Ausgaben, Belege und Bankabgleich für die Einzelfirma

1. 1

   Fotografieren Sie den Beleg, auch ohne Empfang

   Die mobile Erfassung legt das Foto in einen dauerhaften Ausgang und lädt es hoch, sobald Sie wieder online sind. Gibt die Warteschlange auf, erfahren Sie es im Klartext: Das Foto wurde verworfen und muss neu angehängt werden. Es verschwindet nie stillschweigend. Belegfotos sind der einzige Teil, der offline funktioniert, alles andere braucht eine Verbindung.

2. 2

   Oder ziehen Sie die Datei hinein

   Per Drag-and-drop oder über die Dateiauswahl: PDF, JPG oder PNG bis 10 MB. Die Datei bleibt am Ausgabendatensatz angehängt und wird an das Speicherkontingent des Kontos angerechnet.

3. 3

   Scannen und vorausfüllen

   Der Belegscan liest Lieferant, Datum, Total, Währung und die MWST-Aufschlüsselung und füllt das Formular für Sie zur Kontrolle aus. Gehen die Zahlen auf dem Beleg nicht auf, sagt er es, statt sie zu speichern. Jeder Scan wird als eine KI-Aktion an Ihr monatliches Kontingent angerechnet.

4. 4

   Prüfen, dann speichern

   Ein Scan allein bucht nichts. Die Felder sind zur Kontrolle vorausgefüllt, Sie korrigieren, was falsch ist, und drücken auf Speichern. Für den Scan wird keine Trefferquote in Prozent ausgewiesen, weil keine gemessen wurde. Lesen Sie, was er eingetragen hat.

Neben dem Kategoriefeld erscheint ein Kategorievorschlag mit einem Konfidenzwert und einem Hinweis auf seine Herkunft: Ihre eigenen, früher kategorisierten Ausgaben oder ein Stichworttreffer. Übernommen wird er erst, wenn Sie auf Übernehmen drücken. Ist die KI ausgeschaltet, greift der Vorschlag auf die deterministische Stichwortliste zurück und erscheint weiterhin.

Kategorie

Eine von 14 eingebauten Kategorien: Software und SaaS, Hardware und Geräte, Büromaterial, Reisen, Verpflegung und Bewirtung, Aus- und Weiterbildung, Versicherungen, Buchhaltung und Recht, Marketing und Werbung, Hosting und Infrastruktur, Telefon und Internet, Miete und Coworking, Steuern und Gebühren, Übriges.

Datum und Betrag

Ein Kalenderdatum vom 1. Januar 2000 bis Ende nächsten Jahres und ein Betrag bis 99'999'999.99, immer in Schweizer Franken.

Lieferant und Beschreibung

Wen Sie bezahlt haben und wofür, mit bis zu 500 Zeichen Beschreibung. In die Beschreibung gehört auch der Originalbetrag, wenn die Rechnung in einer anderen Währung eingetroffen ist.

Projektzuordnung

Optional, und sie ist es, die die Kosten in der Rentabilität dieses Projekts erscheinen lässt statt nur im Jahrestotal.

Belegdatei

Das PDF oder das Foto selbst, beim Datensatz aufbewahrt, damit Nachweis und Buchung nie auseinanderdriften.

Stellen Sie eine Ausgabe auf Wiederholung, und ein täglicher Auftrag schreibt echte Zeilen. Er holt auf: Jedes Vorkommen vom Ankerdatum bis heute wird erzeugt, damit ein ausgefallener Lauf nicht stillschweigend eine Ausgabe aus Ihrem Jahr fallen lässt. Jedes Vorkommen wird pro Vorlage und pro Datum genau einmal geschrieben, erzwungen durch einen eindeutigen Datenbankindex und nicht durch eine hoffnungsvolle Prüfung.

• Vier Intervalle: wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich.
• Erzeugte Zeilen sind als automatisch erzeugt markiert und auf die Vorlage zurückverlinkt, aus der sie stammen.
• Eine erzeugte Zeile ist selbst nicht wiederkehrend, damit keine Kette davonläuft und eine zweite Generation hervorbringt.
• Der Auftrag schreibt nie in eine abgeschlossene Buchungsperiode.

