Alkalmak, csomagok és számlázás svájci coachoknak

Az ügyfélkarton tartalmazza a személyt vagy a céget, az elérhetőségeket, az alapértelmezett órabért, a kívánt dokumentumnyelvet és egy legfeljebb 5'000 karakteres belső jegyzetmezőt. A munka mindig egy projekthez kapcsolódik, a projekt pedig vagy óraelszámolású, órabérrel, vagy fix áras, opcionális órakerettel és pénzügyi kerettel. Ezen az oldalon minden más erre a két nyilvántartásra épül.

A csomag a fix áras eset. Állítsa be az árat, adjon meg egy órakeretet, rögzítse hozzá az alkalmakat, és a projektoldal kiírja az összes, a számlázható és a még nem számlázott órát, a tényleges órabért, valamint a felhasznált keret sávját. Amit nem tesz meg: nem számolja vissza a krediteket. Nincs alkalomegyenleg, és semmi nem állítja meg a tizedik alkalmat egy kilenc alkalmas csomagon. A keretsáv az, ami megmutatja, hol tart.

• Ügyfelenkénti órabér és ügyfelenkénti dokumentumnyelv, így az egyik ügyfél számlája franciául, a következőé pedig németül készül
• Stopper, amely leállításkor a legközelebbi negyedórára kerekít, vagy kézi bejegyzés 0,1 és 24 óra között
• A nem számlázható órák benne maradnak a kimutatásokban, és sosem kerülnek számlára, így a felkészülés és az utazás látszik anélkül, hogy ki lenne számlázva
• A még nem számlázott órák saját számot kapnak: mennyit érnek a projekt óradíján

1. 1

   Írja meg egyszer

   Állítsa össze azt a számlát, amelyet minden hónapban kiküldene: sorok, egység, ár, fizetési feltétel, a bankszámla, amelyre a pénz érkezik, és hogy a QR-Rechnung (svájci QR-számla) rákerüljön-e. Mentse el ismétlődő sablonként heti, havi, negyedéves vagy éves gyakorisággal.

2. 2

   Piszkozatot készít

   Minden esedékességkor új piszkozat jelenik meg az adott ügyfélnél. A teljesítés dátuma, a kiválasztott bankszámla és a QR-számla beállítása átöröklődik, a fizetési határidő pedig a sablon saját fizetési feltételét követi, nem a fiók alapértelmezését.

3. 3

   A szöveg együtt mozog az időszakkal

   A számla szövege változókat is vihet. Írja be egyszer, hogy "Coaching {{month}} {{year}}", és minden számlán a saját hónapja szerepel, mert a változók az adott számla kelte alapján oldódnak fel. Ha egy pótló futás három kimaradt hónapot készít el, három különböző hónapnevet ír.

4. 4

   Átnézi, vagy hagyja menni

   A generált számla piszkozat marad, hacsak a sablonban be nem kapcsolja a kiküldést. Bekapcsolt kiküldés mellett mindegyik e-mailben megy az ügyfélnek, mellékelt PDF-fel, az ön által választott nyelven, és a választható nyelvek egyike maga az ügyfél nyelve.

A részletekben fizetett csomag külön mechanizmus, és a Business csomaghoz tartozik. Egy számla 2 és 24 közötti ütemezett havi részletre bontható, amelyeknek pontosan, rappenre ki kell adniuk a végösszeget. A pénz a befizetések nyilvántartásában marad, és minden részlet fizetett vagy lejárt állapota ebből származik, így egy részletfizetés alatt álló számla nem kerül késedelembe pusztán attól, hogy az eredeti fizetési határideje elmúlt.

Kilenc előre elkészített szerződéstípus van a termékben, köztük magánügyfeleknek szóló B2C feltételek, egy megbízási szerződés és egy ismétlődő szolgáltatásokra szóló megállapodás. A törzsszöveget markdown fölött futó szövegszerkesztőben írja, az árazott pozíciók pedig valódi táblázatként beleülhetnek a szerződés szövegébe, így az alkalom díja, a csomagár és a felmondási időn belüli lemondás díja a dokumentum része, nem egy melléklet, amelyet senki nem nyit meg.

• Kétnyelvű szerződés két hasábban, megnevezve, melyik nyelvi változat az irányadó, ha a kettő eltér
• Verziótörténet: minden szövegváltozat, amellyel a szerződést valaha mentették, csak olvasható módon, szerzővel, időbélyeggel és ujjlenyomattal
• Mellékletek, azaz képek és PDF-ek, a letöltött szerződés PDF-jéhez fűzve
• Az MWST-küszöbre vonatkozó nyilatkozat beleírható magába a szerződés szövegébe, így megjelenik a PDF-en és az aláíró oldalon is

Az aláírás egy privát linken történik. Az aláíró e-mailben kap egy hatjegyű kódot, amely tíz perc alatt lejár; beírja a teljes, hivatalos nevét, megrajzolja az aláírását, és bepipál egy hozzájáruló jelölőnégyzetet. Rögzül a beírt név, a rajz, a dátum és az idő, az IP-cím, az eszköz, valamint az aláíráskor megjelenített pontos szerződésszöveg SHA-256 ujjlenyomata. Mindkét fél aláír, az ügyfél a linken, ön a szerződés oldaláról, és a PDF abban a pillanatban bájtra pontosan archiválódik, attól kezdve pedig változatlanul azt szolgálja ki a rendszer.

