E-Mail von Ihrer eigenen Domain, direkt im CRM

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   Eine eigene Domain hinzufügen

   Gratis-Postfachanbieter wie gmail.com lassen sich nicht verbinden, weil Sie deren DNS nicht ändern können. Die Domain muss eine sein, die Sie selbst kontrollieren.

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   Die DNS-Einträge veröffentlichen

   Die App zeigt die genauen Einträge für SPF, DKIM, MX, Tracking und DMARC, jeden mit einer verständlichen Zeile dazu, wofür er da ist, und einem Kopier-Knopf. Die empfohlene TTL beträgt 3600 Sekunden.

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   Zusehen, wie alles grün wird

   Solange die Einrichtungsseite offen ist, werden die Einträge alle zehn Sekunden erneut geprüft. Eine Domain zeigt an: wartet auf DNS, wird geprüft, verifiziert, nicht verifiziert oder deaktiviert. So wissen Sie jederzeit, welche der beiden Seiten noch offen ist.

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   Adressen anlegen

   Unbegrenzt viele Adressen pro Domain. Jede sendet und empfängt für sich. Eine ist der Standardabsender, jede kann als Catch-all gesetzt, deaktiviert oder gelöscht werden, und die Nachrichten, die eine Adresse schon enthält, bleiben danach lesbar.

Sobald eine Domain verifiziert ist, wird Post von ihr über diese Domain versendet. Sie wird mit Ihrem DKIM-Schlüssel signiert und ist für DMARC auf Ihre Domain ausgerichtet. Im Mailprogramm des Empfängers erscheint darum Ihre Adresse und keine Zeile "via solory.ch" darunter. Mailgun (Sinch Email) transportiert die Post und ist im Auftragsverarbeitungsvertrag als Unterauftragsverarbeiter genannt.

• Ordner: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Markiert, Archiv, Papierkorb, Spam und Geplant, dazu Tags, die Sie selbst anlegen
• Eine Postfachauswahl erscheint, sobald das Konto mehr als eine Adresse besitzt, samt einer Ansicht über alle Postfächer
• Threads lassen sich markieren, archivieren, als gelesen oder ungelesen setzen, als Spam melden, mit Tags versehen, beantworten, allen beantworten und weiterleiten
• Ein komfortabler Editor mit fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, Listen, Links, eingebetteten Bildern und zitiertem Verlauf, den Sie ein- oder ausblenden
• Eine Kennzeichnung bei Threads, auf die innerhalb von 24 Stunden keine Antwort gekommen ist
• Der Papierkorb leert sich nach 30 Tagen selbst, und die Leiste über dem Ordner sagt das, statt still zu löschen

Anhänge sind begrenzt, und der Editor nennt die Grenzen, bevor etwas hochgeladen wird, und nicht erst nach einem gescheiterten Versand.

E-Mail-Anhänge zählen zum Speicherkontingent des Kontos: 1 GB bei Free, 5 GB bei Starter, 25 GB bei Professional und 100 GB bei Business. Es gibt kein separates Postfachkontingent und keine veröffentlichte Obergrenze für die Zahl der Nachrichten.

Vier kundenseitige E-Mails sind bearbeitbar: die Mahnung für eine überfällige Rechnung, die Mahnung für eine überfällige Rate, die E-Mail zum Rechnungsversand und die NPS-Anfrage. Bearbeitet werden vier Textfelder, nämlich Betreff, Einleitung, Nachricht und Schluss, geschrieben als reiner Text mit Platzhaltern. Die in der jeweiligen Vorlage verfügbaren Platzhalter stehen neben dem Editor. Der Rahmen darum bleibt gesperrt: Kopfbereich, Karte, Betragsfeld, Detailtabelle, Fussbereich und Signatur.

Die Live-Vorschau und der Versandweg rufen dieselbe Render-Funktion auf. Was Sie auf dem Bildschirm freigeben, ist darum Byte für Byte dasselbe, was versendet wird. Kein selbst geschriebenes HTML übersteht den Renderer, und genau deshalb bietet eine Vorlage auch keine Angriffsfläche für Injektionen.

Signaturen gibt es als fertige, E-Mail-sichere Vorlagen sowie als vollständig eigenes HTML. Jede Vorlage arbeitet mit Tabellenlayout, durchgehend eingebetteten Styles, websicheren Schriften, expliziten Bildmassen und ohne Emoji, weil Gmail und Outlook alles andere entfernen. Die Signatur wird beim Versand angefügt und bleibt bewusst aus generierten Entwürfen heraus, damit sie nie zweimal in einer Nachricht steht.