Abgeschlossene Perioden halten auch von Hand. Eine Ausgabe mit einem Datum innerhalb einer gesperrten Periode lässt sich weder erstellen noch bearbeiten noch löschen, und eine Sammellöschung sagt Ihnen, welche Zeilen sie behalten hat und warum. Hinter dieser Meldung stehen Datenbank-Trigger auf Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen als massgebliche Durchsetzung, damit die Regel gilt, unabhängig davon, welche Maske, welcher Import oder welcher Assistent gerade schreibt.

Solory führt keine Wechselkurse und erfindet auch keine. Eine Ausgabenzeile kann CHF tragen und sonst nichts, erzwungen in der Datenbank, im Validierungsschema und im Formular. Rechnungen dürfen eine andere Währung führen, eine Ausgabe nicht.

Was stattdessen zu tun ist, steht auf der Maske, auf der Sie es brauchen: zum Kurs des Zahlungsdatums umrechnen, den Frankenbetrag eintragen, Originalbetrag und Währung in der Beschreibung vermerken und den Beleg als Nachweis für beides aufbewahren. Bitten Sie den Assistenten, zwanzig Dollar Hosting zu buchen, lässt er den Schritt aus und sagt, dass der Betrag in Franken zum Kurs des Zahlungsdatums vorliegen muss.

Solory liest ISO-20022-Auszüge im Format camt.053 sowie Belastungs- und Gutschriftsanzeigen im Format camt.054. Der Parser arbeitet formatbasiert statt bankspezifisch: Er verarbeitet beide XML-Wurzeln und sowohl gebündelte als auch einzelne Buchungen. Es gibt keine Liste unterstützter Banken, an der Sie sich prüfen müssten, sondern ein Dateiformat.

1. 1

   Aus dem E-Banking exportieren

   Laden Sie das camt.053- oder camt.054-XML bei Ihrer Bank herunter. Dateien bis 20 MB werden angenommen.

2. 2

   Vorschau, bevor irgendetwas geschrieben wird

   Der Import zeigt das Konto, die Auszugsnummer und jede Buchung mit Datum, Auftraggeber, Betrag und Referenz, jede mit einer Kennzeichnung: automatisch zugeordnet, vorgeschlagen, keine Zuordnung oder bereits importiert. Gespeichert wird nichts, bevor Sie diese Maske bestätigen.

3. 3

   Importieren und die Liste abarbeiten

   Bestätigte Buchungen werden zu Banktransaktionen in einem Arbeitsbereich mit den Reitern Nicht zugeordnet, Zugeordnet, Ignoriert und Alle, durchsuchbar nach Auftraggeber oder Referenz, mit Zuordnen, Ignorieren, Rückgängig und Wiederherstellen auf jeder Zeile.

Ein erneuter Import derselben Datei dupliziert nichts. Pro Transaktion wird ein stabiler Schlüssel abgeleitet, bevorzugt aus der bankeigenen Account-Servicer-Referenz, dann aus der End-to-End-ID, dann aus einem Hash der Buchung selbst, und er wird pro Teiltransaktion abgeleitet. Das ist der Fall, auf den es hier ankommt: Ein gebündelter QR-Einzahlungseingang mit vielen Zahlenden unter einer Buchung ergibt eine Zeile pro zahlender Person und nicht eine einzige Zeile für alle zusammen.

Darum zählt die Referenz der QR-Rechnung mehr als ein ordentliches Erscheinungsbild: Eine Rechnung, die mit unversehrter strukturierter Referenz bezahlt wird, gleicht sich selbst ab, eine, die ein Kunde mit einem von Hand eingetippten Betrag in einem leeren Überweisungsformular bezahlt, nicht. Der Assistent kann zusätzlich vorschlagen, zu welcher Rechnung eine Transaktion gehört, mit einem Konfidenzband, und er sagt klar, wenn er keinen sicheren Kandidaten hat. Es ist ein Vorschlag: Sie bestätigen ihn, und vorher ändert sich nichts.

