Was eine Einzelfirma ist, und für wen sie nicht passt
Eine Einzelfirma, auf Französisch raison individuelle, auf Italienisch ditta individuale, ist eine Person, die auf eigene Rechnung tätig ist. Keine öffentliche Urkunde, keine Gründungsversammlung, kein einbezahltes Kapital: Das Mindestkapital einer Einzelfirma beträgt CHF 0. Der Preis dafür ist, dass Unternehmen und Person rechtlich dasselbe sind, Geschäftsschulden also auf das Privatvermögen durchgreifen. Wenn Ihnen die beschränkte Haftung wichtiger ist als die Einfachheit, führt der übliche Weg zur GmbH mit einem Mindeststammkapital von CHF 20'000. Diesen Weg behandelt dieser Ratgeber nicht.
- Einzelfirma
- Die Einzelunternehmung. Sie besteht ab dem Moment, in dem Sie auf eigene Rechnung arbeiten, nicht ab einem Eintragungsdatum.
- Ausgleichskasse
- Die kantonale Ausgleichskasse. Sie entscheidet, ob Sie als selbständigerwerbend gelten, und zieht AHV, IV und EO ein.
- Handelsregister
- Das kantonale Handelsregister. Ab CHF 100'000 Umsatz obligatorisch, darunter freiwillig.
- MWST
- Die Schweizer Mehrwertsteuer. Die Steuerpflicht beginnt bei CHF 100'000 steuerbarem Umsatz, gemessen über zwölf rollende Monate.
Der Ablauf, vom Firmennamen bis zur ersten Rechnung
Sieben Schritte in der Reihenfolge, in der sie normalerweise anfallen. Nur einige sind an eine feste Frist gebunden, die übrigen sind Entscheide, mit denen Sie jahrelang leben.
Den Firmennamen wählen
Er muss Ihren Familiennamen enthalten. Alles, was Sie ergänzen, ein Beruf, ein Ort, ein erfundenes Wort, muss wahr sein und darf nicht täuschen.
Bei der Ausgleichskasse anmelden
Melden Sie die Tätigkeit Ihrer kantonalen Ausgleichskasse. Erst ihr Entscheid, dass Sie selbständigerwerbend sind, macht aus einer Absicht einen Status, und dieser Schritt ist nicht freiwillig.
Über den Handelsregistereintrag entscheiden
Ab CHF 100'000 Umsatz obligatorisch. Darunter freiwillig: ein Entscheid über Sichtbarkeit und über die Pflichten, die dem Eintrag folgen.
Ihre Lage bei der MWST prüfen
Unter CHF 100'000 steuerbarem Umsatz stellen Sie Rechnung ohne MWST. Sobald die rollende Zwölfmonatsbetrachtung die Grenze erreicht, haben Sie 30 Tage Zeit, die Steuerpflicht zu melden.
Die Versicherungen ordnen
AHV, IV und EO sind obligatorisch. Die Arbeitslosenversicherung steht Ihnen überhaupt nicht offen. Unfalldeckung, Krankentaggeld, Pensionskasse und Säule 3a entscheiden Sie selbst.
Ein Geschäftskonto eröffnen
Niemand zwingt eine Einzelfirma dazu, aber zehn Jahre Aufbewahrung sind einfacher, wenn private und geschäftliche Bewegungen getrennt bleiben. Diese IBAN druckt Ihre QR-Rechnung.
Die erste Rechnung stellen
Der Firmenname, die UID, sofern vorhanden, die MWST-Nummer, sofern Sie registriert sind, und eine QR-Rechnung mit strukturierter Referenz, damit die Zahlung zugeordnet zurückkommt.
Der Firmenname, und was das Gesetz darin verlangt
Der Firmenname einer Einzelfirma muss den Familiennamen der Inhaberin oder des Inhabers enthalten, mit oder ohne Vornamen. Das ist der Teil, an dem sich nichts gestalten lässt. Alles Weitere ist ein Zusatz, zulässig, solange er wahr ist und nicht täuscht.
- Ein reiner Fantasiename ist für eine Einzelfirma kein gültiger Firmenname.
- Zusätze sind erlaubt: ein Vorname, ein Beruf, ein Ort, ein beschreibendes Wort.
