privaten Link bekommen, der seine Rechnungen, Offerten und verknüpften Dokumente zeigt, alle zum Herunterladen. Kein Konto, kein Passwort. Die Gültigkeit wird beim Erstellen des Links gesetzt: 7, 30 oder 90 Tage oder ohne Ablauf, wobei 30 die Voreinstellung ist. Pro Kunde ist jeweils ein Link aktiv, und wer ihn neu erzeugt, entwertet den vorherigen. Gespeichert wird nur ein SHA-256-Hash des Tokens, und die nutzbare URL erscheint genau einmal, ein Datenleck ergibt also keinen funktionierenden Link.

Entwürfe erscheinen nie: Rechnungsentwürfe und nicht versendete Offerten werden in der Datenbankabfrage herausgefiltert und im Code ein zweites Mal, denn eine nicht versendete Offerte ist ein Preis, den niemand genannt bekommen hat. Die Seite erscheint in der eigenen Sprache des Kunden, jener, die auf seinem Datensatz hinterlegt ist, und ein fehlgeschlagener Download liest sich als Fehler und nicht als stillschweigend veraltetes Dokument.

Mitwirkender

Ein Subunternehmer, der per E-Mail zu einem einzigen Projekt eingeladen wird. Er erfasst seine eigenen Stunden auf diesem Projekt und sonst nichts: keine Ansätze, keine Rechnungen, keine anderen Projekte. Die Status sind Eingeladen, Aktiv und Entzogen; der Entzug wirkt sofort, und die erfassten Stunden bleiben auf dem Projekt.

Teammitglied

Eine Person in einem gemeinsamen Konto. Diese Person sieht und verwaltet darin alles, genau wie Sie. Das persönliche Profil und die E-Mail-Signatur bleiben ihre eigenen.

Die Grenze für Mitwirkende wird in der Datenbank durchgesetzt und nicht in der Oberfläche: Die Zeit der Mitwirkenden wird über eine Routine geschrieben, die genau dafür gebaut ist, und die Einschränkung ist eine Datenbankmigration. Einen Freigabeschritt gibt es nicht, ihre Stunden landen also direkt auf dem Projekt, während die Verrechnung beim Inhaber bleibt.

Teammitglieder werden per E-Mail eingeladen oder über einen teilbaren Link, der 30 Tage funktioniert; die Mitgliederliste zeigt Status und Daten, mit erneuter Einladung und sofortigem Entzug, und ein Kontowechsler bringt Sie zwischen Ihrem eigenen Konto und den gemeinsamen hin und her. Die Plätze schliessen den Inhaber ein: 1 auf Free, 1 auf Starter, 2 auf Professional und 5 auf Business. Free und Starter können somit niemanden einladen, Professional eine Person und Business vier. Zusätzliche Plätze kosten CHF 12 pro Monat, und zwar nur auf Business.

• Kein Kanban-Board. Leads und Kaltkontakte sind Tabellen- und Kartenlisten mit Statusfiltern und einem Dialog für den Statuswechsel; es gibt keine Karte, die sich von Spalte zu Spalte ziehen lässt.
• Keine eigenen Pipeline-Stufen. Die 13 Lead-Status und die 11 Status für Kaltkontakte sind feste Mengen.
• Keine Zuständigkeit auf einer Aufgabe, und keine Teilaufgaben, keine Abhängigkeiten und keine wiederkehrenden Aufgaben.
• Keine Projektvorlagen und keine Aufgabenvorlagen.
• Keine Rollen und keine feinen Berechtigungen. Ein Teammitglied sieht alles; die einzige eingeschränkte Rolle ist der auf ein Projekt begrenzte Mitwirkende.
• Kein Kontaktimport aus Gmail, Outlook oder einem anderen CRM. Kunden kommen per CSV und Kaltkontakte per .xlsx; eine Schnittstelle dafür gibt es nicht.
• Keine Kundenanmeldung, keine Zahlung und keine Nachrichten im Portal.
• Keine Synchronisation in beide Richtungen mit Google Kalender. Solory liest Ihre Google-Termine; es legt in Google nichts an und ändert dort nichts.
• Keine eigenen Felder ausserhalb der Kaltkontakte. Kunden, Projekte, Aufgaben und Zeiteinträge haben feste Feldsätze.
• Keine KI, die auf eigene Faust handelt. Alles, was der Assistent vorschlägt, geht durch eine Bestätigung, die Sie drücken.

Solory ersetzt keinen Treuhänder und ist keine doppelte Buchhaltung. Es führt den Nachweis darüber, wer Ihre Kunden sind, was vereinbart wurde und was getan wurde, und zwar in einer Form, die ein Treuhänder lesen kann.

Zwei Dinge sind hier über diese Grenzen hinaus abgestuft: Ein neues Dokument abzulegen braucht Starter oder höher, wobei bestehende Dateien beim Herunterstufen nie verborgen werden, und der Treuhänder-Zugriff nur zum Lesen braucht Professional oder höher. Die Preise gelten pro Konto und Monat in Schweizer Franken und verstehen sich ohne die Schweizer MWST, weil der Betreiber unter der Schweizer Umsatzgrenze für die Steuerpflicht liegt und nicht für die MWST registriert ist. Abgerechnet wird monatlich, kündbar jederzeit auf das Ende der Periode.