Alle E-Mail-Vorlagen erscheinen in fünf Sprachen: Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch und Ungarisch. Die Rechnungs-E-Mail und das angehängte PDF gehen in derselben Sprache an den Kunden, und wer die Rechnungssprache ändert, ändert beides. So liest Ihr Kunde das Begleitschreiben und die QR-Rechnung in einer Sprache und nicht in zwei.

• Voreinstellungen für in einer Stunde, heute Abend, morgen früh und Montagmorgen, oder Sie wählen den Zeitpunkt selbst
• Der früheste Zeitpunkt liegt bewusst zwei volle Minuten in der Zukunft, damit ein verpasster Takt des Planers einen Brief nicht verspäten kann
• Am weitesten im Voraus sind 365 Tage möglich
• Bis zum Versand wartet die Nachricht unter Geplant, wo sie weiterhin bearbeitet, sofort gesendet oder gestoppt werden kann
• Wer einen geplanten Versand abbricht, findet die Nachricht ohne Verlust wieder in den Entwürfen

Hinter einem geplanten Versand liegen drei unabhängige Schichten, die verhindern, dass er zweimal versendet wird. Das Versprechen an der Oberfläche ist das einfache: Ein Brief, den Sie geplant haben, wird einmal versendet.

Detail pro Nachricht

Jeder Empfänger in An, Cc und Bcc, der Zustand, in dem er ist, und eine Chronologie dessen, was mit diesem Empfänger geschah.

Die Zustände, in Worten

Ausstehend, Angenommen, Zugestellt, Geöffnet, Geklickt, Neuer Versuch, Unzustellbar, Abgewiesen, Als Spam gemeldet, Abgemeldet und Gesperrt.

Automatische Öffnungen sind gekennzeichnet

Öffnet ein Scanner das Tracking-Pixel, wird das als automatische Öffnung ausgewiesen und nicht als Person, denn sie als Interesse zu lesen ist schlimmer, als überhaupt keine Zahl zu haben.

Bericht zur Zustellbarkeit

Zustellrate, Bounce-Rate und Verzögerungsrate, jede mit ihrem Nenner in Worten. Die Zahlen kommen vom Anbieter, denn die eigenen Ereignisdaten der App können nur zu tief zählen und würden den Bericht genau dann beschönigen, wenn etwas nicht funktioniert.

Die Abmeldung mit einem Klick, also die von Gmail und Yahoo verlangten Header List-Unsubscribe und List-Unsubscribe-Post, wird Newsletter-Kampagnen und Drip-Sequenzen hinzugefügt, und Drip-Post trägt zusätzlich einen sichtbaren Abmeldehinweis im Fussbereich. Bei gewöhnlicher Post von Mensch zu Mensch, die Sie im Posteingang schreiben, wird sie nicht hinzugefügt, und sie sollte auch nicht so verstanden werden.

Das Konto führt seine eigene Liste von Adressen, an die keine Post mehr geht, mit dem Grund, aus dem jede dort gelandet ist: unzustellbar, als Spam gemeldet, abgemeldet oder von Hand hinzugefügt. Die 200 neuesten werden angezeigt. Sie können eine Sperre aufheben, und jeder Fall kommt mit einem ehrlichen Satz. Eine Unzustellbarkeit lässt sich meist gefahrlos aufheben, denn ein volles Postfach sieht genauso aus wie ein totes. Eine Abmeldung sollte nur aufgehoben werden, wenn die Person Sie darum gebeten hat, wieder zu schreiben. Eine Spam-Meldung lässt sich hier gar nicht zurücknehmen. Beim Aufheben wird zuerst die Liste des Anbieters bereinigt und danach die lokale Kopie, damit entsperrt wirklich bedeutet, dass die nächste Nachricht auch versucht wird.

Lässt sich diese Liste nicht lesen, sagt der Bildschirm das und bietet einen neuen Versuch an. Er fällt nie darauf zurück, eine leere Liste zu zeigen, denn eine leere Sperrliste liest sich wie eine gute Nachricht und wäre die teuerste falsche Antwort im Produkt.