- Nicht erlaubt ist ein Zusatz, der eine Rechtsform vortäuscht, die Sie nicht haben, oder eine Tätigkeit, die Sie nicht ausüben.
- Entschieden wird vom kantonalen Handelsregisteramt. Prüfen Sie das Register, bevor irgendetwas gedruckt wird.
AHV: Die Ausgleichskasse entscheidet über Ihre Selbständigkeit
Sie melden die Tätigkeit der kantonalen Ausgleichskasse, und diese prüft, ob es sich um selbständige Erwerbstätigkeit handelt: eigene Rechnungen, eigene Arbeitsmittel, mehrere Auftraggeber, eigenes wirtschaftliches Risiko. Sagt sie ja, beginnen die Beiträge. Sagt sie nein, gilt die Person, die Sie bezahlt, als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber und schuldet Sozialbeiträge auf der Zahlung, ein Gespräch, das man besser vor der Arbeit führt als danach.
- Beim vollen Satz ergeben AHV, IV und EO zusammen 10.0% des Einkommens (8.1 + 1.4 + 0.5).
- Unter CHF 60'500 gilt eine sinkende Skala, mit einem Minimum von 5.371% unter CHF 10'100.
- Der Mindestbeitrag beträgt CHF 530 pro Jahr.
- Die Akontozahlungen werden 10 Tage nach Ende der Periode fällig, die Jahresabrechnung innert 30 Tagen.
- Auf verspätete Zahlungen fallen 5% Verzugszins an.
Der Rechner von Solory wendet diese Skala für 2025 und 2026 an, nennt das Jahr der verwendeten amtlichen Zahlen und bezeichnet das Ergebnis als Schätzung. Für ein Jahr, zu dem ihm die Zahlen fehlen, verweigert er die Rechnung, statt zu extrapolieren, speichert nichts pro Person und reicht nirgends etwas ein. Die verbindliche Zahl legt die Ausgleichskasse fest.
Das Handelsregister, und wie viel Buchhaltung Sie schulden
Eine Handvoll Zahlen entscheidet, wie viel Administration eine Einzelfirma mit sich bringt.
| Regel | Zahl | Was das für Sie bedeutet |
|---|---|---|
| Handelsregistereintrag | CHF 100'000 Umsatz | Darüber obligatorisch. Darunter können Sie sich freiwillig eintragen lassen. |
| Periodengerechte Buchführung | CHF 100'000 Umsatz | Darunter genügt eine vereinfachte Rechnungslegung: Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage. |
| Ordentliche Buchführung nach OR | CHF 500'000 Umsatz | Darüber gilt die ordentliche Buchführungspflicht, mit einer richtigen Jahresrechnung. |
| MWST-Registrierung | CHF 100'000 Umsatz | Die Steuerpflicht beginnt, gemessen über zwölf rollende Monate. 30 Tage für die Meldung. |
| Jahresrechnung | 6 Monate | Zu erstellen innert sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres. |
| Aufbewahrung | 10 Jahre | Bücher, Belege und Korrespondenz, ab Ende des Geschäftsjahres. |
Unter CHF 100'000 genügt das vereinfachte Regime, die Milchbüechlirechnung, und genau dafür ist Solory gebaut: eine Erfolgsrechnung und ein Steuerreport aus Ihren Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben. Es ist keine doppelte Buchhaltung. Kein Kontenplan, kein Journal, kein Hauptbuch, keine Bilanz. Oberhalb der Grenze zur ordentlichen Buchführung brauchen Sie eine Software oder einen Treuhänder, die das leisten.
Die MWST, und die Frage nach dem Saldosteuersatz
Die Grenze wird zwölf Monate rückwärts gemessen, nicht aus Optimismus vorwärts geschätzt.
Die Steuerpflicht beginnt, wenn der Umsatz aus steuerbaren Leistungen über zwölf rollende Monate CHF 100'000 erreicht. Ab dann haben Sie 30 Tage Zeit, dies der ESTV zu melden, und die Anmeldung erledigt ein Mensch, keine Software. Seit dem 1. Januar 2024 gelten 8.1% Normalsatz, 2.6% reduzierter Satz und 3.8% Sondersatz für Beherbergung.