Az ügyfélhez fűzött jegyzet egy legfeljebb 5'000 karakteres szabad szöveges mező az ügyfélkartonon. Egy érdeklődőhöz idővonal is tartozik, automatikus bejegyzésekkel és nyolc kézi eseménytípussal, köztük a megkerestem, üzenet érkezett, válaszoltam, találkozó vagy hívás, és egy sima jegyzet. Strukturált egészségügyi dokumentáció itt nincs, diagnózismező nincs, kezelési terv sincs. Kezelje a jegyzetmezőt annak, ami: üzleti feljegyzés egy üzleti nyilvántartásban.

A fiók- és tartalomadatok Svájcban üzemeltetett adatbázisban vannak, a zürichi régióban (eu-central-2), a fájlok pedig privát tárhelyen, amely csak rövid életű, aláírt linkeken keresztül érhető el. Maga az alkalmazás Frankfurtban fut. A levelek a Mailgunön keresztül mennek ki, az AI-szolgáltató pedig az egyesült államokbeli OpenAI, amelyet az adatfeldolgozási megállapodás néven nevez, és amely kimondja, hogy az API-n átmenő adatokat nem használják modellek tanítására. A "minden Svájcban marad" nem lenne igaz mondat; az adatbázis és a fájlok maradnak ott.

• Kétlépcsős azonosítás hitelesítő alkalmazással, opcionálisan és felhasználónként; ha egyszer regisztrált egy tényezőt, a követelmény az adatbázisban és a fájltárolón is érvényesül, nemcsak a képernyőn
• Soralapú biztonság, így egy fiók csak a saját sorait olvassa
• Eseménynapló, amelyet sem ön, sem az üzemeltető nem tud szerkeszteni vagy törölni
• A támogatói hozzáférés csak egy kérdés megválaszolására nyit meg egy fiókot, és bejegyzést ír az adott fiók saját naplójába
• Mindent exportálhat ZIP-ben, strukturált JSON dokumentummal, vagy törölheti a fiókot 30 napos türelmi idővel

A Telegram és a Discord opcionális, és kikapcsolt állapotban van, amíg be nem kapcsolja; az adatvédelmi tájékoztató nyíltan ki is mondja róluk: lakossági platformok, amelyeket nem köt adatfeldolgozási megállapodás, és amelyekre ügyféladatot továbbítani nem ajánlott. A törlésnek is vannak korlátai, és ezek ki vannak mondva, mielőtt bárki rájuk építene: a számviteli iratokat az OR (svájci kötelmi jog) 958f. cikke szerint az üzleti év végétől számított tíz évig meg kell őrizni, egy aláírt szerződés pedig az aláírási bizonyítékaival együtt megmarad.

A számla PDF-je saját oldalán viheti a hivatalos svájci QR-Rechnungot, amely TWINT-tel és minden svájci banki alkalmazással fizethető. Mindig kerül rá strukturált referencia: QR-IBAN-on QRR-referencia, hagyományos IBAN-on ISO 11649 szerinti hitelezői referencia, így a fizető fél alkalmazása magától kitölti a referenciamezőt, és a befizetés visszapárosítható ahhoz a számlához, amely kiváltotta. A fizetési rész németül, franciául, olaszul vagy angolul készül, ez a QR-számla négy nyelve. Kell hozzá érvényes svájci vagy liechtensteini IBAN, teljes postai cím és CHF- vagy EUR-összeg; ha valami hiányzik, az alkalmazás megnevezi a hiányzó mezőt, még mielőtt bármit letöltene.

Befizetés rögzítésekor a mező alapból a még nyitott összeget kínálja, nem a teljes végösszeget. A számla kiegyenlített összege, állapota és fizetési dátuma a befizetések nyilvántartásából származik, így a dokumentum és a hozzá tartozó befizetések nem csúszhatnak el egymástól. A Business csomagban helyette a bankjából exportált camt.053 vagy camt.054 fájl is importálható: automatikusan csak azt könyveli el, ahol egy jóváírás strukturált referenciája pontosan egyezik, a pusztán összegben egyező tételt pedig javaslatként mutatja, amelyet önnek kell megerősítenie.

Az ügyfélnek menő fizetési emlékeztetők a Professional és a Business csomag funkciói, és alapból ki vannak kapcsolva. Minden típusnak három üzemmódja van: kikapcsolva, jóváhagyással, ahol minden levél elkészül, és a "Jóváhagyásra vár" alatt marad, amíg ön el nem engedi, vagy automatikusan. Az első emlékeztetőt a határidő után N nappal állítja be, majd M naponta, egy megadott felső határig. Csak a még nyitott összeget kéri utána, és a részletfizetés alatt álló számlát kizárólag a részletfizetési emlékeztető kezeli, így senki nem kap kétszer emlékeztetőt ugyanarra a pénzre.

