CRM per la ditta individuale svizzera: clienti e lead

Cliente

La persona a cui emette fattura. La scheda contiene indirizzi, identificativi fiscali, una tariffa predefinita e una lingua dei documenti, ed è l'intestatario di una fattura, di un preventivo, di un contratto e di un progetto.

Lead

Un potenziale cliente che segue a mano, con uno stato, una cronologia e una nota su ogni passaggio. Convertire un lead in cliente è una sola azione, e il lead resta anche dopo, con le sue note e la sua cronologia.

Lead freddo

Una riga di una lista che ha importato. I lead freddi hanno schermata, stati, colonne e strumenti di contatto propri, così una lista acquistata o raccolta non si mescola mai con le persone con cui lavora davvero.

La scheda contiene ragione sociale o nome del cliente, persona di contatto, e-mail, telefono, codice del Paese, due righe di indirizzo, NPA, località e note interne, più quattro identificativi fiscali distinti, cioè numero IVA, numero IVA UE, numero UID e numero MWST: vengono convalidati, mostrati sulla scheda del cliente e stampati sui PDF che partono. Un cliente svizzero con numero UID e numero MWST, e uno straniero con numero IVA UE, sono entrambi casi ordinari e non un ripiego a testo libero.

• Una tariffa oraria predefinita per cliente, da cui partono i progetti e le righe di fattura
• Una lingua dei documenti e delle e-mail per cliente, con ripiego su quella impostata da Lei
• Archiviazione e ripristino, entrambi reversibili
• Cancellazione definitiva solo finché il cliente non ha progetti né fatture
• Un cliente il cui indirizzo è nella lista di blocco dell'account viene segnalato come bloccato, e la posta verso di lui è rifiutata prima di partire
• Per ogni riga dell'elenco: numero di progetti, fatturato, insoluto, stato

I clienti già esistenti entrano via CSV: mappi le colonne di nome, e-mail, telefono e indirizzo, poi legga un'anteprima che etichetta ogni riga come Nuovo, Senza nome o Duplicato prima che venga scritto qualsiasi dato. I duplicati vengono saltati e una singola importazione accetta fino a 2'000 righe.

• Nuovo lead
• Contattato
• Ci ha contattati
• Riscontro ricevuto
• Ha risposto
• Nessuna risposta
• Interessato
• Incontro richiesto
• Proposta grafica inviata
• Offerta inviata
• Non interessato
• Diventato cliente
• Chiuso

Ogni stato porta con sé un'etichetta completa, un'etichetta breve per gli schermi stretti e una frase di aiuto, in tutte e cinque le lingue. Ogni cambiamento può portare una nota, e due ne chiedono di più: Incontro richiesto chiede data e ora, Offerta inviata l'importo e la valuta, così la cifra che ha proposto resta sulla scheda.

La cronologia unisce le voci che il prodotto scrive da sé, cioè creato, stato modificato, promemoria inviato, convertito, sollecito inviato e sollecito interrotto, a otto tipi che scrive Lei a mano, dal primo contatto all'offerta consegnata. La conversione in cliente conserva il lead e tutto ciò che vi è appeso.

Il punteggio accanto a un lead si basa su regole, non sull'AI: da 0 a 100 in tre fasce, Caldo, Tiepido e Freddo, calcolate dall'e-mail presente, dal telefono presente, dalle note aggiunte, da un'offerta sul tavolo, da quanto è recente il contatto, dalla piattaforma e dallo stato. Ogni lead mostra quale regola ha dato quanti punti; una valutazione dell'AI, dove esiste, compare accanto con la propria etichetta.

• Schede Attivi, Chiusi e Tutti, più un filtro per stato
• Ricerca a testo libero su nome, piattaforma ed e-mail
• Esportazione CSV, chiusura in blocco e cancellazione in blocco
• Copia di un campo di contatto negli appunti, con conferma

I lead freddi sono il lato outbound e, per scelta, una schermata separata. Undici stati: Nuovo, Contattato, In attesa di risposta, Ha risposto, Nessuna risposta, Incontro fissato, Offerta inviata, In pausa, Cliente acquisito, Perso, Non contattare. Gli ultimi tre sono finali ed escono dal filtro Attivi.

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   Parta dal modello

   Un file .xlsx da scaricare, con tutte le 46 colonne e una riga di esempio. Funziona anche un suo file: le righe vengono abbinate per intestazione di colonna e non per posizione, quindi l'esportazione non deve arrivare da una fonte particolare.

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   Legga l'anteprima

   Ogni riga viene mostrata con l'esito che avrà, cioè Importa, Aggiorna, Duplicato o Senza azienda, prima che venga scritta una sola scheda.