Danach folgt die Wahl der Methode. Bei der effektiven Methode ziehen Sie die Vorsteuer ab und rechnen quartalsweise ab, wobei jede Abrechnung und ihre Zahlung 60 Tage nach Ende der Periode fällig sind. Beim Saldosteuersatz wenden Sie einen einzigen Nettosatz auf den Umsatz an, ziehen keine Vorsteuer ab und rechnen halbjährlich ab; er steht offen bis CHF 5'024'000 Umsatz und CHF 108'000 Steuer. Bei jährlicher Abrechnung gelten Mindest-Akontozahlungen von CHF 500 bei der effektiven Methode und CHF 1'000 beim Saldosteuersatz.
Solory beobachtet die Grenze, mit Bedingungen, die man kennen sollte: Es zählt nur versandte, bezahlte und überfällige Rechnungen, über zwölf rollende Monate, und schliesst Rechnungen in Fremdwährung aus, statt einen Kurs zu raten. Ab 80% der Grenze warnt es, und sobald Sie darüber sind, nennt es sowohl die MWST-Registrierung als auch den Handelsregistereintrag. Es registriert Sie nicht und kontaktiert die ESTV nicht.
Versicherungen und Säule 3a, sobald das Einkommen real ist
Die AHV ist obligatorisch, die ALV steht nicht offen. Die Reihenfolge, die die meisten durchgehen, beginnt bei der Unfalldeckung, weil die Deckung aus dem Anstellungsverhältnis mit diesem endet, danach folgt der Erwerbsausfall bei Krankheit und zuletzt die Vorsorge.
Die Säule 3a ist der Teil mit einer Zahl und einem harten Datum. Ohne zweite Säule dürfen Sie bis zu 20% des Nettoerwerbseinkommens einzahlen, für 2026 höchstens CHF 36'288; mit zweiter Säule liegt die Grenze bei CHF 7'258. Das Geld muss bis zum 31. Dezember bei der Vorsorgeeinrichtung sein.
Solory berechnet diese Obergrenze aus Ihren verbuchten Erträgen und Aufwänden, statt Sie nach einem Gewinn zu fragen. In einem Verlustjahr hält es fest, dass noch keine 3a-Basis besteht, und druckt die tatsächlich gemessene Zahl. Enthält das Jahr Rechnungen in Fremdwährung, nennt es gar keine Zahl und erklärt weshalb, denn eine zu hohe Einzahlung muss zurückgefordert werden und verliert den Abzug.
Die erste Rechnung, und was Solory nicht tut
Die vorangegangenen Schritte haben den Inhalt inzwischen weitgehend festgelegt: Ihr Firmenname und Ihre Adresse, diejenigen der Kundschaft, was Sie wann geleistet haben, der Betrag und, sofern Sie registriert sind, die MWST-Nummer und der Satz. Eine Schweizer QR-Rechnung auf einer eigenen Seite macht daraus etwas, das sich mit TWINT oder jeder Schweizer Banking-App bezahlen lässt.
- Die QR-Rechnung wird als eigene Seite angehängt, Zahlteil und Empfangsschein mit 210 x 105 mm, damit die zahlende Person sie abtrennen kann.
- Eine strukturierte Referenz ist immer dabei: QRR bei einer QR-IBAN, eine Creditor Reference nach ISO 11649 bei einer gewöhnlichen IBAN, damit sich die Zahlung zuordnen lässt.
- Sie entfällt, und das fehlende Feld wird am Bildschirm benannt, wenn die IBAN keine gültige CH- oder LI-IBAN ist, die Adresse unvollständig ist, der Name der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers fehlt oder die Währung weder CHF noch EUR ist.
- Das Dokument spricht seine eigene Sprache, Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch oder Ungarisch, übernommen von der Rechnung, dann von der Kundschaft, dann vom Konto.
- Nicht verrechnete Zeiteinträge werden zu Positionen zum Projektsatz, jeweils für eine Kundin oder einen Kunden, und die Vorschau neben dem Formular ist das echte PDF.
- Solory reicht bei niemandem etwas ein: keine eMWST-Abrechnung, keine Steuererklärung, keine AHV-Meldung. Eingereicht wird von Ihnen oder Ihrem Treuhänder.
- Es meldet Ihre Einzelfirma nicht an, trägt Sie nicht ins Handelsregister ein und kontaktiert die ESTV nicht.
