Email dal suo dominio, all'interno del suo CRM

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   Aggiunga un dominio di sua proprietà

   I provider di caselle gratuite come gmail.com non possono essere collegati, perché il loro DNS non lo gestisce Lei. Il dominio deve essere sotto il suo controllo.

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   Pubblichi i record DNS

   L'applicazione mostra i record SPF, DKIM, MX, di tracciamento e DMARC esatti da pubblicare, ognuno con una riga in linguaggio semplice che spiega a cosa serve e un pulsante per copiarlo. Il TTL suggerito è di 3600 secondi.

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   Attenda la conferma in verde

   Finché la pagina di configurazione resta aperta, i record vengono ricontrollati ogni dieci secondi. Un dominio risulta in attesa del DNS, in verifica, verificato, non verificato o disattivato, così sa sempre quale dei due lati non è ancora a posto.

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   Crei gli indirizzi

   Indirizzi illimitati per ogni dominio. Ognuno invia e riceve in modo autonomo. Uno è il mittente predefinito, qualsiasi indirizzo può diventare catch-all, essere disattivato o eliminato, e i messaggi che un indirizzo contiene già restano leggibili anche dopo.

Una volta verificato il dominio, la posta parte attraverso quel dominio. Viene firmata con la sua chiave DKIM e allineata al suo dominio per DMARC, quindi il client di posta del destinatario mostra il suo indirizzo e nessuna riga "via solory.ch" al di sotto. Mailgun (Sinch Email) trasporta la posta ed è indicato come sub-responsabile del trattamento nel contratto di trattamento dei dati.

• Cartelle: In arrivo, Inviati, Bozze, Speciali, Archivio, Cestino, Spam e Pianificati, oltre alle etichette che crea Lei
• Il selettore di casella compare appena l'account possiede più di un indirizzo, con una vista Tutte le caselle
• Le conversazioni si possono aggiungere a Speciali, archiviare, segnare come lette o da leggere, segnalare come spam ed etichettare, e vi si può rispondere, rispondere a tutti o inoltrare
• Un editor completo con grassetto, corsivo, sottolineato, barrato, elenchi, link, immagini incorporate e la cronologia citata che può mostrare o nascondere
• Un contrassegno sulle conversazioni a cui non è arrivata risposta entro 24 ore
• Il cestino si svuota da sé dopo 30 giorni, e la barra sopra la cartella lo dichiara invece di eliminare in silenzio

Gli allegati hanno limiti precisi, e l'editor li dichiara prima che qualcosa venga caricato, non dopo un invio fallito.

Gli allegati email rientrano nella quota di archiviazione dell'account, che è di 1 GB su Free, 5 GB su Starter, 25 GB su Professional e 100 GB su Business. Non esiste una quota separata per la casella postale né un limite dichiarato al numero di messaggi.

Quattro email destinate ai clienti sono modificabili: il sollecito per fattura scaduta, il sollecito per rata scaduta, l'email di invio della fattura e la richiesta NPS. Ciò che modifica sono quattro campi di testo, ossia oggetto, introduzione, messaggio e chiusura, scritti come testo semplice con segnaposto, e i segnaposto disponibili in quel modello sono elencati accanto all'editor. La cornice che li circonda resta bloccata: intestazione, riquadro, casella dell'importo, tabella dei dettagli, piè di pagina e firma.

L'anteprima in tempo reale e il percorso di invio richiamano la stessa funzione di rendering, quindi ciò che approva sullo schermo è identico byte per byte a ciò che parte. Nessun HTML scritto dall'autore sopravvive al renderer, ed è anche il motivo per cui un modello non offre alcuna superficie di iniezione.

Le firme arrivano come modelli pronti e sicuri per l'email, con in più un'opzione HTML completamente personalizzata. Ogni modello usa un layout a tabella, stili interamente inline, caratteri web-safe, dimensioni delle immagini esplicite e nessuna emoji, perché Gmail e Outlook eliminano tutto il resto. La firma viene aggiunta al momento dell'invio e resta deliberatamente fuori dalle bozze generate, così non finisce mai due volte nello stesso messaggio.

Tutti i modelli di email vengono resi in cinque lingue: inglese, tedesco, francese, italiano e ungherese. L'email della fattura e il PDF allegato partono nella stessa lingua, e cambiare la lingua della fattura cambia entrambi: il cliente legge la lettera di accompagnamento e la QR-fattura svizzera in una sola lingua, non in due.

• Preimpostazioni: tra un'ora, questa sera, domani mattina e lunedì mattina, oppure scelga Lei il momento
• Il primo momento disponibile è a due minuti pieni da adesso, di proposito, così un ciclo mancato dello scheduler non può far arrivare in ritardo una lettera
• L'anticipo massimo è di 365 giorni
• Fino alla partenza il messaggio resta in Pianificati, dove può ancora essere modificato, inviato subito o fermato
• Annullare un invio pianificato riporta il messaggio in Bozze senza perdere nulla

Dietro un invio pianificato ci sono tre livelli indipendenti che impediscono la doppia partenza. La promessa in superficie è quella semplice: una lettera che ha pianificato parte una volta sola.

Dettaglio per messaggio

Ogni destinatario in A, Cc e Ccn, lo stato in cui si trova e una cronologia di ciò che è accaduto a quel destinatario.

Gli stati, a parole

In attesa, Accettato, Consegnato, Aperto, Cliccato, Nuovo tentativo, Rimbalzato, Rifiutato, Segnalato come spam, Disiscritto e Bloccato.

Le aperture automatiche sono etichettate

Uno scanner che apre il pixel di tracciamento viene mostrato come apertura automatica e non come persona, perché leggerlo come interesse è peggio che non avere alcun dato.

