Charges, justificatifs et rapprochement bancaire pour une raison individuelle

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   Photographiez, même sans réseau

   La capture mobile place la photo dans une file d'attente durable et l'envoie dès que vous êtes de nouveau en ligne. Si la file abandonne, on vous le dit clairement : la photo a été écartée et doit être jointe à nouveau. Elle ne disparaît jamais en silence. Les photos de justificatifs sont la seule partie utilisable hors ligne ; tout le reste exige une connexion.

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   Ou déposez simplement le fichier

   Glissez-déposez ou choisissez un fichier : PDF, JPG ou PNG, jusqu'à 10 MB. Le fichier reste attaché à la charge et compte dans le quota de stockage du compte.

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   Scan et préremplissage

   Le scan du justificatif lit le fournisseur, la date, le total, la monnaie et la ventilation de la TVA, puis remplit le formulaire pour que vous le vérifiiez. Si les chiffres du justificatif ne sont pas cohérents, il le signale au lieu de les enregistrer. Chaque scan compte comme une action IA sur votre quota mensuel.

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   Vérifiez, puis enregistrez

   Un scan à lui seul n'enregistre rien. Les champs sont préremplis pour relecture, vous corrigez ce qui ne va pas, puis vous enregistrez. Aucun taux de précision n'est annoncé pour le scan, parce qu'aucun n'a été mesuré : lisez ce qu'il a rempli.

Une suggestion de catégorie apparaît à côté du champ correspondant, avec un indice de confiance et une mention de son origine : vos propres charges déjà catégorisées, ou une correspondance par mot-clé. Elle n'est appliquée que lorsque vous cliquez sur Appliquer. Avec l'IA désactivée, la suggestion revient à la table de mots-clés déterministe et reste affichée.

Catégorie

L'une des 14 catégories intégrées : Logiciels et SaaS, Matériel et équipement, Fournitures de bureau, Déplacements, Repas et représentation, Formation et perfectionnement, Assurances, Comptabilité et conseil juridique, Marketing et publicité, Hébergement et infrastructure, Téléphone et Internet, Loyer et coworking, Impôts et taxes, Divers.

Date et montant

Une date comprise entre le 1er janvier 2000 et la fin de l'année prochaine, et un montant allant jusqu'à 99'999'999.99, toujours en francs suisses.

Fournisseur et description

Qui vous avez payé et pour quoi, avec 500 caractères de description au maximum. C'est aussi dans la description que figure le montant d'origine lorsque la facture est arrivée dans une autre monnaie.

Lien avec un projet

Facultatif, et c'est lui qui fait apparaître le coût dans la rentabilité de ce projet, et non uniquement dans le total annuel.

Fichier du justificatif

Le PDF ou la photo elle-même, conservé avec l'enregistrement, pour que la pièce et l'écriture ne se séparent jamais.

Réglez une charge pour qu'elle se répète et une tâche quotidienne écrit de vraies lignes. Elle rattrape le retard : chaque occurrence entre la date d'ancrage et aujourd'hui est générée, de sorte qu'une exécution manquée ne fasse pas disparaître un coût de votre exercice en silence. Chaque occurrence est écrite exactement une fois pour son modèle et sa date, garantie par un index unique en base de données plutôt que par une vérification optimiste.

• Quatre intervalles : hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel.
• Les lignes générées sont marquées comme automatiques et reliées au modèle dont elles proviennent.
• Une ligne générée n'est elle-même pas récurrente, si bien qu'aucune chaîne ne peut s'emballer et produire une deuxième génération.
• La tâche n'écrit jamais dans une période comptable clôturée.

Les périodes clôturées tiennent aussi du côté manuel. Une charge datée dans une période que vous avez verrouillée ne peut être ni créée, ni modifiée, ni supprimée, et une suppression en masse vous indique quelles lignes elle a conservées et pourquoi. Ce sont des déclencheurs en base de données sur les factures, les charges et les paiements qui font foi derrière ce message, si bien que la règle tient quel que soit l'écran, l'import ou l'assistant qui écrit.

Solory ne détient aucun cours de change et n'en inventera aucun. Une ligne de charge ne peut porter que du CHF, une contrainte appliquée dans la base de données, dans le schéma de validation et dans le formulaire. Les factures peuvent porter une autre monnaie ; une charge, non.

La marche à suivre est écrite sur l'écran où vous en avez besoin : convertissez au cours du jour du paiement, saisissez le montant en francs, notez le montant et la monnaie d'origine dans la description, et conservez le justificatif comme pièce pour les deux. Demandez à l'assistant d'enregistrer vingt dollars d'hébergement : il n'effectue pas l'écriture et vous répond que le montant doit être en francs, au cours du jour du paiement.

Solory lit les relevés ISO 20022 camt.053 ainsi que les avis de débit et de crédit camt.054. L'analyseur repose sur le format et non sur la banque : il gère les deux racines XML ainsi que les présentations groupées et à écriture unique. Il n'y a pas de liste de banques prises en charge à laquelle vous confronter, il y a un format de fichier.

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   Exportez depuis l'e-banking

   Téléchargez le XML camt.053 ou camt.054 depuis votre banque. Les fichiers jusqu'à 20 MB sont acceptés.

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   Aperçu avant la moindre écriture

   L'import affiche le compte, l'identifiant du relevé et chaque écriture avec sa date, son débiteur, son montant et sa référence, chacune portant une pastille : rapprochée automatiquement, suggérée, sans correspondance, ou déjà importée. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé cet écran.