Automatische Antwortentwürfe für eingehende Post sind standardmässig aus und werden pro Konto eingeschaltet. Zwei Filter laufen, der günstige zuerst: Eine kostenlose Header-Prüfung ohne KI verwirft Noreply-Absender, Massenpost und Autoresponder anhand der Header, die sie senden müssen, nämlich List-Id, List-Unsubscribe, Auto-Submitted, Precedence und die Autoresponder-Header von Exchange. Nur was übrig bleibt, erreicht das Modell, in einem einzigen Aufruf, der zugleich entscheidet, ob eine Antwort angebracht ist, und sie schreibt. Newsletter, Belege und Benachrichtigungen werden übersprungen.

Der Entwurf wird als ausstehend gespeichert und nie gesendet. Der Thread zeigt ihn als Antwortvorschlag, der bei Eingang geschrieben wurde, mit Freigeben und senden, Zuerst bearbeiten und Verwerfen. Ist das Modell wirklich unsicher, ist es angewiesen zu antworten, dass keine Antwort nötig ist: Ein fehlender Entwurf kostet einen Klick, ein unnötiger kostet Vertrauen.

• Ein Antwortentwurf für einen ganzen Thread, in Ihrem eigenen Stil, sobald Sie zwei oder drei Ihrer eigenen E-Mails eingefügt haben
• Eine Zusammenfassung des Threads, die die nächste Handlung benennt
• Aufgabenpunkte, die aus einem Thread gezogen und zu Aufgaben oder Nachfassaktionen werden
• Entwürfe für die Kundenkommunikation: allgemein, Nachfassen, Dank und Überfälligkeit

Ein Entwurf trägt keine Grussformel, weil Ihre hinterlegte Signatur darunter angefügt wird. Eine Antwort darf auch keine Werbung sein: sich anzubieten, die eigenen Leistungen aufzuzählen, die eigenen Kontaktwege aufzuzählen und eine Traktandenliste vorzuschlagen, um die der Absender nicht gebeten hat, sind im Prompt untersagt. Der Assistent hat von vornherein keinen Schritt zum Senden von E-Mails, den er vorschlagen könnte. Er entwirft und bittet um Freigabe, und ein Mensch drückt auf Senden.

KI wird pro Arbeitsplatz und Kalendermonat gezählt: 25 Aktionen bei Free, 300 bei Starter, 1000 bei Professional, 3000 bei Business, zurückgesetzt am Ersten des Monats. Ist die KI ausgeschaltet oder das Kontingent aufgebraucht, fällt jede dieser Funktionen auf eine feste Vorlage zurück, und die Oberfläche kennzeichnet, welche der beiden Sie erhalten haben.

• Keine KI-Sortierung des Posteingangs über den optionalen Antwortentwurf hinaus. Der Spam-Ordner ist eine Markierung von Hand, kein Klassifikator.
• Der Assistent kann keine Post senden und nichts löschen. Es gibt keinen Autopilot-Modus und keine Vertrauensstufe pro Aktion, die sich einschalten liesse.
• Keine garantierte Zustellung in den Posteingang, kein Versprechen zur Zustellrate und keine veröffentlichte Zahl zur Verfügbarkeit.
• Gratis-Postfachanbieter lassen sich nicht als Versanddomain nutzen, weil Sie in deren DNS keine Einträge veröffentlichen können.
• Kein veröffentlichtes Versandkontingent pro Abo, und ebenso keine Behauptung von unbegrenztem Versand.
• Die Abmeldung mit einem Klick liegt nur Newsletter- und Drip-Post bei, nicht den Antworten von Mensch zu Mensch.
• Die Prüfung von E-Mail-Adressen gibt es, aber sie ist optional, standardmässig aus und die einzige Funktion, die pro Prüfung echtes Geld aus vorausbezahltem Guthaben kostet. Eine Adresse, die sie nicht prüfen konnte, ist keine schlechte Adresse und wird weiterhin angeschrieben.
• Als Chat-Kanäle gibt es Telegram, das im Dialog funktioniert, und Discord, das nur nach aussen sendet. Es gibt keinen Kanal für WhatsApp, Slack, SMS oder Microsoft Teams.
• Automatische Zahlungserinnerungen an Kunden sind eine Berechtigung von Professional und Business, standardmässig aus, und nur der automatische Modus sendet ohne Klick.

Geschäftsdaten und Dateien liegen bei Supabase in Zürich, und die App läuft auf Vercel in Frankfurt. Der KI-Anbieter ist OpenAI in den Vereinigten Staaten, im Auftragsverarbeitungsvertrag genannt, der festhält, dass Daten aus der API nicht zum Trainieren von Modellen verwendet werden. Nichts davon ersetzt einen Treuhänder oder eine doppelte Buchhaltung.