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   Importi in modo additivo

   L'abbinamento lavora su e-mail, sito web, telefono e ragione sociale. Un lead esistente viene completato e aggiornato invece di essere duplicato, così una seconda lista, migliore, migliora la prima invece di raddoppiarla. Una singola importazione accetta fino a 10'000 righe.

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   Controlli gli indirizzi, se vuole

   La verifica degli indirizzi e-mail è facoltativa e prepagata, e non blocca mai un'importazione: ogni lead viene importato qualunque sia il saldo dei crediti, e un indirizzo che il saldo non copre resta non verificato e rimane utilizzabile.

Sul lead viene scritto un verdetto in parole semplici, cioè non recapitabile, impossibile da confermare oppure confermato, con la sua motivazione: casella inesistente, casella piena, nessun server di posta, indirizzo usa e getta o indirizzo di funzione, più un suggerimento del tipo forse intendeva, dove ce n'è uno.

Il tracciato di 46 colonne fornito di serie è nato per un solo settore, e nessun settore ne ha bisogno per intero. Ogni account può nascondere le colonne che non usa, con un comando che in un clic nasconde quelle da agenzia web; i dati restano, semplicemente smettono di occupare spazio sullo schermo, e la ragione sociale non può mai essere nascosta. Può anche aggiungere fino a 30 campi propri, in nove tipi. Un campo ritirato viene nascosto in ogni punto conservando tutti i valori, e anche i valori di un campo cancellato sopravvivono: ricrearlo con lo stesso nome li riporta indietro.

I filtri coprono il passo successivo (scaduto, in scadenza oggi, nessuno), lo stato, la categoria, il cantone e la priorità, con una ricerca su azienda, contatto, località ed e-mail. L'esportazione mostra un'anteprima dal vivo prima che il file venga scaricato, e ambito, limite di righe, colonne e stile delle intestazioni li decide Lei.

Per un lead freddo l'assistente scrive come bozza una e-mail di primo contatto. Lei sceglie la lingua, il tono (formale, professionale o amichevole), la lunghezza e quali dei suoi servizi proporre, e riceve anche oggetti alternativi fra cui scegliere. Continua nell'e-mail passa oggetto e testo al compositore e apre quella schermata. Non invia. La sua firma viene aggiunta al momento dell'invio e resta fuori dal testo generato.

• L'assistente scrive una bozza e chiede: nulla viene creato, modificato o inviato prima della sua conferma
• Un potenziale cliente contrassegnato Non contattare blocca del tutto la generazione del messaggio
• I prezzi non finiscono mai in una e-mail di primo contatto a freddo; un prezzo viene usato solo quando un cliente lo chiede esplicitamente, e soltanto dalle sue voci di prezzo attive
• Scrive con la sua voce dopo che ha incollato due o tre e-mail sue nella pagina Assistente; senza di esse usa lo stile commerciale abituale della lingua scelta

Le sequenze di sollecito sono l'unica cosa qui che invia da sé. Oggetto e testo di ogni passaggio li scrive Lei; ciascuno parte un numero stabilito di giorni dopo il precedente. L'iscrizione è manuale, un lead alla volta, e vengono proposti solo i lead che hanno un indirizzo e-mail. Ogni messaggio porta una disiscrizione in un clic, che ferma la sequenza e finisce nella cronologia di quel lead. È un invio in serie che ha scritto e attivato Lei, non un assistente che decide di scrivere a qualcuno.

L'AI è contabilizzata per mese di calendario: 25 richieste su Free, 300 su Starter, 1'000 su Professional e 3'000 su Business. Ogni richiesta generativa conta come una, e lo stesso vale per ogni richiesta di OCR o di embedding. Al raggiungimento del tetto l'AI si mette in pausa fino al mese successivo o fino all'acquisto di un pacchetto Boost: CHF 5 per 1'000 richieste, CHF 12 per 3'000, CHF 29 per 10'000.

Un progetto appartiene a un cliente e viene fatturato a ore, con una tariffa, oppure a forfait, e può avere un budget in ore, un budget in denaro o entrambi. Quattro stati, cioè Attivo, Concluso, In pausa e Archiviato, e l'archiviazione è reversibile: il progetto resta nell'elenco contrassegnato come Archiviato e può essere ripristinato.

• Sei indicatori su un progetto: ore totali, ore fatturabili, ore non fatturate, fatturato, tariffa effettiva e fatture
• Una barra di budget che mostra quanto è stato usato rispetto a quanto era previsto
• Una panoramica che somma ore fatturabili e non fatturabili, fatture inviate, fatture pagate, totale incassato e insoluto

Un'attività porta un titolo, una descrizione, una data di scadenza e una di quattro priorità, e si collega a un cliente o a un lead, non a una persona, perché non esiste un campo assegnatario. Si possono allegare file e link con etichetta, e il caricamento è transazionale: un errore viene segnalato per singolo file e l'allegato orfano viene annullato, così nulla risulta allegato quando in realtà non c'è. L'elenco si apre con totale, aperte, in scadenza oggi e scadute, con ricerca, ordinamento e completamento e cancellazione in blocco.