Egy kézzel felvett eseménynek van címe, leírása, egésznapos jelölője, kezdete, vége, helyszíne, hat szín egyike, és opcionálisan egy ügyfélhez kapcsolható. Ugyanazon a rácson jelenik meg, mint tizenháromféle dátumos tétel: esedékes és kiállított számlák, feladathatáridők, projektindulások és projekthatáridők, szerződés- és ajánlatlejáratok, érdeklődőkkel tervezett találkozók és utánakövetések, valamint a svájci beadási határidők.

Minden eseményhez legfeljebb tizenkét emlékeztető tartozhat, előre megadott vagy egyedi eltolással percben, órában vagy napban, egyik sem több harminc napnál, és a szöveg eseményenként felülírható. Az alkalmazásban érkeznek, valamint Discordon és Telegramon, ha ezek csatlakoztatva vannak. SMS-ben nem, és telefonhívásként sem.

A Google Naptár egyirányúan és csak olvasásra kapcsolódik: a szinkronizált eseményeket beolvassa, a Google-ban viszont soha semmit nem hoz létre és nem módosít. A szinkron a következő hét nap eseményeit hozza be, egy Találkozók oldal pedig a következő tizennégy nap Google Meet hívásait listázza, csatlakozás gombbal. Az ügyfelek nem foglalnak maguknak időpontot: az ügyfélportál egy privát, csak olvasható link a saját számláikhoz, ajánlataikhoz és dokumentumaikhoz, üzenetküldés, feltöltés és fizetés nélkül.

• Nincs alkalomkredit-egyenleg. A csomag fix ár órakerettel, nem lefelé számláló egyenleg.
• Nincs időpontfoglaló oldal. Az ügyfél nem tud sávot választani, a portál pedig csak olvasható.
• Nincs kártyás fizetés a számlán. Nincs azonnali fizetési link az ügyfele számára.
• Nincs klinikai dokumentáció. Nincs diagnózis, nincs kezelési terv, nincs strukturált egészségügyi adat.
• Nincs kétirányú naptárszinkron, nincs Zoom, nincs Teams. A találkozók a Google Naptárból beolvasott Google Meet linkek.
• Nincs húzd és vidd átütemezés. Az eseményeket űrlapon keresztül szerkeszti.
• Nincs minősített elektronikus aláírás, és sehol a termékben nincs jogi vagy adótanácsadás.
• Nincs kettős könyvvitel, nincs mérleg, nincs számlatükör, és nem helyettesíti a Treuhändert (svájci könyvelő és adótanácsadó).

A termékben lévő svájci tudástár nyolc témakört fed le: MWST, könyvvezetés és iratmegőrzés, számlázás, cégforma, adók, társadalombiztosítás, engedélyek és cégalapítás. Minden bejegyzés megnevezi a közzétevő hatóságot, hivatkozik az oldalára, és kiírja, mikor olvastuk. A szakmai titoktartás és az egészségügyi adatok kezelésével járó kötelezettségek nincsenek e nyolc között. A termékben semmi nem jogi tanácsadás; ezek a kérdések a szakmai kamarájára és az ügyvédjére tartoznak.

Az asszisztensről is érdemes világosan beszélni. Fogalmaz és javasol: egy mondatból tervet csinál, amelyet egy megerősítő képernyőn elolvas, és semmi nem jön létre, amíg meg nem nyomja a futtatást. Nem tud e-mailt küldeni ügyfélnek, nem tud törölni semmit, és soha nem számol ki egyetlen összeget sem: a termékben minden érték kódban van kiszámolva. Az AI-t felhasználói helyenként és naptári hónaponként mérjük, és megáll, amikor a keret elfogyott.

Az ajánlatok és a svájci QR-számla minden csomagban megvannak, az ingyenesben is, és egyik csomag sem korlátozza, hány számlát, projektet, alkalmat vagy naptáreseményt tart nyilván. A csomagok az aktív ügyfeleket, a felhasználói helyeket, a tárhelyet és az AI-t adagolják. Két dolog, amire egy coachingpraxisnak általában szüksége van, feljebb található: a szerződések és az ügyfélnek menő emlékeztetők a Professional csomagtól indulnak, a részletfizetés és a banki import pedig csak a Business csomagban van.

A felhasználói helyekbe a tulajdonos is beleszámít, így a Free és a Starter egyszemélyes fiók, a Professional egy munkatárssal bővül, a Business néggyel. Az AI-műveleteket felhasználói helyenként és naptári hónaponként mérjük: 25 a Free, 300 a Starter, 1'000 a Professional és 3'000 a Business csomagban, és minden generatív kérés, valamint minden nyugtabeolvasás egynek számít. Az árak fiókonként és havonta értendők svájci frankban, MWST nélkül: az üzemeltető az MWST-regisztrációs küszöb alatt van és nem MWST-alany, ezért MWST-t nem számítunk fel, és nem szerepel a nyugtán.