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   Importez et traitez la liste

   Les écritures confirmées deviennent des transactions bancaires dans un espace de travail doté des onglets Non rapprochées, Rapprochées, Ignorées et Toutes, où la recherche se fait par débiteur ou par référence, avec rapprocher, ignorer, annuler et restaurer sur chaque ligne.

Réimporter le même fichier ne duplique rien. Une clé stable est dérivée pour chaque transaction, en privilégiant la référence de l'établissement teneur du compte attribuée par la banque, puis l'identifiant de bout en bout, puis une empreinte de l'écriture elle-même. Elle est dérivée par sous-transaction, et c'est le cas qui compte ici : un encaissement QR groupé réunissant de nombreux payeurs sous une seule écriture produit une ligne par payeur, et non une seule ligne pour l'ensemble.

C'est pourquoi la référence de la QR-facture compte bien au-delà de la propreté du document : une facture payée avec sa référence structurée intacte se rapproche d'elle-même, alors qu'une facture payée par un client qui saisit un montant dans un formulaire de virement vierge ne le fait pas. L'assistant peut lui aussi proposer à quelle facture une transaction se rattache, avec un niveau de confiance, et dit clairement lorsqu'il n'a aucun candidat sûr. C'est une proposition : vous la confirmez, et rien ne change tant que vous ne l'avez pas fait.

• Confirmer un rapprochement écrit un vrai paiement par le chemin de paiement habituel, si bien que les garde-fous de période clôturée, le refus de payer un brouillon ou une facture annulée, ainsi que le recalcul du montant payé et du statut de la facture, s'appliquent toujours.
• Une transaction que vous avez rapprochée à la main, ignorée ou délibérément dissociée n'est jamais rapprochée à nouveau lorsque le même relevé est téléversé une seconde fois.
• Annuler un rapprochement supprime le paiement qu'il avait créé et réinitialise la transaction, et vous dit ce qu'il s'apprête à faire avant de le faire.

• Le rapport fiscal annuel, sous la forme d'un graphique des charges par catégorie à côté du chiffre d'affaires, de la ventilation trimestrielle et du récapitulatif TVA, exportable en CSV et en JSON.
• Le compte de résultat de fin d'exercice, selon le principe de l'exercice ou celui des encaissements, avec une colonne de comparaison avec l'année précédente et les charges par catégorie.
• La rentabilité par projet, lorsque la charge est liée à un projet : chiffre d'affaires, coûts, main-d'œuvre, bénéfice, marge et taux horaire effectif par projet.
• La carte pilier 3a, dont la base de revenu est le bénéfice net de l'année en cours, calculé à partir de vos propres produits et charges enregistrés.
• Les Archives des documents, qui suivent le délai de conservation de dix ans prévu par l'art. 958f CO et l'Olico, compté depuis la fin de l'exercice auquel l'enregistrement se rattache.

Un registre des immobilisations avec amortissement linéaire ou dégressif et un carnet de kilomètres professionnels accompagnent les charges dans le plan Business. Les kilomètres sont totalisés à CHF 0.70 par kilomètre par défaut, ce taux étant configurable, avec une ligne à l'écran qui vous invite à confirmer le taux applicable auprès de votre autorité fiscale. Le moteur d'amortissement applique le taux que vous lui indiquez et n'impose jamais de maximum cantonal.

Dans les plans Professional et Business, vous pouvez inviter votre fiduciaire à consulter en lecture seule les factures, les charges et le récapitulatif financier. Il ne peut jamais rien modifier, le lien d'invitation ne fonctionne que pour l'adresse que vous avez invitée, et vous pouvez révoquer l'accès à tout moment.

• Aucun flux bancaire et aucun open banking. Il n'existe aucune connexion en direct avec une banque ; les données arrivent sous la forme d'un fichier camt que vous exportez vous-même.
• Aucun rapprochement automatique généralisé. Seule une référence structurée exacte sur un crédit se rapproche d'elle-même ; les montants donnent des suggestions et l'ambiguïté ne produit rien.
• Ce n'est pas une comptabilité en partie double. Il n'y a ni plan comptable, ni journal, ni grand livre, ni balance de vérification, ni bilan. L'outil produit un compte de résultat et un rapport fiscal à partir des données de trésorerie et de facturation.
• Aucun décompte TVA n'est déposé ni généré. L'export du rapport fiscal est libellé de telle sorte qu'une personne puisse en tirer le décompte TVA et le compte de résultat ; rien n'est transmis à l'AFC ni à un office cantonal.
• Aucune conversion de monnaie et aucune comptabilité multidevise.
• Aucun paiement par carte en ligne sur une facture, et pas d'eBill : la QR-facture suisse est imprimée comme section paiement sur le PDF de la facture.
• Aucun fonctionnement entièrement hors ligne. La photo d'un justificatif est la seule partie utilisable hors ligne ; les charges, les imports et tout le reste exigent une connexion.

Si vous avez besoin d'un plan comptable, d'un bilan, d'une gestion des créanciers ou d'un comptable qui travaille dans le même fichier que vous, Solory n'est pas cela, et le forcer dans cette forme vous coûtera plus qu'il ne vous fera économiser. Il est la couche en dessous : les justificatifs, les coûts, les crédits bancaires et les chiffres qu'une personne apporte ensuite à la déclaration.