Was jede Rechnung braucht, mit oder ohne MWST
Unterhalb der Registrierungsschwelle schreibt kein Gesetz vor, was auf einer Rechnung zu stehen hat. Entscheidend ist, ob die Buchhaltung Ihres Kunden und Jahre später eine Prüferin dem Dokument entnehmen können, wer wem was wann und zu welchem Preis geliefert hat.
- Ihr Firmenname wie eingetragen, mit Adresse und Kontaktangaben.
- Name und Adresse des Kunden, genau genug, um zu erkennen, wer das Geld schuldet.
- Eine eindeutige Rechnungsnummer, die nie ein zweites Mal vergeben wird.
- Eine Zeile pro Position: was geliefert wurde, in welcher Menge, zu welchem Preis.
- Der Gesamtbetrag, mit ausgeschriebener Währung statt stillschweigender Annahme.
- IBAN und der exakte Name des Kontoinhabers, oder ein Zahlteil der QR-Rechnung.
- Eine Zahlungsfrist als Datum, nicht als netto 30 Tage.
- Rechnungsdatum
- Der Tag der Ausstellung. Ab hier laufen die Zahlungskonditionen.
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Wann die Arbeit tatsächlich erbracht wurde. Das bestimmt den MWST-Satz und das Geschäftsjahr, deshalb ist es ein eigenes Feld.
- Fälligkeitsdatum
- Der Tag, an dem das Geld geschuldet ist, und der Tag, an dem der Verzugszins zu laufen beginnt.
Was die MWST-Registrierung dem Dokument hinzufügt
Art. 26 Abs. 2 MWSTG nennt die Elemente, die eine Rechnung mit MWST tragen soll.
- Den Leistungserbringer, unter der Identität im Register der steuerpflichtigen Personen.
- Den Empfänger der Leistung.
- Das Datum der Leistung oder den Zeitraum, den sie abdeckt.
- Art und Umfang der erbrachten Leistung.
- Das Entgelt, also den verrechneten Betrag.
- Den anwendbaren Satz und den darauf geschuldeten Steuerbetrag.
Das letzte Element ist jenes, das oft unvollständig bleibt. Ihr Kunde zieht die Vorsteuer aus dem ab, was auf dem Dokument steht, ein Satz ohne Betrag zwingt ihn also zum Rechnen. UID und MWST-Nummer sind zwei getrennte Kennungen und werden in jeder Dokumentsprache unübersetzt gedruckt.
| Leistung fällt in | Normalsatz | Reduzierter Satz | Beherbergung |
|---|---|---|---|
| Ab 1. Januar 2024 | 8,1% | 2,6% | 3,8% |
| 1. Januar 2018 bis 31. Dezember 2023 | 7,7% | 2,5% | 3,7% |
Massgebend ist das Leistungsdatum, nicht das Rechnungsdatum: Arbeit, die im Dezember 2023 erbracht und 2024 verrechnet wurde, trägt weiterhin 7,7%. Die Registrierung legt auch Ihren Abrechnungsrhythmus fest, quartalsweise bei der effektiven Methode, halbjährlich beim Saldosteuersatz, jährlich bei der jährlichen Abrechnung, und die Abrechnung samt Zahlung wird 60 Tage nach Ende der Periode fällig.
Noch nicht registriert: die Steuer nicht erwähnen
Stattdessen dürfen Sie das Fehlen erklären, und Solory druckt auf Wunsch einen Hinweis mit Verweis auf Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG. Solory warnt auch in die andere Richtung: Ist MWST-pflichtig gesetzt, aber keine MWST-Nummer hinterlegt, ginge die Rechnung mit 0% hinaus, und das Formular sagt es vorher.
Die Grenze, die Sie im Auge behalten sollten, liegt bei CHF 100'000 Umsatz über zwölf rollende Monate. Solory zählt nur Rechnungen, die wirklich hinausgegangen sind, also versendet, bezahlt oder überfällig, warnt ab 80% der Schwelle und lässt Fremdwährungsrechnungen weg, statt sie zu einem Kurs umzurechnen, den es gar nicht hat. Die Registrierung selbst erfolgt bei der ESTV.
Zahlungsfristen, und was ein Fälligkeitsdatum rechtlich bewirkt
Eine Frist ist keine Höflichkeit. Sie ist der Schalter, der einen Kunden in Verzug setzt, ohne dass Sie sonst etwas tun müssten.
Der Verzugszins nach Art. 104 OR beträgt 5% pro Jahr, sofern kein höherer Satz vereinbart wurde, und er läuft ab dem Tag des Verzugs. Bei einer Rechnung mit festem Fälligkeitsdatum ist das dieses Datum selbst, eine Mahnung braucht es dafür nicht. Die Schweizer Handelspraxis rechnet dabei mit einem Jahr zu 360 Tagen. Zahlbar bei Erhalt lässt Sie darüber streiten, wann der Verzug begonnen hat.