- Es ist keine doppelte Buchhaltung und kein Ersatz für einen Treuhänder.
- Es erteilt keine Rechts- oder Steuerberatung und schreibt das auf jedem Rechner und jeder Compliance-Ansicht dazu.
- Keine Bankanbindung. Kontoauszüge kommen als camt.053- oder camt.054-Datei, die Sie selbst exportieren, und dieser Import steht nur im Business-Plan zur Verfügung.
- Ausgaben werden ausschliesslich in Schweizer Franken verbucht; ein Jahr mit gemischten Währungen deaktiviert den Export des Steuerreports, statt einen Kurs zu erfinden.
- Der Assistent entwirft und wartet. Er zeigt genau, was er ändern würde, und handelt erst nach Ihrer Bestätigung, und eine E-Mail versenden kann er überhaupt nicht.
Häufige Fragen
Muss ich meine Einzelfirma ins Handelsregister eintragen lassen?
Erst ab einem Umsatz von CHF 100'000. Darunter ist der Eintrag freiwillig, und ein freiwilliger Eintrag ist ein Entscheid über Sichtbarkeit und über die Pflichten, die ihm folgen, nicht darüber, ob Sie tätig sein dürfen. Eingetragen wird beim Handelsregisteramt Ihres Kantons.
Wann wird die MWST-Registrierung obligatorisch?
Sobald der Umsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 100'000 erreicht, gemessen über zwölf rollende Monate und nicht vorwärts geschätzt. Danach haben Sie 30 Tage Zeit, die Steuerpflicht der ESTV zu melden. Seit dem 1. Januar 2024 gelten 8.1% Normalsatz, 2.6% reduzierter Satz und 3.8% Sondersatz für Beherbergung.
Muss der Name meiner Einzelfirma meinen Familiennamen enthalten?
Ja. Der Firmenname einer Einzelfirma muss den Familiennamen der Inhaberin oder des Inhabers enthalten, mit oder ohne Vornamen. Sie dürfen einen Beruf, einen Ort oder ein beschreibendes Wort ergänzen, solange der Zusatz wahr ist und nicht täuscht, und das kantonale Handelsregisteramt entscheidet, ob ein Name zulässig ist.
Wie viel AHV zahle ich als selbständigerwerbende Person?
Beim vollen Satz ergeben AHV, IV und EO zusammen 10.0% des Einkommens (8.1 plus 1.4 plus 0.5). Unter CHF 60'500 gilt eine sinkende Skala, mit einem Minimum von 5.371% unter CHF 10'100, und der Mindestbeitrag beträgt CHF 530 pro Jahr. Der Rechner von Solory wendet die Skala für 2025 und 2026 an und bezeichnet das Ergebnis als Schätzung; die verbindliche Zahl legt die Ausgleichskasse fest.
Brauche ich ein separates Geschäftskonto?
Niemand zwingt eine Einzelfirma dazu. Die Unterlagen müssen allerdings zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden, und das gelingt deutlich leichter, wenn private und geschäftliche Bewegungen nicht im selben Auszug stehen. Die IBAN, die Sie wählen, druckt zudem Ihre QR-Rechnung, wählen Sie also ein Konto, das Sie behalten wollen.
Kann Solory meine Einzelfirma für mich anmelden?
Nein. Es kontaktiert weder die Ausgleichskasse noch das Handelsregister noch die ESTV und reicht bei keiner Behörde etwas ein. Es beobachtet die MWST-Grenze über zwölf rollende Monate, führt die Schweizer Referenzeinträge mit Quelle und Abrufdatum und erstellt die Rechnungen, Auswertungen und Exporte, die Sie oder Ihr Treuhänder verwenden.
Reicht Solory, oder brauche ich trotzdem einen Treuhänder?
Solory ist für das vereinfachte Regime unterhalb der Grenze zur ordentlichen Buchführung gebaut: eine Erfolgsrechnung und ein Steuerreport aus Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben. Es ist keine doppelte Buchhaltung, kennt weder Kontenplan noch Journal, Hauptbuch oder Bilanz und gibt keine Steuerberatung. Ab CHF 500'000 Umsatz, oder sobald eine Einreichung unterzeichnet werden muss, ist ein Treuhänder die richtige Antwort.