A ogni cliente si può dare un link privato che mostra le sue fatture, i suoi preventivi e i documenti collegati, ciascuno scaricabile. Nessun account, nessuna password. La validità si imposta quando si crea il link: 7, 30 o 90 giorni, oppure senza scadenza, con 30 come valore predefinito. Per ogni cliente è attivo un solo link alla volta, e rigenerarlo revoca il precedente. Del token viene conservato solo un hash SHA-256 e l'URL utilizzabile viene mostrato una volta sola, così una fuga di dati dal database non consegna un link funzionante.

Le bozze non compaiono mai: le fatture in bozza e i preventivi non inviati vengono esclusi nella query al database e di nuovo nel codice, perché un preventivo non inviato è un prezzo che nessuno ha ricevuto. La pagina viene resa nella lingua del cliente, quella impostata sulla sua scheda, e uno scaricamento che non riesce si legge come un errore e non come un documento silenziosamente non aggiornato.

Collaboratore

Un subappaltatore invitato via e-mail su un solo progetto. Registra le proprie ore su quel progetto e non fa altro: nessuna tariffa, nessuna fattura, nessun altro progetto. Gli stati sono Invitato, Attivo e Revocato; la revoca è immediata e le ore che ha registrato restano sul progetto.

Membro del team

Una persona in un account condiviso. Vede e gestisce tutto ciò che contiene, esattamente come Lei. Il profilo personale e la firma e-mail restano suoi.

Il confine del collaboratore è imposto nel database e non nell'interfaccia: il suo tempo viene scritto attraverso una routine costruita per quell'unico scopo, e la restrizione è una migrazione del database. Non c'è un passaggio di approvazione, quindi le sue ore arrivano direttamente sul progetto mentre la fatturazione resta al titolare.

I membri del team si invitano via e-mail oppure con un link condivisibile valido 30 giorni; l'elenco dei membri mostra stato e date, con nuovo invito e revoca immediata, e un selettore di account permette di passare dal suo account a quelli condivisi. I posti includono il titolare: 1 su Free, 1 su Starter, 2 su Professional, 5 su Business, quindi Free e Starter non possono invitare nessuno, Professional una persona e Business quattro. I posti aggiuntivi costano CHF 12 al mese, solo su Business.

• Nessuna bacheca kanban. Lead e lead freddi sono elenchi in tabella e in schede, con filtri di stato e una finestra per il cambio di stato; non c'è una scheda da trascinare da una colonna all'altra.
• Nessuna fase di pipeline definita da Lei. I 13 stati dei lead e gli 11 stati dei lead freddi sono insiemi fissi.
• Nessun assegnatario su un'attività, e nessuna sotto-attività, dipendenza tra attività o attività ricorrente.
• Nessun modello di progetto e nessun modello di attività.
• Nessun ruolo e nessun permesso granulare. Un membro del team vede tutto; il solo ruolo limitato è il collaboratore legato a un progetto.
• Nessuna importazione di contatti da Gmail, Outlook o un altro CRM. I clienti arrivano via CSV e i lead freddi via .xlsx; non esiste un connettore.
• Nessun accesso con credenziali per il cliente, nessun pagamento e nessuna messaggistica nel portale.
• Nessuna sincronizzazione bidirezionale con Google Calendar. Solory legge i suoi eventi Google; non crea e non modifica nulla in Google.
• Nessun campo personalizzato fuori dai lead freddi. Clienti, progetti, attività e registrazioni di tempo hanno insiemi di campi fissi.
• Nessuna AI che agisce da sola. Tutto ciò che l'assistente propone passa da una conferma che preme Lei.

Solory non sostituisce un fiduciario e non è una contabilità in partita doppia. Tiene il registro di chi sono i suoi clienti, di cosa è stato concordato e di cosa è stato fatto, in una forma che un fiduciario sa leggere.

Due cose qui sono vincolate oltre a quei limiti: archiviare un nuovo documento richiede Starter o superiore, anche se i file già presenti non vengono mai nascosti se passa a un piano inferiore, e l'accesso in sola lettura per il fiduciario richiede Professional o superiore. I prezzi sono per account e per mese in franchi svizzeri e sono indicati senza IVA svizzera, perché il gestore è sotto la soglia svizzera di assoggettamento e non è iscritto al registro IVA. La fatturazione è mensile e disdicibile in qualsiasi momento, con effetto alla fine del periodo.