Zahlungserinnerung, 7 Tage nach Ablauf der Frist
Kostenlose Erinnerung, mit zehn Tagen Karenz auf das neue Datum.
Erste Mahnung, 14 Tage später
Gebühr 20 in der Rechnungswährung, zehn Tage Karenz. Ab hier summieren sich die Gebühren.
Zweite Mahnung, weitere 14 Tage
Gebühr 30, zehn Tage Karenz, zusätzlich zur ersten.
Letzte Mahnung, 10 Tage später
Gebühr 50, fünf Tage Karenz. Der Gang zur Betreibung ist Ihre Sache: Solory reicht bei niemandem etwas ein.
Kunden im Ausland und Fremdwährung
Für einen Geschäftskunden in der EU druckt Solory auf Wunsch einen Reverse-Charge-Hinweis mit Verweis auf Art. 196 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates, neben der EU-Mehrwertsteuernummer des Kunden. Ob eine bestimmte Leistung ausserhalb der Schweizer Mehrwertsteuer liegt, ist eine Frage an Ihren Treuhänder und nicht an ein Kontrollkästchen.
Die gesetzliche Elementliste schweigt zur Währung: keine Währungsangabe, kein Umrechnungskurs, kein Hinweis darauf, dass der Empfänger die Steuer abrechnet, und auch die empfohlene Liste der ESTV in der MWST-Info 16 ergänzt keinen dieser drei Punkte. Lauten die Positionen auf eine Fremdwährung, darf der Gesamtbetrag nach der Praxis der ESTV zusätzlich in Schweizer Franken angegeben werden, darf, nicht muss. Ein Gesamtbetrag, der auf einer CHF-Rechnung aus Entgegenkommen in einer anderen Währung steht, macht daraus noch keine Fremdwährungsrechnung.
Rundung, und der Rappen, der verloren geht
Rundung auf einer Rechnung ist Arithmetik und keine rechtliche Entscheidung, und sie zeigt sich erst, wenn ein Gesamtbetrag aufgeteilt werden muss. Solory rechnet in ganzen Rappen ab, ein in Teile zerlegter Betrag ergibt also wieder genau den Betrag, und ein Restrappen landet auf der letzten Rate. Ein Ratenplan muss exakt den Gesamtbetrag ergeben, und das Formular wendet denselben Vergleich an wie der Server, damit die beiden nie unterschiedlicher Meinung darüber sein können, ob ein Plan gültig ist.
Die Rechnung zehn Jahre aufbewahren
Unterlagen werden nach Art. 958f OR und der GeBüV zehn Jahre aufbewahrt, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, zu dem sie gehören. Für die MWST gelten eigene zehn Jahre, und Unterlagen, die zur Berechnung der Steuer auf unbeweglichen Gegenständen nötig sind, werden zwanzig Jahre aufbewahrt.
Eine versendete Rechnung ist deshalb kein Entwurf, den Sie still noch korrigieren. Solory weigert sich, eine Rechnung in den Entwurf zurückzusetzen, sobald Zahlungen erfasst sind, weigert sich, eine Rechnung zu stornieren, die bereits Geld entgegengenommen hat, und nennt die Gutschrift als den Weg hinaus: Eine Gutschrift verweist auf die Ursprungsrechnung, kehrt jede Position um und macht die Buchung rückgängig, statt sie zu verstecken.
Die Versiegelung erfolgt pro Rechnung und nie automatisch. Sie speichert einen SHA-256 des Rechnungsinhalts und einen zweiten der archivierten PDF-Bytes, danach frieren Datenbank-Trigger die Zeile und ihre Positionen ein, und von da an wird die archivierte Datei heruntergeladen. Auch eine abgeschlossene Buchungsperiode wird über Trigger durchgesetzt, und diese Sperre blockiert im Zweifelsfall, statt durchzulassen.
Was Solory druckt, und was es nicht tut
- Das PDF in fünf Dokumentsprachen, bestimmt vom Dokument und nicht davon, wer gerade angemeldet ist.
- Die QR-Rechnung als eigene abtrennbare Seite, mit strukturierter Referenz, damit die Zahlung bereits zugeordnet zurückkommt.
- Eine Live-Vorschau neben dem Formular, die das echte PDF Seite für Seite darstellt.
- E-Mail und Anhang in einer Sprache, das PDF neu gerendert, falls sich die Rechnung zwischenzeitlich geändert hat.
- Es reicht bei keiner Behörde etwas ein und erzeugt kein Formular für die MWST-Abrechnung. Der Steuerbericht ist so beschriftet, dass ein Treuhänder das Formular daraus ausfüllen kann.
- Es ist keine doppelte Buchhaltung: kein Kontenplan, kein Journal, kein Hauptbuch, keine Bilanz.
- Es erteilt keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt keinen Treuhänder.
- Kein eBill und kein Bezahllink mit Karte für Ihren Kunden. Bankdaten kommen im Business-Plan als camt.053-Import herein, nicht über eine Live-Verbindung zur Bank.