Rapporto di recapito

Tasso di consegna, tasso di rimbalzo e tasso di differimento, ognuno con il proprio denominatore scritto a parole. I conteggi arrivano dal provider, perché le righe di eventi registrate dall'applicazione possono solo sottostimare, e abbellirebbero il rapporto proprio quando qualcosa non funziona.

La disiscrizione con un clic, ossia le intestazioni List-Unsubscribe e List-Unsubscribe-Post richieste da Gmail e Yahoo, viene aggiunta alle campagne newsletter e alle sequenze automatiche, e la posta delle sequenze porta anche un piè di pagina di disiscrizione visibile. Non viene aggiunta alla normale posta da persona a persona scritta nella casella, e non va letta come se lo fosse.

L'account tiene il proprio elenco di indirizzi a cui la posta viene rifiutata, con il motivo per cui ciascuno è finito lì: rimbalzo, segnalazione come spam, disiscrizione o inserimento manuale. Vengono mostrati i 200 più recenti. Può sbloccare, e ogni caso è accompagnato da una frase onesta. Un rimbalzo di norma si può rimuovere senza rischi, perché una casella piena sembra identica a una casella morta. Una disiscrizione va revocata solo se la persona le ha chiesto di ricominciare. Una segnalazione di spam qui non si può annullare affatto. Lo sblocco cancella prima l'elenco del provider e poi la copia locale, così sbloccato significa che il prossimo messaggio verrà davvero tentato.

Se quell'elenco non può essere letto, la schermata lo dichiara e propone Riprova. Non degrada mai fino a mostrare un elenco vuoto, perché una lista di blocco vuota si legge come una buona notizia e sarebbe la risposta sbagliata più costosa del prodotto.

Le bozze di risposta automatiche per la posta in arrivo sono disattivate per impostazione predefinita e si attivano per singolo account. Scattano due filtri, prima quello economico: un controllo delle intestazioni gratuito e senza AI scarta i mittenti no-reply, la posta di massa e i risponditori automatici, usando le intestazioni che sono obbligati a inviare, ossia List-Id, List-Unsubscribe, Auto-Submitted, Precedence e le intestazioni del risponditore automatico di Exchange. Solo ciò che sopravvive arriva al modello, con una sola chiamata che decide se una risposta è dovuta e nello stesso tempo la scrive. Newsletter, ricevute e notifiche vengono saltate.

La bozza viene salvata come in attesa e non viene mai inviata. La conversazione la mostra come risposta suggerita, scritta all'arrivo, con Approva e invia, Modifica prima e Scarta. Quando il modello è davvero incerto, gli viene chiesto di rispondere che nessuna risposta è necessaria: una bozza mancante costa un clic, una bozza inutile costa fiducia.

• Una bozza di risposta per un'intera conversazione, scritta nel suo stile una volta che ha incollato due o tre email scritte da Lei
• Un riassunto della conversazione che indica l'azione successiva
• Punti d'azione estratti da una conversazione e trasformati in attività o solleciti
• Bozze per la comunicazione con il cliente: generica, di sollecito, di ringraziamento e per gli importi scaduti

Una bozza non porta alcun saluto finale, perché la firma che ha configurato viene aggiunta al di sotto. Una risposta non può nemmeno essere una pubblicità: proporsi, elencare i propri servizi, elencare i propri canali di contatto e proporre un ordine del giorno che il mittente non ha chiesto sono tutti vietati nel prompt. L'assistente non ha, in partenza, alcuna azione di invio email che potrebbe proporre: scrive la bozza e chiede l'approvazione, e l'invio lo preme una persona.

L'AI è contabilizzata per postazione e per mese di calendario: 25 azioni su Free, 300 su Starter, 1000 su Professional, 3000 su Business, con azzeramento il primo del mese. Con l'AI disattivata, oppure con l'assegnazione esaurita, ognuna di queste funzioni ricade su un testo predefinito deterministico, e l'interfaccia indica quale dei due ha ottenuto.

• Nessuno smistamento della posta in arrivo con AI oltre alla bozza di risposta opzionale. La cartella spam è un contrassegno manuale, non un classificatore.
• L'assistente non può inviare posta e non può eliminare nulla. Non esiste una modalità pilota automatico né un livello di fiducia per singola azione da attivare.
• Nessuna garanzia di recapito nella posta in arrivo, nessuna promessa sul tasso di consegna e nessun dato di disponibilità dichiarato.
• I provider di caselle gratuite non possono essere usati come dominio di invio, perché il loro DNS non lo gestisce Lei e non vi può pubblicare record.
• Nessuna quota di invio dichiarata per piano e, allo stesso modo, nessuna promessa di invii illimitati.
• La disiscrizione con un clic riguarda solo la posta delle newsletter e delle sequenze automatiche, non le risposte da persona a persona.
• La verifica degli indirizzi email esiste, ma è opzionale, disattivata per impostazione predefinita, ed è l'unica funzione che costa denaro a ogni controllo, prelevato da crediti prepagati. Un indirizzo che non ha potuto essere controllato non è un indirizzo sbagliato e riceve comunque la posta.
• I canali di chat sono Telegram, che è conversazionale, e Discord, che è solo in uscita. Non esiste un canale WhatsApp, Slack, SMS o Microsoft Teams.
• I solleciti di pagamento automatici verso i clienti sono riservati ai piani Professional e Business, disattivati per impostazione predefinita, e solo la modalità automatica invia senza un clic.

I dati e i file aziendali sono ospitati presso Supabase a Zurigo e l'applicazione gira su Vercel a Francoforte. Il fornitore di AI è OpenAI negli Stati Uniti, indicato nel contratto di trattamento dei dati, che stabilisce che i dati inviati tramite API non vengono usati per addestrare i modelli. Nulla di tutto questo sostituisce un fiduciario o una contabilità in partita doppia.