• Das Bestätigen einer Zuordnung schreibt eine echte Zahlung über den gewöhnlichen Zahlungsweg, sodass die Sperren abgeschlossener Perioden, die Weigerung, einen Entwurf oder eine stornierte Rechnung zu bezahlen, und die Neuberechnung von bezahltem Betrag und Status der Rechnung weiterhin greifen.
• Eine Transaktion, die Sie von Hand zugeordnet, ignoriert oder bewusst wieder gelöst haben, wird nie erneut zugeordnet, wenn derselbe Auszug noch einmal hochgeladen wird.
• Das Rückgängigmachen einer Zuordnung löscht die erzeugte Zahlung und setzt die Transaktion zurück, und es sagt Ihnen vorher, dass genau das nun geschieht.

• Im jährlichen Steuerbericht, als Diagramm der Ausgaben nach Kategorie neben dem Ertrag, der Quartalsaufstellung und der MWST-Übersicht, exportierbar als CSV und JSON.
• In der Erfolgsrechnung zum Jahresabschluss, wahlweise periodengerecht oder auf Geldflussbasis, mit einer Vergleichsspalte zum Vorjahr und den Ausgaben nach Kategorie.
• In der Projektrentabilität, sobald die Ausgabe einem Projekt zugeordnet ist: Ertrag, Kosten, Arbeitsaufwand, Gewinn, Marge und effektiver Stundensatz pro Projekt.
• Auf der Karte zur Säule 3a, deren Einkommensbasis der Reingewinn des laufenden Jahres aus Ihren eigenen gebuchten Erträgen und Ausgaben ist.
• Im Dokumentenarchiv, das die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nach OR Art. 958f und GeBüV verfolgt, gezählt ab dem Ende des Geschäftsjahres, zu dem der Datensatz gehört.

Ein Anlageverzeichnis mit linearer oder degressiver Abschreibung und ein Fahrtenbuch für geschäftliche Kilometer stehen im Business-Plan neben den Ausgaben. Kilometer werden standardmässig mit CHF 0.70 pro Kilometer summiert, konfigurierbar, mit einer Zeile auf dem Bildschirm, die Sie bittet, den anwendbaren Ansatz bei Ihrer Steuerbehörde zu bestätigen. Die Abschreibungsrechnung übernimmt den Satz, den Sie ihr geben, und erzwingt nie ein kantonales Maximum.

In den Plänen Professional und Business können Sie Ihren Treuhänder zu einer Nur-Lese-Ansicht von Rechnungen, Ausgaben und Finanzübersicht einladen. Er kann nie etwas bearbeiten, der Einladungslink funktioniert nur für die eingeladene Adresse, und Sie können den Zugang jederzeit entziehen.

• Kein Bankfeed und kein Open Banking. Es gibt keine Live-Verbindung zu einer Bank, die Daten kommen als camt-Datei, die Sie selbst exportieren.
• Keine automatische Zuordnung von allem. Nur eine exakte strukturierte Referenz auf einer Gutschrift ordnet sich von selbst zu, Beträge ergeben Vorschläge, und Mehrdeutigkeit ergibt gar nichts.
• Keine doppelte Buchhaltung. Es gibt keinen Kontenplan, kein Journal, kein Hauptbuch, keine Saldenbilanz und keine Bilanz. Aus Geldfluss- und Rechnungsdaten entstehen eine Erfolgsrechnung und ein Steuerbericht.
• Es wird keine MWST-Abrechnung eingereicht oder erzeugt. Der Export des Steuerberichts ist so beschriftet, dass ein Mensch die MWST-Abrechnung und die Erfolgsrechnung daraus ausfüllen kann, an die ESTV oder an eine kantonale Stelle wird nichts übermittelt.
• Keine Währungsumrechnung und keine Buchhaltung in mehreren Währungen.
• Keine Online-Kartenzahlung auf einer Rechnung und kein eBill: Die Schweizer QR-Rechnung wird als Zahlteil auf dem Rechnungs-PDF gedruckt.
• Kein vollständiger Offline-Betrieb. Nur die Belegfotografie funktioniert offline, Ausgaben, Importe und alles andere brauchen eine Verbindung.

Wenn Sie einen Kontenrahmen, eine Bilanz, eine Kreditorenverwaltung oder einen Buchhalter brauchen, der in derselben Datei arbeitet wie Sie, dann ist Solory das nicht, und es in diese Form zu biegen kostet Sie mehr, als es einspart. Solory ist die Schicht darunter: die Belege, die Kosten, die Bankgutschriften und die Zahlen, die ein Mensch zur Einreichung mitnimmt.