- Der KI-Assistent plant rein lesend, zeigt Ihnen den Plan und schreibt erst nach Ihrer Bestätigung. Jede Rechnung, die er anlegt, ist ein Entwurf, und er hat keinen Schritt, der etwas an einen Kunden sendet.
Die Pläne kosten CHF 0, 15, 29 und 59 pro Monat. Offerten sind in jedem Plan enthalten, auch im Free-Plan; Verträge und automatische Zahlungserinnerungen an Kunden brauchen Professional oder Business; Ratenpläne und der camt.053-Import sind Business.
Häufige Fragen
Muss eine Schweizer Rechnung eine Rechnungsnummer tragen?
Die MWST-Elementliste nennt den Leistungserbringer, den Empfänger, das Datum, die Leistung, das Entgelt und die Steuer, das Wort Nummer kommt darin nicht vor. In der Praxis ist eine Rechnung, die sich nicht identifizieren und wiederfinden lässt, in einer Prüfung wie in Ihrer eigenen Buchhaltung ein Problem. Geben Sie deshalb jeder Rechnung eine eindeutige Nummer und vergeben Sie keine ein zweites Mal. Solory vergibt sie als PREFIX-YYYY-0001 aus einem Zähler pro Konto und repariert einen Zähler, der zurückgesetzt wurde, damit zwei Rechnungen nicht kollidieren können.
Ich bin nicht für die MWST registriert. Darf ich MWST inbegriffen auf meine Rechnung schreiben?
Nein. Art. 27 Abs. 1 MWSTG hält fest, dass wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, und wer das Meldeverfahren nach Art. 38 anwendet, in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen darf. Das gilt für eine Satzzeile, einen Steuerbetrag und eine MWST-Nummer ebenso wie für die Formulierung selbst. Was Sie tun dürfen: einen kurzen Hinweis mit Verweis auf Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG drucken, den Solory als Option anbietet, damit der Kunde sieht, warum keine Steuerzeile erscheint.
Welcher MWST-Satz gilt, wenn ich die Arbeit letztes Jahr erbracht habe und sie jetzt verrechne?
Massgebend ist das Leistungsdatum, nicht das Rechnungsdatum. Leistungen ab dem 1. Januar 2024 tragen 8,1% Normalsatz, 2,6% reduziert und 3,8% für Beherbergung; Leistungen zwischen dem 1. Januar 2018 und dem 31. Dezember 2023 tragen 7,7%, 2,5% und 3,7%. Solory leitet den Satz aus dem Leistungsdatum ab, eine Leistung aus dem Jahr 2023, die 2024 verrechnet wird, druckt also weiterhin 7,7%.
Darf ich einem Kunden im Ausland in Euro Rechnung stellen?
Ja. Lauten die Positionen auf eine Fremdwährung, erlaubt die Praxis der ESTV, den Gesamtbetrag zusätzlich in Schweizer Franken anzugeben: erlaubt, nicht verlangt. Solory druckt die Währung, die Sie wählen, und führt keine Wechselkurse, rechnet also nichts für Sie um, und ein zweiter Gesamtbetrag in einer anderen Währung ist eine Zahl, die Sie selbst eintragen. Der Zahlteil der QR-Rechnung akzeptiert nur CHF und EUR.
Ab wann schuldet ein säumiger Kunde Zinsen?
Ab dem Tag des Verzugs. Bei einer Rechnung mit festem Fälligkeitsdatum beginnt der Verzug an diesem Datum selbst, und es braucht dafür keine Mahnung. Art. 104 OR setzt den Satz auf 5% pro Jahr, sofern kein höherer vereinbart wurde, nach Schweizer Handelspraxis auf ein Jahr zu 360 Tagen gerechnet. Mahngebühren sind eine andere Sache: Sie sind gesetzlich nicht festgelegt und müssen lediglich angemessen bleiben.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre nach Art. 958f OR und der GeBüV, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, zu dem die Rechnung gehört, eine Rechnung aus dem Geschäftsjahr 2026 wird also bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt. Für die MWST gelten eigene zehn Jahre, und Unterlagen, die zur Berechnung der Steuer auf unbeweglichen Gegenständen nötig sind, werden zwanzig Jahre aufbewahrt. Solory zeigt die Aufbewahrungsfrist pro Stapel in seinem Unterlagenarchiv.
Ist eine QR-Rechnung auf einer Schweizer Rechnung gesetzlich vorgeschrieben?
Die QR-Rechnung gehört nicht zu den gesetzlichen Rechnungselementen. Sie ist ein Zahlteil: Sie sagt der Banking-App Ihres Kunden, was an wen und mit welcher Referenz zu zahlen ist, damit das Geld bereits der Rechnung zugeordnet zurückkommt. Solory hängt sie als eigene abtrennbare Seite an, sobald eine gültige CH- oder LI-IBAN, eine vollständige Postadresse, ein Name des Kontoinhabers und ein Betrag in CHF oder EUR vorliegen, und nennt das fehlende Feld, wenn eines davon fehlt.